審計(jì)整改“三項(xiàng)清單”編制技巧

提升計(jì)整改全過程科學(xué)動(dòng)平是部審分，是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)從“問題發(fā)現(xiàn)者”向“問題解決者”轉(zhuǎn)變的重要舉措。其中，審計(jì)整改“三項(xiàng)清單”（即問題清單、任務(wù)清單、責(zé)任清單）是審計(jì)整改工作的核心文件和關(guān)鍵工具，是審計(jì)揭示問題“上半篇文章”與審計(jì)整改“下半篇文章”的連接器，是對(duì)審計(jì)整改工作的總體規(guī)劃。因此，只有科學(xué)編制高質(zhì)量審計(jì)整改“三項(xiàng)清單”，才能為審計(jì)整改順利高效實(shí)施奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

以審計(jì)整改工作管理辦法為例，被審計(jì)單位自收到審計(jì)報(bào)告之日（同時(shí)下發(fā)“審計(jì)問題清單”）起開始計(jì)算整改完成截止期限，在10日內(nèi)編制審計(jì)整改“三項(xiàng)清單”。“三項(xiàng)清單”一般包括17欄，格式如表1所示。

審計(jì)整改“三項(xiàng)清單”中的“問題清單”是基礎(chǔ)，通過全面梳理分析審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題，明確審計(jì)整改對(duì)象和重點(diǎn)；“任務(wù)清單”是手段，通過制定具體可行的整改措施和時(shí)間表，推動(dòng)審計(jì)問題徹底解決；“責(zé)任清單”是保障，通過明確責(zé)任分工，確保整改任務(wù)落實(shí)到人，三者相互關(guān)聯(lián)、層層遞進(jìn)，共同構(gòu)建了審計(jì)整改完整閉環(huán)。

部分單位審計(jì)整改過程中，存在對(duì)“三項(xiàng)清單”結(jié)構(gòu)和各欄目認(rèn)識(shí)不清、缺乏填制標(biāo)準(zhǔn)和填制質(zhì)量不高等問題，直接影響了審計(jì)整改質(zhì)量和成效。本文系統(tǒng)總結(jié)了“三項(xiàng)清單”編制技巧，就教于內(nèi)審?fù)省?/p>

一、問題清單編制技巧

（一）問題類別

在問題清單的編制中，對(duì)問題類別進(jìn)行科學(xué)分類是提升整改效率、落實(shí)整改責(zé)任的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

表1 審計(jì)整改“三項(xiàng)清單”結(jié)構(gòu)

問題的主要類別包括：貫徹執(zhí)行黨和國家重大政策及公司決策部署和推進(jìn)改革、戰(zhàn)略執(zhí)行及企業(yè)發(fā)展、會(huì)計(jì)核算與財(cái)務(wù)管控、公司治理和內(nèi)部管控、其他方面等五類。但是，在問題清單Excel表上，還可以采用其他分類方法，包括問題要素、問題重要性、問題性質(zhì)、問題解決緊迫性、四象限法則、問題導(dǎo)致內(nèi)部控制缺陷類型、問題導(dǎo)致功能缺陷、審計(jì)整改方式、問題形式、問題統(tǒng)計(jì)特征、問題原因等。此外還可以采用其他分類，如表2所示。當(dāng)然，問題分類還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些，各單位可以根據(jù)需要選擇合適的分類標(biāo)準(zhǔn)。

（二）問題定性

問題定性主要是對(duì)問題本質(zhì)、性質(zhì)、類別以及嚴(yán)重程度等方面，按照“問題概述 + 問題性質(zhì)”模式進(jìn)行的概括描述，其中，問題性質(zhì)應(yīng)當(dāng)按照真實(shí)性、合規(guī)性、效益性分別描述，例如計(jì)財(cái)域的會(huì)計(jì)差錯(cuò)、會(huì)計(jì)造假、虛假出資，違規(guī)開立和使用銀行賬戶等。

