數(shù)字化背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化研究

摘 要：在我國社會(huì)發(fā)展過程中，事業(yè)單位分布廣泛，關(guān)乎整個(gè)社會(huì)的發(fā)展和人民群眾的生產(chǎn)生活。而在事業(yè)單位自身的運(yùn)營發(fā)展過程中，人事檔案管理是日常工作體系中的一個(gè)重要組成部分，在人事檔案管理工作的幫助下，有利于及時(shí)掌握和了解不同部門的工作動(dòng)態(tài)，從而提升事業(yè)單位的人力資源配置和各項(xiàng)工作質(zhì)量。在當(dāng)前的數(shù)字化背景下，使得事業(yè)單位的各項(xiàng)工作都具有提升的空間和契機(jī)，有利于事業(yè)單位人力資源管理工作避免傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，從而促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，這也是數(shù)字化背景下事業(yè)單位運(yùn)營發(fā)展過程中的一條必經(jīng)之路，對(duì)于事業(yè)單位、社會(huì)大眾以及國內(nèi)社會(huì)的整體發(fā)展都是極為重要的。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景；事業(yè)單位；人事檔案；檔案管理；優(yōu)化策略

隨著時(shí)間的推移，我國社會(huì)保持著高速的發(fā)展，進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字化技術(shù)成功融入社會(huì)發(fā)展的方方面面，并發(fā)揮非常重要的作用。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作模式表現(xiàn)出滯后性，無論是工作質(zhì)量還是工作效率，很難滿足社會(huì)發(fā)展的需求，不利于事業(yè)單位自身的發(fā)展。

同時(shí)，傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案管理工作容易出現(xiàn)被篡改、做假的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)事業(yè)單位和工作人員是極為不利的。在數(shù)字化背景下，事業(yè)單位的人事管理工作可以得到充分優(yōu)化和完善，減少其在此項(xiàng)工作中的長遠(yuǎn)支出，有利于提升人事檔案管理工作質(zhì)量，這也是現(xiàn)代事業(yè)單位運(yùn)營發(fā)展中所追求的一個(gè)主要目標(biāo)。所以，本文分析了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，以及數(shù)字化背景下事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化的可行性，并對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了分析，提出了具有針對(duì)性和建設(shè)性的意見，希望對(duì)人事檔案管理優(yōu)化起到一定的借鑒和指導(dǎo)作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

人力資源是事業(yè)單位組織并運(yùn)營發(fā)展的重要基礎(chǔ)，人事檔案管理工作是事業(yè)單位日常運(yùn)營管理中的一項(xiàng)重要工作。

1.實(shí)現(xiàn)員工成長路徑的追蹤

所謂的人事檔案，就是記錄事業(yè)單位員工經(jīng)歷、工作表現(xiàn)及獎(jiǎng)懲信息的一個(gè)基本載體。從中可以看出，人事檔案內(nèi)容其實(shí)就是員工一生的發(fā)展軌跡，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，有助于員工具備清晰的個(gè)人履歷和工作經(jīng)歷，借助于人事檔案可以有效實(shí)現(xiàn)員工成長路徑的追蹤，事業(yè)單位也更加了解和認(rèn)知員工的優(yōu)勢(shì)，從而使員工具備一個(gè)合適的崗位和工作環(huán)境。

2.實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人力資源利用效率的提升

任何工作本質(zhì)上都是由“人”貫徹和落實(shí)的，對(duì)于事業(yè)單位來說亦是如此，事業(yè)單位在實(shí)際的運(yùn)營發(fā)展中想要實(shí)現(xiàn)工作效率和工作質(zhì)量的提升，最為重要的一點(diǎn)就是加強(qiáng)人力資源利用效率的提升。其中，事業(yè)單位通過檔案資料就可以得到某一個(gè)工作人員的綜合評(píng)價(jià)和工作履歷等信息，以此可以幫助員工找到合適的崗位，從而達(dá)到“物盡其用，人盡其才”的效果，這對(duì)于事業(yè)單位中每一個(gè)工作人員來說比較重要。例如，事業(yè)單位人力資源管理部門在招聘階段可以利用人事檔案資料，快速了解應(yīng)聘員工與需求崗位的匹配程度，節(jié)約時(shí)間，提高效率，促使招聘崗位能夠以最快速度找到合適的人選，這本身就是事業(yè)單位人力資源利用效率得到提升的一種表現(xiàn)。

