關(guān)于做好基建檔案管理工作的思考與探討

倪儆

摘 要： 文章結(jié)合學(xué)校校區(qū)建設(shè)實(shí)際，就學(xué)?；n案管理工作中存在的歸檔難、材料不規(guī)范、軟硬件投入不足等問題作了一定思考，提出學(xué)?；n案工作亟須規(guī)范制度、管理，搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞： 學(xué)校 基建檔案 管理工作

學(xué)?；窘ㄔO(shè)檔案是學(xué)校在基建工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的歷史記錄材料，包括從校園建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、籌建、實(shí)施到竣工的全過程中形成的文字資料、審批資料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式的文件材料。這些資料對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)具有較高保存價(jià)值。完善的基建檔案是學(xué)校進(jìn)行整體規(guī)劃和管理的重要依據(jù)，也是保證學(xué)校穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)和日后改建、擴(kuò)建、維護(hù)、設(shè)施使用、安全管理工作的重要憑證和依據(jù)，同時(shí)基建檔案可以為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證，經(jīng)濟(jì)糾紛及科學(xué)研究等提供素材。因此，基建檔案管理不僅服務(wù)于當(dāng)前需求，而且有利于未來(lái)發(fā)展?？梢哉f(shuō)，基建檔案在學(xué)校發(fā)展的每一個(gè)時(shí)期均占有極其重要的地位。

近幾年，隨著我校校區(qū)建設(shè)的快速發(fā)展，基建項(xiàng)目的增加，基建檔案的數(shù)量也隨之增多。我經(jīng)過多年實(shí)踐工作，結(jié)合工作中的一些體會(huì)，對(duì)如何更加科學(xué)地管理好基建檔案，充分發(fā)揮其在學(xué)校建設(shè)及發(fā)展中的重要作用，進(jìn)行有益探索。

一、學(xué)?；n案管理工作的現(xiàn)狀

1.歸檔周期長(zhǎng)，收集難度大。

與其他普通檔案不同，一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目從籌建到竣工驗(yàn)收需要經(jīng)過很長(zhǎng)時(shí)間，要經(jīng)過工程建設(shè)管理單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、結(jié)算審核單位等很多部門的合作才能形成一套基建檔案資料，工程竣工驗(yàn)收之后，基建檔案室還需要一段時(shí)間的整理裝訂才能形成一套完整的基建檔案材料。我校秦灶校區(qū)三期擴(kuò)建項(xiàng)目于2008年7月經(jīng)江蘇省發(fā)改委批準(zhǔn)立項(xiàng)，學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況，決定整個(gè)擴(kuò)建項(xiàng)目分?jǐn)U建一期、二期、三期三個(gè)階段實(shí)施。其中，擴(kuò)建一期工程10幢建筑單體于2010年5月竣工驗(yàn)收并投入使用；擴(kuò)建二期工程除圖文信息中心大樓項(xiàng)目在建外，其余4幢建筑單體于2012年9月竣工驗(yàn)收投入使用；擴(kuò)建三期工程尚未啟動(dòng)。因此，形成一套完整的基建項(xiàng)目檔案需要兩到三年，或者更長(zhǎng)時(shí)間，導(dǎo)致基建檔案管理工作難度很大。

2.基建檔案自身的特殊性易造成歸檔難。

基建檔案具有專業(yè)性、成套性和效益的潛在性特點(diǎn)，在一定程度上造成收集歸檔難?；n案資料涉及各個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)與多種專業(yè)內(nèi)容，資料間既相互獨(dú)立，又相互聯(lián)系，專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)。

我校擴(kuò)建一期工程共10幢建筑單體，總建筑面積74564平方米，工程土建施工單位就有四家，分四個(gè)施工標(biāo)段；工程監(jiān)理三家，分三個(gè)監(jiān)理標(biāo)段；分項(xiàng)工程有62項(xiàng)；材料、設(shè)備采購(gòu)分項(xiàng)有75項(xiàng)?；n案資料涉及140多個(gè)項(xiàng)目和各種專業(yè)內(nèi)容，致使擴(kuò)建一期工程基建檔案收集歸檔工作難度加大，對(duì)檔案管理人員提出更高的業(yè)務(wù)技術(shù)要求。

首先，檔案專業(yè)性就要求檔案管理員既了解檔案專業(yè)知識(shí)，又熟悉基本建設(shè)的相關(guān)知識(shí)，專業(yè)性特點(diǎn)使立卷工作難度大，要求高。其次，基建檔案形成周期長(zhǎng)，檔案材料涉及很多方面，這些方面又緊密聯(lián)系，環(huán)環(huán)相扣，其整體性要求又造成收集難。再次，由于基建檔案的主要作用是為日后的管理、維修、改造等提供依據(jù)，沒有立竿見影的效益，其效益的潛在性、滯后性會(huì)造成基建檔案工作得不到學(xué)校和基建部門的重視，影響基建檔案的收集歸檔質(zhì)量

3.歸檔文件材料存在不規(guī)范現(xiàn)象。

基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)：學(xué)校與施工單位或相關(guān)單位簽訂的工程合同、協(xié)議書，合同簽訂的日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來(lái)函有的編號(hào)較亂，有沒有編號(hào)的、有重復(fù)編號(hào)的；請(qǐng)示報(bào)告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些歸檔文件材料不規(guī)范現(xiàn)象不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來(lái)一定困難，而且在接收上級(jí)審查時(shí)也很麻煩。

