當(dāng)前檔案收集工作存在的不足及對策研究

劉莉

【摘要】本文針對當(dāng)前檔案收集工作存在的不足，提出相關(guān)對策，以期能夠有效提升檔案收集的效果，增強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用價(jià)值，為企事業(yè)單位的經(jīng)營管理服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案收集；收集歸檔；對策

一、當(dāng)前檔案收集工作存在的不足

檔案收集工作可以說是開展檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是保證后續(xù)的檔案管理工作得以順利進(jìn)行、決定檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一直以來，檔案收集工作始終是檔案管理的難點(diǎn)所在，而困擾著檔案管理人員的兩大難題便是收集難和收集質(zhì)量的問題。當(dāng)前我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，對檔案管理的利用有了更高的要求，在這一形勢下，檔案收集工作所呈現(xiàn)出來的問題也日益突出，檔案資料收集不及時(shí)、不齊全、不合要求等現(xiàn)象比比皆是。當(dāng)前各類文件、資料的數(shù)量及種類日益增多，圖片及影像檔案資料的信息量不斷加大，檔案收集的領(lǐng)域跨度較大，致使檔案收集工作的任務(wù)極為繁重，而現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大量電子文檔的出現(xiàn)及應(yīng)用，形式多樣的保存格式及更新快速的軟件等運(yùn)用，也使檔案收集工作的難度大大增加了。而在實(shí)際工作開展中，檔案管理制度的不完善，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理人員的工作得不到應(yīng)有的重視，積極性不強(qiáng)，工作態(tài)度被動(dòng)，缺乏創(chuàng)造性等問題，也在一定程度上影響了檔案收集工作的開展及其質(zhì)量。當(dāng)前需要直面檔案收集工作存在的不足，努力應(yīng)對，不斷有效提升檔案收集的成效，為檔案的集中統(tǒng)一管理奠定基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)檔案收集工作的相關(guān)對策

（一）確立科學(xué)的檔案收集歸檔制度。科學(xué)的檔案收集歸檔制度為齊全、完備地開展檔案資料收集工作提供重要保證，因而在新形勢下，企事業(yè)單位應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)自身實(shí)際不斷改進(jìn)原有檔案管理制度，科學(xué)地予以完善，制定切實(shí)可行的檔案收集時(shí)間、歸檔質(zhì)量要求、檔案定期移交制度和聯(lián)系催交制度、注意事項(xiàng)，確定檔案收集的范圍等，凡是能反映并記述單位生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)且具有保管價(jià)值的圖紙、圖表、文字資料、計(jì)算資料、照片、圖片、錄像、錄音等文件資料都應(yīng)列入收集歸檔范圍之中。在落實(shí)收集歸檔范圍及時(shí)間之后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)了解并掌握檔案資料信息，及時(shí)進(jìn)行檔案資料的催交，規(guī)避資料的漏交、少交或者不交現(xiàn)象，以確保檔案收集工作能合理有序地開展。檔案資料的歸檔也應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，保證文件材料在移交時(shí)完整和齊全，期限準(zhǔn)確，并確保材料所用的紙張、書寫格式、排列符合規(guī)范，檔案管理人員在收集并接收文檔后，按照檔案材料內(nèi)容合理進(jìn)行登記、分類、編目，按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，裝訂完整，依次擺放，保證案卷的整齊美觀，便于查閱和利用。

（二）加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。隨著行業(yè)競爭的白熱化，企事業(yè)單位的經(jīng)營管理活動(dòng)日益繁重，而檔案收集工作本身就是一項(xiàng)較為繁瑣的工作，需要各部門及相關(guān)人員的積極配合，因而需要檔案管理人員在職責(zé)范圍內(nèi)加強(qiáng)與相關(guān)人員的溝通協(xié)調(diào)，以提高檔案收集工作的效果。首先，做好檔案工作的宣傳。在單位內(nèi)部宣傳檔案管理工作的重要性，使職工樹立起良好的檔案意識(shí)，努力爭取領(lǐng)導(dǎo)及管理部門的支持，使單位自上而下都充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義，自覺及時(shí)地進(jìn)行檔案資料歸檔。其次，加強(qiáng)與歸檔相關(guān)的各職能部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。由于許多檔案資料往往是分散在單位內(nèi)部各職能部門之中，因此需要檔案管理人員加強(qiáng)與相關(guān)職能部門之間的溝通協(xié)調(diào)，督促相關(guān)人員將檔案文件材料保存好，并按時(shí)歸檔，通過溝通協(xié)調(diào)激發(fā)他們的主觀能動(dòng)性，尋求他們的支持和幫助，保證檔案資料的完整性，以確保檔案收集工作得以順利開展，提升檔案收集與歸檔的效果。三是與檔案利用者進(jìn)行充分有效的溝通協(xié)調(diào)，檔案管理工作的根本目的是充分發(fā)揮其利用價(jià)值，為單位的發(fā)展服務(wù)，因而加強(qiáng)與檔案利用者的溝通協(xié)調(diào)，主動(dòng)去了解利用者的需求，及時(shí)獲取真實(shí)的檔案利用情況和信息反饋，并根據(jù)利用反饋的情況不斷改進(jìn)檔案工作的思路和方式方法，根據(jù)單位的信息動(dòng)向、信息需求及實(shí)際情況，按計(jì)劃、有針對性地開展檔案的收集歸檔工作，充分發(fā)揮檔案管理工作的效能。

（三）改進(jìn)收集辦法。當(dāng)前企事業(yè)單位的檔案資料日益豐富且多元，傳統(tǒng)的被動(dòng)式收集辦法往往導(dǎo)致資源漏收等現(xiàn)象，因而應(yīng)不斷改進(jìn)收集辦法，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求。除了加強(qiáng)與各職能部門之間的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)對相關(guān)文件資料進(jìn)行收集歸檔，保證資料收集的連續(xù)性和完整性，還可以綜合采取日常收集、專題收集、集中收集、跟蹤收集等方法，不斷提高收集效果。日常收集貫穿于檔案管理的日常過程，需要檔案管理人員隨時(shí)將處理完畢的文件材料收集起來，對于那些能夠單獨(dú)組卷的檔案材料，隨時(shí)予以裝訂成冊，便于有效歸檔。專題收集可針對單位定期開展的重要工作安排及大型活動(dòng)等，通過專題的形式將工作及活動(dòng)中所形成的文檔材料收集起來，將其完整、系統(tǒng)地予以歸檔，便于今后的查閱和利用。集中收集是檔案管理人員定期對單位各部門的在特定時(shí)間段所形成的文件資料進(jìn)行全過程、全方位收集的辦法，以便于利用者及時(shí)了解各部門各時(shí)期工作狀況，從而有針對性地調(diào)整并制定管理策略。跟蹤收集則是檔案管理人員在整理檔案資料的過程中，或是就檔案的利用中存在的問題，以追蹤的形式，順藤摸瓜，開展檔案收集工作，以尋找問題的源頭及解決辦法。多種收集辦法的綜合運(yùn)用，能夠提升收集的效果，擴(kuò)大檔案的收集范圍，豐富檔案資源，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用價(jià)值，為企事業(yè)單位的經(jīng)營管理服務(wù)。

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