檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

摘 要：在我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，信息技術(shù)在各行業(yè)有著非常廣泛的應(yīng)用，推動(dòng)了傳統(tǒng)行業(yè)的轉(zhuǎn)型和優(yōu)化。在檔案管理的過程中，有關(guān)人員科學(xué)地運(yùn)用信息技術(shù)能夠做好檔案管理方式的調(diào)整和優(yōu)化，提高信息收集的效率，從而更好地符合檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；措施

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，有利于改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，發(fā)揮出信息管理的主要作用，從而有效地做好檔案信息的整理工作，提高信息資源的利用率，為檔案行業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。由于檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，涉及各個(gè)環(huán)節(jié)，在具體工作過程中，有關(guān)人員要及時(shí)做好各項(xiàng)技術(shù)的調(diào)整和優(yōu)化，保障檔案信息收集整理的效率，從而達(dá)到相應(yīng)的管理目標(biāo)。

一、檔案信息化的內(nèi)涵分析

檔案是各單位必不可少的關(guān)鍵信息，做好檔案的管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)一個(gè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。檔案信息化主要是指在我國(guó)檔案管理部門的統(tǒng)一指揮和組織下，在檔案管理活動(dòng)中，全面運(yùn)用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理和優(yōu)化工作，從而為社會(huì)提供相關(guān)的服務(wù)，進(jìn)一步提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以實(shí)體檔案管理為核心，忽視了電子檔案資源。檔案信息化主要是指通過檔案信息資源的數(shù)字化來保障檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化程度，利用相關(guān)的系統(tǒng)性進(jìn)行加工以及網(wǎng)絡(luò)傳輸之后，有效實(shí)現(xiàn)信息資源的合理配置，保障檔案信息共享。

二、檔案管理信息化的必要性分析

1.控制相關(guān)的成本，提高工作效率

加強(qiáng)檔案信息化的全面建設(shè)工作，能夠積極處理大量的數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)處理效果。檔案信息化在現(xiàn)代工作中有著非常重要的作用，不僅能夠降低相關(guān)成本，還能夠提高整體的工作效率。隨著各單位檔案管理數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案需要一定的空間進(jìn)行保存，且維護(hù)成本比較高，加強(qiáng)電子檔案的應(yīng)用能夠有效節(jié)約成本，提高工作效率。

2.保證檔案保存質(zhì)量

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案抵抗風(fēng)險(xiǎn)能力比較差，紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)的過程中會(huì)面臨各種因素的影響，在長(zhǎng)時(shí)間保存的過程中，容易出現(xiàn)字跡模糊、紙質(zhì)老化等各種現(xiàn)象，進(jìn)而影響了信息的完整性，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)便可以存儲(chǔ)大量的檔案信息，且并不需要占據(jù)太大的空間。

三、檔案信息化建設(shè)的主要特征分析

1.創(chuàng)新性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，有關(guān)人員主要采取的是落后的紙質(zhì)檔案管理方式，這種管理方式的工作效率比較低，且容易出現(xiàn)人工失誤造成檔案收集的遺漏、存儲(chǔ)方式不科學(xué)，甚至丟失的情況。首先，信息技術(shù)的全面應(yīng)用能夠有效改變這種情況，擺脫傳統(tǒng)落后的管理方式，運(yùn)用高效簡(jiǎn)便的管理方法彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式的不足，提高整體的管理效率，優(yōu)化檔案管理人員的管理思維，這是檔案信息化管理的主要特點(diǎn)。一般來說，在信息化背景下，新型檔案管理方式和傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，信息技術(shù)的全面應(yīng)用能夠擺脫傳統(tǒng)的管理模式，極大簡(jiǎn)化了檔案管理流程，全面提高了信息收集效率，運(yùn)用更科學(xué)的方式來減少檔案管理過程中存在的不足，減少不必要的麻煩。其次，有關(guān)人員通過構(gòu)建信息化的檔案管理模式，能夠有效地實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理工作，科學(xué)、自動(dòng)分辨檔案信息中資料的真假，根據(jù)資料的主要類型進(jìn)行自動(dòng)化分類，進(jìn)而保障整體的工作效率以及檔案信息的真實(shí)性。