有些公司對(duì)標(biāo)準(zhǔn)問題定性及表現(xiàn)形式制訂了標(biāo)準(zhǔn)清單，可以直接采用。在填制問題定性名稱時(shí)，首先根據(jù)“問題描述”查找相應(yīng)問題表現(xiàn)，再根據(jù)問題表現(xiàn)選擇對(duì)應(yīng)問題類型（即問題定性）。例如，凡有下列表現(xiàn)的可以認(rèn)定為“違規(guī)開立和使用銀行賬戶”：出租、出借和轉(zhuǎn)讓銀行賬戶；違規(guī)以個(gè)人名義留存資金、收支結(jié)算、開立銀行賬戶；擅自以他人名義開立境外外匯賬戶；串用境外外匯賬戶；擅自改變境外外匯賬戶開立行、收支范圍、最高金額；偽造、變?cè)熳C明文件欺騙銀行開立銀行結(jié)算賬戶。標(biāo)準(zhǔn)定性清單中沒有的，可以對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充并保持一定的穩(wěn)定性，當(dāng)問題定性和表現(xiàn)發(fā)生變化時(shí)應(yīng)及時(shí)調(diào)整。

（三）問題描述

問題描述可以從隨審計(jì)報(bào)告下發(fā)的“審計(jì)問題清單”中抄錄，但在某些情況下應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)整。一是每一行只能描述一個(gè)問題，不能把不相干問題匯集在一行中，如果“審計(jì)問題清單”中將不同性質(zhì)問題混在一起，在填制“三項(xiàng)清單”時(shí)應(yīng)將其分解開；二是按照5W3H要件對(duì)問題描述進(jìn)行重新整理，即何事、何地、何時(shí)、對(duì)象、何人、如何、金額、數(shù)量，如有要件不全、描述不清的，應(yīng)當(dāng)對(duì)問題描述予以補(bǔ)充完善。

（四）涉及金額

涉及金額是上述5W3H的要件之一，應(yīng)當(dāng)按照涉事最大金額或合并金額填列。如果涉及幾個(gè)不同金額，或者既有單價(jià)又有總金額的，應(yīng)當(dāng)分別列示；如果是在區(qū)分審計(jì)問題重要性和指導(dǎo)審計(jì)整改方面非常重要的非貨幣性數(shù)據(jù)，可以用注解方式填在本欄。

（五）審計(jì)意見

審計(jì)意見包括基于審計(jì)發(fā)現(xiàn)和原因分析的審計(jì)結(jié)論、審計(jì)建議兩個(gè)方面。審計(jì)意見應(yīng)當(dāng)全面深刻、抓住關(guān)鍵、有理有據(jù)，能夠?yàn)閷徲?jì)整改提供幫助。本欄一般抄錄審計(jì)報(bào)告或?qū)徲?jì)意見書。目前，不少審計(jì)意見是對(duì)審計(jì)問題的轉(zhuǎn)換表述，多使用“加強(qiáng)、深入、研究、建立健全、嚴(yán)格執(zhí)行、強(qiáng)化、規(guī)范、從嚴(yán)、收回、處理、清理、追責(zé)、高度重視、完善、梳理、開展、調(diào)查、分析”等術(shù)語。對(duì)這類審計(jì)意見，在填制“三項(xiàng)清單”時(shí)有必要在問題成因分析的基礎(chǔ)上重新歸納填制審計(jì)意見。

表2 問題其他分類標(biāo)準(zhǔn)

（六）問題成因分析

問題成因分析是問題清單的核心環(huán)節(jié)，是確定審計(jì)問題類型、問題定性、審計(jì)意見建議的前置環(huán)節(jié)。

多數(shù)情況下，一個(gè)審計(jì)問題是由多個(gè)原因造成的，即所謂的“一果多因”。部分審計(jì)人員受時(shí)間和能力限制，要么省略不做，要么簡而化之，將問題原因進(jìn)行簡單化、表面化處理，使用“不及時(shí)、不充分、不到位、不嚴(yán)謹(jǐn)、不合理、不完善、不熟悉、水平不足、意識(shí)不強(qiáng)、責(zé)任心不強(qiáng)、信息化手段應(yīng)用不足”等主觀性術(shù)語，不能準(zhǔn)確揭示問題發(fā)生的根本原因。

