檔案收集視角下，電子文件歸檔實(shí)踐與思考

雷勵(lì)　劉淑妮　劉平

摘 要：通過檔案收集視角，探討現(xiàn)階段廣泛存在的無紙化辦公與電子文件歸檔，以及在檔案管理實(shí)踐中電子文件歸檔與嚴(yán)格意義上的單軌制模式電子文件歸檔之間的差別與共同點(diǎn)。以期為當(dāng)前數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下廣大一線檔案工作者提供工作參考，助力檔案信息化建設(shè)工作水平的提升以及檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案收集；電子文件歸檔；無紙化辦公；單軌制模式

當(dāng)前，隨著數(shù)字信息技術(shù)深入應(yīng)用，電子文件歸檔已經(jīng)成為檔案管理中的重要議題。本文基于檔案收集管理工作實(shí)踐，探討現(xiàn)階段廣泛存在的無紙化辦公與電子文件歸檔，以及檔案管理實(shí)踐中的電子文件歸檔與嚴(yán)格意義上的單軌制模式電子文件歸檔之間的差別與共同點(diǎn)。通過厘清語義內(nèi)涵、分析相互關(guān)系以及明晰發(fā)展趨勢(shì)，以期為當(dāng)前數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下廣大一線檔案工作者提供工作參考，助力檔案信息化建設(shè)工作水平不斷提升。

一、電子文件歸檔的涵義

在GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成”。電子文件歸檔是指：“將具有憑證、查考、保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門提交的過程?！逼渲校獢?shù)據(jù)是指 “描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)”。這里所描述的電子文件歸檔，就是嚴(yán)格意義上的單軌制模式電子文件歸檔。具體來說，電子文件歸檔就是要把電子文件的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景三要素同時(shí)和同步歸檔。所歸檔的電子文件不僅具有內(nèi)容屬性，它還要攜帶內(nèi)容形成時(shí)的背景和結(jié)構(gòu)屬性。此外，電子文件歸檔還要求電子文件滿足真實(shí)性、可靠性、完整性以及可用性的檢測(cè)要求。然而，在實(shí)際檔案管理工作中由于某種原因，電子文件歸檔和電子檔案管理并沒有達(dá)到所要求的狀態(tài)。

二、無紙化辦公與電子文件歸檔

我國在2013年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)厲行節(jié)約反對(duì)浪費(fèi)條例》第八章（資源節(jié)約）中就已明確提出，要積極利用信息化手段，推行無紙化辦公，減少一次性辦公用品消耗。因此，無紙化辦公不僅是勢(shì)在必行的趨勢(shì)，也已經(jīng)日漸成為人們新的工作方式。

1.無紙化辦公是大勢(shì)所趨

首先，由于計(jì)算機(jī)普遍的出現(xiàn)及運(yùn)用，使得電子記錄成為信息交流的主要形式。更多信息通過計(jì)算機(jī)就可以便捷地展示和共享，根據(jù)需求可以在計(jì)算機(jī)中多次修改和編輯，無用信息可以隨時(shí)刪掉，重要信息可以備份并長(zhǎng)久保存。此外，計(jì)算機(jī)處理信息的高效與精確，以及處理復(fù)雜信息的強(qiáng)大功能，是人力無可比擬的。因此，計(jì)算機(jī)成為社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域中不可缺少的重要工具和媒介。

其次，基于環(huán)保理念。據(jù)資料顯示，每年全球紙張產(chǎn)用量超過3.2億噸，也就是說，全球每分鐘有36個(gè)足球場(chǎng)那么大片的森林被砍伐。節(jié)約用紙是保護(hù)森林、保護(hù)環(huán)境的最好措施。無紙化辦公可以使得紙質(zhì)文件大量減少，印刷用紙和打印設(shè)備等費(fèi)用也相應(yīng)縮減。此外，也節(jié)約發(fā)送紙質(zhì)文件所需的郵資、路費(fèi)、通信費(fèi)和人力等，從而有效地提高辦公效率，節(jié)省大量相關(guān)辦公開支。因此，無紙化辦公理念的推行是大勢(shì)所趨。

