農(nóng)業(yè)科技檔案分類方法研究

吳芳

摘 要：農(nóng)業(yè)科技檔案，主要是指在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)與建設中形成的具有保存和利用價值的、按歸檔制度集中統(tǒng)一管理的科技文件材料的總稱，包括文字材料、計算材料、圖紙、表格、照片、影像材料、標本等。農(nóng)業(yè)是我國國民經(jīng)濟的基礎，農(nóng)業(yè)的發(fā)展關系著我國的國計民生，而農(nóng)業(yè)科技檔案又為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)提供有價值的經(jīng)驗材料，提高農(nóng)業(yè)科技檔案分類，對促進檔案材料的管理有著十分重要的意義。

關鍵詞：農(nóng)業(yè)；科技；檔案；文件；材料

1 前言

農(nóng)業(yè)科技檔案的分類，是檔案管理中的重要內(nèi)容之一，檔案在建立過程中，根據(jù)不同的用途，不同的建立日期，不同的內(nèi)容，可按類分級。文秘人員做為企業(yè)文字材料管理與使用最多的專業(yè)化人才，屬于企業(yè)檔案的直接管理人員。而為了更好的發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案為農(nóng)民生產(chǎn)生活服務、為農(nóng)村科技的積累與推廣服務，企業(yè)更需要專業(yè)文字編輯與管理工作經(jīng)驗的人才對檔案實現(xiàn)管理與分級整理，以利于科技檔案發(fā)揮其應有的價值。

2 農(nóng)業(yè)科技檔案分類工作中存在的問題及解決措施

2.1 科技檔案分散，資源浪費

農(nóng)業(yè)科技檔案在建立過程中，由于類別繁多，科研所項目多，成果多，所以產(chǎn)生的大量的科技檔案與成果，給檔案的建檔與保存帶來較大困難。筆者做為農(nóng)業(yè)科技檔案專業(yè)整理人員，有著二十年的教育工作經(jīng)歷，對文字編輯與檔案整理較為擅長，這是農(nóng)業(yè)科技檔案整理上十分優(yōu)越的條件。尤其對于具有三年檔案材料收發(fā)經(jīng)驗、多年文秘工作經(jīng)驗的筆者來說，更具有得天獨厚的優(yōu)勢。而科技檔案內(nèi)容又比較分散，搜集整理起來較為困難，并且紙質(zhì)檔案在存儲與裝訂上，即浪費了大量人力物力，還造成了大量資源的浪費。科技檔案分級管理上，文秘人員還需根據(jù)科技檔案保存期限的不同，需要建立紙質(zhì)檔案以利于長期保存，工作量巨大，資源占用較多。針對這部分檔案，可以通過電子檔案的建立，使龐大的檔案數(shù)據(jù)以電子文本的形式保存于計算機中，需要長期保存的檔案，可以進行紙質(zhì)打印以利于保存[1]。在保存的過程中，通過農(nóng)業(yè)科技檔案專門的管理系統(tǒng)進行檔案材料的輸入與保存。即利于分類整理，又利于長期保存，還利于檢索快速找到檔案材料。

2.2 農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔率低

在我國目前，科研工作管理體制還存在著不足，例如單位的科研管理與檔案不掛勾，檔案利用率不足。農(nóng)業(yè)科研周期較長，檔案來源又十分復雜，無法全部收集到位，隨著年限的推移，往往容易造成檔案有頭無尾或者是頭尾分離的現(xiàn)象；科技檔案做為珍貴的科技信息載體，具有十分重要的經(jīng)濟價值與使用價值，而有些人則將這些檔案做為個人財富進行保管，檔案材料無法歸檔，致使檔案工作開展困難重重，甚至造成檔案資源的流失。做為對檔案工作不可回避的文秘工作人員，在對農(nóng)業(yè)科技檔案的管理上，有責任提高科研單位人員的認識，加強對檔案管理工作的重視程度，加強對檔案工作的管理。

3.農(nóng)業(yè)科技檔案分類方法

3.1 按專業(yè)類別分類

我國農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，不同工種之間有著較大的區(qū)別，相互之間聯(lián)系不大，所以農(nóng)業(yè)科技檔案在分類上，也按照不同的農(nóng)業(yè)科技類別進行區(qū)分。農(nóng)業(yè)科技檔案的分類，對于從事教育工作多年的專業(yè)文秘工作人員，對檔案分類有著獨到的敏感性。能夠根據(jù)檔案的不同類別與建立時間等，采取多種檔案分類方法。例如在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)科技檔案的分類上，根據(jù)植物遺傳生理學，可分為植物轉(zhuǎn)基因、農(nóng)產(chǎn)品產(chǎn)后技術、微生物式程、植物生理、食用菌等等多個類別。而在不同的類別當中，還可根據(jù)不同的品種與農(nóng)作物生長情況，分成下一級若干小類別，如植物轉(zhuǎn)因大類別中，還可以分成植物轉(zhuǎn)基因、農(nóng)作物快速育種、DNA序列多樣性等等多個小類別，這些小類別中，還可以根據(jù)其不同類別，在分成三級小類別檔案材料，如農(nóng)作物快速育種類別中，還可以分成棉花快速育種、玉米快速育種、大豆快速育種等等多個四級子項目[2]。通過對不同類別的檔案進行子項劃分來保管農(nóng)業(yè)科技檔案。