4.學(xué)校投入不足，基建檔案管理水平有待提高。

由于我校正處在新校區(qū)建設(shè)過程中，目前沒有專門的基建檔案存儲(chǔ)庫(kù)房，在基建檔案設(shè)施、設(shè)備上的投入經(jīng)費(fèi)也不多，不能滿足基建檔案管理需要，基建檔案保管達(dá)不到最基本的“八防”要求。硬件設(shè)施不到位，缺乏相應(yīng)的基建檔案管理軟件，基建檔案電子化，數(shù)字化管理水平有待發(fā)展和提高。

二、加強(qiáng)高校基建檔案科學(xué)管理的有效措施

1.轉(zhuǎn)變觀念，完善基建檔案管理制度。

將高?；n案管理工作納入日常管理工作，是確?；n案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與制度化的前提。因此，完善基建檔案管理工作過程中的各種規(guī)章制度，已成為做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵。應(yīng)結(jié)合學(xué)校具體工作情況和工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)現(xiàn)有的《基本建設(shè)檔案管理實(shí)施細(xì)則》內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充完善，并對(duì)各種規(guī)章制度的實(shí)施情況進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查，督促。在實(shí)際工作中，因?yàn)榛n案形成周期長(zhǎng)、涉及單位廣，并且有較強(qiáng)的專業(yè)性，所以應(yīng)當(dāng)對(duì)所有與學(xué)校檔案管理工作有關(guān)的單位進(jìn)行及時(shí)指導(dǎo)與約束。在工作項(xiàng)目完成后，施工單位必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求，將基建檔案管理工作與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等工作同步進(jìn)行。對(duì)于檔案部門而言，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基建部門的交流與溝通，齊心協(xié)力做好基建竣工歸檔工作，明確在基建檔案管理工作過程中的重要職責(zé)，確保項(xiàng)目施工、安裝、竣工等技術(shù)資料建檔歸位。

2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提升基建檔案的科學(xué)管理水平。

基建檔案只有經(jīng)過一定的收集、整理才能形成，而這一最基礎(chǔ)也最為關(guān)鍵的工作是靠檔案管理人員完成的。因此，檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)提升基建檔案管理工作質(zhì)量發(fā)揮著非常重要的作用。同時(shí)，基建檔案的形成是否規(guī)范、分類是否科學(xué)、質(zhì)量是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求等將直接影響基建檔案的管理水平。因此，組建一支具有較強(qiáng)專業(yè)水平與業(yè)務(wù)技能的檔案管理隊(duì)伍，已成為促進(jìn)基建檔案管理工作順利開展的前提。

為此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理人員綜合技能的培養(yǎng)，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能。同時(shí)，基建部門不僅是檔案管理工作的生產(chǎn)者，而且是使用者，這就要求他們具有較強(qiáng)的責(zé)任心。在日常基建檔案管理工作開展過程中，應(yīng)時(shí)時(shí)刻關(guān)注基建項(xiàng)目活動(dòng)，主動(dòng)收集與基建活動(dòng)相關(guān)的各種活動(dòng)資料，并及時(shí)歸檔。同時(shí)，隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，這就要求基建檔案管理人員從項(xiàng)目管理到檔案管理等多方面進(jìn)行現(xiàn)代化知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提升基建檔案的科學(xué)管理水平。

3.實(shí)現(xiàn)過程管理，將基建檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理中。

一是基建檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步，建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即開始基建文件的收集、整理、審查工作；建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。二是建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制，在簽訂合同時(shí)，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，規(guī)定工程質(zhì)量保證金中包含基建檔案資料保證金，不提交齊全完整的基建檔案不予驗(yàn)收不予付款，有效地控制、監(jiān)督、規(guī)范基建檔案的質(zhì)量。三是落實(shí)基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計(jì)劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中；基建檔案工作與基建工程立項(xiàng)同步，與基建工程建設(shè)進(jìn)度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗(yàn)收同步，確?；n案歸檔工作順利進(jìn)行，提升基建工程管理和檔案管理水平。

4.提高檔案信息化意識(shí)，搭建現(xiàn)代化管理平臺(tái)。

在信息化時(shí)代，基建檔案管理應(yīng)該適應(yīng)基建工程項(xiàng)目現(xiàn)代化管理模式，要進(jìn)一步提高檔案信息化意識(shí)，利用先進(jìn)的檔案管理軟件，采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件進(jìn)行基建檔案信息的存儲(chǔ)和利用，完善基建檔案信息資源體系，搭建基建檔案現(xiàn)代化管理平臺(tái)。設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)成果除紙質(zhì)的藍(lán)圖還要有電子版紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標(biāo)志，交存電子版竣工圖紙；與建設(shè)有關(guān)的文件進(jìn)行電子存檔，建立電子目錄。實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在提升檔案管理工作效率的同時(shí)，削弱檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

基建檔案工作是學(xué)校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的需要，只有不斷探索基建檔案管理工作中遇到的問題，才能促進(jìn)學(xué)校基建檔案工作的穩(wěn)定發(fā)展。而克服基建檔案管理中的困難，提升科學(xué)管理的水平也不是一蹴而就的，需要基建檔案管理人員長(zhǎng)期堅(jiān)持不懈努力，不斷探索新技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提升自身素質(zhì)，更好地為學(xué)校長(zhǎng)期發(fā)展與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作服務(wù)。

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