最后，隨著人們環(huán)保意識(shí)的增強(qiáng)以及各行業(yè)對(duì)辦公模式的需求不斷升級(jí)，現(xiàn)代化和信息化的建設(shè)步伐加快，無紙化辦公已經(jīng)由概念逐漸應(yīng)用到各行業(yè)及領(lǐng)域中。隨著無紙化辦公理念推廣，也促使各行業(yè)各領(lǐng)域辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)不斷優(yōu)化。比如，客戶在營(yíng)業(yè)廳辦理各種業(yè)務(wù)時(shí)，無紙化辦公使得運(yùn)營(yíng)商的整體服務(wù)效率明顯提升，同時(shí)，也有效提升運(yùn)營(yíng)商對(duì)內(nèi)業(yè)務(wù)文件管理和對(duì)外客戶服務(wù)質(zhì)量的整體效率。

2.無紙化歸檔成為必然

無紙化辦公逐漸普及給文件與檔案管理工作帶來重大變化。因?yàn)闊o紙化辦公的必然結(jié)果是無紙化歸檔，即電子文件歸檔。在無紙化辦公條件下的文件歸檔，只能是電子文件歸檔，別無其他形式，這也是無紙化辦公的初衷體現(xiàn)。而電子文件歸檔，并不都是無紙化辦公。無紙化辦公只是電子文件歸檔的應(yīng)用領(lǐng)域之一。在無紙化辦公和無紙化歸檔的大趨勢(shì)下，檔案管理部門面臨著無紙化改革的迫切局面。檔案管理工作也逐步向現(xiàn)代化和數(shù)字化方向發(fā)展，檔案管理的無紙化日漸成為未來辦公的新趨勢(shì)。電子檔案的出現(xiàn)，促使檔案工作的傳統(tǒng)管理方式、檔案辦公載體以及檔案工作者的工作方式等方面都在發(fā)生著巨大變化。

三、檔案管理實(shí)踐中的電子文件歸檔

現(xiàn)階段，在檔案管理實(shí)踐中，人們口中的電子文件歸檔，與嚴(yán)格意義上的單軌制模式電子文件歸檔并不完全是一回事。在檔案管理實(shí)踐中的電子文件歸檔，其中，相當(dāng)高比例的電子文件并未完全脫離紙質(zhì)載體，或者是離散狀態(tài)的電子文件。

第一，原生紙質(zhì)文件的掃描件。由于紙質(zhì)原件具有的唯一性，為了長(zhǎng)久完好地保護(hù)原生紙質(zhì)文件，免于紙質(zhì)文件在服務(wù)利用中的頻繁翻閱和磨損，故把紙質(zhì)原件掃描（即數(shù)字化處理）后歸檔到檔案部門，同時(shí)，把紙質(zhì)原件封存保管在紙質(zhì)文件形成部門。這種歸檔紙質(zhì)文件掃描件優(yōu)點(diǎn)是顯見的，一是紙質(zhì)文件歸檔及整理的工作量繁重，這個(gè)做法明顯減輕了文件形成部門工作人員對(duì)紙質(zhì)歸檔的工作量。二是其最大優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在檔案保管和查閱利用中。它不僅節(jié)省紙質(zhì)檔案庫房的物理空間，也減少檔案部門工作人員穿梭庫房調(diào)取紙質(zhì)檔案及整理檔案架柜工作量，同時(shí)，也極大地提高檔案查閱利用的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。三是在檔案的編研和后續(xù)開發(fā)中，使得檔案電子載體更加靈活和豐富。

第二，自然生成的電子形式的文件。比如，電子照片、錄音以及錄像等聲像類電子文件，電子郵件、網(wǎng)頁和社交媒體類電子文件，以及電子版公文等各種版式文件。是一種非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，是一種非出自系統(tǒng)離散狀態(tài)的文件，廣泛存在個(gè)體、團(tuán)體以及各類企事業(yè)單位中，其靈活產(chǎn)生于各類電子信息設(shè)備，涉及各種內(nèi)容，以各種不同的格式和大小存在著。

第三，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)提取生成的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，涉及各種業(yè)務(wù)類型的數(shù)據(jù)庫等。比如，高校學(xué)生電子版學(xué)籍卡、學(xué)生電子版成績(jī)單、學(xué)生畢業(yè)數(shù)據(jù)、學(xué)生獲學(xué)位數(shù)據(jù)、學(xué)生所獲榮譽(yù)信息表以及各種業(yè)務(wù)類型的數(shù)據(jù)化條目等。

