新形勢下檔案收集工作前瞻性研究

鄒黔榮

[摘要]新形勢下檔案收集工作前瞻性研究具有重要的價值，要明確檔案收集工作前瞻性指導原則與問題，利用多種管理舉措改善工作現(xiàn)狀，提升檔案管理與服務質(zhì)量。通過分析新形勢下檔案收集工作前瞻性意義、指導原則與問題，探討提升檔案收集工作前瞻性的對策，為檔案收集與管理工作提供支持。

[關鍵詞]新形勢；檔案收集；前瞻性

新形勢下檔案管理工作必須有極強的前瞻性，從檔案收集開始，以前瞻性的眼光打造高質(zhì)量檔案管理工作，做好各類檔案的高效開發(fā)、利用與管理，為新時期深入挖掘檔案服務價值提供強有力支持。檔案收集工作要遵循現(xiàn)代化、信息化建設步伐，立足于現(xiàn)階段管理不足，做好工作改進與創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化管理理念與技術全面提升檔案工作水平，服務各行各業(yè)發(fā)展，實現(xiàn)新時期檔案管理工作的進步與創(chuàng)新。

1、新形勢下檔案收集工作前瞻性意義

1.1、服務國計民生

我國檔案工作以服務國計民生和發(fā)展大局為中心，以“三個體系”建設為重點，確保各項事業(yè)發(fā)展得到有力保障，新常態(tài)下，檔案管理工作肩負著重大責任，檔案收集作為檔案服務價值發(fā)揮的關鍵，積極提升檔案收集工作前瞻性有重要意義。面臨新時期的政治經(jīng)濟和民生發(fā)展的新常態(tài)，檔案工作必須升級，在以往的基礎上開拓創(chuàng)新、發(fā)揚光大，積累有益經(jīng)驗，運用現(xiàn)代化理念和信息手段從收集階段開始就提升前瞻性，打造高質(zhì)量檔案管理服務，切實解決新形勢下諸多國計民生問題，引領檔案工作新發(fā)展。

1.2、發(fā)揮檔案獨特作用

提升檔案收集工作前瞻性是發(fā)揮檔案獨特作用與價值的關鍵，是為大局工作作出新貢獻的必要選擇。從檔案收集工作開始，提升前瞻性，有助于找準檔案服務發(fā)展的結合點，加強檔案對接服務，提升檔案服務經(jīng)濟社會發(fā)展的針對性和有效性。檔案收集工作前瞻性的提升有助于進一步強化其為廣大人民服務的作用，以為民、便民、利民、惠民為出發(fā)點和落腳點，進一步促進檔案開放、開發(fā)與利用力度，為多個領域檔案管理工作與服務工作的開展提供支持。

1.3、促進檔案工作提質(zhì)增效

檔案收集工作前瞻性的提升有助于進一步夯實工作基礎，促進檔案工作提質(zhì)增效。收集工作前瞻性的提升有助于更好的加強檔案工作頂層設計，搞好統(tǒng)籌謀劃，為編制好檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、提升規(guī)劃前瞻性與系統(tǒng)性提供支持。檔案收集工作要緊跟數(shù)字化資源建設潮流，積極打造信息化檔案館，強化檔案安全管理、解決基礎工作問題，做好檔案保護與開發(fā)，進一步加大對新行業(yè)特別是新社會組織、新經(jīng)濟組織開展檔案工作的指導力度，促進各類地方特色的檔案資料的收集歸檔，解決好檔案資源建設問題。檔案收集工作的前瞻性是加強組織領導、增進檔案事業(yè)發(fā)展合力的有效途徑與必然選擇，有助于增強檔案工作的主動性，從長遠發(fā)展入手，制定出有指導性的檔案發(fā)展規(guī)劃。

