企業(yè)基建檔案管理工作中存在的問題分析及對(duì)策

李利芬

[摘 要]基建檔案管理工作是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程中的重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到基建工程后期的各項(xiàng)運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)城市規(guī)劃與發(fā)展有重要的影響。本文分析了基建檔案的作用，就基建過程中檔案管理中存在的問題和困難談一談看法，并提出對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]基建檔案 檔案管理 問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G275.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）01-0190-01

一、基建檔案的作用

（一）基建檔案在項(xiàng)目建設(shè)中的作用

（1）基建檔案使項(xiàng)目建設(shè)有據(jù)可依

基建檔案是項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，在項(xiàng)目施工之前，已經(jīng)做好初步的檔案建立，包括對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)、計(jì)劃、方案最終確立的記錄，進(jìn)行了招投標(biāo)、施工合同文件材料的積累，這對(duì)審批經(jīng)費(fèi)以及項(xiàng)目的具體落實(shí)提供了依據(jù)，使項(xiàng)目施工前，從設(shè)計(jì)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、招標(biāo)、開工等程序有據(jù)可依。

（2）基建檔案直接反映項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量

隨著項(xiàng)目建設(shè)的廣泛實(shí)施，加之要求嚴(yán)格的全面質(zhì)量管理，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)越來越精細(xì)，所以基建檔案工作需全面、精細(xì)。而其全面、精細(xì)的質(zhì)量不僅反映了項(xiàng)目的質(zhì)量，也反映了項(xiàng)目管理規(guī)范、管理人員的高素質(zhì)。由于工程竣工后很多隱蔽工序未能看到，而基建檔案記載項(xiàng)目施工中采集的照片、數(shù)據(jù)、圖像等資料，展示隱蔽工程真實(shí)面貌，體現(xiàn)基建檔案原始性、真實(shí)性、信息性、完整性等特點(diǎn)，起到憑證和參考作用，因此，認(rèn)真細(xì)致對(duì)待檔案的整理，使項(xiàng)目在測評(píng)驗(yàn)收時(shí)更加全面，有據(jù)可依。

（3）基建檔案必須系統(tǒng)完整

在項(xiàng)目建設(shè)中，基建檔案不能孤立存在，為使其質(zhì)量控制最優(yōu)，需對(duì)施工組織和施工現(xiàn)場進(jìn)行質(zhì)量控制，而影響其質(zhì)量控制因素包括客觀和主觀兩方面。主觀包括技術(shù)人員的專業(yè)技能，材料的檢測是否合格，施工設(shè)備是否先進(jìn)，施工方法是否合理?？陀^主要指施工過程中所處的環(huán)境。

（二）基建檔案在項(xiàng)目管理中的作用

（1）基建檔案是項(xiàng)目建設(shè)過程中積累的原始材料，對(duì)項(xiàng)目管理有著重要的參考意義和重要的指導(dǎo)作用

歸檔的基建文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，與實(shí)物完全一致并具有成套性?；n案是基本建設(shè)工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維護(hù)活動(dòng)中形成的科技檔案，而高?；n案則反映了自建校以來學(xué)校走過的輝煌歷程，是學(xué)校發(fā)展的最好見證。

（2）基建檔案能提高項(xiàng)目管理的效率

現(xiàn)階段，項(xiàng)目從建設(shè)到竣工，其基建檔案的信息多次被重復(fù)利用，并在利用中獲得檢驗(yàn)，加之，使項(xiàng)目在管理過程中更加精確、迅速地完成任務(wù)，節(jié)約了勞力、財(cái)力、時(shí)間，提高了經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)出色地完成了管理目標(biāo)。

（3）基建檔案為項(xiàng)目管理提供依據(jù)

基建檔案，其真實(shí)記錄的文字、數(shù)據(jù)、圖紙、照片、聲像等檔案可為后者提供科學(xué)依據(jù)，作為校史研究探索規(guī)律、鑒往知來的依據(jù)，能啟發(fā)后來建設(shè)者，從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為項(xiàng)目的圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、項(xiàng)目的總體管理提供參考資料。