造成此現(xiàn)狀的主要原因：一是形成文件的業(yè)務(wù)部門有自身的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，但是，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)信息匹配的條件不具備或者不充分。它們是獨(dú)立的兩個(gè)系統(tǒng)。當(dāng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)早于檔案系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行時(shí)，其功能模塊主要是服務(wù)于內(nèi)部業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)，其可能沒有預(yù)設(shè)歸檔模塊，不具有歸檔功能。因此，無法將業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)及文件信息按照歸檔要求提取出來。只能根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要把已有信息加工改造后歸檔；或者是業(yè)務(wù)系統(tǒng)有歸檔功能，但歸檔功能的設(shè)置不能滿足檔案管理信息化的要求，無法實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有效對(duì)接，無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔。二是業(yè)務(wù)部門并沒有開發(fā)建立自己的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。所有的管理文件均是各類離散狀態(tài)的版式文件，其內(nèi)部以業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)事項(xiàng)為主題管理各類文件，而并未通過管理系統(tǒng)來管理內(nèi)部業(yè)務(wù)。由此產(chǎn)生電子形式的各類管理文件，不受業(yè)務(wù)系統(tǒng)約束，其內(nèi)容和格式相對(duì)隨意，難以規(guī)范化。

四、單軌制模式電子文件歸檔

嚴(yán)格意義上的電子文件歸檔，是在電子文件歸檔定義中所描述的狀態(tài)，即它是從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的一種單一流向運(yùn)行模式（即單軌），是一種不可逆的單向狀態(tài)。因此，嚴(yán)格意義上的電子文件歸檔就是單軌制歸檔。

單軌制歸檔中不存在紙質(zhì)文件，所有文件均是電子形式。文件的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)完全借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行，沒有紙質(zhì)介質(zhì)參與，并最終形成于部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。其文件受所在業(yè)務(wù)系統(tǒng)約束，具有系統(tǒng)性和成套性。在業(yè)務(wù)部門所產(chǎn)生的大量電子文件中，經(jīng)部門篩選和鑒定后，把有價(jià)值的文件列為待歸檔文件，準(zhǔn)備向檔案部門管理系統(tǒng)傳送和移交。

電子文件歸檔到檔案管理系統(tǒng)后，就成為電子文件檔案或電子檔案，其存儲(chǔ)于電子檔案柜和電子庫房。電子檔案的安全保管不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案庫房。紙質(zhì)檔案庫房需要較大的物理空間，用于擺放實(shí)體檔案柜；還需要按照防火、防潮、防高溫、防盜、防霉菌、防光、防塵以及防蟲的“八防”要求對(duì)庫房加強(qiáng)管理。而電子檔案庫房只需要較小的物理空間，用來擺放存儲(chǔ)電子檔案的大型計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施及相關(guān)設(shè)備。因?yàn)槠渲械碾娮訖n案柜是虛擬的，不占用空間。其安全防范要求，也有別于紙質(zhì)檔案實(shí)體庫房的要求。

五、電子文件歸檔的現(xiàn)實(shí)難點(diǎn)和建議

在當(dāng)前數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，越來越多的行業(yè)和領(lǐng)域開始推行單軌制電子文件歸檔，成功實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、建成數(shù)字化檔案館（室）、完全實(shí)現(xiàn)無紙化辦公和歸檔的案例不在少數(shù)。但是，更多的單位和部門仍然在單軌制的摸索和推進(jìn)中，所面臨的困難和挑戰(zhàn)依然艱巨，未來要走的路依然比較漫長(zhǎng)。

1.更新傳統(tǒng)的檔案收集管理觀念

傳統(tǒng)載體的檔案看得見、摸得著，而電子文件和電子檔案的顯著特點(diǎn)是數(shù)字性和虛擬性，它們不具有可視性，必須通過特定的電子設(shè)備才能顯示出內(nèi)容，從而感知它的存在。因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案的收集管理方法與理念已經(jīng)不完全適用于電子文件和電子檔案。面對(duì)新形勢(shì)，檔案工作者應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)電子時(shí)代文件和檔案管理的需求，在思想意識(shí)上主動(dòng)轉(zhuǎn)變，積極迎接電子文件與電子檔案帶來的挑戰(zhàn)，抓住新機(jī)遇，努力學(xué)習(xí)和熟練掌握電子信息技術(shù)，積極探索適合電子文件和電子檔案管理的新方法，使自己成長(zhǎng)為合格的新時(shí)代電子檔案管理人才，從而更好地收集保存電子檔案，使電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)記錄得以繼續(xù)和完整保存。

