人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實體管理向信息化管理的改革的探析

亓媛媛

摘 要：人事檔案管理是能夠較好的體現(xiàn)出個人信息的重要的檔案資料，當(dāng)前伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展的趨勢，以往傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，已難以適應(yīng)現(xiàn)今時代高速發(fā)展的步伐。當(dāng)前所實施的人事檔案管理的信息化改革，是完全與社會發(fā)展相適應(yīng)的一種必然選擇。因此，筆者深入分析與研究了當(dāng)前人事檔案管理信息化改革當(dāng)中所顯現(xiàn)的一些出現(xiàn)的問題，并提出了有效的解決對策，以此來進(jìn)一步深入推進(jìn)人事檔案管理信息化改革與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；傳統(tǒng)檔案；實體管理；信息化管理；改革

作為人事管理制度的一種顯著的特征，人事檔案在人事管理制度當(dāng)中具有重要的作用。人事檔案能夠如實的記錄個人的人事活動經(jīng)歷，充分體現(xiàn)出個人的政治思想發(fā)展?fàn)顩r與工作經(jīng)歷與工作表現(xiàn)，是記載人生履歷的一種重要形式；同時也是記錄人才詳實信息的一種形式，強(qiáng)化對人事檔案的有效管理，既能夠較好的提升人事工作的效率與質(zhì)量，同時也能夠科學(xué)合理的應(yīng)用好人力資源，從而對社會與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展產(chǎn)生較好的促進(jìn)作用。進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案管理，能夠最大化的提升人力資源的利用率， 對有效的促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與進(jìn)步都會產(chǎn)生積極性的影響。

1 傳統(tǒng)人事檔案管理的缺陷

1.1 檔案管理需要專門的場所

在以往對傳統(tǒng)的實體檔案的保管工作當(dāng)中，必須有一個專門的檔案室來進(jìn)行檔案的保管與儲存，但是由于實體檔案數(shù)量的增多，經(jīng)過長期的儲存之后，相應(yīng)的需要增加檔案管理的場所，這就必然會占據(jù)不少的辦公空間領(lǐng)域。

1.2 檔案的查詢比較困難

檔案在整理之后會按照一定的次序進(jìn)行整理，但是在查詢具體的某個人檔案時，需要花費(fèi)較多的時間，而且這種尋找不具有便捷性和規(guī)律性，在一定程度上增加了檔案管理的難度。

1.3 檔案管理過程中問題較多

在整理與匯總傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的過程當(dāng)中，由于會涉及到檔案當(dāng)中不同人的政治面貌、個人經(jīng)歷、工作情況等綜合性的資料，并且檔案資料較多，以此在整理與匯總時，倘若產(chǎn)生了錯誤但是未能及時的發(fā)現(xiàn)與糾正，或許就會造成重大的的工作失誤，因此在開展此項工作當(dāng)中，必須認(rèn)真細(xì)致并進(jìn)行有效的復(fù)查，以有效的避免出現(xiàn)工作失誤。

2 人事檔案管理信息化管理改革的重要意義

人事檔案管理信息化，是黨政機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位人事管理工作重要工作之一，同時也是當(dāng)前國家信息化發(fā)展的一種必然趨勢，因此實施人事檔案管理信息化改革，具有時代發(fā)展的必要性。實施人事檔案管理信息化改革是一種與時俱進(jìn)的社會發(fā)展趨勢。伴隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展趨勢，以往傳統(tǒng)的人事檔案管理已難以適應(yīng)社會發(fā)展的實際需求，因此必須有效的推進(jìn)人事檔案管理制度的改革，進(jìn)一步推進(jìn)信息化的建設(shè)與發(fā)展。目前，生活節(jié)奏的加快，人才流動的日益頻繁，這些都對人事檔案管理工作提出了更高的要求。另一方面，人事檔案管理信息化改革有利于提高工作人員的檔案管理效率，降低人事檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提升業(yè)務(wù)水平。人事檔案中的信息反映著個人經(jīng)歷等方面的重要內(nèi)容，各單位可以通過人事檔案進(jìn)行人力資源的開發(fā)和人才的選拔。因此，進(jìn)行人事檔案信息化改革能夠提高單位的管理能力，使檔案管理工作更加規(guī)范，提高人事檔案管理人員的工作效率。所以說，進(jìn)行人事檔案管理信息化改革，是適應(yīng)快節(jié)奏的社會發(fā)展趨勢的必然要求，對人事檔案管理工作效率的提高具有十分重要的意義。

3 信息化管理中存在的問題

3.1 信息化意識不夠強(qiáng)

當(dāng)組織或者機(jī)構(gòu)的管理者的信息化意識不強(qiáng)，對檔案的信息化管理工作不夠重視，就不會認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，及時實行了向信息化管理的改革，也不會順利的進(jìn)行，更不會對人事檔案管理有任何作用。

3.2 法律法規(guī)不健全

如果想要安全的運(yùn)行人事檔案信息化系統(tǒng)，就當(dāng)前而言，還缺乏相關(guān)的法律法規(guī)來進(jìn)行有效的保障，由于傳統(tǒng)的檔案管理與檔案信息化管理具有差異性，現(xiàn)行的法律法規(guī)大都是為傳統(tǒng)人事檔案管理而建立起來的、并不適用于當(dāng)前的檔案信息化管理，因此必須有針對性的建立與健全與人事檔案信息化管理相適應(yīng)的法律法規(guī)。