因此，審計(jì)整改工作啟動(dòng)后，被審計(jì)單位應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門重新對(duì)審計(jì)問題成因進(jìn)行深入分析，并根據(jù)分析結(jié)果填制清單。有些問題原因是顯而易見的，有些則非常復(fù)雜，成因分析方法也很多，如動(dòng)因分析法、過程分析法、工序能力指數(shù)評(píng)估法、魚骨圖法、頭腦風(fēng)暴法、是／非矩陣法、5Why法、因果矩陣法、因果效應(yīng)分析法、統(tǒng)計(jì)方法和邏輯方法、試驗(yàn)方法等，被審計(jì)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況綜合使用。

（七）責(zé)任單位

責(zé)任單位是指對(duì)問題負(fù)責(zé)的單位（部門或人員），一般填寫被審計(jì)單位。責(zé)任單位應(yīng)當(dāng)在責(zé)任認(rèn)定基礎(chǔ)上與“責(zé)任清單”同時(shí)填寫。

二、任務(wù)清單編制技巧

（一）整改維度

整改維度應(yīng)在整改措施類型后填寫。一個(gè)問題整改到位的背后，一般會(huì)涉及多個(gè)整改維度和多項(xiàng)整改措施。依照A公司規(guī)定，整改維度分為點(diǎn)對(duì)點(diǎn)改、舉一反三、管理提升、體系優(yōu)化4個(gè)維度，可根據(jù)需要從不同維度進(jìn)行分類。

（二）整改措施類型

整改措施類型應(yīng)在整改措施后填寫。依照A公司規(guī)定，整改措施類型包含：糾正行為、追回?fù)p失、追究責(zé)任、同類排查、修訂制度、優(yōu)化流程、專項(xiàng)整治、加強(qiáng)培訓(xùn)、升級(jí)體系等9種，基本上涵蓋了審計(jì)整改措施的主要方面。當(dāng)9種措施類型無法滿足整改需要時(shí)，可以設(shè)立“其他措施”類型。

（三）整改措施

整改措施是對(duì)具體整改舉措的詳細(xì)描述。整改措施必須與審計(jì)問題成因建立“一因一措”“一因多措”“多因一措”“多因多措”的“原因—措施”對(duì)應(yīng)關(guān)系。審計(jì)整改措施分為前置性措施，如進(jìn)一步核實(shí)、調(diào)查、分析、梳理原因、評(píng)價(jià)等，和具體整改做法，如收回欠款、調(diào)整賬目、制定制度、開展培訓(xùn)等。整改措施不能僅為前置性措施，應(yīng)填列擬采取的具體整改做法。為增強(qiáng)審計(jì)整改措施的科學(xué)性和針對(duì)性，必要時(shí)可在“三項(xiàng)清單”表外對(duì)整改措施的可行性、整改成本、整改效果、整改風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行詳盡的補(bǔ)充分析論證。

一般情況下，大部分審計(jì)問題都應(yīng)該采取糾正行為。能夠合理合法挽回?fù)p失的，要追回?fù)p失；情節(jié)嚴(yán)重觸犯公司紀(jì)律且符合處分條件的，要追究有關(guān)部門和當(dāng)事人的責(zé)任；經(jīng)研究判斷在未被審計(jì)單位或項(xiàng)目中可能存在同類或同源問題的，應(yīng)該組織開展同類排查。可采用以下方法進(jìn)行同類排查工作，做到舉一反三：一是在未被審計(jì)單位或項(xiàng)目中檢查是否存在同類問題；二是采用因果分析法，通過推斷同因問題開展自查，例如，因張三責(zé)任心不強(qiáng)導(dǎo)致某審計(jì)問題發(fā)生，那么，張三所處理的各項(xiàng)工作都要進(jìn)行合理排查；三是為鞏固長效機(jī)制，涉及制度設(shè)計(jì)缺陷或應(yīng)該進(jìn)行流程優(yōu)化的，要及時(shí)修訂制度、優(yōu)化流程，對(duì)于典型性、普遍性、跨部門（單位）、根因在上等重要（大）問題事項(xiàng)，應(yīng)制訂專項(xiàng)方案開展專項(xiàng)治理；四是由于工作人員的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、技能方面存在不足造成的問題，應(yīng)該按照公司培訓(xùn)管理規(guī)定組織相關(guān)人員開展專業(yè)培訓(xùn)；五是凡是涉及公司治理和機(jī)制體制的，應(yīng)當(dāng)提級(jí)整改，由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行體系優(yōu)化。

