型號項目電子文件前端控制的應(yīng)用研究

段竹瑩　沈蒞蕓

摘 要：通過分析型號項目及型號項目檔案的特點等，論述了對型號項目電子文件采取前端控制的必要性，闡述了在實施前端控制中需采取的原則和策略，從而確保型號項目的檔案質(zhì)量，并發(fā)揮電子文件的檔案價值，提高檔案管理工作在型號項目中的作用。

關(guān)鍵詞：型號；電子文件；前端控制

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，科研院所也越來越重視信息化建設(shè)，科研環(huán)境也向著智能化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和協(xié)同化開始延伸轉(zhuǎn)變。型號項目檔案也呈現(xiàn)出文件形成電子化、文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲數(shù)字化、文件管理信息化的鮮明特點。對型號項目電子文件進行前端控制，能有效規(guī)避電子文件失管、失控和丟失等風(fēng)險，確保型號項目檔案管理與項目進展的同步性，提高檔案在型號項目中的利用率和創(chuàng)新支撐價值。

一、型號項目及型號項目檔案的特點

型號項目是指武器裝備型號、重大專項工程等研制項目，這是一類研制周期長、業(yè)務(wù)復(fù)雜、質(zhì)量要求高的重大科研項目，具有技術(shù)密集度高、產(chǎn)品復(fù)雜度大、專業(yè)門類繁多、產(chǎn)業(yè)鏈結(jié)構(gòu)龐大、輻射面寬和附加值高等重要特征。

型號項目檔案是指型號項目從論證、立項、設(shè)計、試驗、生產(chǎn)到應(yīng)用推廣中所形成的具有保存價值的各種形式和載體的材料。型號檔案呈現(xiàn)出專業(yè)性、成套性、種類多、數(shù)量大以及更改頻繁等特點。（1）專業(yè)性。型號項目研制是一個多專業(yè)共同參與完成的工程，有光學(xué)、電子、通訊、力學(xué)、制冷、機械、環(huán)境與可靠性等專業(yè)，而每一個專業(yè)都有自己的規(guī)范和標準。（2）成套性。型號從立項到交付，研制周期連續(xù)性強，研制內(nèi)容與其他型號項目之間承接性明顯，型號項目系列性顯著。型號項目檔案按照型號的研制順序自成一套，檔案之間保持著較強的有機聯(lián)系，覆蓋了綜合管理性文件、財務(wù)文件、研制過程文件、合同文件及專利論文等。（3）種類多。型號項目會產(chǎn)生設(shè)計文件（技術(shù)文件、圖紙和工藝）、過程記錄（實驗數(shù)據(jù)、評審記錄、交接單）、采購文件（技術(shù)協(xié)議、復(fù)驗單）、過程記錄影像等。（4）數(shù)量大。型號項目普遍研制周期較長，從可行性論證開始，經(jīng)歷模樣階段、初樣階段和正樣階段至交付，每個階段都會產(chǎn)生大量的文件。（5）更改頻繁。在型號項目研制過程中，會因為各種原因使原定的技術(shù)指標發(fā)生偏離，設(shè)計文件因此產(chǎn)生更改，而對設(shè)計文件版本的追根溯源顯得重要且必要。

二、型號項目電子文件實施前端控制的必要性

1.對完整性實施前端控制，保障項目文件齊全

電子文件前端控制的實質(zhì)就是解決檔案工作者進入文件控制過程的時機。型號項目總體會發(fā)布型號項目文件要求，明確各承制單位應(yīng)產(chǎn)生的研制過程文件，嚴格要求各承制單位按時提交項目數(shù)據(jù)包。檔案工作者協(xié)同項目管理人員、質(zhì)量人員對其分解，制定歸檔范圍、歸檔節(jié)點，并將其發(fā)布。檔案工作者在約定的歸檔節(jié)點檢查提交的項目電子文件的完整性，包括內(nèi)容完整和元數(shù)據(jù)完整。通過前端控制，能有效保證設(shè)計師按研制計劃及時提交型號項目電子文件，與型號項目研制同步開展，特別是在型號項目內(nèi)審、外審和二方審核時避免集中大量地補文件，從而保障項目文件的及時性和完整性。