2.時(shí)效性

由于檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，涉及各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理工作的管理信息比較繁雜，對(duì)檔案管理人員的要求較高。由于檔案信息會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而出現(xiàn)改變，檔案管理人員要適時(shí)進(jìn)行調(diào)整工作，改變傳統(tǒng)的工作方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式想要保障檔案的時(shí)效性是比較困難的，需要投入大量的人力、物力資源，工作時(shí)間長(zhǎng)，但最終的工作效果并不理想。在新形勢(shì)下，全面做好信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息化管理方式能夠有效改變這一局面，檔案管理人員可以實(shí)時(shí)更新相關(guān)的信息，全面保證檔案管理的時(shí)效性。只有構(gòu)建起信息化的檔案管理方式，才能夠進(jìn)一步做好檔案內(nèi)容的分類和細(xì)化工作，保障檔案管理信息和數(shù)據(jù)的全面性和真實(shí)性。值得注意的是，檔案管理人員不僅需要及時(shí)收集和更新檔案信息，還需要樹立檔案信息的時(shí)間觀念。

四、存在的主要問題分析

1.對(duì)信息化建設(shè)不夠重視

由于大多數(shù)單位在檔案信息化建設(shè)方面投入的資金并不充分，對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠，很多單位還是采取紙質(zhì)管理的方式，檔案管理工作的重點(diǎn)仍然是紙質(zhì)文件，忽視了檔案信息化的建設(shè)工作，沒有充分挖掘檔案所蘊(yùn)含的主要信息，沒有把握檔案信息的本質(zhì)。單位沒有圍繞發(fā)展目標(biāo)建立相匹配的檔案管理體系，極大地影響了檔案管理工作的科學(xué)性。除此之外，由于缺乏科學(xué)完善的檔案管理工作體系，影響了單位的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理部門在這方面的建設(shè)不夠充分，缺乏科學(xué)的運(yùn)營(yíng)體系支持，極大影響了整體的工作效率，不利于發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

2.檔案管理方式比較陳舊

目前，大多數(shù)單位的檔案管理方式是比較落后的，單一的檔案管理方法影響了檔案的運(yùn)行效率，雖然大多數(shù)單位都在向著檔案信息化的方向不斷轉(zhuǎn)變，但是整體的發(fā)展速度比較慢，缺乏科學(xué)、有效的檔案信息化管理體系。大多數(shù)單位將檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)放在信息的存儲(chǔ)以及核查方面，沒有及時(shí)高效地開展檔案數(shù)據(jù)的共享，各單位的信息還處在一種封閉的狀態(tài)，不利于單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的優(yōu)化。由于單位對(duì)于數(shù)據(jù)的開發(fā)程度并不高，無法實(shí)現(xiàn)重大項(xiàng)目和檔案信息的深度融合，未能夠深入挖掘檔案信息的深層價(jià)值。單位在制定未來發(fā)展戰(zhàn)略、資金投資預(yù)算、單位管理體系等各個(gè)方面，并沒有科學(xué)地參考相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)，檔案部門也沒有結(jié)合信息技術(shù)來構(gòu)建有效的檔案管理體系，從而影響了檔案工作效果。

3.檔案的安全性較低

在大量信息化建設(shè)過程中，也需要面臨一定的風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展最主要的問題就是安全問題，安全問題也是檔案信息化建設(shè)的主要風(fēng)險(xiǎn)。由于部分單位檔案信息化管理的設(shè)備設(shè)施比較落后，在缺乏完善的檔案信息化工作體系的背景下開展數(shù)據(jù)資源的共享，這無疑會(huì)影響單位檔案信息的安全性，嚴(yán)重的話還會(huì)危害到單位的可持續(xù)發(fā)展。目前，安全性較低已經(jīng)成為制約檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。在檔案管理工作中，相關(guān)人員缺乏一定的安全意識(shí)，沒有科學(xué)、有效地開展安全防護(hù)工作，缺乏檔案安全管理系統(tǒng)，從而導(dǎo)致檔案資源泄密或者是數(shù)據(jù)被篡改等現(xiàn)象，威脅了檔案資源的安全。

4.檔案信息的利用率比較低

有的單位檔案管理工作缺乏統(tǒng)一完善的規(guī)劃，各部門缺乏檔案應(yīng)用意識(shí)，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)。一方面，相關(guān)單位缺乏科學(xué)、完善的宣傳機(jī)制，沒有做好檔案資源的宣傳工作，檔案信息未能引起單位管理人員的高度重視，降低了檔案資源的利用率。另一方面，檔案信息化管理的難度比較高，由于缺乏科學(xué)、完善的檔案資源互動(dòng)應(yīng)用體制，導(dǎo)致檔案信息的檢索效率并不高，缺乏成熟完善的服務(wù)體系，極大制約了檔案信息的利用率。

