淺談電子文件的全過(guò)程管理

顏娟

【摘要】本文結(jié)合工作實(shí)際，在認(rèn)真貫徹落實(shí)中辦、國(guó)辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》精神，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作之際，較好地發(fā)揮檔案為中心工作和現(xiàn)實(shí)斗爭(zhēng)服務(wù)的作用，淺談電子文件全過(guò)程管理的理論基礎(chǔ)、實(shí)踐應(yīng)用及發(fā)展趨勢(shì)。

【關(guān)鍵詞】電子文件；全過(guò)程管理；文件連續(xù)體模式

在現(xiàn)代社會(huì)，隨著工作環(huán)境與工作要求的提高，數(shù)字化、電子化產(chǎn)物大量產(chǎn)生。以電子文件作為管理對(duì)象，保存人類活動(dòng)記憶的電子文件管理工作已逐步形成并得到社會(huì)廣泛重視。電子文件管理是傳統(tǒng)文件、檔案管理的新時(shí)代延展，但由于電子文件本身的特點(diǎn)，需研究并建立一套適合電子文件管理要求的原則、方法、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和理論，對(duì)電子文件管理實(shí)踐發(fā)展和理論建設(shè)有著重要意義。

一、理論基礎(chǔ)

（一）數(shù)字（式、化）文件與電子文件。數(shù)字化是信息處理的一場(chǎng)革命，是指使用0和1兩位數(shù)字編碼來(lái)表達(dá)和傳輸一切信息的一種綜合性技術(shù)，在同一種綜合業(yè)務(wù)中進(jìn)行傳輸，再通過(guò)接受器使其復(fù)原，可以無(wú)限地復(fù)原，而質(zhì)量不會(huì)受到任何損害。數(shù)字（式、化）文件即由電子計(jì)算機(jī)或各種數(shù)碼設(shè)備生成的，其信息以二進(jìn)數(shù)字代碼記錄和表示，因此也被稱為電子文件。

值得注意的是，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)或數(shù)碼設(shè)備直接形成的數(shù)字信息，符合文件要求的稱電子文件毋庸置疑。加拿大電子文件研究專家露西安娜·杜蘭蒂認(rèn)為，電子文件是指正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，以數(shù)字形式利用、保留或存儲(chǔ)的文件，而不論其是否以數(shù)字形式制作或接收。因此經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換而來(lái)的原文件的數(shù)字化副本，同樣具有電子文件的特征和功能。

美國(guó)教授David M·Levy在對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件比較時(shí)發(fā)現(xiàn)，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在穩(wěn)定性、持續(xù)性、物理性、交互性、可變性方面都有著質(zhì)的區(qū)別。

電子文件管理是指文件和檔案管理人員以電子文件為客體對(duì)象，運(yùn)用一定的技術(shù)方法對(duì)其加以組織和控制，形成有序、系統(tǒng)的電子文件信息資源，維護(hù)電子文件信息的真實(shí)性、完整性、有效性并向社會(huì)提供利用服務(wù)。

（二）全過(guò)程管理 。全過(guò)程管理是指根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，建立一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，以確保電子文件的完整性、真實(shí)性、可靠性、安全性和可讀性。我國(guó)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》總則規(guī)定：“應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。”

1994年至1997年，加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)和美國(guó)國(guó)防部在關(guān)于電子文件真實(shí)性的聯(lián)合研究項(xiàng)目中提出了電子文件全過(guò)程管理的框架模式，認(rèn)為應(yīng)由以下措施構(gòu)成電子文件的管理鏈條：根據(jù)預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式和模版編輯文件；根據(jù)文件的類型和用途，使用預(yù)先確定的方法認(rèn)證文件；根據(jù)個(gè)人的資格及其權(quán)限，確定其接觸電子文件的權(quán)力；在系統(tǒng)中嵌入“工作流程”，只向有關(guān)人員呈現(xiàn)有關(guān)文件；使用磁卡、密碼或指紋識(shí)別等方式限制對(duì)某些技術(shù)的接觸；在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計(jì)審計(jì)跟蹤功能，記錄對(duì)系統(tǒng)的任何接觸及其結(jié)果（如文件被修改、刪減和增添等）。

電子文件的全過(guò)程管理從根本上說(shuō)是文檔一體化在電子文件管理中的實(shí)現(xiàn)模式，只不過(guò)其理論基礎(chǔ)發(fā)生了變化，即從文檔一體化的理論基礎(chǔ)——文件生命周期理論，轉(zhuǎn)變到了電子文件全過(guò)程管理的理論基礎(chǔ)——文件連續(xù)體模式（the Records Continuum Model）理論。文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論作為社會(huì)科學(xué)性質(zhì)的檔案學(xué)理論，它們是不同社會(huì)歷史時(shí)期檔案實(shí)踐的產(chǎn)物，其形成受到當(dāng)時(shí)的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文件等諸因素的直接影響，反映當(dāng)時(shí)檔案工作與發(fā)展對(duì)理論的要求。它們之間具有基礎(chǔ)與應(yīng)用、宏觀與微觀、指導(dǎo)與被指導(dǎo)等辯證關(guān)系。電子文件的全過(guò)程管理與傳統(tǒng)文件、檔案管理一體化管理是一脈相承的，但在具體的管理與控制方法、手段，與傳統(tǒng)相比，電子文件管理顯然有了新的發(fā)展。

