激活檔案價(jià)值 打通企業(yè)信息共享的最后一公里

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的原始記錄，是企業(yè)開(kāi)展決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的憑證。隨著企業(yè)發(fā)展，規(guī)模越來(lái)越大，經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍越來(lái)越廣，檔案信息的數(shù)量和管理工作量也不斷增加。部門之間的檔案信息如果互通不暢、管理不規(guī)范、信息化建設(shè)不完善，將會(huì)嚴(yán)重阻礙企業(yè)內(nèi)部信息的通暢，不利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。所以，共享企業(yè)檔案是做好企業(yè)檔案工作、發(fā)揮其資產(chǎn)價(jià)值的重要途徑。

企業(yè)檔案共享存在的問(wèn)題

在數(shù)字化浪潮下，企業(yè)檔案管理正從實(shí)體保管轉(zhuǎn)向價(jià)值挖掘。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就得樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，做好檔案信息化建設(shè)工作。現(xiàn)在，很多企業(yè)的檔案管理存在部門獨(dú)立保存、各自為政的情況，檔案信息開(kāi)發(fā)利用率低，很難在企業(yè)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享和協(xié)同利用。

部門信息共享壁壘

在推動(dòng)企業(yè)檔案信息共享的過(guò)程中，有一個(gè)繞不開(kāi)的深層次難題，就是部門間的信息壁壘。企業(yè)內(nèi)部各部門職能不同，常常形成各自的信息孤島。這會(huì)導(dǎo)致企業(yè)檔案資源分散，部門之間信息交流不順暢，檔案資源利用效率低。不同部門有相對(duì)獨(dú)立的職責(zé)和目標(biāo)，像業(yè)務(wù)、研發(fā)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等部門，職責(zé)范圍、工作目標(biāo)和考核指標(biāo)都不一樣。部門獨(dú)立運(yùn)行，加上“保護(hù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)”的想法比較普遍，這也是檔案信息壁壘產(chǎn)生的主要原因。

各個(gè)部門的核心檔案信息，尤其是業(yè)務(wù)部門的客戶資料、研發(fā)部門的科研技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)部門的薪酬等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，一旦跨部門共享，容易出現(xiàn)信息泄露和數(shù)據(jù)安全問(wèn)題，還會(huì)削弱部門的獨(dú)特性，可能導(dǎo)致內(nèi)部資源分配更不合理。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)混亂

在日常檔案管理工作中，企業(yè)內(nèi)部各部門常常采用各自的標(biāo)準(zhǔn)和方法，沒(méi)有統(tǒng)一的指導(dǎo)原則。這就使得檔案的收集、整理、保存和利用等環(huán)節(jié)難以標(biāo)準(zhǔn)化，不僅加大了企業(yè)檔案資源的整合難度，還會(huì)使檔案信息缺乏準(zhǔn)確性和完整性。

當(dāng)業(yè)務(wù)需要部門協(xié)調(diào)利用和共享檔案時(shí)，因不同部門在檔案分類體系、命名規(guī)則、格式標(biāo)準(zhǔn)上存在差異，檔案信息跨部門傳遞時(shí)就得反復(fù)轉(zhuǎn)換。這需要耗費(fèi)大量人力和時(shí)間去轉(zhuǎn)換檔案格式、核對(duì)內(nèi)容、統(tǒng)一語(yǔ)義，大大增加了人員的工作量和管理成本。

檔案標(biāo)準(zhǔn)混亂還會(huì)讓部門間的信息孤島變得更嚴(yán)重、更固化。如果各個(gè)部門只顧著維護(hù)自身的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，而忽視了整體協(xié)同的重要性，將導(dǎo)致檔案管理陷入局部?jī)?yōu)化的陷阱，很難形成全局視野下的高效信息流轉(zhuǎn)機(jī)制。這種“碎片化”的檔案管理方式，不僅提高了檔案共享的門檻，還嚴(yán)重制約了信息資源的整合效能和知識(shí)價(jià)值的挖掘，導(dǎo)致檔案檢索效率低，進(jìn)一步降低了檔案資源的利用價(jià)值。

檔案信息化程度低

隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大、業(yè)務(wù)變得復(fù)雜，檔案數(shù)量越來(lái)越多。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理的信息化程度不夠，很多企業(yè)還在靠紙質(zhì)檔案和分散的電子存儲(chǔ)混合管理，這就導(dǎo)致跨部門調(diào)閱檔案效率低，信息整合也很困難。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和簡(jiǎn)易存儲(chǔ)介質(zhì)的保存方式，已經(jīng)滿足不了高效檢索和快速傳遞的需求。各部門間如果沒(méi)有統(tǒng)一的數(shù)字化檔案系統(tǒng)支持，檔案信息很難即時(shí)共享和更新。同時(shí)，紙質(zhì)檔案和存儲(chǔ)介質(zhì)的保管方式，常常會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)員工流動(dòng)、更替，進(jìn)一步影響檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。

