國內(nèi)外電子文件管理標準的對比研究

陳輝　龔軼謹　李月婷　李佼佼

【摘 要】電子文件管理是國家實施信息化戰(zhàn)略的一項重要任務，是新時期國家管理的基礎(chǔ)性工作。本文以電子文件標準為研究對象，比較分析了我國與歐盟及美國等發(fā)達國家電子文件標準的區(qū)別及存在問題。研究表明，我國有關(guān)的電子文件標準呈現(xiàn)“三低”的現(xiàn)象：1.國際化程度較低；2.我國電子文件管理領(lǐng)域采納國際標準的比例比較低；3.自身的標準在國際上影響力較低。通過對比研究，提出進一步提高我國電子文件管理水平的意見或建議。

【關(guān)鍵詞】電子文件；標準；我國與國外；對比

1 電子文檔的定義

在GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件”[1]。廣義上的“電子文件”一般泛指由任何機構(gòu)、組織或個人形成的所有電子記錄，與傳統(tǒng)文件、檔案概念相對應。按照現(xiàn)代文檔一體化的理念，廣義電子文件概念同時涵蓋了歸檔前的電子文件和歸檔電子文件。而狹義的“電子文件”，特指由政府部門、公共機構(gòu)形成的電子化文件，它具有文件的各種屬性，且一般是公務活動中形成的，具備一定規(guī)范化的形成、審核、流轉(zhuǎn)等程序和管理要求，具有真實性、完整性和有效性。電子文件包括文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件以及數(shù)據(jù)文件等八類。

2 國外電子文件管理標準的建設(shè)現(xiàn)狀

從國際電子文件管理標準來看，各國政府都對電子文件標準極為重視，將其納入政策支持范疇。在美國，電子文件管理如同文件管理一樣，被看成是政府行政管理效率的有機組成部分和政府資源管理的重要內(nèi)容。2011年11月奧巴馬簽署備忘錄，預計2020年美國聯(lián)邦政府將實現(xiàn)數(shù)字政府、無紙辦公。2010年7月，美國國家檔案館公布了它最新的《電子文件檔案館的需求體系文件。美國電子文件檔案館（ERA）是國際檔案領(lǐng)域中在國家層面上最先研制成功并正式投入運行的電子文件管理系統(tǒng)。它是建立在國際標準《ISO14721：2003開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（OAIS）》（ISO14721：2003 Space data and information transfer systems—Open archival information system—Reference model）?；A(chǔ)之上，結(jié)合文件管理的生命周期制定的，是目前在電子文件管理方面最完整、最系統(tǒng)的功能需求文件。美國電子文件管理參照文件生命周期管理模式，分為文件形成機構(gòu)管理階段、文件中心保存階段和進館永久保管利用階段。美國國家檔案和文件署統(tǒng)一制定聯(lián)邦機構(gòu)文件、檔案管理的政策和指南，負責現(xiàn)行文件登記、集中存儲和發(fā)布，并集中公布所有聯(lián)邦機構(gòu)的法規(guī)條例和政務信息。

澳大利亞已將電子文件管理被納入《包括電子文件管理的文件管理績效審計》，是電子政府績效管理、法律責任管理和電子政府的數(shù)字解決方案、政府變革管理的重要內(nèi)容。加拿大國家圖書與檔案館（LAC）2010年12月16日宣布從2013年6月30日起為配合2009年頒布的《文件管理規(guī)定》文件，不再代為保管非永久文件，將于2017年全面使用可信任數(shù)字倉儲，在線網(wǎng)絡接收所有永久文件并不再接受紙質(zhì)文件。電子文件管理被納入電子證據(jù)管理法律體系和信息管理框架，電子文件管理被看成是政府活動證據(jù)與信息資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容[1]。