二、實(shí)踐應(yīng)用

電子文件管理也涉及到傳統(tǒng)文件、檔案管理的主要環(huán)節(jié)，主要內(nèi)容包括鑒定、積累與歸檔、整理、著錄、檢索、保護(hù)、利用等，但它并非是傳統(tǒng)文件、檔案管理環(huán)節(jié)的簡(jiǎn)單組合，在內(nèi)容和形式上都有許多不同。第一，電子文件管理的管理順序不再是傳統(tǒng)文件、檔案管理的線性流程，許多環(huán)節(jié)都存在著前置或循環(huán)的運(yùn)行，如安全性保護(hù)貫穿于電子文件管理的全過(guò)程，使管理過(guò)程更加繁復(fù)。第二，電子文件管理在內(nèi)容與形式上與傳統(tǒng)文件、檔案管理有較大區(qū)別。電子文件的收集，除收集文件本身，還要收集背景信息與元數(shù)據(jù)；不僅存在物理歸檔，也存在邏輯歸檔等多種歸檔方式。第三，電子文件管理各環(huán)節(jié)都對(duì)信息技術(shù)（信息管理系統(tǒng)）極具依賴性，比傳統(tǒng)手工環(huán)節(jié)的科技含量更高，同時(shí)需要對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行管理。

（一）電子文件全過(guò)程管理的內(nèi)容與流程。電子文件全過(guò)程管理的內(nèi)容與流程

電子文件管理與傳統(tǒng)文件、檔案管理相比較，在傳統(tǒng)管理環(huán)節(jié)上新增了一些新環(huán)節(jié)。這些新增環(huán)節(jié)具體包括：電子文件（設(shè)計(jì)、形成）；電子文件信息數(shù)據(jù)庫(kù)；電子文件長(zhǎng)期保存等。

（二）基于元數(shù)據(jù)的電子文件全過(guò)程管理。元數(shù)據(jù)，國(guó)際檔案理事會(huì)《電子文件管理指南》（1996）中的定義是：“Metadata is defined as data about data”，是指為理解數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容信息而存儲(chǔ)的信息。元數(shù)據(jù)是實(shí)施電子文件管理的技術(shù)保障，它不同于傳統(tǒng)文件、檔案管理的著錄信息。而值得注意的是在某些性質(zhì)上，兩者之間也是存在共性的。例如反映文件內(nèi)容的題名、反映責(zé)任者、反映文件生成時(shí)間的日期等，這些在元數(shù)據(jù)和著錄信息中都有涉及。

介于元數(shù)據(jù)的還原性、結(jié)構(gòu)性、跟蹤性、系統(tǒng)性，元數(shù)據(jù)貫穿于電子文件的整個(gè)生命周期，隨著電子文件運(yùn)行過(guò)程動(dòng)態(tài)的發(fā)生變化。元數(shù)據(jù)能真實(shí)、完整地詳盡描述電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)特征及變化過(guò)程，為電子文件可讀與檢索提供了多角度的入口，使電子文件全程管理得到全程控制與集成優(yōu)化。

電子文件全過(guò)程管理強(qiáng)調(diào)從整體上對(duì)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合。因此電子文件全過(guò)程管理要在電子文件運(yùn)行系統(tǒng)的各階段中得以實(shí)現(xiàn)，元數(shù)據(jù)技術(shù)必然得到相應(yīng)地應(yīng)用。

元數(shù)據(jù)在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，由檔案工作人員與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員共同完成，就元數(shù)據(jù)的內(nèi)容、屬性、功能和工作模式提出要求并實(shí)現(xiàn)。元數(shù)據(jù)元素集（Metadata Element Set）是指需要捕獲的所有元數(shù)據(jù)元素的集合，是如今西方提出的標(biāo)準(zhǔn)化電子文件管理策略。這些元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)元數(shù)據(jù)集中各元素的名稱、作用、使用條件、相互關(guān)系、編碼體系等都做出了較為詳細(xì)的規(guī)定，納入電子文件管理系統(tǒng)、可選擇、可擴(kuò)展、可兼容，值得借鑒。

當(dāng)電子文件內(nèi)容在不斷補(bǔ)充和完善時(shí)，其元數(shù)據(jù)也在不斷的擴(kuò)充。

元數(shù)據(jù)在電子文件維護(hù)階段旨在保證電子文件的真實(shí)性、完整性、有序性、安全性與可讀性。在電子文件全過(guò)程管理中，元數(shù)據(jù)管理都貫穿其中。

三、發(fā)展趨勢(shì)

電子文件已經(jīng)成為人類社會(huì)記錄信息、傳遞信息、儲(chǔ)存信息的重要方式。電子文件在檔案管理中，甚至整個(gè)社會(huì)生活中都占據(jù)了一席之地，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，具有成為未來(lái)社會(huì)文件主導(dǎo)形態(tài)的潛力和趨勢(shì)。

目前，檔案界有兩種極具代表性的電子文件保管模式，加拿大哥倫比亞大學(xué)的集中式保管模式和美國(guó)匹茲堡大學(xué)的分布保管模式。后者以邏輯關(guān)系、虛擬方式的特征充分利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)電子文件資源共享，即邏輯歸檔。邏輯歸檔（logical filing）是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)施的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。這種保管方式更注重控制管理，由實(shí)體物理歸檔保管向資源控制發(fā)展的趨勢(shì)。

直至今日，文件全過(guò)程管理仍有繼續(xù)深入研究的趨勢(shì)。受到新電子文件管理理論的影響，深入對(duì)電子文件及其運(yùn)行環(huán)境研究、加強(qiáng)電子文件管理法制建設(shè)、完善電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以及電子文件管理人才的培養(yǎng)，都將是今后電子文件管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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