2.對有效性實施前端控制，保證歸檔文件質(zhì)量

在電子文件的形成階段就對其質(zhì)量進行規(guī)定與約束，確保電子文件一生成，其內(nèi)容和形式符合質(zhì)量體系及歸檔要求，不僅能降低歸檔電子文件退回率，還能對預(yù)見的問題及時糾正及提醒。此做法不僅可以做到“文實一致”、提高歸檔電子文件質(zhì)量和檔案利用效率，還有效保護了電子文件的憑證性價值。

檔案工作者對型號電子文件的質(zhì)量進行檢查，如文件編排格式、編號規(guī)則、文件簽署是否完整及標審人員是否有資質(zhì)等，若不符合歸檔要求，將電子文件退回編寫階段，重新完成五級審簽。型號項目檔案工作由后端接收向前端控制的延伸，可以有效提高型號檔案的歸檔質(zhì)量。

3.對易改性實施前端控制，保護電子文件安全

電子文件自身具有以下特點：非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的易變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性和信息的可操作性。實施前端控制就是為了防止破壞后期型號項目電子文件的內(nèi)容及形式。型號項目電子文件的整個生命周期都是在計算機或網(wǎng)絡(luò)之中，其文件內(nèi)容和載體易受到攻擊和破壞，忽視電子文件的安全問題，引起的不必要損失，后果是無法控制和補救的。

對型號項目電子文件的管理需要整合資源、統(tǒng)籌布局，既要立足于文件運轉(zhuǎn)的全過程，更要將檔案管理跟蹤提前到文件的生成和維護階段，在電子文件的生成階段（業(yè)務(wù)系統(tǒng)）就要加上歸檔標識，以防文件被篡改或刪除。檔案部門只有提前介入，全生命周期管控，才能實現(xiàn)真正的文檔一體化管理。

4. 從型號項目管理要求及檔案發(fā)展趨勢的需要

科技部在2017年印發(fā)了《國家科技重大專項（民口）檔案管理規(guī)定》的通知，明確了國家科技重大專項（民口）檔案的組織職責(zé)、歸檔范圍與質(zhì)量、過程管理保存與檔案驗收等，其中第十三條和第二十五條分別明確了“紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)同步建立并保持信息一致，保證重大專項檔案不同載體類型之間內(nèi)容的準確一致”。2021年，兩辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中的主要任務(wù)也提道：一要加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型。大力推進“增量電子化”，促進各類電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案應(yīng)收盡收。二要加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收。強化各領(lǐng)域電子文件歸檔工作，著力推進在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實施電子文件歸檔功能，保障電子文件歸檔工作廣泛開展，切實推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。這些規(guī)定、規(guī)劃無不說明了對型號項目電子文件采取前端控制迫在眉睫。

5.檔案人員能在項目中從“保管員”變成“審計員”，提升檔案工作者形象

美國檔案學(xué)者吉拉爾德 · 漢姆等人認為，在電子文件時代，檔案工作者應(yīng)當從“保管員”變成“審計員”，承擔(dān)起審查和控制文件形成處理過程和文件質(zhì)量的職責(zé)，檔案部門轉(zhuǎn)變?yōu)楸O(jiān)督審計部門，維護其管理下的檔案文件活動。隨著型號項目電子文件大量生成，逐漸模糊了文件與檔案的界限，檔案管理不能拘泥于歸檔后的文件，更要加強對檔案內(nèi)容和質(zhì)量的把控，管理的重心應(yīng)從實體管理轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)管理和信息管理，從管理文件實體的質(zhì)量轉(zhuǎn)移到文件的生成階段，這些變化要求對電子文件進行前端控制。前端控制可以在通盤規(guī)劃電子文件全程管理的基礎(chǔ)上，將分散在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的、帶有一定重復(fù)性的工作提前實施，從而減少重復(fù)工作和滯后工作，最大限度地提高管理效率。檔案工作者可以從一些基礎(chǔ)性工作中解放出來，可以有更多時間對文件的質(zhì)量、預(yù)立卷完成情況同步管控。

