對(duì)重大活動(dòng)檔案收集的及時(shí)性建議

陽(yáng)東麗

【摘要】本文從筆者自身的工作角度出發(fā)，以重大活動(dòng)的檔案收集——社團(tuán)換屆為例，探討目前重大活動(dòng)的檔案收集工作及時(shí)性方面存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決辦法，以期對(duì)重大活動(dòng)的檔案收集工作有所裨益。

【關(guān)鍵詞】重大活動(dòng)；檔案收集；及時(shí)性

重大活動(dòng)的檔案是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人在重大活動(dòng)中直接形成的，對(duì)于國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)文化的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域舉辦的重大活動(dòng)越來(lái)越多，重大活動(dòng)檔案的收集也日益受到社會(huì)各界尤其是檔案界的關(guān)注和重視。本文重點(diǎn)對(duì)重大活動(dòng)的檔案收集的及時(shí)性進(jìn)行了探討。

一、重大活動(dòng)的檔案收集及時(shí)性的重要意義

重大活動(dòng)檔案收集材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，才符合檔案長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求。要保證歸檔材料的齊全、準(zhǔn)確和完整，就要及時(shí)做好檔案的收集整理工作。

2015年10月，中國(guó)老科協(xié)第六次代表大會(huì)召開，這次換屆大會(huì)屬于社團(tuán)組織的重大活動(dòng)。我參與了換屆大會(huì)的檔案收集工作的全過(guò)程。在這次大會(huì)期間，因?yàn)闄n案收集程序的不健全，走了不少?gòu)澛罚?jīng)過(guò)這次大會(huì)之后，我對(duì)開展重大活動(dòng)檔案收集工作的及時(shí)性進(jìn)行了深入思考，認(rèn)為重大活動(dòng)檔案收集的及時(shí)性應(yīng)該得到高度重視。

二、目前重大活動(dòng)檔案收集的現(xiàn)狀

（一）對(duì)重大活動(dòng)檔案收集的及時(shí)性重視程度不夠，檔案管理工作不規(guī)范。重大活動(dòng)的檔案收集的及時(shí)性具有重要意義，但一些部門常常忽視檔案收集及時(shí)性的管理工作，簡(jiǎn)單地認(rèn)為只要年底一起收集整理好檔案就行，沒有及時(shí)性的概念。雖然在口頭上強(qiáng)調(diào)檔案收集的及時(shí)性，但在思想意識(shí)上卻沒有真正重視。

從檔案管理工作來(lái)看，有些部門沒有建立健全的檔案管理制度，致使重大活動(dòng)的檔案收集工作沒有法規(guī)依據(jù)，特別是重大活動(dòng)的檔案收集的及時(shí)性等方面，沒有健全的工作制度，使檔案工作人員工作缺乏責(zé)任心，檔案材料收集工作較為被動(dòng)。

（二）重大活動(dòng)的檔案文件材料易散失，檔案收集不完整。由于重大活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)多為臨時(shí)組建的機(jī)構(gòu)，工作人員身兼數(shù)職，使得重大活動(dòng)臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷的過(guò)程中，極易出現(xiàn)大量存放于部門或個(gè)人手中的檔案材料來(lái)不及統(tǒng)一收集，被隨意丟棄或被帶回原單位等情況，加之辦公地點(diǎn)的不集中，如果不及時(shí)跟蹤收集，很容易導(dǎo)致相關(guān)材料不全面或一些材料內(nèi)容與形式的重復(fù)，甚至出現(xiàn)檔案材料的散失，在后期材料查閱時(shí)缺少相關(guān)的資料，造成檔案收集的不完整性。

（三）重大活動(dòng)檔案的收集視同日常的檔案收集。重大活動(dòng)的檔案沒有集中在這個(gè)階段及時(shí)收集積累，時(shí)過(guò)境遷，最后收集時(shí)可能出現(xiàn)檔案的失真性，例如收集到的文件不是最后要存檔的稿件，是改動(dòng)之前的稿件，將文件的草稿當(dāng)作文件的定稿收集起來(lái)等，影響檔案收集的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。重大活動(dòng)的檔案收集要認(rèn)真對(duì)待，不能當(dāng)成日常的檔案收集工作，等一段時(shí)間之后或者年底才開始收集，重大活動(dòng)的檔案必須在重大活動(dòng)發(fā)生時(shí)及時(shí)收集歸檔。

