電子政務環(huán)境下檔案資源整合與共享研究

摘 要：電子政務指的是由行政機構主導的一種網上服務體系，能夠實現檔案資源信息的高效、實時傳遞。電子政務環(huán)境的營造，能夠為檔案資源的整合與共享營造良好機遇和條件。鑒于此，通過分析研究當前國內檔案資源整合與共享情況，明確電子政務環(huán)境下檔案資源整合與共享的重要性、主體和內容，進而提出電子政務宏觀發(fā)展環(huán)境下檔案資源整合共享的主要途徑及方式，以期真正實現對電子檔案資源穩(wěn)定管理。

關鍵詞：電子政務環(huán)境；檔案資源；整合與共享

檔案資源是指在國家機構、社會組織和個人社會活動中形成的，對國家發(fā)展和社會穩(wěn)定有保存和利用價值的檔案總和，且隨著電子政務發(fā)展，檔案資源管理受到人們的廣泛關注，雖然我國現階段檔案資源整合與共享工作的開展形勢不容樂觀，檔案資源存在分散性的特征，需要在電子政務環(huán)境背景下緊跟信息化發(fā)展步伐，加強檔案資源的整合及共享，促使電子政務賦予檔案資源整合與共享更多的內涵和價值，進而為檔案資源整合與共享提供更廣闊的發(fā)展空間。

一、國內檔案資源整合與共享研究

近幾年，我國檔案管理工作人員開始對檔案信息資源整合與共享問題集中關注，相比國外對檔案資源整合與共享的研究起步時間比較晚，但我國檔案管理學者對檔案資源整合與共享的研究，具有非常大的熱情。然而，受到當前信息技術水平和科研水平的制約，對檔案資源整合與共享的研究還較為落后，對檔案資源整合與共享的探究真正開始于2005年。因此，雖然當前很多檔案管理人員基于電子政務環(huán)境背景下，對檔案資源整合與共享展開了一定探索和分析，但在對檔案資源整合與共享機制改革與創(chuàng)新期間，還需要對其詳細探討與研究。

二、檔案資源整合與共享在電子政務環(huán)境下的意義

1.符合當前電子政務各項工作開展的現實需求

電子政務系統的運行方式十分復雜，需要相關工作人員在建立并運營電子政務環(huán)境時遵循以下三點基本條件：

加強電子信息化硬件和軟件系統的完善，是確保電子政務系統順利運營的前提，如計算機、信息化辦公設備、互聯網以及專業(yè)辦公軟件等。檔案管理人員需要拓展電子軟硬件的采購范圍并加強采購透明度，確保工作人員能夠全面掌握和熟練使用計算機和辦公軟件，做到在電子政務環(huán)境下熟練使用電子信息化各種類型的軟硬件，順利開展檔案資源整合與共享作業(yè)。

優(yōu)化電子政務管理系統，如服務系統、綜合系統以及人員管理系統。以人員管理系統為例，人員檔案的整合、優(yōu)化和共享是重中之重，工作人員需要在電子政務的背景下，對人員檔案有序梳理，并做到對人員檔案的絕對保密。由此可見，電子政務管理系統的完善，能夠充分發(fā)揮出電子政務環(huán)境的優(yōu)勢和作用。

第三，完善電子文件管理系統。要想維持電子文件管理系統的穩(wěn)定運行，需要檔案管理人員提供大量數據信息，明確檔案管理工作中各項信息資源的占據比例。同時，將檔案數據信息數字化整合后，才能確保電子政務順利有序開展，電子政務的運行效率和服務質量也會大幅度提升，電子文件管理系統的運行也就更加穩(wěn)定。