2、新形勢下檔案收集工作前瞻性的指導原則與問題

2.1、指導原則

檔案收集工作前瞻性的保障必須遵循相應的指導原則。一是逐步完善原則，在檔案收集、歸檔與完善過程中，對檔案收集及內(nèi)容必須結合長期的觀察、分析、綜合工作，為做出全面、準確判斷提供支持，逐步完善檔案資源建設。二是前瞻性原則，檔案作為影響過去、現(xiàn)在及將來的重要因素，在收集工作中必須遵循前瞻性原則，當先行者，先行介入，先行服務的先行思維，做到檔案工作應建盡建，全面覆蓋，歸檔文件材料要應歸盡歸，應收盡收，對檔案資料的重要性與價值有明確認識，明確不同時期、不同部門的檔案收集重點，注意收集齊全、完整、系統(tǒng)，并及時保管好。三是積極主動原則，檔案人員要解放思想，更新觀念，主動作為，圍繞本地區(qū)本部門，乃至黨和國家的中心工作去設計和謀劃本部門的檔案工作，并對本地區(qū)本部門工作的職能、業(yè)務范圍、工作內(nèi)容要有整體把握和全面了解，收集檔案時才會“有的放矢”、“胸有成竹”，同時做到“眼勤、手勤、耳勤、腿勤。四是動態(tài)性原則，檔案的收集要緊跟時代發(fā)展潮流，根據(jù)不同部門、項目等需求，及時收集與歸檔，做到準確、有效、及時補充，以確保檔案服務價值。五是客觀性原則，檔案收集工作涉及資料必須保證準確性與客觀性，這也是其得以長期保存、反復使用的價值所在，收集資料時必須對資料來源、資料內(nèi)容等進行對比驗證，以確保檔案信息可用性。六是保密性原則，檔案收集工作中不少類別資料本身對保密性有較高要求，在收集時必須謹遵這一要求做好檔案資料的保密工作。

2.2、問題

缺乏現(xiàn)代化管理意識。檔案收集工作要順應信息化、數(shù)字化等潮流，做出變革與創(chuàng)新。目前檔案收集管理工作由于受長久以來的傳統(tǒng)管理模式、思想影響，在工作中現(xiàn)代化管理意識不到位是普遍問題，反映在實際工作上，就是收集工作前瞻性認識不足、舉措不到位，導致檔案管理與開發(fā)、應用嚴重滯后，不利于檔案資源的進一步開發(fā)。

管理舉措不到位。檔案收集工作前瞻性的提升需要設備、人才、資金、制度、標準等多方面的協(xié)助，實際工作中制度建設滯后、設備不到位、人才缺乏、工作基礎不足等問題的存在嚴重制約收集與管理工作質(zhì)量的提升。由于管理舉措不到位，檔案收集工作前瞻性受到影響，管理工作弊端重重，無論是對檔案管理規(guī)定的實踐還是檔案資源開發(fā)利用工作的開展，都受到了直接影響，不利于新時期檔案工作的改進與創(chuàng)新，對檔案的收集、歸檔、整理、利用也會造成負擔，因此必須與時俱進做出變革，提升檔案收集工作前瞻性，以適應知識經(jīng)濟時代和網(wǎng)絡時代檔案工作新要求。

3、新形勢下提升檔案收集工作前瞻性的對策探討

3.1、堅持檔案管理依法化、創(chuàng)新化

加強檔案管理力度，確保檔案收集前瞻性。圍繞新常態(tài)下檔案工作創(chuàng)新要求做到依法治檔，將檔案工作置于大局中進行思考與謀劃，樹立大檔案、大服務、大發(fā)展理念，提升檔案收集與管理、規(guī)劃工作的前瞻性、創(chuàng)造性與科學性。要積極貫徹依法治檔理念與舉措，提高檔案管理科技含量，用科學的思想、方法和手段對檔案進行有效管理，堅持檔案自查，抓好檔案目標管理責任制的落實，實現(xiàn)依法治檔。

