淺談檔案庫房搬遷的問題及對(duì)策

摘 要：隨著檔案信息量的增加，對(duì)當(dāng)前眾多單位的檔案庫房容量提出了更高的要求，由此引申出系列檔案庫房擴(kuò)建及搬遷的問題。但檔案庫房搬遷并非簡(jiǎn)單的庫房方位、空間轉(zhuǎn)換變化，而是聯(lián)系到檔案分管收集、保存、登記統(tǒng)籌最終將所有檔案歸位的復(fù)雜、系統(tǒng)連續(xù)性的工程。本文將淺談檔案庫房搬遷面臨的問題及相應(yīng)的方法對(duì)策設(shè)想。

關(guān)鍵詞：檔案庫房搬遷；檔案資源；檔案收集；安全轉(zhuǎn)移

檔案作為一種歷史記錄，它記錄了國(guó)家基本結(jié)構(gòu)、社會(huì)各層面甚至個(gè)人經(jīng)歷中最具價(jià)值的時(shí)刻。對(duì)檔案進(jìn)行收集，科學(xué)分類整理是檔案保管工作中的重要環(huán)節(jié)，隨著檔案信息容量的增加，舊檔案庫房已無法滿足需求，急待新庫房環(huán)節(jié)壓力。而檔案庫房搬遷的過程中最需要考慮的是檔案文本與信息安全的保障問題，庫房是檔案文件信息的儲(chǔ)存地，是保管信息最基本的實(shí)體基礎(chǔ)，因此庫房位置的安全也直接關(guān)系到檔案文本和信息的安全。搬遷地點(diǎn)的正確選擇有利于消除安全隱患，從根本的角度實(shí)現(xiàn)檔案庫房搬遷的順利完成。除去安全問題，在搬遷的過程中仍存在很多有待解決的難題。

1 現(xiàn)階段檔案庫房搬遷面臨的問題

1.1 檔案實(shí)體搬遷的具體順序和時(shí)間安排

1.搬遷的具體順序的考慮

舊檔案庫不同檔案實(shí)體的分類廣泛，大小、保存時(shí)長(zhǎng)不同，因此搬運(yùn)的難度不同，需要根據(jù)事實(shí)具體情況慎重考慮搬遷的順序。

2.搬遷的時(shí)間安排

要考慮在所有檔案實(shí)體包裝完畢，并驗(yàn)收合格后進(jìn)行運(yùn)輸，把握正確時(shí)機(jī)，防止重要文件的遺漏或缺失。

1.2 考慮搬遷檔案實(shí)體的主要需求

即搬運(yùn)檔案實(shí)體所需要人力、物力、財(cái)力的具體規(guī)劃，如檔案搬遷工具、運(yùn)送過程中需要多少相關(guān)部門工作人員參與檔案打包工作；運(yùn)輸?shù)能囕v，運(yùn)用什么車型較為合理，同時(shí)配置相應(yīng)數(shù)量溫濕度計(jì)、滅火器等，能夠?qū)n案實(shí)體完整不受破壞地運(yùn)送到新的檔案庫房中去。

1.3 各類檔案的具體分類排列

需要搬遷的檔案種類眾多，新庫房需提前考慮規(guī)劃各不同庫房擺放的檔案實(shí)體種類，有明確的目的性，根據(jù)查考保存價(jià)值、文件具體表現(xiàn)形式，如收發(fā)文件、會(huì)議文件、圖表、照片、錄像等，在正式搬遷完畢后需要立即整理保存，擺放在所屬位置，便于保管和日后尋找利用。

1.4 檔案實(shí)體及信息安全問題

保證檔案庫房的規(guī)劃設(shè)計(jì)合理，加強(qiáng)運(yùn)輸過程和遷入新庫房的檔案安全維護(hù)措施，維持檔案實(shí)體的齊全種類和質(zhì)量，考慮維護(hù)本企業(yè)機(jī)密和國(guó)家機(jī)密并舉，防止在遷入新庫房的過程中信息的泄露為不法分子利用，損害個(gè)人、企業(yè)甚至國(guó)家的利益。

2 檔案庫房搬遷的問題的基本對(duì)策

2.1 檔案實(shí)體搬遷具體時(shí)間安排

可根據(jù)原庫房檔案實(shí)體和信息的時(shí)間順序分類安排進(jìn)行批次轉(zhuǎn)移，如將近期年階段的會(huì)議資料、照片、錄像等首批轉(zhuǎn)移并預(yù)計(jì)搬遷時(shí)長(zhǎng)；其次將距今時(shí)間較長(zhǎng)的珍貴文獻(xiàn)、資料等各類目錄檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，由于難度較大，可考慮減慢速度、延長(zhǎng)搬遷時(shí)長(zhǎng)。

2.2 搬遷檔案實(shí)體的需求安排

1.檔案實(shí)體搬遷工具

在搬遷前提前準(zhǔn)備一定數(shù)量裝載檔案的金屬柜或塑料收納箱以及檔案實(shí)體打包所需要的裝備，在運(yùn)輸前將檔案整理好放置整齊，避免檔案受到損壞。

2.運(yùn)輸人員和運(yùn)輸車輛的配置

配置相關(guān)部門工作人員協(xié)助裝載檔案，如搬運(yùn)工人、相關(guān)安保工作人員，選擇多輛大型廂式貨車進(jìn)行運(yùn)輸，保證檔案實(shí)體處于安全密閉的空間，避免紙質(zhì)書籍、文件、照片等接觸水源，防雨、防盜，總體安全性較高。