2.解決傳統檔案開發(fā)利用問題

部分單位在實際運營管理中產生了海量檔案資料信息，紙質載體的檔案資料和光盤載體類型的檔案資料占據空間比較大、日常利用率比較低，需要單位檔案管理部門借助先進的信息技術，數字化處理這些檔案資料，并將其錄入電子政務網絡數據信息庫中，以便工作人員能夠隨時隨地查詢、共享、開發(fā)以及利用。隨著社會經濟發(fā)展，檔案資料數據越來越多，尤其是在民生信息被歸納到檔案資料中后，檔案數量更多、檔案資料信息來源更廣泛，如果檔案管理人員仍采用傳統的檔案管理手段，就無法形成對檔案信息的有效處理，而應用電子政務環(huán)境實現檔案資源整合與共享，能夠便于管理人員全面篩選及處理各項檔案資料信息，進而消除傳統檔案管理方式的不足，進一步提升檔案資料的利用效率。

3.建設智慧城市信息系統

隨著智慧城市建設項目的推進，數字化檔案、智慧化檔案等逐漸嶄露頭角，而應用檔案管理新模式，能夠真正實現快速處理并收集城市數字信息，進一步滿足當前智慧城市實際建設過程中業(yè)務項目活動開展產生的各項信息服務需求。反之，城市檔案館及行政機構檔案室等組織機構也能夠通過加強檔案信息資源的整合共享，以達到支持智慧城市信息系統建設的目的。隨著近年來社會經濟和民生文化等各項檔案信息資源的發(fā)展，檔案管理工作與智慧城市的融合程度不斷加深，需要在城市化推進中，從整體上對其規(guī)劃設計。

三、電子政務環(huán)境下檔案資源整合與共享主體

1.圍繞電子政務環(huán)境開展檔案資源整合與共享

要想加強檔案資料的有效管理，就需要圍繞電子政務系統環(huán)境開展檔案資源整合與共享的整體規(guī)劃，由于檔案資源整合與共享是一項復雜、煩瑣且系統性較強的工作，檔案管理人員需要構建完善的檔案資源整合與共享框架，強化電子政務系統結構間的協調性，進一步建立各層級電子政務環(huán)境下的檔案資源整合共享主體。

2.電子政務環(huán)境下檔案管理機制的優(yōu)化創(chuàng)新

隨著我國社會經濟水平提升，雖然檔案管理水平有所提升，但綜合檔案館功能卻逐漸呈現出弱化發(fā)展趨勢，尤其是檔案資源整合與共享無法充分發(fā)揮自身作用和價值，就需要檔案管理人員依據體制情況，針對當前檔案管理的宏觀環(huán)境，逐漸優(yōu)化并完善檔案管理機制，督促當地政府部門積極融入電子政務系統，進而對檔案資源整合與共享機制的弱化原因展開綜合性分析研究。在這樣的背景下，才能有效提升檔案資源整合與共享地位，從而加強檔案行政管理部門以及專業(yè)主管部門之間的友好溝通及相互協調。

3.加強電子政務環(huán)境下檔案整合與共享的法律主體建設

在電子政務環(huán)境發(fā)展的宏觀背景下，檔案管理人員在開展工作中，需要逐漸完善并優(yōu)化檔案管理工作中相關法律法規(guī)的具體內容，強化檔案管理的普法教育機制，進而分析研究電子政務背景下檔案資源整合與共享的法律主體建設過程。并且，檔案管理人員還需要在電子政務環(huán)境背景下加強檔案資源整合與共享管理，建立相應的檔案管理目錄中心，真正實現檔案管理工作內容及檔案管理相關法律法規(guī)之間的聯系，保障檔案資源整合共享工作順利開展。

四、電子政務環(huán)境下檔案資源整合與共享內容

電子政務系統建設在電子政務大環(huán)境下，往往追求多層次的整合架構以及大范圍的信息應用，這就說明電子政務系統對檔案資源整合與共享工作的影響非常深入，檔案資源整合與共享擁有統一的體系結構基礎，檔案管理人員需要嚴格遵循由淺入深的發(fā)展順序，積極開展電子政務系統環(huán)境背景下，檔案資源的整合與共享工作。現階段，我國檔案資源整合與共享機制主要劃分為數據整合層次、系統整合層次、管理整合層次以及服務整合層次四項主要內容，下面以服務整合層次為例，開展對數字檔案資源整合與共享的基本方向與內容機制的分析研究。