3.3 信息安全系統(tǒng)不夠健全

每個人的人事檔案都具有保密性，信息的安全問題就顯得尤為重要。如果，信息安全出現(xiàn)問題，就使人事檔案的安全性失去了保障。

3.4 出現(xiàn)資源建設(shè)與人才建設(shè)不協(xié)調(diào)

如果在組織單位沒有系統(tǒng)的關(guān)于資源建設(shè)與人才建設(shè)的規(guī)劃，更談不上對二者的投入。沒有人力資源作保證，就沒有長遠(yuǎn)發(fā)展的生命力。

4 進(jìn)行人事檔案管理信息化改革的有效措施

人事檔案管理信息化改革，作為一個浩大的社會系統(tǒng)性工程，具有較大的繁復(fù)性特征，這必然就會形成當(dāng)前我國人事檔案信息化管理的一些不足之處，并會讓此項工作流于形式，不能進(jìn)入深層次、全方位的的工作領(lǐng)域。因此，應(yīng)進(jìn)一步持續(xù)深化人事檔案管理信息化的改革。對此，筆者提出以下幾點建議：

4.1 提高人事檔案信息化管理的認(rèn)識

在開展人事檔案工作當(dāng)中，應(yīng)有效的提升單位的全員對人事檔案信息化管理的客觀全面的認(rèn)識，以促進(jìn)順利開展檔案管理工作，并要進(jìn)一步的提升檔案管理的從業(yè)者專業(yè)知識水平與綜合素質(zhì)，有效的提升檔案管理者的創(chuàng)新意識與服務(wù)意識，并積極主動的去做好各項工作。

4.2 完善人事檔案管理信息化制度

人事檔案管理信息化制度應(yīng)與實際工作情況進(jìn)行緊密聯(lián)系，在工作當(dāng)中不能因循守舊，應(yīng)立足于實際工作情況來制定出科學(xué)合理的改革方案，建立健全人事檔案管理信息化制度，進(jìn)一步提升管理水平的進(jìn)步與發(fā)展。近年來，伴隨著我國日趨完善的人事檔案管理體系，在人事檔案管理工作當(dāng)中信息化技術(shù)更加彰顯出其重要性。但是，與國外先進(jìn)人事檔案管理相比較，我國的人事檔案信息化管理的改革在某些方面存在著滯后性。因此，進(jìn)行人事檔案管理信息化改革勢在必行，建立一套與我國國情相符的人事檔案信息化管理制度并加以不斷完善，成為我國人事檔案管理信息化改革的重要任務(wù)。

4.3 建立完整的信息數(shù)據(jù)庫

當(dāng)前伴隨著全面推進(jìn)人事檔案管理信息化的改革發(fā)展趨勢，在實際工作當(dāng)中，必須高度重視建立與健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的重點工作。第一、必須收集與匯總不斷發(fā)展的人事動態(tài)與持續(xù)更新的信息數(shù)據(jù)，并進(jìn)一步提升人事檔案信息綜合數(shù)據(jù)庫的安全性與利用率。第二、應(yīng)建立起完備的數(shù)字檔案庫。在當(dāng)前所提出的信息數(shù)字化概念當(dāng)中，在社會相關(guān)領(lǐng)域所實施數(shù)字化的管理工作正在實施當(dāng)中，充分體現(xiàn)出檔案管理數(shù)字化的可行性。由此看出，分類數(shù)據(jù)庫的建立是人事檔案信息化管理中十分重要的基礎(chǔ)性工作。它集中了個人全部的基礎(chǔ)信息和原始記錄，不僅能夠多次使用提高數(shù)據(jù)利用率，還能減少信息數(shù)據(jù)的重復(fù)收集和存儲。因此，建立完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是進(jìn)行人事檔案管理信息化改革的關(guān)鍵。

4.4 加強(qiáng)人事檔案管理隊伍的建設(shè)

當(dāng)前，伴隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展趨勢，在社會生活的各個領(lǐng)域當(dāng)中信息技術(shù)也獲得了較好的推廣與應(yīng)用。進(jìn)一步提升了檔案管理的信息化，因此有效的促進(jìn)了當(dāng)前人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。這也要求人事檔案管理的工作人員必須具備較高的理論知識與實際操作水平。人事檔案信息化管理工作是一種具有較強(qiáng)專業(yè)性、實踐性的工作，因此必須在工作實踐當(dāng)中，進(jìn)一步提升人事檔案管理的工作人員的專業(yè)知識與實際操作的水平、并提升其綜合素質(zhì)，這同時也是持續(xù)推進(jìn)人事檔案管理信息化改革的前提條件。人事檔案管理隊伍的建設(shè)要選擇政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)正派的人員進(jìn)行檔案的管理，同時管理人員還要具有深厚的專業(yè)管理知識，能夠熟練地掌握現(xiàn)代化檔案管理方法和科技操作技術(shù)。

5 結(jié)語

總之，在當(dāng)前社會生活當(dāng)中的各項管理工作都高度重視工作的效率與質(zhì)量，因此作為人事檔案管理的從業(yè)者們，必須增強(qiáng)人事檔案管理信息化的意識，自覺主動的學(xué)習(xí)與掌握先進(jìn)的信息技術(shù)與工作技能，進(jìn)一步提升自身在人事檔案信息化方面的管理水平，持續(xù)推進(jìn)人事檔案管理信息化改革的深入發(fā)展，并在人事檔案管理當(dāng)中體現(xiàn)出信息技術(shù)所具有的優(yōu)勢，有效的提升當(dāng)前人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量，以此來推進(jìn)單位整體工作的有效的實施。進(jìn)一步促進(jìn)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

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