人事檔案管理存在的弊端與整改方案的研究

李云明

摘 要：本文就當(dāng)前人事檔案管理提出更高的工作要求，要求創(chuàng)新管理模式，常規(guī)管理與信息技術(shù)的綜合運(yùn)用，現(xiàn)今管理工作不能適應(yīng)這種要求，在思想認(rèn)識(shí)、管理制度、管理人員素質(zhì)等方面存在不足和弊端。為了提高人事檔案管理水平，需要采取相應(yīng)的整改方案，完善檔案管理制度，提高管理人員的素質(zhì)，從而有效的完成人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；整改方案；登記備案；模式轉(zhuǎn)變

1 掌握人檔管理概念 理解運(yùn)用有效執(zhí)行

1.1 掌握人檔管理內(nèi)容 按著制度加以落實(shí)

建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管措施的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計(jì)制度。根據(jù)這些內(nèi)容，按步驟有條不紊的加以落實(shí)，無差錯(cuò)的準(zhǔn)確進(jìn)行。

2 人檔管理存在弊端 原因多種有待改善

2.1 人檔管理重視不夠 改變觀念增強(qiáng)責(zé)任

人事檔案管理中，由于受我國傳統(tǒng)觀念的影響，我國以前的人事檔案管理工作比較片面，僅僅注重收集個(gè)人的家庭出身、政治面貌、社會(huì)關(guān)系以及受教育程度等基本材料，這些項(xiàng)目及內(nèi)容都已經(jīng)很難跟上現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展的步伐，更無法適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。一些單位對于人事檔案管理工作的重視度不夠，普遍認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的資料歸檔和收集工作，對于信息化的建設(shè)的重視程度更低，這些想法都嚴(yán)重影響到了我國人事改革的進(jìn)度，無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，只有更新觀念，開拓創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

2.2 檔案材料利用繁瑣 檢索困難神秘性高

日前，我國人事檔案管理工作長期以來體現(xiàn)的是內(nèi)向型的封閉式管理模式，過分強(qiáng)調(diào)檔案管理的政治性和保密性，忽視了檔案管理的社會(huì)化開放性作用。社會(huì)檔案管理意識(shí)淡薄，人事檔案管理工作思想保守，呆滯死板，缺乏檔案管理的服務(wù)宣傳，無法給人們提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)檔案查閱困難的問題，廣大群眾對人事檔案充滿神秘感，無法便捷地接觸到個(gè)人的人事檔案，從而影響檔案工作的順利開展。

2.3 網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)建設(shè)落后 信息共享亟待解決

當(dāng)前，我國在人事檔案管理的信息化建設(shè)方面還存在投入不足的現(xiàn)象，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中還存在著數(shù)據(jù)錄入不完整，數(shù)據(jù)更新及補(bǔ)充不及時(shí)，數(shù)據(jù)檢查不到位等問題。另外還受到網(wǎng)絡(luò)安全性不穩(wěn)定因素的影響，一些計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪、病毒、信息保存載體壽命還威脅著人事檔案數(shù)據(jù)庫的安全性。人事檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式還有不統(tǒng)一的存在，人事檔案信息管理的建設(shè)缺乏規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，嚴(yán)重制約了人事檔案的共享性，造成了檔案信息資源建設(shè)發(fā)展滯后的原因。

2.4 管理人員素質(zhì)偏低 急需培訓(xùn)提高技能

在我國現(xiàn)代化信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，人事檔案管理逐步走向了信息化處理環(huán)境中，這對于檔案管理人員的素質(zhì)要求也變得越來越高。從總體上來看，我國人事檔案信息化管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低，工作人員專業(yè)素質(zhì)和實(shí)踐操作等能力的培養(yǎng)還有待加強(qiáng)。由于缺乏大量的檔案管理復(fù)合型人才，加之檔案管理人員培訓(xùn)力度不大，造成了我國兼?zhèn)錂n案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)技能的人才大量匱乏，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足現(xiàn)階段人事檔案信息化管理的需要。

3 找出管理存在弊端 整理改革工作方案

3.1 更新觀念改革創(chuàng)新 管理理念模式轉(zhuǎn)變

當(dāng)前，我國正處在全面改革開放和發(fā)展的階段，傳統(tǒng)的以保密性為管理手段的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展。因此，檔案管理工作人員要切實(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立開放性主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)對檔案管理工作的創(chuàng)新性和多樣性，從簡單的收集歸檔觀念轉(zhuǎn)變成主動(dòng)開放和利用檔案材料的觀念。在人事檔案管理工作的實(shí)施中，要堅(jiān)持以人為本的先進(jìn)理念，發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性和積極性，不斷改革檔案管理發(fā)展模式，使人事檔案管理工作同人事工作得到同步協(xié)調(diào)發(fā)展，開創(chuàng)人事工作發(fā)展的新途徑。

3.2 改革陳舊管理方式 掌握運(yùn)用先進(jìn)手段

當(dāng)前，人事檔案管理工作方式和手段的落后，嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作的發(fā)展，因此要逐步改革落后的管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。要加強(qiáng)人事檔案管理的分類化，做到從手工管理向智能化管理轉(zhuǎn)變，注重工作人員對于人事檔案信息化管理方法的掌握和自身素質(zhì)的提高，使人事檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化、合理化邁進(jìn)。

3.3 加強(qiáng)人檔管理安全 建立完善保障體系

增強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性需要從以下三個(gè)方面入手。第一，要建立完善人事檔案管理信息的安全性法規(guī)，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案管理制度和安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全的保障體系。第二，，要加強(qiáng)人事檔案管理人員的安全性教育培訓(xùn)，從思想上加強(qiáng)人事檔案管理人員的安全意識(shí)。最后，要加強(qiáng)人事檔案管理操作的規(guī)范化管理，制定嚴(yán)格的操作規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，并且不斷完善人事檔案信息化操作系統(tǒng)，對人事檔案管理人員加強(qiáng)系統(tǒng)的定期維護(hù)和更新，使其掌握一定的基本技能。

3.4 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視培訓(xùn) 提高自身整體素質(zhì)

人事檔案管理工作是我國一項(xiàng)政策性和技術(shù)性比較強(qiáng)的工作，工作任務(wù)重大，它集服務(wù)與保密性綜合一體。因此，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案管理工作，把檔案管理隊(duì)伍建設(shè)作為工作的重點(diǎn)來抓。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組責(zé)任制，加強(qiáng)對檔案管理人員的檢查和監(jiān)督，不斷提高其思想覺悟，從制度上規(guī)范檔案管理人員的工作。同時(shí)還要對人事檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，通過開展一系列活動(dòng)來增強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍技能水平，用科學(xué)的思想來武裝檔案管理人員的頭腦，使其樹立正確的人生觀和價(jià)值觀，恪守檔案管理的工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的規(guī)定。通過不斷地研修學(xué)習(xí)和大膽實(shí)踐來提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，發(fā)揮人事檔案管理人員應(yīng)有的才能。

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