3.實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位綜合管理水平的提升

人事檔案是事業(yè)單位人才信息的重要載體，也是人才信息的源泉，人事檔案作為事業(yè)單位基本工作中的一個(gè)重要組成，其管理質(zhì)量本身就影響著事業(yè)單位的綜合水平。因此，對(duì)于事業(yè)單位來說，在新時(shí)代的建設(shè)和發(fā)展中，需要注重跟隨時(shí)代的步伐，順應(yīng)數(shù)字化的發(fā)展規(guī)律，促使數(shù)字化技術(shù)融入事業(yè)單位人事檔案管理的流程和環(huán)節(jié)中，從而提升人事檔案管理水平，提高事業(yè)單位綜合管理水平，這也是現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作的一個(gè)主要目標(biāo)。

4.確保事業(yè)單位的合法合規(guī)運(yùn)作

眾所周知，我國是一個(gè)高度嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆ㄖ螄?，各個(gè)領(lǐng)域、各行各業(yè)發(fā)展講究的都是“有法可循和有法可依”，這一點(diǎn)毋庸置疑。事業(yè)單位作為國內(nèi)公共服務(wù)體系的重要組成部分，具有重要的社會(huì)責(zé)任和使命。事業(yè)單位為社會(huì)提供教育、醫(yī)療、文化、科技等公共服務(wù)，承擔(dān)著社會(huì)穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國家建設(shè)的重要任務(wù)。從事業(yè)單位的屬性特征角度上來說，其本身必須要堅(jiān)持法制，并且作為榜樣在社會(huì)中合法合規(guī)運(yùn)作。其中，規(guī)范的人事檔案管理制度和流程能夠保證事業(yè)單位的合規(guī)合法運(yùn)作，避免因人事檔案管理不當(dāng)而引發(fā)的行政糾紛和法律糾紛，這一點(diǎn)對(duì)于事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展是極為重要的。以國內(nèi)市級(jí)衛(wèi)生局為例，其人事檔案管理工作不僅有助于員工職業(yè)發(fā)展，還有助于提高醫(yī)療服務(wù)水平和管理效率，保證衛(wèi)生局的正常運(yùn)行。同時(shí)，規(guī)范的人事檔案管理工作也是衛(wèi)生局履行職責(zé)、確保醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和安全的重要保障。

二、數(shù)字化背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作優(yōu)化可行性分析

首先，在新時(shí)期的事業(yè)單位運(yùn)營發(fā)展過程中，人事檔案管理工作依舊是至關(guān)重要的一部分，其不僅直接影響單位的人才選拔和人力資源配置，還直接影響事業(yè)單位的發(fā)展。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案記錄為主，然而，這種管理方式容易出現(xiàn)人事檔案資料遺失、損毀的問題。而在數(shù)字化技術(shù)的加持下，保存難的問題可以得到有效解決。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要清楚地意識(shí)到數(shù)字化背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作優(yōu)化的可行性和必要性，促使數(shù)字化技術(shù)成為人事檔案管理工作的一個(gè)重要基礎(chǔ)，從而提升人事檔案管理工作質(zhì)量，為事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，繼而更好地服務(wù)社會(huì)，服務(wù)廣大人民群眾。

其次，處于信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)滲透各行各業(yè)。事業(yè)單位處于這個(gè)大背景下，需要積極順應(yīng)時(shí)代背景和趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化建設(shè)。目前，國內(nèi)的事業(yè)單位人事檔案管理工作已經(jīng)取得了初步成果，事業(yè)單位內(nèi)部采購了相對(duì)完善的硬件設(shè)備設(shè)施，布置了專門的辦公區(qū)域，這些都為數(shù)字化背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化奠定了很好的基礎(chǔ)，在數(shù)字化技術(shù)和理念的加持下，有利于促使檔案管理工作效率的全面提升。

