如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案管理工作

李愛(ài)明

[摘 要]改革開放以來(lái)，經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人口也逐漸增多，政府對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)計(jì)劃生育工作的實(shí)施也逐漸重視。計(jì)劃生育檔案管理工作在計(jì)劃生育工作實(shí)施中占據(jù)著重要的地位，是計(jì)劃生育工作深化改革、完善內(nèi)部機(jī)制、實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化管理的客觀要求。本文闡述了計(jì)劃生育檔案管理的重要性，分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了一些加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案工作的建議。

[關(guān)鍵詞]鄉(xiāng)鎮(zhèn)；計(jì)劃生育；檔案

中圖分類號(hào)：G279.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）18-0352-01

鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案工作是計(jì)劃生育工作的重要組成部分，管好、用好計(jì)生檔案是每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生工作者必須履行的重要職責(zé)和任務(wù)。雖然現(xiàn)在計(jì)劃生育工作實(shí)施順利，但是仍有很多問(wèn)題有待進(jìn)一步改善。只有做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案管理工作，才能保證計(jì)劃生育的工作的順利進(jìn)行。

一、 計(jì)劃生育檔案管理的重要性

1、人口計(jì)生檔案可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

人口計(jì)生檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來(lái)源。通過(guò)對(duì)人口檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，可以幫助計(jì)劃生育工作者量化人口和計(jì)劃生育工作目標(biāo)，為統(tǒng)計(jì)計(jì)生工作、明確工作重點(diǎn)提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

2、能有效的對(duì)流動(dòng)人口進(jìn)行管理

通過(guò)有效利用人口計(jì)生檔案能隨時(shí)幫助有關(guān)部門掌握流動(dòng)人口動(dòng)向，及時(shí)了解流動(dòng)人口的婚育信息。利用流動(dòng)人口檔案建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育信息交換平臺(tái)，互通信息，既可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施，促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收，又可防止出現(xiàn)工作疏漏。

3、人口計(jì)生檔案可為人口計(jì)劃生育工作政務(wù)公開和民主管理服務(wù)

人口計(jì)劃生育工作總的要求是既要控制人口增長(zhǎng)，又要密切黨群、干群關(guān)系，讓人民群眾滿意。為此，要定期搞好人口計(jì)劃生育政務(wù)公開，以公開促公正，維護(hù)群眾合法權(quán)益，促進(jìn)他們自覺(jué)實(shí)行計(jì)劃生育，推進(jìn)計(jì)劃生育民主管理和民主監(jiān)督。人口檔案管理可以在計(jì)劃生育工作中建立群眾需求信息檔案，通過(guò)幫助群眾解決避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問(wèn)來(lái)促進(jìn)計(jì)劃生育工作在群眾中的開展。

二、 鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、 檔案工作意識(shí)淡薄

有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒(méi)有把計(jì)生檔案管理工作放到重要位置，缺乏對(duì)計(jì)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有把檔案工作提到議事日程上來(lái)，也沒(méi)有把檔案工作納入計(jì)生的考核體系中。檔案人員兼職過(guò)多，缺乏資金投入，疏于用制度管檔，沒(méi)有真正從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)計(jì)生事業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作，從而影響了計(jì)生檔案管理工作的健康發(fā)展。

2、 檔案管理力量薄弱

檔案人員素質(zhì)偏低，鄉(xiāng)鎮(zhèn)大部分單位計(jì)生檔案管理人員由老與弱的女同志承擔(dān)，或辦公室勤雜人員兼任，文化素質(zhì)不高，檔案專業(yè)知識(shí)缺乏，實(shí)際操作能力差。有的檔案員對(duì)立卷歸檔的基本知識(shí)不了解，對(duì)檔案的全宗、類別、保管期限混淆不清，常出現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章的現(xiàn)象，工作上被動(dòng)的多、主動(dòng)的少，影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動(dòng)頻繁，也造成了檔案資料的散失。

3、 檔案管理手段落后

當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低；資金保障不到位，基層計(jì)生辦公經(jīng)費(fèi)不足，用于檔案收集、整理和保管的資金投入少，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

4、檔案服務(wù)現(xiàn)實(shí)能力差

鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案門類不夠豐富，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)只注重文書、報(bào)表檔案的收集，忽視聲像以及與計(jì)生業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了計(jì)生檔案的系統(tǒng)性和完整性；計(jì)生檔案資源流失嚴(yán)重，由于歷史的或保管不善等原因，計(jì)生檔案存在整年丟失的現(xiàn)象，部分人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

三、 加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案工作的建議

1.提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

要充分認(rèn)識(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查；要增強(qiáng)責(zé)任感，檔案主管部門要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任；要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺(jué)性。

2、 強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

要選好用好檔案管理人員，將那些較細(xì)心勤快、熱愛(ài)檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來(lái)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生領(lǐng)導(dǎo)要從政治上、生活上關(guān)心他們，充分發(fā)揮他們的潛能和熱情。強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。

3、 規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量

要制訂和健全收集歸檔材料制度，嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集，要?jiǎng)?chuàng)新收集手段，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集。同時(shí)還要積極改善檔案保管環(huán)境和條件，配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護(hù)設(shè)備。要積極應(yīng)用檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化。要編撰好大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料。

4、鼓勵(lì)檔案人員自我成才

檔案人員應(yīng)積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，注重學(xué)習(xí)過(guò)程中的積累與探索，把理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合起來(lái)。各級(jí)檔案部門要為檔案人員提高自身素質(zhì)營(yíng)造良好環(huán)境，為他們學(xué)習(xí)、應(yīng)用新技術(shù)創(chuàng)造條件，并積極引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，注入拼搏活力， 使其通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)增強(qiáng)危機(jī)感和使命感，激發(fā)檔案人員充分發(fā)揮潛能， 營(yíng)造創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先的良好氛圍。

四、 結(jié)束語(yǔ)

人口檔案管理是做好計(jì)劃生育工作的基礎(chǔ)，是計(jì)劃生育工作向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展的必然前提，因此要把檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規(guī)、科技服務(wù)、計(jì)劃生育協(xié)會(huì)等人口計(jì)劃生育業(yè)務(wù)工作同等重要的位置，只有這樣才能從整體上提高人口檔案的管理水平。

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