（四）沒充分認(rèn)識(shí)到重大活動(dòng)檔案收集工作的階段性。重大活動(dòng)具有明顯階段性，短的有兩三個(gè)月時(shí)間，長(zhǎng)的則會(huì)持續(xù)兩三年，所以重大活動(dòng)的檔案收集工作在這一時(shí)期內(nèi)文件材料集中產(chǎn)生，數(shù)量大、門類廣，存儲(chǔ)載體豐富。需要在短時(shí)間內(nèi)完成各類文件的收集整理，因此，相對(duì)于日常的檔案收集來(lái)說(shuō)，重大活動(dòng)的檔案的收集歸檔就更復(fù)雜、更有難度。如果沒認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)，不及時(shí)收集，有漏掉的部分，就會(huì)影響重大活動(dòng)全部檔案收集的完整性。

通過(guò)以上分析，我們可以看出，研究和探討重大活動(dòng)的檔案收集及時(shí)性問(wèn)題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。在檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案收集工作的及時(shí)性，才能保證重大活動(dòng)檔案收集材料齊全、準(zhǔn)確和完整。

三、確保重大活動(dòng)檔案收集及時(shí)性的建議

（一）建立重大活動(dòng)的檔案工作制度，確保檔案收集的及時(shí)性。要保證重大活動(dòng)檔案收集工作的順利進(jìn)行，首先要制定有約束力的規(guī)章制度，如建立《重大活動(dòng)的檔案隨時(shí)形成隨時(shí)收集》的工作制度，制定檔案工作總體安排計(jì)劃，編制時(shí)間進(jìn)度表、編制包含歸檔范圍目錄在內(nèi)的《檔案工作責(zé)任書》，明確責(zé)任目標(biāo)、責(zé)任內(nèi)容、責(zé)任追究等事項(xiàng)。重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案及時(shí)收集的重要性，使各部門有章可循，把重大活動(dòng)的檔案收集工作做得更好。

（二）要宣傳重大活動(dòng)檔案收集及時(shí)性的重要作用。要得到領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的支持，就要大力宣傳重大活動(dòng)檔案及時(shí)收集的重要作用。讓大家了解檔案收集工作的重要性及其在整體工作中是不可缺少的一部分，提高單位工作人員整體的檔案意識(shí)，使他們積極主動(dòng)地參與檔案收集工作。只有得到大家的認(rèn)可和支持，我們檔案管理工作才能順利開展。

很多單位容易忽視對(duì)檔案資料的及時(shí)收集，檔案部門的工作人員要廣泛宣傳，比如在有關(guān)會(huì)議上，講明此次重大活動(dòng)檔案收集的重要性，尋求協(xié)助。說(shuō)清本次重大活動(dòng)在檔案收集過(guò)程中需要注意的有關(guān)事項(xiàng)，詳細(xì)介紹需要檔案收集的范圍和具體內(nèi)容，最好重大活動(dòng)中的每個(gè)階段都不要有遺漏，否則事后無(wú)法后補(bǔ)。這樣才容易得到有關(guān)人員的理解支持，積極配合檔案收集工作。

（三）明確重大活動(dòng)檔案的歸檔范圍，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的收集。為了防止重大活動(dòng)檔案收集的盲目性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法規(guī)，結(jié)合本工作實(shí)際，對(duì)重大活動(dòng)檔案的收集范圍作出具體規(guī)定，即在重大活動(dòng)過(guò)程中直接形成的有保存價(jià)值的文字、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄，均應(yīng)歸檔。一是文書檔案，如制發(fā)文件、會(huì)議記錄、報(bào)告總結(jié)等。二是聲像檔案，如記錄會(huì)議的照片（包括底片）、錄音、錄像等。三是電子檔案，包括前三個(gè)收集范圍內(nèi)形成的電子信息和原生性電子文件。四是實(shí)物檔案，如票證、領(lǐng)導(dǎo)人題詞、出席證、證書實(shí)物等；