整改措施填寫完成后，再按照?qǐng)D1所示對(duì)應(yīng)關(guān)系填寫整改措施類型、整改維度。填寫過程中，應(yīng)注意防止對(duì)應(yīng)關(guān)系出現(xiàn)差錯(cuò)。

（四）完成時(shí)限

完成時(shí)限是指最后完成整改措施的時(shí)間，完成時(shí)限取決于整改措施復(fù)雜性、實(shí)施難度和整改要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行科學(xué)合理評(píng)估。完成時(shí)限不能突破整改規(guī)定上限，一般情況下，立行立改階段為60日，分階段整改為1年，持續(xù)整改為3年。除需要長期推進(jìn)或者改革推動(dòng)的事項(xiàng)外，應(yīng)以立行立改為主，個(gè)別整改措施難以在60天完成的，可以在1年內(nèi)完成，超過1年的，應(yīng)當(dāng)按照審計(jì)整改工作管理辦法要求，申請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)和審計(jì)部門批準(zhǔn)。

圖1 審計(jì)整改維度、類型和措施對(duì)應(yīng)圖

（五）整改完成標(biāo)志性交付物

整改完成標(biāo)志性交付物是指整改實(shí)施過程和實(shí)施效果的證據(jù)。不同類型審計(jì)整改交付物不同，一般分為以下幾類：一是前置性措施證據(jù)，如對(duì)審計(jì)問題及其原因的分析報(bào)告、問題調(diào)查報(bào)告、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等；二是點(diǎn)對(duì)點(diǎn)改的過程證據(jù)材料，如會(huì)議文件、函件、計(jì)劃、協(xié)議、鑒定報(bào)告、問責(zé)處理、賬單、憑證、臺(tái)賬、會(huì)計(jì)賬表、記錄、申請(qǐng)審批、系統(tǒng)截圖、照片、通報(bào)、通知、通告等，這些證據(jù)材料是對(duì)整改措施已經(jīng)完成的真實(shí)記錄，證據(jù)要素齊全；三是舉一反三同類排查證據(jù)，如排查計(jì)劃及排查報(bào)告、排查發(fā)現(xiàn)問題后的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)改證據(jù)材料；四是管理提升證據(jù)，如修編制度、手冊(cè)、指導(dǎo)書及批準(zhǔn)和實(shí)施情況，專項(xiàng)方案，工作通知，培訓(xùn)記錄，考試成績等，其中制度規(guī)范應(yīng)已得到相關(guān)批準(zhǔn)；五是體系優(yōu)化證據(jù)，如組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、資源配置調(diào)整、人員配置調(diào)整、企業(yè)文化重塑、管理創(chuàng)新及技術(shù)創(chuàng)新等方面的記錄和文件；六是整改效果證據(jù)，如問題得到解決、風(fēng)險(xiǎn)得到控制、經(jīng)濟(jì)效益提升、合規(guī)性增強(qiáng)、管理效率提升、員工責(zé)任感和合規(guī)意識(shí)提高、客戶滿意度提高、長效機(jī)制改進(jìn)等方面證據(jù)。交付物應(yīng)以電子文件為主，如果是紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行電子化處理，使其符合審計(jì)整改檔案管理要求。

三、責(zé)任清單編制方法

（一）責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)

責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)與責(zé)任部門相對(duì)應(yīng)，一般為責(zé)任部門或單位的第一負(fù)責(zé)人，也可以填寫其他分管負(fù)責(zé)人。責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在責(zé)任部門填寫后填制。