構(gòu)建企業(yè)檔案信息共享機(jī)制的路徑

面對(duì)企業(yè)檔案管理存在的標(biāo)準(zhǔn)化缺失、協(xié)同效率低和信息化建設(shè)不足等問(wèn)題，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系、推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)和創(chuàng)新部門協(xié)同管理機(jī)制，是建立便捷高效檔案共享機(jī)制的關(guān)鍵。這能讓檔案資源高效流轉(zhuǎn)和利用，增強(qiáng)部門間的檔案協(xié)同意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案資源在全局范圍內(nèi)的優(yōu)化配置。

建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)要制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋檔案的分類、編碼、存儲(chǔ)、檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)，以確保檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)可以依據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合自身發(fā)展階段和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定檔案管理制度，明確各類文件材料的歸檔范圍，編制檔案保管期限表。有了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)后，各部門再對(duì)檔案門類采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，按年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等分類項(xiàng)細(xì)化，明確編號(hào)規(guī)則，讓檔案管理更系統(tǒng)、更易操作。這樣一來(lái)，檔案信息能無(wú)縫對(duì)接，減少轉(zhuǎn)換成本，打破部門間的檔案信息孤島，提高檔案利用效率。

建立企業(yè)檔案共享平臺(tái)

在跨部門協(xié)作需求越來(lái)越迫切的情況下，集中建立檔案共享平臺(tái)是打破部門間壁壘的需要。這個(gè)平臺(tái)要能收集、整理、存儲(chǔ)、檢索檔案信息，保證檔案信息不遺漏、不缺失；另外，還要有權(quán)限管控能力，確保檔案信息安全。通過(guò)建立共享平臺(tái)，打通部門間的壁壘，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息分享。對(duì)于工作經(jīng)費(fèi)有限的企業(yè)，可以利用開(kāi)源軟件建立小型檔案管理系統(tǒng)，或者使用云存儲(chǔ)服務(wù)，降低檔案管理對(duì)硬件成本的要求，在有限的預(yù)算內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案電子化，提升檔案信息共享水平。

構(gòu)建企業(yè)檔案雙維治理路徑

構(gòu)建科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系是提升組織效能的基礎(chǔ)保障，需從企業(yè)組織架構(gòu)優(yōu)化、檔案制度規(guī)范建設(shè)、資源整合應(yīng)用三方面共同推進(jìn)，并結(jié)合企業(yè)運(yùn)行經(jīng)費(fèi)條件實(shí)行動(dòng)態(tài)的檔案管理工作適配策略。對(duì)于運(yùn)行經(jīng)費(fèi)充裕的企業(yè)，可設(shè)立檔案管理專職部門，配置專業(yè)檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和利用。

對(duì)于運(yùn)行經(jīng)費(fèi)受限的企業(yè)，可采取兼職檔案管理員制度實(shí)現(xiàn)管理成本與效能的平衡。各部門設(shè)立兼職檔案管理員，成立企業(yè)檔案工作小組，由分管檔案工作的企業(yè)負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，構(gòu)建層級(jí)分明、職責(zé)清晰的檔案管理體系。部門兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門日常的檔案收集、整理與數(shù)字化錄入，定期向檔案工作小組匯報(bào)工作進(jìn)展，確保檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)更新與共享。

同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期舉辦檔案管理培訓(xùn)，提升檔案管理員在檔案管理意識(shí)、業(yè)務(wù)能力和技能、檔案法規(guī)與業(yè)務(wù)管理、檔案信息化管理等方面的水平，讓他們?cè)陂_(kāi)展檔案管理工作時(shí)能夠得心應(yīng)手，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的規(guī)范性和安全性。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作納入個(gè)人績(jī)效考核范疇，定期評(píng)估專職或兼職檔案管理員的工作情況，以此調(diào)動(dòng)員工參與檔案管理工作的積極性和自覺(jué)性。

建立企業(yè)檔案共享系統(tǒng)，是企業(yè)提高檔案管理效率、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息共享的有效方法。通過(guò)建立企業(yè)檔案共同的管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案共享系統(tǒng)、檔案雙管路徑等有效方法，能解決企業(yè)內(nèi)部信息共享不暢、檔案流通不暢等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，提升企業(yè)檔案資源利用率，使企業(yè)內(nèi)部信息高度統(tǒng)一，為企業(yè)決策的科學(xué)化、精細(xì)化服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)也必須定期組織檔案管理培訓(xùn)，提升全員檔案意識(shí)，保證檔案管理的正確性。同時(shí)，還可以從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、規(guī)范制度、應(yīng)用技術(shù)、信息安全、激勵(lì)監(jiān)督等角度出發(fā)，積極完善檔案共享運(yùn)營(yíng)。在信息技術(shù)和管理理念的作用下，檔案共享管理制度將不斷發(fā)展和完善，給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)新的思路和動(dòng)力。