（四）要提前介入重大活動(dòng)，有計(jì)劃地開展檔案收集工作。為了及時(shí)收集好重大活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案，在活動(dòng)籌備時(shí)檔案人員就要提前介入，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，與參與活動(dòng)的有關(guān)部門溝通，了解和掌握將要舉辦的重大活動(dòng)的相關(guān)情況，爭(zhēng)取各方面的支持。在每項(xiàng)活動(dòng)開始時(shí)，就派出檔案專業(yè)人員具體指導(dǎo)，一直跟蹤指導(dǎo)檔案的收集工作，確保重大活動(dòng)檔案收集的及時(shí)性。

我們換屆大會(huì)的檔案收集是按照會(huì)前籌備、開幕式、第一次大會(huì)、第二次大會(huì)、閉幕式等幾個(gè)會(huì)議階段來(lái)進(jìn)行的。像小組討論大家對(duì)文件提出的修改意見，匯總后形成的建議臨時(shí)寫在小紙條上，提供給相關(guān)人員修改，如果當(dāng)時(shí)不收集，小紙條就不知道最后在哪個(gè)人的手里。會(huì)后也想不起來(lái)具體的修改內(nèi)容。所以要提前介入重大活動(dòng)，有計(jì)劃步驟地開展檔案收集工作非常重要。

（五）將重大活動(dòng)的檔案工作納入各部門及個(gè)人的職責(zé)范圍。建立單位崗位責(zé)任制，把檔案工作與其他工作同時(shí)進(jìn)行考核，應(yīng)從組織人員上保證檔案收集的齊全完整。一般在重大活動(dòng)的舉辦期間，產(chǎn)生的檔案資料繁多，必須實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，由有責(zé)任心的人來(lái)收集整理檔案的工作。在重大活動(dòng)過(guò)程中，產(chǎn)生的檔案資料往往會(huì)落在個(gè)人手中，這就要求專人把有用的材料從個(gè)人手上及時(shí)收集過(guò)來(lái)。比如在換屆大會(huì)的材料的收集過(guò)程中，筆者發(fā)現(xiàn)每一部門的相關(guān)材料都是由自己部門的人保管，領(lǐng)導(dǎo)講話稿往往在撰稿人手中，大會(huì)過(guò)程中的會(huì)議資料以及重要活動(dòng)之后的宣傳報(bào)道等材料也都在相關(guān)人員的手中。如果在活動(dòng)結(jié)束前沒及時(shí)收集，時(shí)過(guò)境遷，材料就有可能遺失。必須將檔案收集工作落實(shí)到人，落實(shí)到檔案文件的形成之時(shí)，將應(yīng)歸檔的檔案收集起來(lái)，為重大活動(dòng)檔案歸檔打下良好的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

針對(duì)重大活動(dòng)檔案收集工作的及時(shí)性提出優(yōu)化對(duì)策，旨在提升重大活動(dòng)檔案收集工作效率，最終營(yíng)造一個(gè)高效運(yùn)作機(jī)制，確保重大活動(dòng)檔案及時(shí)科學(xué)地收集歸檔。

在換屆大會(huì)中，我們對(duì)大會(huì)活動(dòng)中所產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行全程監(jiān)督，將發(fā)生的詳細(xì)情況及時(shí)錄入《換屆會(huì)議檔案登記表》，基本上包括了會(huì)議所有環(huán)節(jié)的檔案信息，極大地確保了檔案的真實(shí)性。換屆大會(huì)的實(shí)踐證明，以上方法對(duì)重大活動(dòng)檔案的及時(shí)收集是行之有效的。目前，各單位的檔案意識(shí)和檔案質(zhì)量有明顯提高。

綜上所述，本文重點(diǎn)探討了我國(guó)重大活動(dòng)檔案收集工作的及時(shí)性問(wèn)題，對(duì)重大活動(dòng)檔案的概念進(jìn)行了界定，研究并分析了重大活動(dòng)檔案收集工作的現(xiàn)狀，指出現(xiàn)實(shí)中一些亟待解決的問(wèn)題，最后就如何做好重大活動(dòng)檔案及時(shí)收集工作提出了一些建議。希望本文能對(duì)重大活動(dòng)檔案收集工作的發(fā)展起到一定的啟示作用。

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