（二）責(zé)任部門

責(zé)任部門為實(shí)施整改措施的牽頭部門（單位），即審計(jì)問題原因分析認(rèn)定的主因或根本原因的責(zé)任部門（單位），每項(xiàng)整改措施的責(zé)任部門（或單位）一般為一個(gè)，點(diǎn)對(duì)點(diǎn)改的責(zé)任部門一般為第一層次原因或高層次問題原因的責(zé)任部門（單位），長效機(jī)制建立則應(yīng)是根本原因的責(zé)任部門（單位），它們可以處于不同管理層級(jí)或隸屬不同部門（單位）。

（三）配合部門

配合部門為實(shí)施整改措施的參與部門（單位），即審計(jì)問題原因分析認(rèn)定的次因和初級(jí)原因的負(fù)責(zé)部門（單位）。配合部門（單位）一般為一個(gè)，涉及復(fù)雜問題和復(fù)合原因時(shí)可以有若干個(gè)，且可以處于不同管理層級(jí)或隸屬不同部門（單位）。

（四）下屬單位

下屬單位為問題整改涉及的基層單位，是整改措施具體實(shí)施主體。下屬單位一般為一個(gè)，涉及復(fù)雜問題和復(fù)合原因時(shí)可以有若干個(gè)，且可以處于不同管理層級(jí)和隸屬于不同部門（單位）。

四、審計(jì)整改 “三項(xiàng)清單” 編制實(shí)例

2024年，A公司下屬某供電公司對(duì)其子公司總經(jīng)理開展了任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)，發(fā)現(xiàn)審計(jì)問題56項(xiàng)，經(jīng)審計(jì)部門組織被審計(jì)單位多次討論，編制了審計(jì)整改“三項(xiàng)清單”，其中一個(gè)問題的示例如表3所示。

表3A公司審計(jì)整改“三項(xiàng)清單”填制示例

通過對(duì)該“三項(xiàng)清單”填制示例進(jìn)行分析，可發(fā)現(xiàn)表格填制存在以下問題：第一，問題類別可以在表外用Excel表進(jìn)行多維分類；第二，問題描述不足，一是涉及兩個(gè)問題，違反了一行描述一個(gè)問題的原則，不利于原因分析和制定整改措施，二是對(duì)照5W3H結(jié)構(gòu)，描述要素不全，缺乏時(shí)間、地點(diǎn)、人員、單位、數(shù)量等要件，應(yīng)予補(bǔ)充；第三，審計(jì)意見過于表面化，對(duì)審計(jì)整改指導(dǎo)意義不大；第四，原因分析未區(qū)分初級(jí)原因、高級(jí)原因、根本原因，分析深度不夠；第五，整改措施未建立“原因一措施”的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系；第六，整改措施歸類和措施對(duì)應(yīng)維度出現(xiàn)差錯(cuò)，一是“加強(qiáng)培訓(xùn)”不屬于點(diǎn)對(duì)點(diǎn)改，應(yīng)屬于管理提升，二是“提升計(jì)量生產(chǎn)調(diào)度平臺(tái)的盤點(diǎn)功能”不屬于升級(jí)體系，應(yīng)屬于點(diǎn)對(duì)點(diǎn)改。

總之，掌握審計(jì)整改“三項(xiàng)清單”編制技巧，全面提升編制質(zhì)量，對(duì)于提高審計(jì)整改質(zhì)效具有重要意義。被審計(jì)單位應(yīng)當(dāng)建立健全審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題整改機(jī)制，壓實(shí)被審計(jì)單位主要負(fù)責(zé)人為整改第一責(zé)任人的責(zé)任，各級(jí)審計(jì)部門、被審計(jì)單位、上下級(jí)相關(guān)職能部門應(yīng)通力合作，積極采用科學(xué)分析工具，深化表外分析和整改決策支持，不斷提升“三項(xiàng)清單”編制水平。

（作者單位：南方電網(wǎng)深圳供電局有限公司，郵政編碼：518033，電子郵箱：zjuliuyong@163.com）