（三）基建檔案在項(xiàng)目試運(yùn)行中的作用

（1）加強(qiáng)對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，能有效提高檔案質(zhì)量，杜絕檔案資料存在復(fù)印件、漏項(xiàng)、不成套、事后杜撰補(bǔ)做資料現(xiàn)象的發(fā)生，有效減少項(xiàng)目試運(yùn)行中的難度。因此基建檔案資料的收集與歸檔，必須與基建項(xiàng)目同步進(jìn)行，檔案人員必須全過程跟蹤監(jiān)督指導(dǎo)。

（2）加強(qiáng)對(duì)基建檔案的成套性、原件憑證性、監(jiān)督主體的鑒證（簽章）手續(xù)、報(bào)批建備案手續(xù)、技術(shù)檔案和施工管理資料完整性監(jiān)控。核查是否有勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位分別簽署的工程質(zhì)量合格文件，是否有建筑材料、建筑構(gòu)配件和設(shè)備的進(jìn)場試驗(yàn)報(bào)告以及施工單位簽署的工程質(zhì)量保修書等。完整、規(guī)范、手續(xù)齊全的基建檔案能對(duì)項(xiàng)目運(yùn)行實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高效益?；n案形成的資料對(duì)技術(shù)人員、材料質(zhì)量、設(shè)施設(shè)備等各方面都有完整系統(tǒng)的記錄，為項(xiàng)目固定資產(chǎn)投資統(tǒng)計(jì)、資產(chǎn)報(bào)增提供原始憑證。做到了專業(yè)化科學(xué)的管理，有利于項(xiàng)目運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高項(xiàng)目質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)運(yùn)行的可持續(xù)發(fā)展。

二、檔案管理中存在的問題

（一）基建檔案管理人員專業(yè)理論知識(shí)缺乏，管理水平低。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)模糊，收集資料不及時(shí)、整理規(guī)范不明確。有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)工程驗(yàn)收不科學(xué)，結(jié)算不準(zhǔn)時(shí)以及歸檔時(shí)間漫長等現(xiàn)象。沒有科學(xué)的監(jiān)管機(jī)制，崗位職責(zé)就難以被落實(shí)下來，一旦出現(xiàn)問題，追究起來就會(huì)混亂。目前，很多從事基建檔案管理工作的人員并非專業(yè)人員，兼職及半路改行的現(xiàn)象較多，這現(xiàn)象急需改變，他們?nèi)狈φ_的理論知識(shí)，這些是很多企業(yè)普遍存在的檔案管理現(xiàn)狀。企業(yè)中，系統(tǒng)的分類是實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化，高效化重要舉措，企業(yè)檔案管理專業(yè)化水平還不夠，檔案細(xì)化分類還沒真正落實(shí)。

（二）基建檔案管理涉及到的部門比較多，管理難度比較大，而管理檔案工作的人數(shù)少。檔案管理部門的日常工作，一般都會(huì)涉及到工程、技術(shù)及經(jīng)營計(jì)劃等。各部門對(duì)檔案管理不重視，檔案管理工作混亂，這必然阻礙檔案管理工作順利開展。工作中，同業(yè)務(wù)部門溝通匱乏，使得歸檔管理工作出現(xiàn)問題。當(dāng)下，企業(yè)內(nèi)部橫向檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)檔案管理集約化、管理自動(dòng)化和存儲(chǔ)數(shù)字化，借助網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)檔案高效能力還比較低。同時(shí)，企業(yè)缺乏軟件設(shè)計(jì)、軟件分析等高素質(zhì)人才，檔案信息系統(tǒng)開發(fā)緩慢，也導(dǎo)致系統(tǒng)維護(hù)工作跟不上國際先進(jìn)水平。

（三）檔案管理手段單一缺乏高科技管理設(shè)備。在某些企業(yè)的檔案管理工作時(shí)，沒有健全相應(yīng)的設(shè)備管理工具，檔案信息更新速度緩慢，特殊的檔案載體需要有特殊的存放地點(diǎn)，如光盤的存放需要有的防磁柜，實(shí)物檔案根據(jù)管理規(guī)范也要有專門存放的地點(diǎn)，但是有些企業(yè)對(duì)小規(guī)模特殊檔案的存放并不重視，這種情況普遍存在，也致使這類檔案管理的缺失。不論是以何種形勢存在的檔案類型，都是承載了歷史的真實(shí)性，都是不可或缺的，在檔案管理的規(guī)范中都需要有同等的重視。

