淺談高校檔案收集工作的問(wèn)題及對(duì)策

邰春蘭

[摘 要] 檔案資料的收集是檔案管理工作的重要前提，只有完整地收集所需要的檔案資料和信息，高校才能夠進(jìn)行完善的檔案管理。但是，從我國(guó)高校檔案收集實(shí)際工作情況來(lái)看，檔案收集過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料不夠齊全、完整性不足等問(wèn)題，嚴(yán)重制約了高校檔案管理的質(zhì)量。文章從高校檔案收集工作中存在的問(wèn)題出發(fā)，就應(yīng)該如何提高高校檔案收集工作的質(zhì)量和效率提出若干意見(jiàn)和建議。

[關(guān)鍵詞] 高校；檔案收集；問(wèn)題及對(duì)策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 100

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）03- 0180- 02

0 引 言

高校檔案收集了眾多重要的檔案資料和文件，包括高校的改革文件、招生管理信息、科研信息以及教學(xué)信息等，其對(duì)于推動(dòng)高校各方面未來(lái)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的參考價(jià)值，因此各高校對(duì)于檔案管理工作十分重視[1]。檔案信息的收集是進(jìn)行檔案管理的重要前提，各高校必須要系統(tǒng)、準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案信息的收集才能夠做好檔案管理工作，以便推動(dòng)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。本文就高校檔案收集工作問(wèn)題的對(duì)策進(jìn)行具體分析。

1 當(dāng)前我國(guó)高校檔案收集工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)

高校檔案收集工作需要高校各相關(guān)主體和部門的配合，這樣才能夠保證檔案收集的時(shí)效性和完整性。但是由于我國(guó)高校人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，經(jīng)常會(huì)給檔案收集工作帶來(lái)困難，影響檔案收集的效率和質(zhì)量[2]。例如，學(xué)校各部門沒(méi)有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案管理部門要求移交的資料進(jìn)行移交，導(dǎo)致檔案儲(chǔ)存、編目工作受到影響，從而影響檔案管理的效率和質(zhì)量。此外，已經(jīng)移交的檔案信息也存在移交資料信息不夠全面、完整性不足的情況，也會(huì)影響檔案收集的質(zhì)量和效率。檔案收集人員必須要將信息不完善的文件資料發(fā)還給各部門和科室，直至信息填寫已經(jīng)全面符合要求才能夠進(jìn)行下一步工作。而出現(xiàn)這些情況的主要原因就在于各相關(guān)部門和科室人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有將檔案收集工作當(dāng)成重點(diǎn)和要緊工作在完成，所以才會(huì)在檔案移交過(guò)程中出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，限制檔案收集效率的提高。

1.2 檔案收集制度不夠完善

目前我國(guó)各高校對(duì)于檔案收集工作的重視程度也較為不足，因此會(huì)導(dǎo)致工作人員在實(shí)際的收集工作中出現(xiàn)消極怠工的情況，嚴(yán)重影響了檔案收集工作的效率和質(zhì)量。首先，高校檔案管理部門沒(méi)有根據(jù)檔案收集工作制定完善的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案收集人員尤其是兼職檔案人員在工作中不知道應(yīng)該如何進(jìn)行規(guī)范操作，導(dǎo)致檔案收集出現(xiàn)不少的問(wèn)題[3]；其次，高校檔案管理部門沒(méi)有制定完善的人力資源管理措施，包括人才激勵(lì)措施和懲罰措施，導(dǎo)致檔案收集人員工作積極性下降，動(dòng)力不足，并且養(yǎng)成了推諉責(zé)任和“占便宜”的不良習(xí)慣。

1.3 檔案收集人員素質(zhì)問(wèn)題

做好高校檔案收集工作要求檔案收集人員能夠具有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)。例如，檔案收集人員應(yīng)該要指導(dǎo)每個(gè)不同的科室需要移交哪些資料，資料的完整程度需要保持在什么樣的水平以及應(yīng)該怎樣對(duì)不同類別的檔案信息進(jìn)行歸檔等。但是由于我國(guó)高校檔案收集人員中有相當(dāng)一部分為當(dāng)代大學(xué)生和研究生，他們屬于兼職人員，在專業(yè)領(lǐng)域上自然存在不少的問(wèn)題。加上高校檔案管理部門并沒(méi)有對(duì)這些兼職人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，因此容易導(dǎo)致檔案收集工作出現(xiàn)多種多樣的問(wèn)題。

