關(guān)于加強事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的思考

宋歡

【摘要】隨著時代的發(fā)展與社會的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展日趨繁榮，在這樣的背景下，事業(yè)單位人事檔案進行數(shù)字化管理是大勢所趨。實踐證明，人事檔案管理的數(shù)字化有助于提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量。本文在參閱大量相關(guān)研究文獻資料的基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者在單位的實踐工作經(jīng)驗，從事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化的可行性分析入手，闡述了提高人事檔案管理數(shù)字化的策略。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；數(shù)字化；策略

隨著科技的發(fā)展與社會的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為人們工作與生活中必不可少的內(nèi)容。在當前的互聯(lián)網(wǎng)+時代，如何有效管理事業(yè)單位人事檔案成為人們必須思考的問題。實踐證明，利用計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，改變傳統(tǒng)人事檔案管理為數(shù)字化管理，將會有效提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

一、事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢分析

1.縮短檔案查詢時間

通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，能夠有效摒除紙質(zhì)檔案的局限性，便于保管，并且可以擴大檔案的利用范圍。更為重要的是，數(shù)字化后的事業(yè)單位人事檔案能夠更容易的被檢索與查詢，從而縮短了查詢的時間，提高資源利用的效率。

2.防止檔案被篡改，提高檔案的安全性

人事檔案數(shù)字化后雖然提高了被篡改的風險，但是因為其可備份性的提高，可以實現(xiàn)多處異地檔案存儲，這樣可以彌補數(shù)字化檔案安全性不高的弊端。這樣一來，保存在多地的人事檔案無法被全部篡改，在審核時一旦發(fā)現(xiàn)可疑，就可以對檔案原件進行檢查，從而查找其中的問題。也就是說數(shù)字化后的人事檔案管理效率大大提高，而檔案數(shù)據(jù)被篡改的風險則有效降低。

3.人事檔案的數(shù)字化可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高檔案保存年限

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案可以保存的時間更長，并且數(shù)據(jù)錄入之后就能夠反復(fù)利用。只要將人事檔案數(shù)字化，數(shù)據(jù)就可以在檔案管理部門內(nèi)部共享，可謂一勞永逸。

4.便于事業(yè)單位選拔人才

對于事業(yè)單位來說，數(shù)字化的檔案管理措施意味著更高效的人才選拔效率。用人單位可以通過檔案管理快速地查詢到所需人才的相關(guān)信息，判斷與審核其是否具備能力勝任崗位。不僅如此，檔案管理人員還可以實時將人才信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，便于對人員進行監(jiān)督和管理。

二、加強事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的策略

1.改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度

眾所周知，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不再適應(yīng)時代的發(fā)展，為了確保事業(yè)單位人事檔案管理與時俱進，就必須加快步伐對傳統(tǒng)人事檔案管理制度進行改革。這就要求相關(guān)人員在收集人事檔案時，應(yīng)該對要收集的數(shù)據(jù)信息有著充分的了解，在甄別檔案真實性的同時還應(yīng)該確保檔案數(shù)據(jù)來源的可靠性，當然在檔案收集時還應(yīng)該將無用信息舍棄，確保人事檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。不僅如此，當其他部門要調(diào)閱人事檔案時，應(yīng)該對其權(quán)限進行審查，避免人事檔案內(nèi)容的泄漏。

2.轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理內(nèi)容

為了保證人事檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的真實、有效，就必須盡快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的內(nèi)容，避免不法分子肆意篡改檔案信息或者導致檔案內(nèi)容泄漏。為此，應(yīng)該進一步提高檔案管理人員的素質(zhì)，提高其甄別能力，當發(fā)現(xiàn)檔案存在問題時應(yīng)及時上報。

3.提高人事檔案信息資源的整合

這就要求人事檔案管理部門能夠推動人事檔案的信息化建設(shè)，健全并完善人事檔案信息管理系統(tǒng)，這樣一來就能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息資源的整合，實現(xiàn)多部門人事資源的共享，提高資源利用效率。具體措施主要有：1、事業(yè)單位應(yīng)當加快信息化建設(shè)的步伐，從軟件和硬件兩個方面不斷優(yōu)化信息化基礎(chǔ)。2、全面提升單位全體工作人員對信息化的認識，加強專業(yè)人才的引進以及信息技術(shù)培訓工作，為新信息化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

4.加大力度培養(yǎng)人事檔案數(shù)字化管理的人才

人才是事業(yè)單位發(fā)展的根本，在人事檔案管理工作中也同樣如此。要想強化人事檔案的數(shù)字化管理，就應(yīng)該投入更大精力培養(yǎng)相應(yīng)的數(shù)字化管理人才。一方面事業(yè)單位要做好宣傳，改變工作人員的態(tài)度與意識，引導其認識到數(shù)字化管理的優(yōu)點；另一方面也要采取多種措施進行培訓，從而提高工作人員操作計算機、傳真機、掃描儀、復(fù)印機等數(shù)字化設(shè)備的能力，并要著重提高管理人員利用計算機進行檔案檢索、查詢、分析、提取與利用的能力。事業(yè)單位要多培養(yǎng)復(fù)合型人才，要確保管理人員既具備檔案專業(yè)知識，也擁有數(shù)字化操作能力與管理能力。

結(jié)語：綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)字化是大勢所趨，能夠有效縮短人事檔案查詢的時間，確保人事檔案的完整與安全，從而提高檔案管理的效率，有效縮減成本。因此，事業(yè)單位人事檔案管理部門應(yīng)該重視檔案的數(shù)字化，改變傳統(tǒng)觀念，不斷培養(yǎng)數(shù)字化管理的人才，從而提高檔案管理的數(shù)字化水平，推動人事檔案管理工作的進一步發(fā)展。

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