互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型分析

摘 要：在信息化不斷發(fā)展的背景下，各行各業(yè)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量進一步增加，涉及內(nèi)容愈加復雜。為提升檔案管理質(zhì)量，相關部門必須要加大對信息技術的運用，借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢強化數(shù)據(jù)統(tǒng)一化的管理。鑒于此，本文將重點圍繞互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型加以研究，以此為相關行業(yè)發(fā)展提供借鑒。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時代；檔案管理；數(shù)據(jù)化

檔案管理是指對檔案數(shù)據(jù)完成存儲、保留，以此方便后續(xù)工作開展。隨著經(jīng)濟社會的進步，檔案管理中的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容逐漸呈現(xiàn)多元化的趨勢，加大了檔案管理工作者的工作量以及難度。在此背景下，檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型變得尤為關鍵，不僅能夠提升工作效率，而且可以滿足現(xiàn)實所需，為相關行業(yè)發(fā)展提供保障。

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型背景分析

第一，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作難度逐漸提升，不僅需要完成數(shù)據(jù)整理和歸納，而且還需要保障后續(xù)數(shù)據(jù)信息調(diào)用的安全性與精準度，確保數(shù)據(jù)信息傳輸不會受到外界影響。因此，怎樣實現(xiàn)高效的檔案資源管理成了相關行業(yè)關注的重點。為此，要求工作人員必須要加大對互聯(lián)網(wǎng)時代的重視，科學地引入技術形式，從而通過系統(tǒng)軟件完成數(shù)據(jù)資源的自動整理與歸納。由此可見，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是滿足時代要求的必然所需。

第二，數(shù)據(jù)化改革是檔案管理工作改革的必然需求。目前，時代發(fā)展對檔案管理工作提出了更高的標準，信息資源也從原有的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)換為電子形式。此種大環(huán)境下，檔案管理工作的重點不再僅僅是完成信息處理和存儲，而是增添諸多電子檔案管控的內(nèi)容，這也是數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的關鍵原因，要求工作人員必須要借助技術優(yōu)勢，在保障檔案管理基本要求的同時，強化數(shù)據(jù)價值，深入挖掘效果，為相關行業(yè)進步提供幫助。

二、檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的價值意義

第一，強化數(shù)據(jù)價值運用。數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型最早開始于國外發(fā)達國家，是指綜合運用技術強化數(shù)據(jù)的信息分析與獲取質(zhì)量，從而最大程度地發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的價值，為企業(yè)決策與發(fā)展提供參考借鑒，提升數(shù)據(jù)的使用效能，這對于推動檔案管理質(zhì)量提升具有重要意義。在過去，檔案管理工作僅是簡單的數(shù)據(jù)分析以及信息轉(zhuǎn)化，由于全程均是人工操作，因此很多數(shù)據(jù)在使用的過程中無法保證真實度，難以被合理運用在其他工作中。在數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的過程中，系統(tǒng)軟件以及互聯(lián)網(wǎng)技術的使用可幫助工作人員對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行智能化分析，并找出不同數(shù)據(jù)信息的內(nèi)在關聯(lián)，為數(shù)據(jù)的科學運用奠定基礎，幫助相關部門提高決策的科學性與可行性。

第二，拓展數(shù)據(jù)服務類型。在檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的過程中，所有的檔案信息都會自動存儲到系統(tǒng)中，用戶可通過關鍵詞檢索等方式調(diào)取并運用數(shù)據(jù)內(nèi)容，進而減少過去人工查找的難度，提高數(shù)據(jù)利用的效率。與此同時，在數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型背景下，所有的部門都可以通過系統(tǒng)使用信息，有效地提升數(shù)據(jù)資源的共享質(zhì)量。在檢索的過程中不僅可以精準搜集具體數(shù)據(jù)，還能查詢到所有相關的信息內(nèi)容，進而發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，滿足人們的使用需要。正因如此，在實際工作中，部分企業(yè)以及單位也會借助數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型構(gòu)建聯(lián)動制度，從而基于數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的自身特點為不同的工作人員提供個性化服務，從源頭提升各部門職工的工作效率，降低過去數(shù)據(jù)查詢以及使用的時間成本。

第三，傳統(tǒng)檔案管理中的數(shù)據(jù)信息會以零散的形式被劃分到不同的類別中，工作人員在調(diào)用信息時，需要進入不同的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)才能夠精準查詢資料信息。而隨著目前檔案資源涉及范圍的不斷擴大，這種零散的管理形式也逐漸被淘汰，要求檔案管理部門應該在現(xiàn)有基礎上對信息資源進行整合，并對不同的信息自動標識，為后續(xù)的運用提供幫助。目前，市場上的數(shù)據(jù)化管理軟件均可滿足以上需要，可通過計算機算法實現(xiàn)資源的快速優(yōu)化以及整合，為檔案數(shù)據(jù)資源的后續(xù)效能開發(fā)創(chuàng)造條件，降低管理難度。

