對當(dāng)前電力企業(yè)項目工程檔案管理現(xiàn)狀分析

賀蕓++朱艷

摘 要：隨著國民經(jīng)濟發(fā)展和對電力需求的增加，電網(wǎng)建設(shè)不斷發(fā)展?fàn)畲?，項目工程檔案也大量產(chǎn)生。電力建設(shè)工程檔案是電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過程的綜合反映，是一份寶貴的資源。檔案工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，日益成為一項維護企業(yè)經(jīng)濟效益、合法權(quán)益及記錄企業(yè)歷史真實面貌的重要基礎(chǔ)工作。目前電力企業(yè)項目檔案管理中存在著收集、分類和編目等方面的問題，本文通過現(xiàn)狀分析，并針對所提問題提出了對策建議，希望對提高工程項目檔案的管理起到作用。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案收集；工程檔案；檔案管理

電力建設(shè)工程檔案是電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過程的綜合反映，是一份寶貴的資源。檔案工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，日益成為一項維護企業(yè)經(jīng)濟效益、合法權(quán)益及記錄企業(yè)歷史真實面貌的重要基礎(chǔ)工作。因此，還應(yīng)該有必要重申檔案工作中一項最基礎(chǔ)的工作---檔案收集。檔案收集如同檔案工作這座大廈的基石，要做到檔案收集的全面性和完整性，應(yīng)落實“五抓”：抓檔案人員素質(zhì)、抓檔案管理制度、抓“三同步”、 抓工程現(xiàn)場、抓規(guī)范電子文件。

1 目前電力企業(yè)項目工程檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 前期資料收集困難

基建項目大量增加的同時，不少基建工程項目存在搶建趕工現(xiàn)象，項目建設(shè)前期管理中工程規(guī)劃許可、工程施工許可手續(xù)未按要求辦理，以致相關(guān)的證件如土地證、房產(chǎn)證、建設(shè)規(guī)劃許可證、施工許可證、紅線圖、政策處理、征地拆遷等文件材料缺少，給檔案的收集增加了相當(dāng)大的難度。

1.2 施工過程中的檔案資料收集的及時性、完整性不樂觀

主要表現(xiàn)在一是招投標(biāo)文件由于是上級統(tǒng)一打捆招標(biāo)，本單位沒有相應(yīng)的原件及相關(guān)的證明材料；二是對于國網(wǎng)公司統(tǒng)一實施的廠家監(jiān)造工作，缺少相關(guān)的監(jiān)造資料；三是由于目前施工外協(xié)隊伍多，施工過程的記錄欠規(guī)范；四是設(shè)備的出廠資料三證（說明書、試驗報告、合格證）不齊等。

1.3 項目建設(shè)時間長，檔案移交不及時

近幾年隨著一批批建設(shè)項目的上馬，基本建設(shè)任務(wù)非常繁重，建設(shè)單位在工程實踐中積累和形成了浩大的工程項目技術(shù)資料 ，但由于施工企業(yè)單位基地分散、點多面廣，施工戰(zhàn)線長，給檔案的收集、整理增加了困難。如我局的110千伏赤松變、五峰變、廣福變工程，由于線路政策處理問題工程完工后遲遲無法投產(chǎn)，工程的驗收工作與施工的完成時間間隔幾年，使這些項目的施工檔案無法及時移交，項目檔案的收集需要很大的時間。

1.4 電子文件歸檔收集困難

目前我局電子文件歸檔的內(nèi)容僅為電氣二次竣工圖及電氣試驗報告，而對于施工記錄、施工方案等由于涉及施工單位的保密性及其它原因無法電子歸檔。

2 針對上述存在的一些問題做出相應(yīng)的管理對策

2.1 提高檔案人員的素質(zhì)，保證檔案資料收集的完整性

隨著電網(wǎng)的發(fā)展，建設(shè)項目檔案管理的開展和積累，檔案人員的業(yè)務(wù)水平有了一定的提高，但電網(wǎng)建設(shè)的同業(yè)對標(biāo)、國網(wǎng)創(chuàng)優(yōu)工程、創(chuàng)錢江杯工程及基建移交生產(chǎn)達標(biāo)等工作的開展，意味著建設(shè)項目檔案工作的領(lǐng)域拓寬 ，檔案服務(wù)的范圍擴大，檔案工作的手段更加現(xiàn)代化，對檔案人員的文化知識、專業(yè)水平和操作技能等方面都提出了挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新的形勢 ，檔案人員自覺學(xué)習(xí)、理解項目建設(shè)檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，積極參加省電力公司及上級部門舉辦的項目建設(shè)培訓(xùn)班，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