5.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

在單位檔案管理過程中缺乏專業(yè)的管理人才的支持，部分檔案管理人員沒有掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，自身的檔案管理思想比較陳舊，難以適應(yīng)智能化技術(shù)、信息化技術(shù)所提出來的需求。同時(shí)，檔案管理人員缺乏對(duì)新興技術(shù)的充分認(rèn)識(shí)，沒有及時(shí)開展相關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí)，不適應(yīng)云平臺(tái)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)所帶來的工作調(diào)整。除此之外，單位缺乏專業(yè)化檔案管理人才的引入，沒有充分重視檔案管理人員的招聘、晉升、培訓(xùn)等各項(xiàng)工作，在檔案信息化建設(shè)過程中，沒有投入充足的資金進(jìn)行相關(guān)設(shè)備設(shè)施的優(yōu)化和完善，極大制約了檔案信息化管理系統(tǒng)的有效開發(fā)。由于缺乏完善的晉升和培訓(xùn)機(jī)制，單位對(duì)專業(yè)的檔案管理人員的吸引力比較低，降低了專業(yè)人才對(duì)單位的忠誠(chéng)度。

五、主要的優(yōu)化措施分析

1.強(qiáng)化檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)

從某種程度上來說，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是更新理念。檔案管理人員是開展檔案信息化建設(shè)的核心要素，這部分人員的主動(dòng)性和積極性影響著最終的建設(shè)效果，而檔案管理人員的主動(dòng)性需要相關(guān)理念的影響，必須要轉(zhuǎn)化自身的認(rèn)知，樹立檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案信息化建設(shè)有正確的了解，增強(qiáng)自身的使命感，加強(qiáng)檔案管理工作的全面重視，積極開展檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作。馬克思主義的哲學(xué)觀提出：“意識(shí)具有一定的能動(dòng)特點(diǎn)，社會(huì)意識(shí)具有推動(dòng)性的作用?！币虼?，在檔案信息化建設(shè)的過程中，單位要全面重視檔案管理人員意識(shí)的培養(yǎng)，幫助檔案管理人員樹立正確的檔案信息化意識(shí)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

2.建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)檔案

在單位檔案管理的過程中，通過構(gòu)建相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)檔案來進(jìn)一步提高檔案管理效率，且取得良好的工作效果。首先，要建立相關(guān)的檔案網(wǎng)站，合理利用檔案網(wǎng)站來做好信息的共享和分析，構(gòu)建內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站、公眾服務(wù)網(wǎng)站兩個(gè)平臺(tái)，全面發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)性以及檔案信息的主要作用。其次，單位要做好相關(guān)硬件設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)，檔案管理信息化工作開展起來會(huì)更加高效，從而有效實(shí)現(xiàn)信息的交換，提高檔案管理的安全性。

3.構(gòu)建檔案資料遠(yuǎn)程查閱系統(tǒng)

首先，單位需要不斷完善檔案資料遠(yuǎn)程查閱功能，根據(jù)實(shí)際的檔案內(nèi)容，設(shè)置不同的公開級(jí)別，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)公開標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于已經(jīng)公開的信息，單位要以指定的格式在網(wǎng)站上定期發(fā)布，從而保障網(wǎng)絡(luò)信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，檔案管理部門也可以根據(jù)本地資源來不斷完善檔案信息資源網(wǎng)站，單位需要不斷優(yōu)化檔案資料內(nèi)部查閱性能。對(duì)于不能公開的檔案信息，單位要根據(jù)檔案信息的主要內(nèi)容來設(shè)計(jì)身份驗(yàn)證系統(tǒng)，確認(rèn)檔案使用者后才能夠讓其遠(yuǎn)程訪問檔案館，從而獲取相關(guān)的信息。此外，單位要建立檔案館異地查閱檔案證明機(jī)制，要穩(wěn)步推行該工作，通過合作、協(xié)議和簽訂的方式來加強(qiáng)各檔案館之間的緊密聯(lián)系和合作。異地檔案證明是一種新型的工作方式，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，做好該模式的探索工作，便于有關(guān)人員利用備份數(shù)據(jù)脫機(jī)交換等功能，從而轉(zhuǎn)變檔案證明材料的打印方向，有效地減少檔案使用人員的奔波時(shí)間，提高工作效率。