三、事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)分析

1.促進(jìn)檔案管理機(jī)制革新

人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，記錄著事業(yè)單位不同崗位工作人員的基礎(chǔ)信息和工作履歷等，與事業(yè)單位的其他工作具有直接的聯(lián)系。伴隨時(shí)間的推移，事業(yè)單位的規(guī)模也具有一定的提升，造成事業(yè)單位人事檔案資料和數(shù)據(jù)多樣化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄方式煩瑣、復(fù)雜、難度較高，還容易出現(xiàn)檔案資料不準(zhǔn)確和遺失等問題。

在引入數(shù)字化人事檔案管理模式之后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄工作形式的諸多弊端都可以得到有效解決，通過數(shù)字化的資料轉(zhuǎn)化，相關(guān)的人事檔案資料能夠長期保存，并不會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或是破損等情況，這本身就是檔案管理質(zhì)量得到提升的一種表現(xiàn)。并且，在數(shù)字化技術(shù)加持下，使得人事檔案資料查找效率也變得更高，這其實(shí)是檔案管理機(jī)制的一種革新，對(duì)于事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.保障檔案資料安全

事業(yè)單位人事檔案資料的一大特點(diǎn)就是全面、細(xì)致，包含基礎(chǔ)信息、家庭信息和工作信息等，而鑒于事業(yè)單位自身的性質(zhì)，其檔案資料需要保障真實(shí)可靠，同時(shí)，具有保密性。而在傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理工作模式中難以實(shí)現(xiàn)這一特點(diǎn)，甚至其真實(shí)性也無法得到保障。目前，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)比較成熟，事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的落實(shí)，可以依據(jù)自身的需求設(shè)置軟件權(quán)限，從根本上保障了檔案資料的安全。同時(shí)，還可以搭配合適的加密方式，進(jìn)一步提升檔案信息的安全性，防止重要信息泄露。

3.提升檔案管理效率

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，最為人詬病的一個(gè)問題就是工作效率比較低，需要在大量的人事檔案資料中查找，工作效率和工作質(zhì)量都不理想。而在事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理得以實(shí)現(xiàn)后，工作人員在檢索相關(guān)的人事檔案資料過程中，只需要輸入關(guān)鍵詞檢索即可，檔案查閱簡單、直接、準(zhǔn)確和有效，這些都是傳統(tǒng)的人事檔案管理工作難以做到和實(shí)現(xiàn)的。同時(shí)，對(duì)于相關(guān)的事業(yè)單位來說，雖然在事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的相關(guān)硬件和軟件設(shè)備設(shè)施方面會(huì)有一定的投入，但是從長遠(yuǎn)角度來看，事業(yè)單位在人事檔案管理中的整體成本支出是減少的，尤其是人力資本的支出。此外，在事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理發(fā)展過程中，僅需要針對(duì)軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備設(shè)施更新即可。例如，相關(guān)工作人員可以借用計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案信息更新，保證真實(shí)、有效的同時(shí)，還可以降低數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的概率，降低檔案管理工作的難度，為搜索和提取人員信息提供便利。

四、數(shù)字化背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作優(yōu)化路徑

1.提升重視程度

事實(shí)上，在當(dāng)前的數(shù)字化背景下，社會(huì)大眾和社會(huì)環(huán)境本身對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案管理工作提出了嶄新且更高的要求，對(duì)于其中的人事檔案管理工作來說，數(shù)字化本身就是一個(gè)重要的發(fā)展趨勢(shì)。因此，事業(yè)單位在建設(shè)和發(fā)展的過程中需要保持高度的重視，尤其是領(lǐng)導(dǎo)人員需要高度重視，促使事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理建設(shè)速度得到保障。

例如，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要時(shí)常詢問檔案數(shù)字化的進(jìn)度，并在建設(shè)階段出現(xiàn)問題的情況下，主動(dòng)帶領(lǐng)專業(yè)人員研討實(shí)踐工作過程中的諸多問題，從而保障數(shù)字化人事檔案管理優(yōu)化“又快又穩(wěn)”。除此之外，事業(yè)單位需要意識(shí)到，無論硬軟件設(shè)備設(shè)施的購置，還是邀請(qǐng)專業(yè)人士解決問題，都需要加大資金投入，因此，事業(yè)單位需要做好資金上的平衡，避免在數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)過程中受阻。

