教育基建檔案管理中的規(guī)范化管理研究

宋建軍

摘 要：隨著近幾年我國(guó)對(duì)教育重視程度的加強(qiáng)，我國(guó)教育事業(yè)的規(guī)模不斷增大，這對(duì)各級(jí)各類(lèi)學(xué)校的基建檔案管理也是一種挑戰(zhàn)，給檔案管理增加了難度和要求，要求其更加規(guī)范化與科學(xué)化，因?yàn)榛n案是學(xué)校檔案之一，也是其重要的組成部分，所以對(duì)各級(jí)各類(lèi)學(xué)校的基建檔案管理也應(yīng)該著手加強(qiáng)，使其深入化，這也是完善高校管理的方法之一。

關(guān)鍵詞：基建檔案 檔案管理 教育

中圖分類(lèi)號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）08（c）-0116-02

1 管理基建檔案的意義

基建檔案是一種原始的數(shù)據(jù)和證明，每個(gè)階段的工程建設(shè)項(xiàng)目都對(duì)其有詳細(xì)的記錄，基建檔案包含普通檔案的特點(diǎn)，但有著普通檔案無(wú)法代替的特點(diǎn)，相對(duì)于普通檔案來(lái)說(shuō)，基建檔案更具有整體性、實(shí)效性和原始價(jià)值性。

1.1 基建檔案管理的整體性

在建立基建檔案時(shí)一定要注意客觀事實(shí)與基層建設(shè)的統(tǒng)一性，在基本建設(shè)項(xiàng)目中，只有各個(gè)環(huán)節(jié)的管理資料完整不缺失，才能保證整體的完整性，只有完整的基建檔案才能發(fā)揮作用，才能為以后的學(xué)校建設(shè)提供科學(xué)的數(shù)據(jù)，成為借鑒。

1.2 基建檔案管理的實(shí)效性

作為基建檔案特點(diǎn)之一的實(shí)效性也是應(yīng)該得到重視的，管理人員應(yīng)該注意基建檔案的實(shí)效性?；n案的實(shí)效性應(yīng)用在學(xué)校之間的學(xué)術(shù)交流上，為基層學(xué)校的建設(shè)提供依據(jù)，也是基層學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)的科學(xué)依據(jù)和證明，也可以保證其項(xiàng)目建設(shè)的合理性，所以基建教育檔案的實(shí)效性對(duì)于教育管理有很大的意義。

1.3 基建檔案管理的滯后性

在基建檔案管理中滯后性對(duì)其有很大的影響。在學(xué)校建設(shè)基層項(xiàng)目的過(guò)程當(dāng)中，在完成收工時(shí)需要對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的檢測(cè)和驗(yàn)收，而有關(guān)的驗(yàn)收資料和文件也許不全面，沒(méi)有完全地收整、打理完善，正因如此在基層學(xué)校建設(shè)工程項(xiàng)目具有一定的滯后性。

2 基建檔案在管理中遇到的問(wèn)題

基建檔案具有很大的價(jià)值，對(duì)于參與建設(shè)的雙方、對(duì)其項(xiàng)目工程的建設(shè)工作具有重要的意義，正因如此基建檔案的管理應(yīng)該得到應(yīng)有的重視。但很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，基建檔案的管理并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，在其檔案的整理、收集和歸納中由于種種因素，基建檔案并不完整，這樣對(duì)學(xué)校的后期建設(shè)是非常不利的，現(xiàn)階段基建檔案主要存在以下幾種問(wèn)題。

2.1 基建檔案管理體制不完善

在基建檔案的管理當(dāng)中由于沒(méi)有建立健全相關(guān)的管理制度，所以遇到問(wèn)題時(shí)所知道的解決辦法很少，問(wèn)題得不到充分的解決，這對(duì)基建檔案的順利建立有阻礙作用。就像在某個(gè)基建檔案的建立管理中，如果責(zé)任沒(méi)有明確到單位或者沒(méi)有明確劃分的話，就會(huì)使基建檔案在收集和整理中比較隨意，各方人員沒(méi)有正確的態(tài)度，所以基建檔案應(yīng)該建立健全管理體制，有明確的規(guī)定就能使工作人員在工作時(shí)有明確的職責(zé)，這樣才能使管理效果突出出來(lái)，得到顯著的管理效果。

2.2 沒(méi)有深入了解基建檔案的管理

檔案管理人員在教育基建檔案的管理中扮演著非常重要的角色，在建設(shè)中也有著非常重要的作用。正因?yàn)槿绱?，檔案管理人員應(yīng)該重視基建檔案的管理。有些參與人員對(duì)檔案的管理不嚴(yán)謹(jǐn)，不重視基建檔案的管理，這對(duì)于教育基建檔案的后續(xù)使用是非常有影響的。有些管理人員在基建檔案的建設(shè)時(shí)由于不明確自己的責(zé)任，所以出現(xiàn)很多隨意性的行為，如：在基建檔案的編輯過(guò)程中沒(méi)有按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行排放；在建立基層學(xué)?；n案時(shí)隨便地把工程建設(shè)的施工計(jì)劃放在一邊，由于施工現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境非常惡劣，這會(huì)使檔案沾上污垢，使得相應(yīng)的數(shù)據(jù)不清晰，不利于以后查詢，保證不了檔案的完整性。所以檔案管理人員應(yīng)該深入了解檔案管理的有關(guān)問(wèn)題，充分認(rèn)識(shí)基建檔案的重要性。

2.3 提高基建檔案管理人員的整體素質(zhì)

