基于業(yè)財(cái)融合的項(xiàng)目全周期預(yù)算管理路徑

將業(yè)財(cái)融合理念融入項(xiàng)目全周期預(yù)算管理，是企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流、提升管理水平的必然選擇。在項(xiàng)目的啟動(dòng)階段，業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門共同參與項(xiàng)目可行性研究，依據(jù)市場(chǎng)需求、技術(shù)可行性以及財(cái)務(wù)可行性等多維度因素編制項(xiàng)目預(yù)算，為項(xiàng)目的順利啟動(dòng)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門憑借專業(yè)知識(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的成本支出、資金流動(dòng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并預(yù)警潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；業(yè)務(wù)部門則依據(jù)財(cái)務(wù)反饋優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、合理調(diào)整資源配置，以確保項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。

業(yè)財(cái)融合視角下全面預(yù)算管理存在的問(wèn)題

全面預(yù)算管理工作中全員參與程度不足首先，部分企業(yè)的員工認(rèn)為預(yù)算管理工作屬于財(cái)務(wù)部門，因此在開展全面預(yù)算管理的過(guò)程中的參與積極性不高、配合度較差，所提供的相關(guān)數(shù)據(jù)信息管理價(jià)值較低，無(wú)法更好地提升全面預(yù)算管理效率。其次，企業(yè)各部門在進(jìn)行預(yù)算編制的過(guò)程中，僅依據(jù)自身業(yè)務(wù)內(nèi)容和需求進(jìn)行預(yù)算編制，即主要依賴于歷史數(shù)據(jù)，缺乏對(duì)未來(lái)業(yè)務(wù)、趨勢(shì)和內(nèi)在需求的判斷，缺乏全局性和戰(zhàn)略性，導(dǎo)致在預(yù)算執(zhí)行的過(guò)程中逐步暴露出明顯的預(yù)算偏差，需要進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，同樣未起到提升全面預(yù)算管理效率的作用，反而增加了工作量，無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展與經(jīng)營(yíng)等方面的需求。

全面預(yù)算管理數(shù)字化系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)不足首先，部分企業(yè)主要依托財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)及SAPERP系統(tǒng)等系統(tǒng)，僅與個(gè)別業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，如合同管理系統(tǒng)等，且集成程度不深，系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存在信息孤島、信息流存在斷層現(xiàn)象，導(dǎo)致業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。其次，在預(yù)算編制過(guò)程中，仍依靠原始的EXCEL表格或人工匯總方式，不僅工作效率低下，同時(shí)也存在錯(cuò)誤隱患，從而影響預(yù)算編制的準(zhǔn)確性。同時(shí)，預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)分散在合同、報(bào)銷、核算等各系統(tǒng)、各流程，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)時(shí)自動(dòng)更新。

解決問(wèn)題的對(duì)策與建議

建立業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)模式強(qiáng)化項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析機(jī)制。項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理中存在的問(wèn)題和面臨的風(fēng)險(xiǎn)，并通過(guò)對(duì)問(wèn)題的分析和對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估和預(yù)測(cè)，切實(shí)提高項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理效率和質(zhì)量，以確保項(xiàng)目的穩(wěn)健運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展。因此，在實(shí)施項(xiàng)目全生命周期經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析過(guò)程中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)逐步建立“無(wú)項(xiàng)目全周期預(yù)算無(wú)年度預(yù)算，無(wú)項(xiàng)目全周期預(yù)算不列支”的意識(shí)。

推行業(yè)財(cái)交叉輪崗或培訓(xùn)機(jī)制。業(yè)財(cái)交叉輪崗或培訓(xùn)有利于提升員工綜合素質(zhì)，使業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)人員有機(jī)會(huì)接觸和學(xué)習(xí)不同領(lǐng)域的知識(shí)和技能，能夠切實(shí)提升業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)人員的知識(shí)儲(chǔ)備并激發(fā)其創(chuàng)新思維，為項(xiàng)目全周期預(yù)算管理帶來(lái)新思路。首先，應(yīng)選派業(yè)務(wù)骨干到財(cái)務(wù)部門輪崗，使其系統(tǒng)性學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)知識(shí)，包括成本核算、預(yù)算編制、財(cái)務(wù)報(bào)表分析等。這些業(yè)務(wù)人員回到原崗位后，在項(xiàng)目策劃階段便能主動(dòng)結(jié)合財(cái)務(wù)思維優(yōu)化業(yè)務(wù)方案、精準(zhǔn)預(yù)估成本，避免不必要的開支。其次，安排財(cái)務(wù)人員深入業(yè)務(wù)一線，全面參與項(xiàng)目管理全過(guò)程。如此一來(lái)，財(cái)務(wù)人員可在實(shí)踐中熟悉業(yè)務(wù)流程、技術(shù)要點(diǎn)，從而在預(yù)算編制與經(jīng)費(fèi)管控時(shí)更貼合實(shí)際。