第四，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展背景下，檔案管理形式形勢逐漸多元化，方式更加豐富，尤其是在信息化系統(tǒng)運用的過程中，有效降低了檔案管理的工作量以及工作難度，強化了管理質(zhì)量和效率。在具體工作中，檔案管理人員可以通過一鍵檢索查找各類檔案信息，并完成系統(tǒng)分類，確保答案管理器能夠滿足分類標準又能夠兼?zhèn)潢P聯(lián)性。與此同時，在互聯(lián)網(wǎng)時代，存儲方式也更加多樣化，在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的基礎上，增設了視頻、音頻存儲，提升了信息數(shù)據(jù)的精準度。多樣化的檔案管理形式以及平臺運用也為檔案管理機構(gòu)與企業(yè)之間的合作奠定了良好基礎。在社會經(jīng)濟發(fā)展過程中，社會信息逐漸增多，檔案管理需要借助信息化、互聯(lián)網(wǎng)等技術形式搭建信息化管控系統(tǒng)，提升數(shù)字化水準，優(yōu)化檔案管控。在系統(tǒng)運行的過程中，檔案人員可以在任何時間和地點進行信息調(diào)用，因此，服務空間進一步拓展。此外，在社會發(fā)展中，檔案種類的不斷增加，也強化了檔案管控時效性方面的需求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)已經(jīng)難以滿足現(xiàn)實需要，必須要在現(xiàn)有基礎上進行信息化水準。時效性作為互聯(lián)網(wǎng)時代的主要特征，可有效提升檔案的敏感度，強化動態(tài)和交互性。因此，檔案管理應強化對信息化系統(tǒng)的關注，借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘技術的使用優(yōu)化管理，提升效率?？偠灾?，對于互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展來講，檔案管理數(shù)據(jù)化是后續(xù)發(fā)展的必然途徑。數(shù)據(jù)優(yōu)化不僅能夠提升檔案時效性、確保信息數(shù)據(jù)管理的精準度，幫助工作人員降低數(shù)據(jù)調(diào)取的時間成本，優(yōu)化信息利用效率，而且還能降低管理人員工作難度和工作壓力，幫助單位管理機構(gòu)降低人力成本。為此，在后續(xù)工作中，需強化信息化、互聯(lián)網(wǎng)技術應用，為行業(yè)發(fā)展創(chuàng)造條件。

三、檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型存在的不足

檔案管理工作已經(jīng)進入新階段，但是在經(jīng)歷數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的過程中依舊會受到很多因素的制約，嚴重影響了檔案管理工作的開展。因此，對于檔案管理人員來講，必須要明確注意以下幾方面的不足，從而針對實際情況采取有效的手段加以管控。

第一，數(shù)據(jù)規(guī)模逐漸擴大。數(shù)據(jù)規(guī)模的擴大是時代進步的必然，也是影響數(shù)據(jù)化改革的關鍵內(nèi)容，不僅會加大檔案數(shù)據(jù)運用的難度，導致傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)存儲模式難以滿足存儲需求，還會加大數(shù)據(jù)丟失、重復錄入的概率。結(jié)合目前情況來看，即使部分企業(yè)以及檔案管理部門已經(jīng)開始運用簡單的存儲技術軟件，但是，隨著數(shù)據(jù)的不斷擴張以及膨脹，依舊無法滿足讀取分析的需求，導致檔案管理工作停滯不前。與此同時，價值分析鑒定是使用數(shù)據(jù)信息的關鍵，必須要加大對信息數(shù)據(jù)的關注，才能夠從根本上發(fā)揮數(shù)據(jù)的內(nèi)在價值。但是，目前的檔案管理依舊停留在高效收集以及存儲方面，鑒定質(zhì)量整體較差。

第二，工作人員能力水平較差。檔案管理人員的個人情況是影響技術運用以及數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關鍵，目前，管理人員的個人能力與素質(zhì)通常較弱，在遇到新技術時往往不能全方位地加以運用。這種能力的缺失，導致工作人員對檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的認知不足，甚至只能夠簡單轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)收集的形式，在整體質(zhì)量和效率方面沒有明顯的差別。此外，數(shù)據(jù)的完整性十分關鍵，在技術運用中需要工作人員使用系統(tǒng)進行安全管控，若是工作人員不能了解系統(tǒng)功能，即使引入數(shù)據(jù)化技術也無法確保數(shù)據(jù)信息的安全質(zhì)量，難以分析數(shù)據(jù)的使用價值。

