企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求

【摘要】人事檔案管理工作是企業(yè)人力資源管理工作的重點(diǎn)，隨著現(xiàn)代社會(huì)人才機(jī)制的不斷變化，企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的要求也在不斷更新與改進(jìn)，本文就針對(duì)企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求進(jìn)行探究，以幫助企業(yè)人力資源管理工作及人事檔案管理工作都得以更好的進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)人力資源管理 人事檔案管理工作 新要求

企業(yè)人力資源管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展與其他各項(xiàng)工作的開展都十分重要，企業(yè)人力資源管理工作的科學(xué)進(jìn)行能夠使企業(yè)的人才能夠更加高效科學(xué)的配置，企業(yè)的各項(xiàng)工作開展效率也會(huì)更高。人事檔案管理工作直接關(guān)系企業(yè)人才管理與配置及人事調(diào)動(dòng)信息的管理，因此，企業(yè)人力資源管理工作應(yīng)該充分重視人事檔案管理工作，根據(jù)社會(huì)人才機(jī)制及用人機(jī)制的變化，積極適應(yīng)人事檔案管理工作的新要求，以促進(jìn)企業(yè)人力資源管理工作水平的全面提升，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1.我國(guó)企業(yè)人力資源管理工作中的人事檔案管理工作存在的問題探究

1.1.人事檔案材料信息失真。我國(guó)企業(yè)人事檔案管理工作由于制度與方法的缺陷，人事檔案信息的真實(shí)性不能保障。首先，在人事檔案信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中極容易出現(xiàn)檔案丟失或缺損等情況，而檔案丟失或缺損之后的補(bǔ)辦及補(bǔ)充機(jī)制又十分繁瑣，因此，人事檔案信息一旦丟失或缺損就很難再補(bǔ)辦或完善。其次，企業(yè)人事檔案信息更新速度較慢，許多人員的檔案信息得不到及時(shí)的更新，人員檔案信息不全，經(jīng)過較長(zhǎng)時(shí)間再去補(bǔ)充時(shí)，人事檔案信息記載內(nèi)容會(huì)有很大的出入，其對(duì)企業(yè)人力資源管理工作埋下了極大的隱患。

1.2.企業(yè)人事檔案管理機(jī)制較為落后。隨著現(xiàn)代用人機(jī)制的不斷靈活化，企業(yè)的人力資源管理機(jī)制要求也逐漸有了新的要求與準(zhǔn)則，企業(yè)人事檔案信息管理工作逐漸落后，暴露出的問題也越來(lái)越多。首先，企業(yè)人事檔案管理工作在現(xiàn)代人才市場(chǎng)之下是一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，人才歸屬于哪個(gè)企業(yè)，企業(yè)就有義務(wù)對(duì)其人事檔案進(jìn)行管理，然而現(xiàn)代部分企業(yè)顯然沒有明白這個(gè)問題，在人事流動(dòng)之后，企業(yè)為了維護(hù)自身利益，通過拒絕傳遞人事檔案的方式阻止人事流動(dòng)，從而造成了部分人員脫檔以及死檔等情況。此外，現(xiàn)代企業(yè)人事檔案信息管理工作中的檔案更新及檔案?jìng)鬟f以及檔案接受程序太過死板繁瑣，人事檔案流轉(zhuǎn)不靈，企業(yè)的人力資源管理工作也受到極大的影響。

1.3.企業(yè)人事檔案信息利用效率較低。我國(guó)企業(yè)人事檔案信息管理工作中檔案信息的公開性較低，檔案信息的利用價(jià)值未充分體現(xiàn)。人事檔案信息是企業(yè)人才選拔及工薪增減的重要參考依據(jù)，然而在企業(yè)人力資源管理工作中，企業(yè)的人才選拔及工薪調(diào)改很少有效的利用人事檔案信息，企業(yè)的人事檔案信息管理如同虛設(shè)，人事檔案信息的作用及價(jià)值未充分挖掘。