強(qiáng)化信息系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)改變信息孤島狀況，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)同源。當(dāng)前，全面預(yù)算管理的有效實(shí)施必須借助信息化工具。首先，應(yīng)基于ERP的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和管理流程，打造以核算系統(tǒng)為核心，合同系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)共享平臺(tái)及各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，全面預(yù)算系統(tǒng)為骨干的信息化系統(tǒng)。其次，應(yīng)采取多種有效措施完善主數(shù)據(jù)平臺(tái)，貫標(biāo)包括項(xiàng)目、課題、全周期預(yù)算、客戶、組織機(jī)構(gòu)、人員、物料在內(nèi)的數(shù)據(jù)資源至其他系統(tǒng)，杜絕信息孤島，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)同源。

開發(fā)審批關(guān)鍵環(huán)節(jié)輔助決策按鈕，定量支撐經(jīng)營(yíng)決策。在合同審批、付款等關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)通過(guò)信息化手段嵌入輔助決策功能。以合同審批為例，在審批流程界面增設(shè)專門的輔助決策按鈕，點(diǎn)擊后系統(tǒng)依據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則，精準(zhǔn)提供與該合同緊密相關(guān)的多維度決策信息。打造全周期閉環(huán)管理機(jī)制全面清查項(xiàng)目數(shù)據(jù)，確保全流程管控源頭唯一。首先，組織專業(yè)團(tuán)隊(duì)，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目各年度的經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行細(xì)致梳理，詳細(xì)核實(shí)每一筆支出的用途、時(shí)間、對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等信息。之后，通過(guò)與項(xiàng)目周期的緊密匹配，結(jié)合項(xiàng)目的任務(wù)分解、技術(shù)難度、市場(chǎng)環(huán)境變化等因素，重新審視經(jīng)費(fèi)決策的合理性。其次，發(fā)布全新的項(xiàng)目全周期預(yù)算，將其作為唯一的主數(shù)據(jù)源，向項(xiàng)目管理的全流程進(jìn)行數(shù)據(jù)發(fā)放。

把握預(yù)算管控源頭，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)無(wú)縫對(duì)接。首先，通過(guò)優(yōu)化數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議、建立實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)同步機(jī)制，確保各系統(tǒng)之間能夠無(wú)縫銜接，并以小時(shí)為單位對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速同步更新。其次，實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)的快速穿透查詢功能，且預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)可精準(zhǔn)穿透查詢到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的最底層細(xì)節(jié)。例如，在查詢項(xiàng)目收入確認(rèn)情況時(shí)，不僅能獲取財(cái)務(wù)層面的收款記錄、賬務(wù)處理信息，還能穿透至業(yè)務(wù)層面，清晰展現(xiàn)產(chǎn)品交付時(shí)間、數(shù)量、交付對(duì)象等詳細(xì)業(yè)務(wù)流情況，以及與之對(duì)應(yīng)的收款合同簽訂與執(zhí)行全過(guò)程信息。

制定合規(guī)管控要求前置經(jīng)費(fèi)管控環(huán)節(jié)，確保前端業(yè)務(wù)流程預(yù)算受控。首先，將預(yù)算管控環(huán)節(jié)前置至合同簽訂發(fā)起時(shí)，如在新增外協(xié)合同簽訂時(shí)即對(duì)全周期可用外協(xié)預(yù)算進(jìn)行系統(tǒng)剛性判斷，倘若預(yù)算不足則無(wú)法發(fā)起任務(wù)。其次，為合理管控資金支出，按每個(gè)項(xiàng)目當(dāng)年可支出的經(jīng)費(fèi)受實(shí)際到款影響的規(guī)則內(nèi)置付款流程審批，確保無(wú)收款支撐的資金支出必須提及審批，且在經(jīng)決策通過(guò)后方可支出。此外，細(xì)化管控口徑，對(duì)成本費(fèi)用占比較高的費(fèi)用，例如外協(xié)、材料等費(fèi)用，以及合規(guī)關(guān)注度較高的費(fèi)用，例如差旅、會(huì)議、評(píng)審等費(fèi)用，應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)預(yù)算明細(xì)進(jìn)行管控。

定時(shí)發(fā)布預(yù)算執(zhí)行情況，重點(diǎn)突出執(zhí)行偏離預(yù)警。首先，確保每月各項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)人能在辦公平臺(tái)個(gè)人門戶的待辦事項(xiàng)中準(zhǔn)時(shí)收到截至目前的項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告，報(bào)告應(yīng)詳細(xì)呈現(xiàn)項(xiàng)目預(yù)算的收入、支出、結(jié)余等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，并與項(xiàng)目進(jìn)度、計(jì)劃節(jié)點(diǎn)緊密結(jié)合，直觀展示預(yù)算執(zhí)行的匹配度。其次，后臺(tái)應(yīng)依據(jù)預(yù)設(shè)的預(yù)算執(zhí)行率偏差閾值進(jìn)行智能預(yù)警，一旦項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行率偏離正常區(qū)間（例如項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行率低于預(yù)期進(jìn)度20%或高于計(jì)劃進(jìn)度30%），系統(tǒng)將自動(dòng)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人推送預(yù)警信息，提示項(xiàng)目加快請(qǐng)款或合理安排支出，從而有效提升項(xiàng)目資金管理效率，確保項(xiàng)目始終在既定的預(yù)算軌道上穩(wěn)健運(yùn)行。

作者單位：北京自動(dòng)化控制設(shè)備研究所