第三，檔案信息利用率較差。檔案利用是促進社會發(fā)展的關鍵，當前檔案數(shù)據(jù)使用依舊存在被動的狀況，企業(yè)以及部門在數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的過程中依舊會運用傳統(tǒng)的服務模式，導致在數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型中既沒有完善的現(xiàn)代化管理機制加以監(jiān)管，也沒有從資料使用方式層面對檔案管理進行改革，這也是阻礙檔案管理數(shù)據(jù)化的重要因素。

四、互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的具體策略

第一，促進檔案信息數(shù)據(jù)化。過去，檔案管理改革僅僅是針對紙質(zhì)資料與電子文案的轉(zhuǎn)化，使數(shù)據(jù)信息可以通過圖像的形式加以展現(xiàn)，這是數(shù)據(jù)化的重要基礎，但并不是數(shù)據(jù)化改革的全部內(nèi)容。對于檔案管理來講，不僅要通過技術更改文件資料的存儲形式，還需要強化數(shù)據(jù)的運用與分析質(zhì)量。因此，在實際工作中，檔案管理人員可加大對語音識別、光學識別等技術的引入，通過結(jié)構(gòu)化處理的方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化存儲、調(diào)取以及智能化分析效果。例如，在信息化技術的運用背景下，檔案管理人員可將數(shù)據(jù)信息分解為不同的內(nèi)容，并將其轉(zhuǎn)化為所需的格式，通過重新建構(gòu)的形式將數(shù)據(jù)信息以表格、圖片、動態(tài)圖的形式展現(xiàn)給使用人員，為數(shù)據(jù)的深度運用奠定良好的基礎。

第二，強化人員數(shù)據(jù)化理念。以哲學的角度來看，人的主觀能動性是影響工作質(zhì)量和水平的關鍵因素。因此，對于檔案管理工作人員來講，若想要從根本上完成數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，應該先樹立正確的思維理念，強化自身的數(shù)據(jù)化思維模式，科學地看待數(shù)據(jù)化對檔案管理工作發(fā)展的關鍵意義，從而自主地優(yōu)化自身能力，通過學習、培訓，為檔案管理數(shù)據(jù)化改革提供人才支持。一方面，企業(yè)以及相關部門應該正確看待管理數(shù)據(jù)化工作，通過為檔案管理人員提供培訓平臺以及學習機會，使檔案管理團隊能夠重視技術運用。在培訓的過程中可針對數(shù)據(jù)化改革開展專項分析，包括數(shù)據(jù)化意義、形式以及挑戰(zhàn)、實踐路徑等，從而強化檔案管理人員對資源數(shù)據(jù)化管理的意識，使其可以在遇到資源數(shù)據(jù)的第一時間，運用軟件完成相應工作。另一方面，要在招聘環(huán)節(jié)加大對專業(yè)人才的關注，盡可能地引入管理學專業(yè)的人才加入檔案管理數(shù)據(jù)化改革的工作中，這樣也可以降低后續(xù)培訓的難度，使其可以自主完成模式創(chuàng)新，構(gòu)建高效的檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型架構(gòu)。

第三，不斷創(chuàng)新檔案服務。首先，要強化檔案服務的知識性。知識性是指要運用語音識別等技術形式，對檔案數(shù)據(jù)信息進行拆解與處理，以更加符合使用需要的形式加以展示，滿足用戶的檔案調(diào)取需要。其次，要加強合作。合作是強化檔案資源整合、促進社會進步的重要內(nèi)容。例如，對于高校來講，在檔案管理的過程中會面臨多種多樣的教育數(shù)據(jù)以及信息資源，內(nèi)部包括諸多文化內(nèi)容。因此，在后續(xù)的工作中，高?？梢耘c當?shù)氐牟┪镳^以及教育基地合作，共享知識資源，強化檔案管理內(nèi)容的知識性。最后，設計不同類型的個性化服務。不同的用戶在使用檔案資源信息的過程中，所看重的也存在一定的差異。因此，檔案管理部門需要借助大數(shù)據(jù)及時了解用戶需求，并結(jié)合用戶對檔案資料的實際需要設計服務內(nèi)容，強化服務質(zhì)量。