2.提升企業(yè)人力資源管理工作及人事檔案管理工作水平的有效途徑探析

2.1.檔案管理制度的靈活化。人事檔案信息是伴隨人員一身的流動(dòng)信息，人事檔案信息對(duì)人員的流動(dòng)及人才信息的及時(shí)了解十分重要，目前，我國(guó)人事檔案管理工作的機(jī)制十分呆板，人事檔案信息流通速度十分緩慢，此外，人事檔案信息的更改以及補(bǔ)充等程序十分麻煩，其不僅影響了人事檔案信息的實(shí)用價(jià)值，其還影響了企業(yè)人力資源管理工作的效率及質(zhì)量。人事檔案管理制度的靈活化首先要建立系統(tǒng)全面且科學(xué)的人事檔案流通機(jī)制。一些人員在跳槽后，企業(yè)為了留住人才可能會(huì)扣留其人事檔案，若當(dāng)事人未經(jīng)過有效溝通解決該問題，則人事檔案很有可能會(huì)在跳槽的過程中遺失或者缺損。為了有效的避免人事檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中的遺失或缺損，企業(yè)應(yīng)該盡量簡(jiǎn)化人事檔案遷移或接受的程序，對(duì)于問題檔案要及時(shí)與當(dāng)事人取得聯(lián)系，并與當(dāng)事人當(dāng)成一致協(xié)議后科學(xué)的處理人事檔案信息。其次，人事檔案管理制度的靈活化應(yīng)該建立有效的信息更改或人事檔案補(bǔ)辦制度。隨著人員履歷的不斷增長(zhǎng)，人事檔案信息也會(huì)逐漸變化，靈活化的人事檔案信息更改及補(bǔ)充制度有利于人事檔案信息準(zhǔn)確性的提升，其能夠?yàn)槠髽I(yè)人力資源管理工作提供更加準(zhǔn)確真實(shí)的人事信息，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)人力資源管理工作效率的提升。

2.2.人事檔案信息準(zhǔn)確性的提升。人事檔案在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)信息失真或缺損情況，企業(yè)人力資源管理部門在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)應(yīng)該充分重視人事檔案信息的準(zhǔn)確性。首先，企業(yè)人力資源管理部門應(yīng)該定期對(duì)在職人員的人事檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充。其次，對(duì)于新增加的人事檔案信息，企業(yè)人力資源管理部門應(yīng)該對(duì)檔案信息進(jìn)行審核，確保檔案信息完整、真實(shí)。此外，在人事變動(dòng)時(shí)，企業(yè)人力資源部門應(yīng)該嚴(yán)格按照人事檔案信息管理制度對(duì)變動(dòng)人員的人事檔案信息準(zhǔn)確及時(shí)傳遞。

2.3.人事檔案管理工作的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)十分發(fā)達(dá)，企業(yè)人力資源管理工作應(yīng)該積極利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)開展人事檔案管理工作。首先，企業(yè)人力資源管理應(yīng)該積極利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)構(gòu)建人事檔案信息庫(kù)，并建立系統(tǒng)完善的信息庫(kù)管理、閱讀、更新、維護(hù)機(jī)制。其次，企業(yè)人力資源管理部門應(yīng)該積極利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)將人事檔案信息電子表格化，以便于人事檔案信息的管理、更新及傳遞。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)十分發(fā)達(dá)，企業(yè)人力資源管理工作要積極利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)改進(jìn)人事檔案信息管理工作方法與機(jī)制，促進(jìn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化與自動(dòng)化及智能化，進(jìn)而提升企業(yè)人事檔案信息管理工作質(zhì)量及效率。

2.4.挖掘人事檔案信息的價(jià)值。人事檔案信息記錄了該人員以前的主要經(jīng)歷，企業(yè)應(yīng)該積極挖掘人力檔案信息的價(jià)值。當(dāng)然人事檔案信息雖然不能完全作為企業(yè)用人的標(biāo)準(zhǔn)，但企業(yè)在人才利用及人事調(diào)動(dòng)時(shí)可以參考人事檔案信息，以對(duì)職員更加充分的了解，進(jìn)而更加科學(xué)的配置企業(yè)人力資源，提升企業(yè)人力資源管理工作水平。

結(jié)束語(yǔ)：人事檔案信息管理工作效率對(duì)企業(yè)人力資源管理工作有極大的影響，然而目前我國(guó)企業(yè)人事檔案信息管理工作存在許多問題，其不僅影響了人事檔案信息管理工作的效率及人事檔案信息的價(jià)值體現(xiàn)，其也阻礙了企業(yè)人力資源管理工作水平的提升，因此，積極提升企業(yè)人事檔案信息管理工作水平，對(duì)于企業(yè)人力資源管理工作及企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都十分重要。

作者簡(jiǎn)介：黎丹（1989.07-），女，籍貫：湖北省枝江市，學(xué)歷：本科學(xué)歷，研究方向：人力資源管理。