新常態(tài)下高校基建檔案收集工作探析

朱文立+向紅+程依萍

摘 要 高?；n案是高校檔案館檔案重要組成部分，基建檔案收集工作是基建檔案最為重要的一個環(huán)節(jié)。本文分析了現(xiàn)階段高?；n案收集工作的現(xiàn)狀，從反腐倡廉、懲治腐敗利用高校檔案的角度出發(fā)，指出了基建檔案前期資料的欠缺給利用檔案造成的困難，提出為確保高校基建檔案的完整與系統(tǒng)，檔案收集工作須采用的必要措施。

關鍵詞 高等院校 基建檔案 檔案收集

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A

1問題提出

高等學?；n案是指學校各類基建項目在建設活動過程中直接產(chǎn)生形成的具有保存價值的紙質文件、圖紙及電子文檔等資料，是學校各類基建工程項目從規(guī)劃立項、設計到施工完成活動中的原始記錄；是學校日后對工程項目進行維修、維護、改造、改建的重要參考依據(jù)；同時也是高校檔案的重要組成部分?；n案收集工作是高?；n案工作的重要基礎，是高校基建檔案管理工作中最為重要的一個環(huán)節(jié)，只有做好收集工作，才得以保障基建檔案的齊全完整，才能為日后利用檔案開展各類工作打下良好基礎。

2新常態(tài)下高?；n案收集背景

隨著我國社會經(jīng)濟的高速發(fā)展和國家對高等教育的不斷投入，學校基本建設規(guī)模越來越大，大批高校招生規(guī)模不斷擴大，很多高校修建了新校區(qū)。四川高校在2008年汶川地震后，教育部還專門投入大量震后恢復重建專項經(jīng)費，在這些新建和恢復重建項目過程中，產(chǎn)生了大量基建檔案。這批檔案形成數(shù)量之大、速度之快是我們未曾預料到的，所以，在這批檔案的收集過程中，我們只重視了對工程施工竣工過程中產(chǎn)生資料的收集，因為多種原因忽視了工程前期資料的收集。隨著中央反腐決心的加大與反腐立度的加強，打擊腐敗行為逐步深入人心，高校新校區(qū)擴建工程和震后恢復重建工程基金款項使用也漸漸為公眾所關注，近期在配合各級紀委、法院、檢察院在反腐取證過程中就凸顯了我們在基建檔案收集工作上的不足。在取證的過程中，因為基建項目前期檔案收集不完整加大了取證難度，在缺少前期資料的情況下只有反復翻閱大量的其它有關檔案尋求蛛絲馬跡，進行佐證、取證，耗費了大量的人力、物力，使我們深刻意識到基建項目前期檔案資料的收集工作也非常重要，這些問題的存在也引起校領導的高度重視。

3高校檔案館基建檔案收集現(xiàn)狀

（1）前期資料缺失。在校領導重視下，經(jīng)館領導多次與基建處領導溝通、協(xié)商，基建檔案收集難的問題已大為改觀，新建項目由兼職檔案員督促各施工單位按照城建檔案要求立卷，在工程竣工后移交檔案資料，因城建檔案對基建項目前期檔案的歸檔不做要求，故目前移交的檔案前期資料還是缺失嚴重。

（2）歸檔要求松散。檔案收集基本處于基建處交什么檔案館收什么的狀態(tài)，目前移交檔案才逐漸邁入正規(guī)，還沒有嚴格按照高?；n案的歸檔辦法來要求基建處歸檔。

（3）忽視檔案歸檔。長久以來，人們一直注重工程項目施工，卻忽視基建檔案歸檔，為了使用方便，施工過程中大量基建資料就散放在施工單位或基建部門管理人員的手頭，加之基建工程往往經(jīng)過多次轉包，使得涉及單位多，人員變動大，工程竣工后，也沒有及時加以收集整理，所以，學校過去很多已經(jīng)竣工的工程，基建資料缺失嚴重，目前基建處已派專人按項目逐一清理這批基建資料，以便盡快歸檔，但要補齊缺失的資料還是有一定的難度，

4新常態(tài)下高?；n案收集工作建議

在新的形勢下，因建檔案收集不全造成利用難的問題引起學校領導的關注，使得我們完整、系統(tǒng)收集基建檔案難度大的現(xiàn)狀得到了改善，給予我們基建檔案收集工作一個良好契機。為了有效地收集高校的基建項目檔案，確?；n案的完整、系統(tǒng)，準確，須實行下列有效的措施：

（1）完善檔案收集渠道。通過建立完善的檔案收集渠道，學校分管領導，基建處負責人要把這項工作納入日常工作計劃，在基建項目立項時，就將檔案工作納入到工程的各個階段，并具體落實到人，制訂制度，明確職責。

（2）加強領導分管協(xié)調?；ㄌ庁撠熑藨苯又鞴芑n案工作，督促兼職檔案員做好在建工程每個階段的工程資料的整理工作，協(xié)助施工單位做好檔案日常積累，工程各個階段完成應及時移交工程資料，確保待工程竣工時全部檔案資料的及時完整歸檔。

（3）指派專人負責辦理?；ㄌ帣n案兼職人員應該相對固定，不要臨時指定，頻繁更換。如果檔案兼職人員不固定會直接導致他們在平時的日常工作中對基建檔案工作投入的時間和精力不夠，對基建檔案基礎工作兼而不顧，不能盡職盡責。

（4）掌握檔案管理動態(tài)?；椖繌墓こ提j釀、決策、設計、施工到建成投入使用及維護或擴建，涉及時間長，有的大項目完成周期長，需要幾年時間，對周期長的工程，學校檔案部門應提前介入，隨時了解基建項目的主要工程進度情況，督促、協(xié)助兼職檔案員做好基建材料的收集積累工作。

（5）深入開展自查自究?；I域是經(jīng)濟活動中腐敗案的高發(fā)區(qū)，高校基建工作亦是如此，在新常態(tài)新形勢下，高?；n案收集工作也應該有新的思路、新的亮點。每一項工程從開始到竣工，都要把有關工程項目的每一份合同、協(xié)議、批示以及經(jīng)費往來的財務憑證復印件（原件歸財務檔案）完整收集歸檔，使之成為常態(tài)，這些都對預防犯罪起著積極的作用，同時也便于學校系統(tǒng)利用檔案開展自查自究的活動。

5結語

高?；n案的收集工作在新的形勢下既面臨著困難，同時也迎來了校領導對基建檔案收集工作高度重視的良好契機，我們應該抓住機遇，克服困難，吸取當前在利用基建檔案時遇到資料不齊而給工作造成困難的教訓，在收集基建項目檔案前期資料上做足功課，下足功夫，使每一項基建工程項目從立項到竣工的資料收集完整，為日后利用基建檔案打下堅實基礎。

參考文獻

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