4.充分把握檔案信息的安全

為了保障單位檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，要做好檔案信息的保密工作，保障檔案數(shù)據(jù)的完整性，從而充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。檔案是單位非常重要的信息資源，如果關(guān)鍵信息出現(xiàn)泄漏，會(huì)影響單位的未來發(fā)展，損害單位的利益。因此，單位要積極做好檔案信息的保密工作，全面開展安全管理工作。

信息安全管理工作的全面落實(shí)需要有硬件、軟件的支持，保障信息存儲(chǔ)傳輸?shù)陌踩裕约坝脩羰褂脵n案信息的真實(shí)和有效性，要全面禁止非法用戶的訪問。在管理層面，單位要廣泛推行檔案管理工作規(guī)范化，積極貫徹檔案信息化管理工作的要點(diǎn)，激發(fā)各部門對(duì)信息安全的全面重視。與此同時(shí)，單位還需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，保障檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，通過優(yōu)化相關(guān)的制度來強(qiáng)化檔案管理人員的認(rèn)知。在日常工作中，單位要全方面落實(shí)安全管理守則，強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識(shí)。除此之外，單位要注重軟硬件設(shè)備設(shè)施的日常維護(hù)工作，及時(shí)排查硬件設(shè)備設(shè)施的故障，做好數(shù)據(jù)的備份。檔案管理人員可以通過管理平臺(tái)結(jié)合上傳的主要數(shù)據(jù)來掌握設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行情況，并運(yùn)用各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算工作，保障分析結(jié)果的客觀性和真實(shí)性。

在技術(shù)層面，單位要聘請(qǐng)相關(guān)的計(jì)算機(jī)人才做好系統(tǒng)的維護(hù)工作，避免病毒對(duì)信息系統(tǒng)的影響，全方位監(jiān)督計(jì)算機(jī)的運(yùn)行，定期做好病毒的查殺，發(fā)現(xiàn)病毒要及時(shí)采取相關(guān)的措施，從而更好地保障檔案信息的安全。此外，單位還需要合理利用物理和網(wǎng)絡(luò)的有效方式，制定科學(xué)合適的安全措施，有效維護(hù)檔案信息的完整性，通過定期更換核心密碼以及設(shè)置分級(jí)密碼的方式，保障檔案信息存儲(chǔ)的安全性。

5.開展專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)工作

為了全面適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，加快檔案信息化建設(shè)工作，解決人才缺失的問題，單位要從培訓(xùn)、引進(jìn)等多個(gè)方面入手來提高相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)。一方面，通過相關(guān)政策的引導(dǎo)進(jìn)一步優(yōu)化專業(yè)隊(duì)伍，吸引高素質(zhì)人才的加入，進(jìn)一步提高信息化管理的水平。單位要加大檔案信息化建設(shè)資金的投入，鼓勵(lì)高素質(zhì)、專業(yè)化的人才參與其中，并通過科學(xué)完善的規(guī)章制度來優(yōu)化薪資待遇，提高專業(yè)人才的認(rèn)可度。另一方面，單位要從組織內(nèi)部入手，不斷完善人才激勵(lì)制度，提高相關(guān)人員的工作責(zé)任感，科學(xué)掌握檔案信息化管理工作技能，提高檔案管理工作的效果。

6.創(chuàng)新服務(wù)方式

在檔案收集時(shí)，相關(guān)人員要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式，運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件來制作相關(guān)的電子文檔并及時(shí)進(jìn)行歸檔。在整理時(shí)，要合理利用電子產(chǎn)品來做好相關(guān)資料的整理和分析，及時(shí)更新檔案信息。單位還需要優(yōu)化傳統(tǒng)的文本查閱方式，合理利用網(wǎng)絡(luò)檢索工作，提高工作效率。

六、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平不斷提升的背景下，檔案管理工作需要及時(shí)轉(zhuǎn)型和優(yōu)化，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)工作，有利于提高檔案管理工作效率，把握時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，及時(shí)做好開拓創(chuàng)新工作，全面做好檔案信息資源的開發(fā)工作，保障檔案管理工作的穩(wěn)步開展。

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作者簡(jiǎn)介：陳麗霞（1971—），女，漢族，山東濰坊人，本科，副研究館員，研究方向：檔案信息化研究、環(huán)保檔案的重要性、檔案管理。