2 高校檔案收集工作的對(duì)策分析

2.1 提高對(duì)檔案收集工作的重視程度

要做好高校檔案收集工作必須要求高校檔案管理的相關(guān)部門和主體能夠強(qiáng)化自我的檔案收集工作意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案收集的重視，以更好的配合高校的檔案收集工作。從高校檔案管理部門來(lái)看，管理部門需要加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的重視，制定完善的檔案收集工作制度，規(guī)范管理人員的行為，保證檔案收集工作的質(zhì)量[4]。除此之外，各高校領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)檔案收集的重視，加大對(duì)檔案收集的支持。校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)如果能夠加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的關(guān)注，經(jīng)常在會(huì)議中要求學(xué)校各科室和部門將檔案資料的移交和完成情況，則可以有效提高各科室和各部門對(duì)于檔案收集的重視程度，從而提高高校檔案收集工作的效率和質(zhì)量。當(dāng)然，要加強(qiáng)高校對(duì)于檔案收集工作的重視還要求學(xué)校能夠加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的宣傳，讓所有的部門和科室都能夠認(rèn)識(shí)到檔案收集工作對(duì)本部門和科室以及本校發(fā)展的重要意義，從根本上加強(qiáng)他們對(duì)檔案收集工作的重視，從而提高檔案收集工作的配合度。

2.2 加強(qiáng)檔案收集人才隊(duì)伍建設(shè)

針對(duì)我國(guó)高校檔案收集人員專業(yè)性不足的問(wèn)題，各高校應(yīng)建立完善的人才隊(duì)伍建設(shè)制度，為檔案收集工作提供更多更加優(yōu)秀和專業(yè)的人才。首先，高校可以面向社會(huì)招聘更多專業(yè)的檔案管理人才，為檔案收集工作奠定扎實(shí)的人力資源基礎(chǔ)[5]；其次，高校需要加強(qiáng)對(duì)檔案收集人員的專業(yè)培訓(xùn)，尤其是對(duì)兼職人員的專業(yè)培訓(xùn)，讓檔案人員能夠掌握更多有關(guān)檔案收集工作的知識(shí)和內(nèi)容，切實(shí)提高檔案收集工作的效率和質(zhì)量。為了更好地保證檔案收集工作的質(zhì)量，高校在對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)可以按照人員負(fù)責(zé)的不同科室進(jìn)行分類培訓(xùn)，這樣可以提高培訓(xùn)的針對(duì)性，強(qiáng)化培訓(xùn)的效果，促進(jìn)檔案收集工作的發(fā)展。

2.3 制定完善的檔案收集制度

完善的檔案收集制度主要包括兩個(gè)方面：第一，制定嚴(yán)格的檔案收集規(guī)范制度，指導(dǎo)檔案人員的工作規(guī)范，約束檔案人員的行為。無(wú)規(guī)矩不成方圓，當(dāng)前我國(guó)高校檔案收集工作中存在工作人員工作態(tài)度散漫的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案收集工作的效率降低，不利于促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高。因此各高校必須要加強(qiáng)對(duì)檔案收集規(guī)范制度的建立，明確檔案收集人員的職責(zé)，要求檔案收集人員能夠按照規(guī)章制度辦事[6]；其二，要求能夠制定相應(yīng)的懲罰機(jī)制。對(duì)于違反有關(guān)規(guī)定的工作人員或者工作態(tài)度不夠認(rèn)真的檔案人員，部門領(lǐng)導(dǎo)需要根據(jù)懲罰機(jī)制進(jìn)行相應(yīng)的懲處，以便加強(qiáng)檔案收集人員對(duì)本職工作的重視程度；第三，建立健全人才激勵(lì)制度。對(duì)于人才的管理應(yīng)該要以激勵(lì)管理為主，對(duì)于工作期間表現(xiàn)良好的檔案人員，檔案管理部門可以給予發(fā)放獎(jiǎng)金、頒發(fā)獎(jiǎng)狀、增加素質(zhì)拓展分?jǐn)?shù)等多種方式進(jìn)行激勵(lì)，這對(duì)于提高檔案人員的工作積極性有著重要的作用，能夠有效提高檔案收集工作的效率。

2.4 加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的投入力度

現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展為我國(guó)檔案收集工作提供了一定的發(fā)展方向。信息技術(shù)的投入不僅能夠提高檔案收集工作的時(shí)效性，還能夠避免出現(xiàn)檔案移交時(shí)出現(xiàn)的信息錄入不夠完整的情況，對(duì)于提高檔案收集工作的質(zhì)量和效率有著重要的作用。因此各高校應(yīng)該加大對(duì)科學(xué)技術(shù)的投入，建立校園檔案信息平臺(tái)，完善信息管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變高校檔案收集方式，提高檔案收集工作效率。

3 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，目前我國(guó)高校檔案收集工作還存在不少的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為高校人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案收集制度不夠完善以及檔案收集人員素質(zhì)有待提高。因此，要解決當(dāng)前我國(guó)高校檔案收集工作存在的問(wèn)題，各高校必須要加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的重視，加強(qiáng)檔案收集人才隊(duì)伍建設(shè)，并制定完善的檔案收集制度，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的投入力度，切實(shí)提高檔案收集的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案管理工作的有效發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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