2.完善檔案管理制度優(yōu)化

沒有規(guī)矩，不成方圓。在事業(yè)單位的人事檔案管理工作當(dāng)中亦是如此。依據(jù)相關(guān)研究和調(diào)查來看，國內(nèi)諸多事業(yè)單位已經(jīng)為人事檔案數(shù)字化管理做好了準(zhǔn)備，并積極落實(shí)，但并未取得預(yù)期的效果。之所以出現(xiàn)這一現(xiàn)象和問題，主要原因就是事業(yè)單位的人事檔案管理工作制度并未隨之更新。

因此，在數(shù)字化背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作優(yōu)化過程中，需要注重人事檔案管理制度的優(yōu)化和完善。首先，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理仍然具有值得留下和借鑒的內(nèi)容，在舊的人事檔案管理制度方面需要實(shí)現(xiàn)“取其精華、棄之糟粕”。其次，在人事檔案管理工作中，檔案信息資料的“安全性”至關(guān)重要，在安全制度的構(gòu)建上更加需要保持高度重視，避免遇到安全層面的問題。最后，在完善檔案管理制度優(yōu)化的過程中，還需要注重“動(dòng)態(tài)化”的基本原則，簡單來說，就是依據(jù)數(shù)字化人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善，可以詢問事業(yè)單位中人事檔案管理工作人員的感受，并依據(jù)此對(duì)相關(guān)機(jī)制進(jìn)行調(diào)整和完善，保證制度和機(jī)制實(shí)施后能夠真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.更新數(shù)字化設(shè)備設(shè)施

“工欲善其事，必先利其器”。在數(shù)字化人事檔案管理工作的優(yōu)化過程中，為了使人事檔案管理工作達(dá)到預(yù)期的效果，能跟上時(shí)代的發(fā)展，需要注重其中使用的數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的更新。在這一過程中，由于購置設(shè)備設(shè)施的資金數(shù)量龐大，事業(yè)單位的公益性比較強(qiáng)，容易出現(xiàn)資金不足，在這種情況下，事業(yè)單位可以積極主動(dòng)尋求社會(huì)力量和資金，必要情況下與第三方企業(yè)達(dá)成合作，直接引進(jìn)成熟的技術(shù)， 再培養(yǎng)人事檔案管理人才， 以此來滿足檔案數(shù)字化管理的需求，這樣不僅可以省去技術(shù)開發(fā)的資金，也有利于事業(yè)單位融入當(dāng)前的市場(chǎng)環(huán)境當(dāng)中。

4.人才培養(yǎng)

數(shù)字化人事檔案管理工作與以往相較發(fā)生了比較大的變化，這種變化和差異性給人事檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)提出了嶄新且更高的要求。因此，在檔案管理優(yōu)化過程中，不僅需要注重技術(shù)、設(shè)備設(shè)施以及工作制度等方面的優(yōu)化，還需要從源頭處著手，重點(diǎn)加強(qiáng)相關(guān)工作人員綜合素養(yǎng)的提升。

例如，不同事業(yè)單位之間可以加強(qiáng)溝通、合作，邀請(qǐng)成功的數(shù)字化人事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員，以講座、座談會(huì)的方式開展工作，促進(jìn)成功工作經(jīng)驗(yàn)和案例的流傳和共享，有利于快速促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。

五、結(jié)論

事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理是一個(gè)必經(jīng)之路，對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案管理乃至于整體的發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值。但同時(shí)也需要意識(shí)到，事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)不可一蹴而就，在這一過程中，技術(shù)更新、設(shè)備設(shè)施更新以及人才培養(yǎng)都需要提上日程，對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理的可持續(xù)性發(fā)展十分重要。

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作者簡介：孫建（1979—），男，漢族，山東青島人，本科，館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化、檔案信息資源開發(fā)與利用。