三、型號項目電子文件實施前端控制的原則

1.頂層設(shè)計原則

一個好的頂層設(shè)計、一份好的策劃是型號項目電子文件進行前端控制的基礎(chǔ)，這意味著要從大局、全局出發(fā)。頂層設(shè)計原則考慮的不僅是型號項目電子文件本身，還要考慮人、機、物、法、料與環(huán)等各方面，不僅要注重近期效益，還要考慮長遠發(fā)展，要有計劃、有部署、有落實、有驗收及有總結(jié)，并在發(fā)展中能不斷調(diào)整目標和部署。進行前端控制，要以檔案管理與科研院所的型號項目共同發(fā)展為長遠目標，提高型號項目電子文件質(zhì)量與型號項目管理及考核統(tǒng)籌兼顧。將檔案工作納入研究所規(guī)劃，檔案信息化工作納入研究所信息化規(guī)劃，才能實現(xiàn)型號項目電子文件“檔案化”、歸檔“自動化”、檔案“信息化”以及利用“網(wǎng)絡(luò)化”。

2.可持續(xù)發(fā)展原則

實施前端控制要有全局觀和長遠的角度，必須在全面分析研究型號項目本身，才能實施有效的管理。在型號項目開展前，統(tǒng)籌規(guī)劃型號項目研制流程，對研制人員、研制地點、研制過程進行權(quán)限控制，對各研制節(jié)點的電子文件進行創(chuàng)建并合理布局，對歸檔節(jié)點進行合理規(guī)劃，參與并完成文件形成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計與測試，確保能長遠實施，扛住時間考驗。同時，對電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)加強科研項目電子文件全生命周期管理，確保電子文件在歸檔、移交與接收、長期保存三個環(huán)節(jié)的真實、完整、可用和安全性。

3.經(jīng)濟效益原則

效益一般是指投入與產(chǎn)出的比較關(guān)系，經(jīng)濟效益原則也是前端控制的關(guān)鍵。檔案管理也是經(jīng)濟活動，必然會有人力、物力和財力的投入，一旦有了投入就有產(chǎn)出，效益則會成為一個重要的衡量指標。同樣對型號項目電子文件實施前端控制必須要堅持經(jīng)濟效益的原則，在充分調(diào)研論證的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的方案進行，選擇最合適的合作伙伴、制訂詳細可行的工作計劃、使用最合理的技術(shù)手段、采用最優(yōu)的工作流程。然而，效益是多方面的，不僅要考慮經(jīng)濟效益還要考慮社會效益，特別是國產(chǎn)化計算機、操作系統(tǒng)和國產(chǎn)化軟件的今天，除了注意眼前效益還要關(guān)注長遠效益，把握好局部效益和整體效益之間的關(guān)系。

4.安全保密原則

為了確保電子文件的安全，應(yīng)通過各種制度和技術(shù)手段來加以保護。一是通過全程規(guī)范著錄、移交接收各個節(jié)點管理和元數(shù)據(jù)維護等，實現(xiàn)型號項目電子文件真實性和完整性保障；二是通過系統(tǒng)服務(wù)器冗余、定期對數(shù)據(jù)進行異地及異質(zhì)備份，有序組織恢復(fù)演習(xí)等實現(xiàn)型號項目電子文件存儲安全保障；三是通過設(shè)置防毒軟件和防火墻、使用密鑰、三員管理等實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的安全性保障；四是通過綜合運用訪問控制技術(shù)、終端防御核心技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)等確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。利用當今的先進技術(shù)，使用文件加密工具，網(wǎng)絡(luò)傳輸加密、終端硬盤加密等加密手段，保證電子文檔被竊取后“打不開”。

四、對型號項目電子文件進行前端控制采取的策略

1.質(zhì)量策略

質(zhì)量管理體系文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等及表單和記錄，質(zhì)量管理體系文件對研制過程中產(chǎn)生的設(shè)計文件、實驗記錄都有明確規(guī)定，其領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、過程方法等原則同樣適用于型號項目電子文件的前端控制。同時，質(zhì)量部門每年會制定年度質(zhì)量管理目標，并組織內(nèi)審與外審工作，督促設(shè)計單位依照型號項目生產(chǎn)進度，提交設(shè)計文件，并要求型號項目文件要真實、完整、可靠，做到“文實一致”。檔案部門應(yīng)及時修訂質(zhì)量體系文件中有關(guān)的科研檔案管理辦法、電子文件歸檔與管理，明確提出電子文件和科學(xué)數(shù)據(jù)資源一定要歸檔的要求；對業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的元數(shù)據(jù)、著入項、數(shù)據(jù)遷移等提出要求，在今后的歸檔環(huán)節(jié)中可以實現(xiàn)自動化。