歐盟于2010年12月公布了《2010文件系統(tǒng)模塊化需求體系（MoReq

2010）》，該體系實際上就是歐盟的標準，所以具有規(guī)范歐盟電子文件管理的作用與意義。發(fā)布該需求體系的目的就是為電子文件系統(tǒng)的建立及更新提供一套完整的、簡潔的、易于理解的需求模塊集。雖然第一版MoReq提出了一整套電子文件管理要求，尤其是電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）的功能需求，并對電子文件的管理元數(shù)據(jù)作了較為詳細規(guī)定，但是其需求描述過于概括和抽象，無法直接用于設(shè)計和評價電子文件管理系統(tǒng)，且反映不出最新的研究成果和技術(shù)，所以進行MoReq的修訂，出現(xiàn)了MoReq2，MoReq2的主要變化內(nèi)容有術(shù)語的變化、分類方案的變化、需求的變化、元數(shù)據(jù)的變化等。MoReq2的特點：從MoReq到MoReq2，該項目始終堅持組織形式和人員結(jié)構(gòu)的商業(yè)化、多元化和交叉化，這在一定程度上保證了該需求報告對不同文化傳統(tǒng)，不同檔案理論框架、不同檔案管理體制、不同文件管理系統(tǒng)的適應和兼容。另外，MoReq2還具有靈活性、一致性、可操作性等特點。

3 我國電子文件管理標準建設(shè)的現(xiàn)狀

從法律規(guī)章層面上來看，我國已發(fā)布了相關(guān)電子文件管理標準辦法，如國辦函〔2003〕65號發(fā)布《電子公文傳輸管理辦法》和國家檔案局6號令發(fā)布《電子公文歸檔管理暫行辦法》。從國家標準層面上來看，現(xiàn)行的標準有GB/T17678.1～2-1999《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》和GB/Z23283-2009《基于文件的電子信息的長期保存的國家標準化指導性技術(shù)文件》等共10個國家標準。

從行業(yè)標準上來看，現(xiàn)行的行業(yè)標準有DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和DA/T48-2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等共6個行業(yè)標準。除了上述國家標準和行業(yè)標準之外，中國核工、石油、航天、航空、銀行、電信、電力、鋼鐵等重要行業(yè)的一些大中型企業(yè)也制定了一些與電子文件管理有關(guān)的企業(yè)標準。例如，中國石油天然氣集團公司制定了本企業(yè)的《電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》、《檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《歸檔電子文件格式規(guī)范》等。盡管已經(jīng)出臺了上述一系列標準，但是我國的電子文件管理標準建設(shè)仍然存在一些欠缺，主要表現(xiàn)在：

一是，標準的系統(tǒng)性不足。由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，各標準研究制定單位相互封閉、各自為戰(zhàn)，造成各個標準之間難以銜接，甚至相互沖突，整個電子文件管理領(lǐng)域的標準結(jié)構(gòu)散亂、不成體系。

二是，標準的數(shù)量不足。目前仍缺乏涉及一些電子文件管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如形成、捕獲）、核心技術(shù)（如遷移、封裝）的標準；缺乏音頻、視頻、網(wǎng)頁等特殊格式，銀行保險、航天航空、國防核工等特殊行業(yè)的電子文件管理標準。

三是，我國電子文件管理模式主要為文件形成機構(gòu)管理階段和進館永久保存利用階段，文件中心保存環(huán)節(jié)不明顯。我國電子文件管理體制上的一大障礙是對現(xiàn)行期的“文件管理”與半現(xiàn)行、非現(xiàn)行期的“檔案管理”的分隔。

四是，我國電子文件管理標準采標率低。是否采納和應用ISO標準已被國際檔案文件管理領(lǐng)域視為其管理水平是否先進的重要標志之一，從現(xiàn)有的電子文件管理標準來看，我們在制定標準的過程中較少考慮與國際標準的一致性，電子文件管理國際采標率非常低，能與國際標準的電子文件管理標準所占的比率也不高，這都為我國的國家數(shù)字記憶交流設(shè)下潛在的障礙。

4 結(jié)語

通過對比了解中國與美國、歐盟標準的狀況，中國電子文件管理還有很多不足之處，積極構(gòu)建我國電子文件標準系統(tǒng)、國家頂層設(shè)計和構(gòu)建體系，設(shè)計標準更加具備實踐性、靈活性、一致性、可操作性等；同時，要有計劃地加強基礎(chǔ)研究，理順管理體制，制定相關(guān)標準，研發(fā)關(guān)鍵技術(shù)，改善管理流程，先行試點示范，開展審計認證，注重人才培養(yǎng)等等都不可缺少。

【參考文獻】

[1]GB/T18894-2002，電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].

[2]馮輝.《電子文件管理綜述》[J].信息技術(shù)與標準化，2013（8）.

[責任編輯：王楠]