三、檔案管理措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)樹立起科學(xué)管理檔案理念，動(dòng)員全體員工明確檔案管理重要性，能夠科學(xué)的去看待檔案管理事業(yè)。因此，爭取獲得領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，這是提升企業(yè)檔案管理重要舉措之一。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)層都達(dá)成了共識(shí)，并且明確了檔案管理工作的重要性，在工作進(jìn)程中，他們便會(huì)積極協(xié)調(diào)，使得檔案管理工作進(jìn)一步提升。要嚴(yán)格根據(jù)制度開展檔案管理工作。制度是檔案管理工作主要依據(jù)，也是硬性指標(biāo)要求。檔案管理部門根據(jù)我國制度的《檔案法》對(duì)單位的檔案進(jìn)行管理，將其納入日常管理工作中。另外，建立起專門負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的機(jī)構(gòu)，分配責(zé)任，落實(shí)責(zé)任制。還需加強(qiáng)工程技術(shù)人員以及檔案人員業(yè)務(wù)溝通工作，為檔案管理開啟新道。進(jìn)行基礎(chǔ)檔案管理工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集，整理歸納，做好驗(yàn)收工作文件整合。分類管理工作至關(guān)重要，要將其分門別類的放置好，集中歸檔，使得單位檔案管理形成體系。各項(xiàng)資料實(shí)現(xiàn)逐級(jí)分管，對(duì)檔案的歸檔時(shí)間，歸檔周期以及歸檔部門都要?jiǎng)討B(tài)跟進(jìn)，保障歸檔工作順利開展。

（二）堅(jiān)持每月學(xué)習(xí)制度，學(xué)習(xí)的內(nèi)容主要是《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術(shù)檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《合同管理辦法》等管理制度。堅(jiān)持學(xué)習(xí)教育活動(dòng)富有成效，可以全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理水平。

（三）完善各項(xiàng)規(guī)章制度，在實(shí)際工作進(jìn)程中，要將歸檔工作落到實(shí)處，嚴(yán)格根據(jù)國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，創(chuàng)新完善檔案編目、使用、保護(hù)等方面工作。同時(shí)，提升檔案管理透明度，檔案管理使用效率提高，真正做到落實(shí)責(zé)任。同時(shí)，需要加強(qiáng)檔案宣傳工作。檔案宣傳工作毋容置疑要跟進(jìn)，宣傳力度落實(shí)之后，還需開展多次人員會(huì)議工作，集中學(xué)習(xí)檔案管理內(nèi)容，學(xué)習(xí)其他企業(yè)優(yōu)秀的檔案管理方法，這能獲得極大的進(jìn)步。

四、結(jié)束語

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平快速提升，人們生活在物欲橫流的社會(huì)里，檔案管理工作卻發(fā)展緩慢。社會(huì)新聞時(shí)常報(bào)道，各類工程質(zhì)量出現(xiàn)問題，例如：垮塌、地基下陷、發(fā)生裂縫傾斜等等。一旦出現(xiàn)問題需要究其原因，各方便開始推諉責(zé)任，工程質(zhì)量問題沒有承擔(dān)方，無法追究責(zé)任。想要確定哪方面的質(zhì)量問題，還需要投入大量的人力、物力以及財(cái)力。從中可以看出，如果每一步的工程建設(shè)資料都是齊全完整準(zhǔn)確的，入檔驗(yàn)收也是按規(guī)守則的完成的，那么在問題發(fā)生時(shí)就能節(jié)省多少不必要花費(fèi)的時(shí)間金錢，由此可見建立健全檔案管理的規(guī)范是如此的重要，它重要到關(guān)乎民生，因此，作為檔案管理工作中的一員我們更是責(zé)無旁貸。

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