3.2 按成果類型分類

在我國近三十年來，農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展也是巨大的，隨著農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展，形成了大量的科研成果，例如改良水稻品種，改良大豆品種，適宜不同區(qū)域候的作物種類，促進作物足產(chǎn)豐產(chǎn)技術等等，均是近來年發(fā)展起來的。通過對這些農(nóng)業(yè)科技成果的不同分類，建立起農(nóng)業(yè)科技檔案材料，通過對研究成果的不同類別進行分類，為分類整理與查找創(chuàng)造了便利條件。例如科研成果檔案的分類，把農(nóng)業(yè)科技檔案分成鑒定成果、獲獎成果類別進行分類，下一級子項鑒定成果類別的子項，可以按照鑒定等級進行分類，如國際領先水平等級、國內(nèi)領先水平等級、省內(nèi)領先水平等級等不同級別的分類，這是按照農(nóng)業(yè)科技檔案不同類別進行分類的方法。

3.3 根據(jù)不同的研究室分類

農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔分類，還可以按照不同的研究室進行分類，對于不同的研究室的科技發(fā)展歷程，可以做以完整的記錄。不同研究室所研成果具有不同的特征，各研究室所研究課題的側(cè)重點各有不同，所以按照不同的研究室對檔案進行分類是有一定的科學依據(jù)的。還有利于各研究室對檔案進行查找，能夠記錄不同研究室的工作內(nèi)容及科研成果，對于每個研究室有著不同的意義。

3.4 按完成年限分類

農(nóng)業(yè)科技檔案，為了保存研究成果，需要及時建檔保存。但是頻繁的建檔不利于對檔案的保存，更不利于檔案的完整性，所以按年限來統(tǒng)一進行保存。按年限建檔，可以起著承上啟下的作用，包括立項年限與結(jié)題年限，均能夠?qū)崿F(xiàn)流水帳式的管理，這種按年限分類建檔的方法，對于追蹤農(nóng)業(yè)科技發(fā)展過程有著重要的參考作用，能夠為農(nóng)業(yè)科技研究提供充足的歷史資料，在管理上也較為容易。

3.5 綜合分類

每種不同的農(nóng)業(yè)科技檔案的分類方法，有著不同的特點，無論哪種分類的最終目的，都是為了發(fā)揮檔案的價值，所以還可以對檔案的分類方法綜合利用，發(fā)揮其優(yōu)點，即綜合分類的方法，如把成果類的打亂，按照不同課題組不同年限進行分類，這種分類方式即綜合了年限、課題組、成果類等分類方法，能夠便利于資料的查閱與檢索。

4 結(jié)束語

一些科研部門，由于檔案數(shù)量巨大，所以對檔案管理上，散放或堆放現(xiàn)象嚴重，從而容易造成的損毀，也不利于對檔案的搜索與查找，更易造成檔案丟失。做為一名農(nóng)業(yè)科技單位的文秘人員，對檔案管理負有重要責任，尤其是對科技檔案管理的分類，是檔案優(yōu)化的重要手段。做為一名對文字有著深刻功底的教育工作者，在新的文秘工作崗位上，更是能結(jié)合較強的文字編輯能力，發(fā)揮現(xiàn)代化的信息手段，學習并運用網(wǎng)絡技術與數(shù)字化處理方式，建檔儲存規(guī)范農(nóng)業(yè)科技檔案。所以要加強對檔案的整理工作，尤其是與檔案管理密不可分的文秘人員，按照檔案管理要求嚴格進行分類分級管理。在檔案的建檔分類上，運用現(xiàn)代化手段，進行農(nóng)業(yè)科技檔案的建檔工作，建立起信息數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)檔案進行加工處理，通過云存儲、移動硬盤等方式，完成對檔案的分類分級存儲工作。

參考文獻

[1]郭秀萍.對農(nóng)業(yè)科研檔案管理的幾點認識與思考[J].甘肅農(nóng)業(yè)科技.2016（1） ：38-40.

[2]趙一德.推動檔案事業(yè)科學發(fā)展的行動指南—對習近平同志關于檔案工作重要講話精神的再學習[[J].中國檔案.2014（10）：17-18