2.建立健全電子文件歸檔制度，加強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)與合作

首先，檔案部門應(yīng)牽頭建立嚴(yán)格的管理制度，并明確相關(guān)部門電子文件歸檔所承擔(dān)的職責(zé)。其次，電子文件的源頭在業(yè)務(wù)部門，因此，檔案部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門通力合作，預(yù)先提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求，把歸檔要求內(nèi)置于部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并指導(dǎo)電子文件形成或辦理部門按歸檔要求管理應(yīng)歸檔電子文件。同時(shí)，檔案部門還應(yīng)與信息化部門加強(qiáng)協(xié)作，在信息化部門協(xié)助下，建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔功能與電子檔案管理系統(tǒng)，為電子檔案管理提供信息化支持。

3.突破技術(shù)瓶頸

首先，技術(shù)支持是對(duì)電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)信息的采集，以及對(duì)其真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性的保障，確保電子文件與電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時(shí)的原始狀況相一致；確保電子文件與電子檔案內(nèi)容完全正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)；確保電子文件與電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失；確保電子文件和電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解。然而，在實(shí)踐中，電子檔案及元數(shù)據(jù)信息采集的工作并非一帆風(fēng)順，常常會(huì)遇到各種各樣的障礙。比如，在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接中，預(yù)歸檔數(shù)據(jù)包的內(nèi)容提取及格式轉(zhuǎn)換，需要一定的技術(shù)支持才能實(shí)現(xiàn)；存檔文件的上傳路徑設(shè)計(jì)和歸檔接口的配置等，都需要相應(yīng)的技術(shù)支持。任何一個(gè)環(huán)節(jié)不到位，都會(huì)使得業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法傳遞，使得業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接歸檔無法落地。

其次，技術(shù)攻關(guān)確保電子文件和電子檔案長(zhǎng)期安全存儲(chǔ)。在當(dāng)前數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，檔案安全是頭等重要的事。尤其是在當(dāng)今的電子時(shí)代，信息技術(shù)日新月異，電子文件和電子檔案的安全保管更具復(fù)雜性、高危性和挑戰(zhàn)性。如何能夠使得電子檔案長(zhǎng)久安全存儲(chǔ)，需要先進(jìn)技術(shù)防護(hù)措施不斷的升級(jí)。否則，有可能會(huì)造成檔案“災(zāi)難”，導(dǎo)致今天的“信息時(shí)代”在未來有可能會(huì)變成“信息空白時(shí)代”。

4.解決經(jīng)費(fèi)問題

檔案信息化建設(shè)離不開必要的經(jīng)費(fèi)支持。硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)升級(jí)、專門技術(shù)措施以及系統(tǒng)長(zhǎng)期維護(hù)等都需要經(jīng)費(fèi)支撐。因此，在實(shí)際工作中，面對(duì)信息化建設(shè)已經(jīng)是不可回避的現(xiàn)實(shí)，首先，要對(duì)信息化建設(shè)做出長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃中，要爭(zhēng)取盡早把信息化建設(shè)列入本單位的建設(shè)規(guī)劃，以期獲得信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)。其次，信息化建設(shè)是長(zhǎng)期要做下去的事情，在取得階段性建設(shè)成果的基礎(chǔ)上，需要堅(jiān)持推進(jìn)，持續(xù)獲得經(jīng)費(fèi)保障，用以維護(hù)檔案信息化建設(shè)成果以及長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]GB/T 18894-2016，中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)：電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范.

[2]米 蘭.新形勢(shì)下如何做好電子文件歸檔管理工作[J].城建檔案，2019（11）：62.

[3]黃 琳.單套制電子文件管理模式的辨析與思考[J].檔案與建設(shè)，2020（11）：24.

[4]張嚴(yán)心.信息化背景下高校電子文件管理的前端控制[J].無線互聯(lián)科技，2021（1）：95.

[5]張學(xué)干，馬學(xué)剛，李文姣.“單套制”模式下電子文件歸檔和電子檔案管理的思考[J].山東檔案，2019（3）：31.

[6]楊冬權(quán).新時(shí)代檔案工作新思維[M]上海：上海遠(yuǎn)東出版社，2022.

[7]孫艷波.關(guān)于檔案管理無紙化辦公的發(fā)展趨勢(shì)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2014（1）：42.

基金項(xiàng)目：本文系陜西省檔案局科技項(xiàng)目《電子文件歸檔管理現(xiàn)狀研究》階段性研究成果之一，項(xiàng)目編號(hào)SX-2020-R-05。

作者簡(jiǎn)介：雷勵(lì)（1971—），女，漢族，陜西周至人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：高校檔案管理；劉淑妮（1980—），女，漢族，陜西合陽人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：高校檔案管理；劉平（1972—），女，漢族，山東聊城人，本科，副研究館員，研究方向：高校檔案管理。