加強檔案工作相關規(guī)定的學習，增強依法管理檔案的理念，改變傳統(tǒng)觀念、工作習慣和工作方法，加大投入，科學治檔。要適應檔案工作標準化和電子化的新要求，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，組織檔案管理人員學習有關知識，增強檔案意識，提高檔案工作水平，適應現(xiàn)代信息技術快速發(fā)展、融合趨勢，在檔案管理體制、管理制度、管理方式、管理手段上進行主動調(diào)整，按照存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡化發(fā)展思路，提升檔案信息化建設和服務水平。要積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務”的新途徑、新機制，推進異地查檔、跨館服務，聯(lián)合門戶網(wǎng)站和微信、微博等新媒體，加快檔案服務模式轉變，實現(xiàn)由被動向主動、由單一向多元、由書面向電子的轉變。

3.2、堅持檔案管理制度化、優(yōu)質(zhì)化

檔案管理要做到領導到位，工作中高度重視和支持檔案收集工作，加強組織領導，將檔案收集工作納入全局考核內(nèi)容，做到檔案管理總管、分管到位，權責明確，配備專門、高素質(zhì)、專業(yè)檔案人員，形成全面且優(yōu)質(zhì)的檔案管理網(wǎng)絡。做到誰形成、誰收集、誰整理、誰負責、誰歸檔、誰組卷、誰移交的運行機制，檔案管理要強化各項舉措的貫徹落實，要積極制定明確規(guī)劃目標、明確檔案管理細則，健全完善規(guī)章制度，對各門類和載體檔案實行集中統(tǒng)一管理，強化檔案工作管理職責，并對檔案室現(xiàn)存各類檔案等進行整理，確保檔案收集、分類、編目、案卷質(zhì)量等符合國家管理新規(guī)范。

檔案收集與管理要做到投入到位，檔案庫房管理積極采取“九防”措施，檔案管理設施設備齊全，做到三室分開，檔案的安全、技術保護和庫房管理符合國家有關規(guī)定，積極加快檔案現(xiàn)代化管理步伐，使用檔案管理專用軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)計算機目錄檢索和文件全文查閱，提升檔案建設與利用信息化水平，打造精品優(yōu)質(zhì)數(shù)字化檔案資源。檔案管理服務要到位，積極開發(fā)檔案新信息資源，編制多種檔案檢索工具和各類有價值編研資料，采取多途徑的利用查詢手段，及時、準確地為領導決策和各部門工作管理提供各種信息，取得社會效益和經(jīng)濟效益的共贏。

3.3、堅持檔案管理標準化、精細化

積極適應檔案管理創(chuàng)新工作需求，從三方面入手服務檔案管理工作的高效開展。要以強化檔案標準管理為基礎，嚴格遵守相關檔案材料收集歸檔規(guī)定要求以及“實、全、準、細”規(guī)范標準，對原有檔案進行全面整理，通過鑒別分類、查漏補缺、排序編目、裝訂成卷等程序，確保檔案材料的完整性。進一步規(guī)范檔案基礎管理，以提高檔案管理水平為目標，按制度健全檔案，確保檔案信息的準確性，對檔案進行集中審核、整理、裝訂，保證規(guī)范化，配合檔案信息化建設對信息及時更新維護，做到隨變隨改、隨動隨調(diào)，提高檔案信息利用工作的效率和質(zhì)量。

要以強化管理活動為核心，堅持規(guī)范化、精細化理念對檔案室進行優(yōu)化、改造，積極配備全新電子設備與設施，完善電子檔案，全面提升檔案管理工作的標準化、規(guī)范化水平。要以強化法律法規(guī)管理為保障，深入學習貫徹《檔案法》等法律法規(guī)，加強檔案資源建設，提升檔案基礎業(yè)務水平，深入開發(fā)檔案信息資源，使檔案工作能邁上一個新臺階，達到一個新高度。

4、結束語

綜上所述，新形勢下檔案收集工作前瞻性的提升與保障有重要意義，要立足于檔案收集工作實際，直面問題，做好檔案的創(chuàng)新、依法管理，打造標準化、精細化檔案服務，促進檔案管理現(xiàn)代化、優(yōu)質(zhì)化，進一步提升檔案管理工作質(zhì)量，推進檔案工作的開展。

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