針對項目建設(shè)工程中外包工程較多，施工單位及相應(yīng)的檔案人員變動頻繁，業(yè)務(wù)水平較差的具體情況，局檔案室運用請進來，走出去等方式，與參建單位、施工單位技術(shù)人員和檔案人員之間橫向開展交流學(xué)習(xí)及指導(dǎo)，如利用安監(jiān)處主辦的對本局所有的外包施工隊伍取證培訓(xùn)班的機會，對外包施工隊的項目經(jīng)理、技術(shù)員、安全員、資料員學(xué)習(xí)貫徹傳達《國家重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》、《浙江省電網(wǎng)建設(shè)項目竣工檔案編制及整理規(guī)范》，講解電力建設(shè)工程項目中形成的文件材料的歸檔內(nèi)容及歸檔要求；另外組織外包單位的資料員到局檔案室進行實地的操作培訓(xùn)，提供歸檔準(zhǔn)確齊全的項目工程檔案為參考資料，指導(dǎo)計算機中對工程全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄的輸入要求的字段內(nèi)容及要求規(guī)范等，提高施工單位檔案員的業(yè)務(wù)水平。

2.2 建立檔案管理制度，檔案工作做到有章可循

由于電力建設(shè)項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔案管理的本質(zhì)要求。為使檔案工作有序進行，我局08年對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)重新進行了制（修）訂，對項目建設(shè)中文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、 交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始，檔案室應(yīng)向各施工單位分發(fā)國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》以及《電力建設(shè)施工、驗收及質(zhì)量驗評標(biāo)準(zhǔn)匯編》，同時還應(yīng)發(fā)放本企業(yè)的項目文件歸檔制度說明， 在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。

2.3 加大檔案普法教育、樹立全員檔案意識

檔案工作是一項綜合性的基礎(chǔ)工作，需要全員職工的參與和支持。一直來，我局十分重視檔案管理，日常中常通過局各類生產(chǎn)計劃、基建計劃平衡會、工程投產(chǎn)驗收等會議宣傳貫徹檔案工作的意義和作用，加大檔案宣傳力度，提高全員檔案意識，利用由各基層單位、處室、及各班組組成的強大的檔案網(wǎng)絡(luò)體系中的檔案兼職人員，從各個渠道收集全面完整的檔案資料。

2.4 抓好項目工程檔案工作與工程建設(shè)管理的“ 三同步”

隨著電力事業(yè)的飛速發(fā)展，輸變電設(shè)備的容量也不斷增加。由于參建單位多、 建設(shè)工期長 ，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜，單項工程完工時間也有早有遲 ，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度。為此，加大對工程檔案的管理力度 ，狠抓工程檔案管理“三同步”（即工程建設(shè)一開始就與開展檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行）。檔案人員 “提前介入，中間指導(dǎo)，竣工驗收，嚴(yán)格把關(guān)”，實行建設(shè)項目檔案的跟蹤管理

提前介入--檔案人員在建設(shè)項目開工前，將對檔案資料需要收集、整理、移交要求通知施工、設(shè)計、監(jiān)理等單位，作為施工過程中收集及整理的依據(jù)，做到有據(jù)可依、有章可循，收集的檔案資料更加規(guī)范完整；中間指導(dǎo)--檔案人員堅持參加生產(chǎn)、基建工作會議，及時了解建設(shè)項目工程的進展情況，堅持參加工程設(shè)備開箱及工程協(xié)調(diào)會議，與施工單位密切協(xié)作，及時了解和解決施工過程中遇到的問題，如竣工檔案的收集范圍、編制的規(guī)范、裝訂要求、檔案號的銜接、移交時間等進行具體的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)；竣工驗收--檔案人員堅持參加建設(shè)項目工程的竣工驗收，嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求檢查檔案資料，及時提出存在的問題并督促整改，嚴(yán)把檔案材料形成的質(zhì)量關(guān)，提高了歸檔檔案材料的正確性和完整性；嚴(yán)格把關(guān)--檔案人員嚴(yán)格把好建設(shè)項目工程檔案資料的收集、整理、組卷、歸檔關(guān)，使之歸檔后的建設(shè)項目工程的檔案級卷合理，案卷封面填寫規(guī)范，題名簡明準(zhǔn)確，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

2.5 規(guī)范電子文件歸檔

電子文件的大量產(chǎn)生和應(yīng)用，使得檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展和積累。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動了檔案室的數(shù)字化建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力， 對歷史數(shù)據(jù)更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來，所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。在工程建設(shè)過程中，要求施工單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時，相應(yīng)電子文件同時歸檔。電子文檔的規(guī)范化提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性， 實現(xiàn)了在企業(yè)各部門之間實現(xiàn)資源共享，也對檔案編研工作起到了一個快速整合的作用。

2.6 提供建設(shè)項目工程檔案信息服務(wù)

圍繞建設(shè)項目工程的開展，充分利用現(xiàn)用的檔案資源，匯編了相應(yīng)的檔案資料提供服務(wù)，如電氣竣工圖、建設(shè)項目工程簡介，案卷目錄、全引目錄等檢索，采用網(wǎng)上借閱，電話查詢檢索各種形式主動提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮為電網(wǎng)的安全生產(chǎn)服務(wù)的作用。

一份真實、完整的工程檔案是一個工程全過程的反映，是一項可以利用的寶貴資源，而工程檔案的收集工作是一項基礎(chǔ)性的工作，必須扎扎實實地從一點一滴做起，以求真務(wù)實的工作作風(fēng)，與檔案管理的其它方面一起與時俱進，有效地控制這項工作，從而更好地利用這項資源。

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