3檔案運(yùn)輸過程中的保管

在廂式貨車運(yùn)輸過程中相應(yīng)配置檔案所需的干燥劑、溫濕度計(jì)（隨時(shí)測(cè)試檔案所處環(huán)境以便第一時(shí)間維護(hù)檔案實(shí)體）以及緊急情況所需的滅火器、吸塵器等，保證檔案的完好無損。

2.3 搬遷過程中檔案的保密

1.注意核查驗(yàn)收搬遷的檔案實(shí)體

在搬遷檔案之前完成所有計(jì)劃工作，包括清點(diǎn)檔案實(shí)體信息數(shù)量、為其編號(hào)、包裝等，在相應(yīng)的檔案裝箱外注明該檔案的序列號(hào)，在正式到達(dá)新庫房時(shí)開箱驗(yàn)收并統(tǒng)一存放，防止出現(xiàn)裝箱錯(cuò)誤問題。

2.嚴(yán)格把關(guān)參與檔案搬遷的工作人員

對(duì)參與檔案搬遷的工作人員嚴(yán)加把關(guān)，保證工作人員嚴(yán)格按照指示完成任務(wù)，提高警惕，以防重要文檔的丟失，同時(shí)嚴(yán)禁閑雜人等靠近需搬遷的檔案，渾水摸魚進(jìn)入檔案搬遷的隊(duì)伍中；需對(duì)搬遷的整個(gè)過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，在運(yùn)送的過程中配置相應(yīng)數(shù)量的安保人員和主要負(fù)責(zé)人。所有搬遷任務(wù)完成后，總負(fù)責(zé)人要將搬遷的主要情況和遇到的問題及時(shí)向上級(jí)反映，全部工作結(jié)束后由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行總結(jié)和存檔。

2.4 新庫房合理規(guī)劃及檔案安全維護(hù)

1.新庫房的規(guī)范設(shè)計(jì)

<1>新庫房的選址

根據(jù)國(guó)家規(guī)定的相關(guān)建筑標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃新庫房，首先對(duì)于新庫房的選址，需要因地制宜，選擇安全隱患少、治安嚴(yán)格的區(qū)域，遠(yuǎn)離臨近河流、地勢(shì)低洼、排水不暢的地區(qū)，更應(yīng)遠(yuǎn)離停車場(chǎng)、加油站等易引發(fā)火災(zāi)的地區(qū)最大限度維護(hù)信息安全。

<2>完善新庫房檔案安全防護(hù)設(shè)施建設(shè)

保證檔案裝具的質(zhì)量，以防火、防水為主，保證庫房?jī)?nèi)適宜的溫度、適度，提高庫房?jī)?nèi)保溫隔熱的基本性能，根據(jù)實(shí)際情況選擇特殊材質(zhì)的裝具，防止紙質(zhì)檔案損壞；庫房?jī)?nèi)應(yīng)合理配電，配電線路需要有金屬管槽保護(hù)，空調(diào)等線路與水管分離，防止出現(xiàn)因漏電造成更大的損失；配置相應(yīng)的防火防盜報(bào)警系統(tǒng)及滅火器，預(yù)防突發(fā)情況，對(duì)檔案進(jìn)行安全維護(hù)。

<3>健全新庫房的安全管理制度，定期檢查庫內(nèi)文檔的存放、防火防盜報(bào)警系統(tǒng)是否有損壞；嚴(yán)格進(jìn)出庫制度，工作人員加強(qiáng)檔案安全維護(hù)意識(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)定完成工作，不允許在庫房?jī)?nèi)堆放雜物，工作人員攜帶隨意攜帶閑雜人等進(jìn)入庫房，避免檔案失竊和泄密情況的出現(xiàn)。

2.新庫房檔案的基本排列設(shè)計(jì)

為了使舊庫房檔案實(shí)體的搬遷順利完成，需要提前設(shè)計(jì)好新庫房檔案的基本排列，方便今后對(duì)檔案的保存和查找，將音像、錄像、錄音等歸類為聲像檔案，文件、稿件、會(huì)議資料等歸類為文書，排列的主要標(biāo)準(zhǔn)是年代，從古到今，由遠(yuǎn)及近，從內(nèi)部向外部一字排列，以清晰的結(jié)構(gòu)展現(xiàn)出來。

3.新庫房機(jī)密文件的保密工作

所有檔案搬遷后，有關(guān)企業(yè)機(jī)密、國(guó)家機(jī)密的重要檔案要依據(jù)國(guó)家制定的《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的硬性規(guī)定對(duì)信息進(jìn)行相應(yīng)的維護(hù)，對(duì)于重要的圖片檔案、音頻視頻檔案，內(nèi)含重要信息的底片按特殊處理方法進(jìn)行保存，不允許外借。對(duì)于電子檔的檔案信息應(yīng)更加慎重處理，建立整體網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，為文檔加密，禁止閑雜人員隨意翻閱庫房?jī)?nèi)的電子信息，不給不法分子任何可乘之機(jī)。

3 結(jié)束語

檔案庫房的搬遷即是為檔案實(shí)體提供了一個(gè)全新、安全的環(huán)境，同時(shí)也明顯地改善了檔案實(shí)體的保管條件，有利于延長(zhǎng)檔案的保管時(shí)間，維護(hù)檔案的基本信息和安全，因此檔案搬遷過程非常重要，解決相關(guān)的問題是檔案保存保護(hù)的關(guān)鍵性因素，我們應(yīng)重視和關(guān)心檔案的搬遷，減輕舊庫房的壓力，提高檔案實(shí)體資料的價(jià)值和利用率，最大限度地為人們服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫房搬遷的最大作用。

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作者簡(jiǎn)介

郭婉強(qiáng)（1984-），廣東番禺，深圳市蛇口通訊有限公司。