從現(xiàn)代人力資源管理談人事檔案管理工作

陳鏡蓮

摘 要：21世紀(jì)是個(gè)知識時(shí)代，這個(gè)時(shí)代背景下的企業(yè)和人才時(shí)刻都處在競爭當(dāng)中，所以我們時(shí)刻都不能停止知識儲(chǔ)備的更新。對于企業(yè)來說，人力資源管理部門占據(jù)著越來越重要的位置，它的工作事關(guān)企業(yè)的人事檔案，而人事檔案是人力資源的核心內(nèi)容，只有做好人事檔案的管理工作才能保證人力資源部門的高效運(yùn)行，進(jìn)而保證企業(yè)的健康良好發(fā)展。本文在企業(yè)人力資源管理中對人事檔案的新要求進(jìn)行了分析，僅供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人力資源管理；人事檔案管理；新要求

人事檔案管理是企業(yè)人力資源管理的重要組成部分，牽一發(fā)而動(dòng)全身，企業(yè)經(jīng)營的改革使得人力資源管理要求人事檔案的管理工作也需要進(jìn)行創(chuàng)新。人事檔案的管理工作要與人力資源的管理工作協(xié)調(diào)一致，只有相互促進(jìn)，共同優(yōu)化，才能促使工作的良好運(yùn)行，提高企業(yè)市場中的競爭力，推動(dòng)企業(yè)更好的發(fā)展。所以，人事檔案的管理工作是企業(yè)運(yùn)行中不可忽視的重要組成部分，人事檔案的改革創(chuàng)新迫在眉睫，是一項(xiàng)非常有必要的工作。

1 我國企業(yè)人事檔案管理工作中存在的不足

1.1 人事檔案材料有一定的局限性，材料不具備較好的完整性

目前諸多企業(yè)的人事檔案內(nèi)容多數(shù)呈現(xiàn)出一個(gè)特點(diǎn)，就是信息量少，不全面，從內(nèi)容上看，基本是稱贊的內(nèi)容，沒有任何缺點(diǎn)和不良的記錄。這在一定程度上使得企業(yè)在評價(jià)一個(gè)員工時(shí)出現(xiàn)偏差，影響企業(yè)的正常決策和判斷。除此以外，有些員工的信息記錄并不完整，其中不少還存在著與事實(shí)出入較大的情況。這種現(xiàn)象在一定程度上反映出人事檔案的管理工作并不認(rèn)真，管理人員沒有按照實(shí)情進(jìn)行信息的填寫與記錄，影響了人力資源對員工的評價(jià)，從而影響企業(yè)的正常運(yùn)行，不利于企業(yè)的健康發(fā)展。人事檔案的管理工作是人力資源管理中的重心，人事檔案出現(xiàn)偏差，人力資源管理是受影響最大、最直接的，所以做好人事檔案的管理工作對企業(yè)有著重大的意義。

1.2 企業(yè)檔案管理機(jī)制不夠靈活

中國是發(fā)展中國家發(fā)展速度最快的國家，同時(shí)也是國際上重要的市場之一，它的發(fā)展理所當(dāng)然的帶動(dòng)了市場經(jīng)濟(jì)，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)對于人才的要求呈現(xiàn)出高要求、多樣化的特征。因此傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)逐漸被企業(yè)摒棄。企業(yè)在進(jìn)行招聘時(shí)，看中的是員工的綜合能力和工作經(jīng)驗(yàn)。對員工的約束力也從以前的人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦暮贤炗喓蛥f(xié)議的方式。通過具有法律效力的書面約定，形成公司對員工的約束和管理。

員工與用人單位簽訂勞動(dòng)合同或是協(xié)議后，就要按照合同或是協(xié)議中的內(nèi)容履行自己的職責(zé)，做好自己分內(nèi)工作。在此期間，員工可以憑借自己的努力或是實(shí)力獲得晉升的機(jī)會(huì)，從而得到更高的待遇或福利。這也是用人單位凝聚員工向心力的重要手段之一，使得員工充滿對公司的認(rèn)同感并積極工作。由于市場競爭力的逐步擴(kuò)大，各企業(yè)為了發(fā)展開始變更招聘制度，這使得許多優(yōu)秀人才在進(jìn)行福利的對比后，開始出現(xiàn)跳槽情況。跳槽后，員工所在原公司的人事檔案就必須進(jìn)行調(diào)動(dòng)。但是在合同或是協(xié)議的約束下，原公司為了自身的利益，不會(huì)輕易放行其檔案，這樣，就使得死檔棄檔及人檔脫節(jié)的現(xiàn)象產(chǎn)生。