2.管理策略

型號項目電子文件按照“三參加、四納入、四同步”原則，切實將電子文件管理納入型號項目研制計劃中。檔案部門要進一步規(guī)范檔案管理，一要建立清晰完整的型號項目檔案結(jié)構(gòu)，與項目管理部門、質(zhì)量管理部門、設(shè)計部門以及生產(chǎn)部門充分溝通，將電子文件歸檔工作納入型號項目研制計劃中，分解量化，同步實施，定期考核，從而保證各階段、各專業(yè)型號項目電子文件應(yīng)歸盡歸；二要建設(shè)面向全流程電子化、無紙化管理的檔案管理利用模式，明確型號項目電子文件下發(fā)即受控并同時歸檔的要求。

由于電子文件的特殊性，檔案工作者不僅要提前介入電子文件形成階段并對其進行全生命周期的控制，同時，構(gòu)建風(fēng)險管理體系以及應(yīng)急預(yù)案。這樣，不僅能避免電子文件在歸檔前的活動規(guī)律與狀態(tài)有失控的風(fēng)險，還可規(guī)避電子文件存在滅失的潛在風(fēng)險。

3.技術(shù)策略

一方面，檔案系統(tǒng)要與業(yè)務(wù)實現(xiàn)流程與數(shù)據(jù)的無縫對接，檔案功能要有效嵌入前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，才能對型號項目電子文件進行有效的前端控制，到了后期的歸檔則更多的是完成業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的審批，實現(xiàn)自動歸檔。另一方面，數(shù)據(jù)存儲、應(yīng)用開發(fā)和人工智能的廣泛應(yīng)用，為檔案保存和利用提供了更加高效的技術(shù)手段，提高可用性、易拓展性、先進性的特點，使得檔案不再受空間制約的影響。同時，在多種因素的影響下，電子文件很容易遭到主動攻擊和破壞，被任意取舍甚至篡改信息，因而需要建立和完善電子文件的災(zāi)備策略，定期開展數(shù)字檔案登記備份工作，定時更新數(shù)字資源信息。同時，需要加大力度恢復(fù)技術(shù)，如有意外不慎丟失電子文件，可以利用技術(shù)手段恢復(fù)數(shù)據(jù)，將損失降到最低。

4.人員策略

檔案工作者要轉(zhuǎn)變觀念，融入型號項目研制過程中，主動了解型號項目的研制依據(jù)、研制內(nèi)容、研制周期等，掌握型號項目的基本信息，尤其是重要研制節(jié)點、必須產(chǎn)生的重要文件、涉及的關(guān)鍵技術(shù)、研制人員隊伍等，才能確保歸檔后具有資政育人的作用，轉(zhuǎn)變檔案工作者被動接收和整理檔案的舊觀念、舊作風(fēng)，提前策劃，同步追蹤和管控電子文件的整個過程，確保電子文件歸檔全過程與研究所的型號項目開展同步。檔案工作者不僅要參加專業(yè)檔案培訓(xùn)，還需學(xué)習(xí)與之相關(guān)的質(zhì)量管理文件、型號項目文件管理要求等相關(guān)知識，提高檔案系統(tǒng)操作與維護的能力，確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口穩(wěn)定，能及時、完整地抓取業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的電子文件。實施前端控制是對型號項目電子文件進行規(guī)范、科學(xué)、安全管理的關(guān)鍵舉措，將檔案管理前置到文件生成階段，不僅確保了型號項目電子文件的內(nèi)容完整、質(zhì)量可靠、檔案標識符明顯、使用權(quán)限清晰，背景、結(jié)構(gòu)和數(shù)字簽名等元數(shù)據(jù)齊全完整，還能確保型號項目檔案管理與項目開展同步優(yōu)化科研檔案數(shù)字資源建設(shè)。

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基金項目：本文系中國科學(xué)院檔案館檔案專項課題“質(zhì)量管理體系下科研電子文件的前端控制”（2022-B-Q02）研究成果之一。

作者簡介：段竹瑩（1984—），女，漢族，江蘇淮陰人，本科，館員，研究方向：音像檔案的社會合作及科研電子文件的前端控制；沈蒞蕓（1984—）女，漢族，江蘇吳縣人，本科，七級職員，研究方向：型號文件的質(zhì)量管理，型號項目電子文件的前端控制。