第四，完善檔案數(shù)據(jù)安全管理。在信息化時代，數(shù)據(jù)資源運用的安全性十分關鍵。因此，安全管理也成了檔案管理數(shù)據(jù)化中非常關鍵的內(nèi)容。例如，對于企業(yè)來講，檔案管理中涵蓋大量的機密文件以及重要資料，一旦安全管理沒有發(fā)揮作用，便會加大資源信息泄露的風險，不僅會給企業(yè)的后續(xù)建設帶來損失，甚至可能會給企業(yè)的生存帶來威脅。因此，在檔案管理的過程中必須將安全管控放在首要位置。例如，在實際工作中，要求檔案管理的上層領導部門應該結(jié)合檔案管理內(nèi)容以及數(shù)據(jù)范圍的實際情況制定完善、科學的安全管控制度，并通過加強防火墻技術質(zhì)量的形式，強化系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息調(diào)取和使用的識別標準。在此過程中，所有工作人員在調(diào)取數(shù)據(jù)信息以及過往檔案資料時，均需要數(shù)據(jù)工作賬號以及密碼進入。為進一步優(yōu)化安全管控質(zhì)量，幫助工作人員規(guī)避風險，在共享資料時，用戶還需要進行人臉以及密碼識別，上傳個人信息到管理系統(tǒng)中，待系統(tǒng)認定之后才能夠進入資料數(shù)據(jù)庫中完成數(shù)據(jù)信息的共享。在此過程中，所有信息的處理以及調(diào)取內(nèi)容都會自動記錄在后臺安全管理系統(tǒng)中，且不會受到外界因素干擾及進行人為更改，一旦數(shù)據(jù)存在問題，管理人員可根據(jù)之前的數(shù)據(jù)調(diào)取以及共享記錄追究責任。此外，在防火墻設置中還添加了入侵檢測技術，此技術可及時針對外網(wǎng)攻擊采取保護以及反擊措施，在保障數(shù)據(jù)安全性的同時，降低系統(tǒng)出現(xiàn)病毒的可能，并為后續(xù)的法律程序推進提供重要信息。

第五，加大前期資源投入。檔案管理中的資源存在多元化的特點，內(nèi)容包括多個領域，整體較為復雜，這也對數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型過程中的信息化管理軟件開發(fā)提出了更高的要求。要求相關研發(fā)單位必須要加大對人力、資源以及資金的投入，這樣才能夠提升信息化系統(tǒng)構(gòu)建的質(zhì)量，為檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型奠定良好的基礎。在資金運用方面，應該設置專項資金，并積極引入專業(yè)性人才進行軟件系統(tǒng)研發(fā)，從而為檔案管理數(shù)據(jù)化改革轉(zhuǎn)型奠定良好的基礎。

第六，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)化機制。結(jié)合現(xiàn)階段的檔案管理工作情況來看，數(shù)據(jù)規(guī)劃管理制度嚴重缺失，在內(nèi)容以及體制建設方面存在嚴重的不科學、不完善的狀況。例如，根據(jù)相關數(shù)據(jù)顯示，75%的檔案管理部門在規(guī)章制度方面只進行了簡單的介紹，對于安全管控細則方面并沒有明確的規(guī)定，甚至部分制度是照搬行業(yè)的要求，導致制度內(nèi)容存在嚴重的不合理現(xiàn)象，甚至存在“形式大于實際”的情況。與此同時，監(jiān)督管理不到位，制度貫徹落實之后沒有管理監(jiān)督人員分析落實質(zhì)量，以至于在數(shù)據(jù)化軟件運用方面也會產(chǎn)生大量操作不規(guī)范、不標準的狀況，嚴重影響了檔案管理數(shù)據(jù)化的質(zhì)量。

總而言之，對于檔案管理來講，數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型是未來實現(xiàn)行業(yè)發(fā)展的關鍵，無論是對于企業(yè)還是機關單位，在處理檔案管理工作時均需要強化技術引入，加強工作人員數(shù)據(jù)化理念，并結(jié)合實際所需落實好制度建設問題，這樣才能夠從源頭上發(fā)揮檔案管理數(shù)據(jù)化的價值，降低工作人員處理繁雜數(shù)據(jù)信息的難度，使檔案在不同的時間段發(fā)揮作用價值，幫助企業(yè)以及機關單位強化決策質(zhì)量。為此，在后續(xù)的工作中要求相關部門要正確看待數(shù)據(jù)化改革工作的重要性，并積極組織技能培訓，幫助檔案管理工作人員熟練運用軟件系統(tǒng)，為促進時代發(fā)展提供有力保障。

五、結(jié)論

綜上所述，檔案管理數(shù)據(jù)化已經(jīng)成為滿足時代發(fā)展需要的重要內(nèi)容，可以使資料轉(zhuǎn)化為多種可用形式，增強系統(tǒng)存儲量，保障資料的安全性，規(guī)避丟失、遺漏、重復等情況的產(chǎn)生。因此，在后續(xù)的工作中應該進一步強化技術的運用，積極組織互聯(lián)網(wǎng)技術教育培訓，提升工作人員的能力水平，使其形成數(shù)據(jù)化理念，為推動檔案管理升級奠定良好的基礎。

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（作者單位：煙臺市體育運動學校）

作者簡介：曹青（1969—），女，漢族，山東煙臺人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理相關研究。