此外，人才流動(dòng)已經(jīng)成為了社會(huì)的一大趨勢，這使得很多企業(yè)的人事檔案無法及時(shí)調(diào)動(dòng)和管理，相關(guān)的管理工作無法有效的進(jìn)行，從而影響了企業(yè)的正常人事檔案管理工作的開展。這種情況已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)對靈活管理機(jī)制的需求。

1.3 企業(yè)人事檔案管理的管理方法相對較為落后

在信息技術(shù)發(fā)展的同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)為人們的生活提供了更加便利的服務(wù)，然而，部分企業(yè)以及部門在對檔案的管理工作中，并沒有采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，而還是沿用的手工操作，而這樣的方法不僅使得管理工作的效率下降，而且還使得檔案中的人事信息并不完整，其與實(shí)際的員工個(gè)人情況會(huì)有很大的出入，從而使得人力資源管理工作無法有效的開展。另外，由于管理方法的相對落后，也使得人事檔案信息容易出現(xiàn)過于簡單的狀況，導(dǎo)致企業(yè)無法對其進(jìn)行利用，也使得人力資源管理工作的開展變得更加困難。

2 對人事檔案管理工作的建議

2.1 對現(xiàn)有的檔案管理制度和方式進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新，提高人事檔案管理水平

建立有效的人事檔案管理制度，對人事檔案進(jìn)行集中管理，加大對人事檔案管理的資金投入，在管理人員上進(jìn)行有效的添加，引用先進(jìn)的設(shè)備等，不斷的對人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革，使得人事檔案管理工作能夠更加的系統(tǒng)化和科學(xué)化，從而可以使得人力資源管理工作可以更好的開展。構(gòu)建一個(gè)健全的、現(xiàn)代化的信息資源管理系統(tǒng)，依據(jù)該系統(tǒng)對人事檔案管理工作進(jìn)行保障，不斷提高認(rèn)識檔案管理工作的效率，保障所存儲(chǔ)信息的安全性、可靠性和真實(shí)性。要建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫，時(shí)刻對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行更新，保障人事檔案信息與實(shí)際情況相符合，從而可以進(jìn)一步的提高人力資源管理工作的效率，進(jìn)而可以推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性，杜絕虛假信息

人事檔案信息資料的收集工作，必須從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，個(gè)人基本信息要與本人情況一致，且清晰明了，不能出現(xiàn)反差。此外，加強(qiáng)對檔案法規(guī)的監(jiān)督管理，提高管理者與公民的守法意識。在檔案的相關(guān)法規(guī)上，國家相關(guān)部門要及時(shí)修改完善，與社會(huì)的步調(diào)一致，適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，從事檔案管理工作的人員要遵守法規(guī)、不能濫用職權(quán)。

2.3 提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案工作人員是檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。人事檔案管理的工作人員不僅要有較高的職業(yè)道德素養(yǎng)，較強(qiáng)的責(zé)任感和使命感，還要加強(qiáng)自身專業(yè)知識的積累。提高管理人員的科學(xué)技術(shù)知識，掌握操作現(xiàn)代化工具的本領(lǐng)，不斷對管理制度的創(chuàng)新提出建議，樹立擁有現(xiàn)代科技知識的快捷、優(yōu)質(zhì)、高效綜合服務(wù)檔案管理觀念。還要根據(jù)目前工作的特點(diǎn)和特殊環(huán)境，進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識的培養(yǎng)。

2.4 深入開發(fā)和利用人事檔案信息資源

開發(fā)并高效利用人事檔案信息對人力資源工作的順利展開有積極的作用。在開發(fā)利用人事檔案信息時(shí)，工作人員要遵守職業(yè)道德，對保密性嚴(yán)格的檔案不能深入開展工作。但對有效的資源可以進(jìn)行開發(fā)利用，從而更有效的為人力資源需求服務(wù)。

結(jié)束語

檔案管理工作的有效實(shí)施能夠促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展，提高企業(yè)的工作效率，增強(qiáng)企業(yè)的硬實(shí)力，提高其在市場中的競爭力，這也是人事檔案管理改革的最終目的。就當(dāng)前的情況來說，人事檔案管理的工作進(jìn)行的并不順利，需要相關(guān)的人事和單位進(jìn)行調(diào)整并加以完善。只有不斷提高，符合社會(huì)的發(fā)展，順應(yīng)時(shí)代需求，才能更好的發(fā)揮人力資源在改革中的積極作用，方便人事檔案管理工作的有效進(jìn)行。

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