基建檔案主要包括的文件是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中相應(yīng)的文件和資料，記錄的主要是參與方與施工方的文件資料，涉及的內(nèi)容有很多，其中包括建筑設(shè)計(jì)、測(cè)繪圖紙等多個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)，因此基建檔案整理的過(guò)程應(yīng)該由專業(yè)的人員負(fù)責(zé)。因?yàn)閷I(yè)知識(shí)的跨度大，所以應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)管理，這樣做的目的是在需要的時(shí)候能夠及時(shí)找到?；n案管理人員應(yīng)該具有相應(yīng)的知識(shí)，其整體素質(zhì)應(yīng)該得到相應(yīng)的提高，很多地方基層的管理人員對(duì)于基建檔案的知識(shí)所知甚少，地方應(yīng)該有計(jì)劃地培養(yǎng)這些管理人才，如果缺少相應(yīng)的管理知識(shí)，就會(huì)導(dǎo)致其在管理過(guò)程中出現(xiàn)各種問(wèn)題，也會(huì)使工程建設(shè)項(xiàng)目的資料在工程結(jié)束后出現(xiàn)流失現(xiàn)象，導(dǎo)致在以后需要的時(shí)候沒(méi)有相應(yīng)的參考文獻(xiàn)。

3 增加基建檔案管理的相應(yīng)對(duì)策

在以上的文章中提到的各種問(wèn)題，基建檔案管理部門(mén)應(yīng)該在實(shí)際操作中考慮相應(yīng)的辦法和對(duì)策，增強(qiáng)對(duì)教育基建檔案的管理，大體來(lái)說(shuō)基建檔案管理工作主要是基建檔案的建立、收集資料整理文獻(xiàn)及資料的歸納整理保管、鑒定統(tǒng)計(jì)等6個(gè)方面，所以在基建教育檔案的管理中主要可以從這6個(gè)方面著手。

3.1 增強(qiáng)基建檔案管理的收集與歸納

想要實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案的收集，應(yīng)主要從檔案信息資料著手，這些資料大部分是建設(shè)方與參建方在工程項(xiàng)目建設(shè)中所形成的有價(jià)值的需要保存的資料，所以基建檔案管理人員在收集文獻(xiàn)資料時(shí)需要有目的性地對(duì)基建檔案資料進(jìn)行收集，對(duì)一些零散的資料要學(xué)會(huì)信息收集與采納。在普通情況下基建檔案的資料來(lái)源一般是主管部門(mén)的上下級(jí)或者是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)記錄的信息收集與采納以及外單位編制的信息資料。例如，建設(shè)方與參建方的一些資料，包括他們的上級(jí)單位、教育局、規(guī)劃局、發(fā)改委等重要部門(mén)對(duì)項(xiàng)目工程的批準(zhǔn)文件與批復(fù)文件，還有可行性報(bào)告、施工許可證、造價(jià)咨詢合同、設(shè)計(jì)合同、財(cái)務(wù)監(jiān)理合同和招標(biāo)代理合同等原件，包括招標(biāo)一系列原件資料及招標(biāo)通知書(shū)等。施工合同、竣工驗(yàn)收單和環(huán)境檢測(cè)等材料以及建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖和水電設(shè)計(jì)等圖紙，也是搜集的主要信息數(shù)據(jù)。

3.2 增強(qiáng)基建檔案管理的整理與保管

基建檔案的工程項(xiàng)目在建設(shè)收集當(dāng)中工作量比較大，并且由于基建檔案的信息資料比較零散，所以管理人員的整理工作有一定的難度，管理人員對(duì)基建檔案的整理主要體現(xiàn)為把零散的資料整合為一個(gè)整體的過(guò)程，整體可以分為兩個(gè)過(guò)程，一個(gè)是分類(lèi)一個(gè)是編目，教育基建檔案在分類(lèi)時(shí)也有相應(yīng)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)是根據(jù)工程項(xiàng)目的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)；一個(gè)是根據(jù)不同文件的性質(zhì)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的分類(lèi)。例如，教育基建檔案中的文件，有許多種類(lèi)，包括對(duì)文件初步設(shè)計(jì)和可行性研究、竣工的驗(yàn)收文件、設(shè)計(jì)文件和工程項(xiàng)目的施工管理文件等。檔案管理工作人員在完成對(duì)教育項(xiàng)目建設(shè)中的工程竣工驗(yàn)收和文件收集之后，可以利用卡片的形式實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)教育建設(shè)工程項(xiàng)目施工情況進(jìn)行著錄和編目，實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案的完整保管。

3.3 增強(qiáng)基建檔案管理的鑒定與統(tǒng)計(jì)

對(duì)于基建檔案的鑒定是相關(guān)操作人員根據(jù)相關(guān)的規(guī)定對(duì)其進(jìn)行有效的鑒定，對(duì)檔案資料的真實(shí)性和價(jià)值性進(jìn)行判定的一個(gè)過(guò)程。在教育基建檔案的管理過(guò)程中，做好基建檔案的鑒定工作，需要檔案管理人員樹(shù)立全面的觀點(diǎn)和歷史的觀點(diǎn)，保護(hù)具有重要價(jià)值的教育基建檔案，可以在一些突發(fā)事件的處理過(guò)程中，及時(shí)地采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。

4 結(jié)語(yǔ)

在基建檔案的建設(shè)過(guò)程當(dāng)中還有一些問(wèn)題沒(méi)有得到解決，這些問(wèn)題需要建設(shè)方與參建方充分地了解基建檔案的特點(diǎn)，只有全面了解才能在面對(duì)問(wèn)題時(shí)做出及時(shí)的反應(yīng)，只有這樣才能提高教育基建檔案的管理水平，使教育基建檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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