現階段，在大數據技術等信息技術的支持下，檔案管理人員需要基于電子政務環(huán)境，充分結合檔案資源整合與共享的目標，建立完善、系統化的檔案管理知識系統，以期為用戶提供一個具有知識化與智能化的知識服務體系。并且，檔案管理人員還需要嚴格圍繞檔案資源開展整合與共享作業(yè)，重點構建檔案管理客戶服務平臺，確保檔案管理人員能夠充分利用現代化信息技術，設立相對良性且有內涵的檔案資源整合與共享機制。針對上文所述內容可見，服務整合層次主要包括訪問界面整合目標內容以及應用服務整合目標內容兩點，下面將訪問界面整合目標內容為例，對其詳細介紹：

第一，訪問界面整合目標內容指的是為當前區(qū)域政府部門及外界用戶提供多種類型的訪問界面，并建立相應的門戶渠道技術規(guī)范和標準，確保界面可以專門服務于不同類型的訪問設備設施，保障用戶在使用檔案期間，可以隨時隨地地獲取檔案資料中有價值的信息內容，確保檔案訪問過程的安全性。

第二，訪問界面創(chuàng)建的檔案社會化服務體系，不僅包括海量檔案資源以及信息數據內容，還可以采取科學規(guī)范的手段，建立數字檔案資源共享機制，以期完成檔案資源的整合共享，確保用戶能夠通過各類渠道，有效訪問檔案資源應用服務系統，使其能夠滿足用戶的個性化需求。

五、電子政務環(huán)境下檔案資源整合與共享的途徑及方法

1.途徑

首先，集中式檔案資源整合與共享。這種方式對管理人員的專業(yè)水平提出了較高的要求，且檔案資源整合與共享的任務比較重。一般來說，集中式檔案資源整合與共享主要是用于市級以上檔案局管轄的數字檔案館和智能檔案館數字化建設工作。集中式檔案資源整合與共享的基本結構，能夠匯集檔案數字化管理工作組織體系內的各項檔案資源，加強對檔案資源的整合，在檔案信息服務平臺上共享各種類型的檔案資源，或將檔案資源存放在檔案數據信息庫的文件中心實現共享。集中式檔案資源整合與共享方式的優(yōu)勢，可以構建一個完善的數字化檔案信息服務系統，確保各項檔案資源便于用戶檢索、查詢及下載，最大限度地降低各項資源利用的困難程度。

其次，分散式檔案資源整合與共享。這種方式對管理人員的專業(yè)技術要求較低，且檔案資源整合與共享任務也比較少，很多行政機關和事業(yè)單位都會采取分散式檔案資源整合與共享的方式。并且，分散式檔案資源整合與共享方法在實際運用期間能夠通過規(guī)范性及可行性較強的管理方式，實現對多種類型檔案資源數字化處理及儲存。與此同時，除了檔案管理部門之外，其他部門或者企業(yè)單位使用檔案資源信息期間，能夠通過訪問檔案資源數據庫或網上連接發(fā)送等多種方式，實現檔案資料的分享。除此之外，分散式檔案資源整合與共享工作在實際開展過程中能夠借助電子政務系統實現其運行的安全性，如行政機關內部的數據庫等方式，該方式具有操作便捷、應用成本低等優(yōu)勢，其工作重點就是為單位內部工作人員提供檔案資源信息服務。

2.方法

第一，積極轉變檔案管理觀念。在現代化檔案資源整合與共享工作實施過程中，不可避免地會受到傳統檔案管理工作的不利影響，直接造成檔案數字化建設期間存在檔案資源管理不合理、檔案管理統籌不到位、檔案管理安全防范不到位以及檔案管理隊伍建設不到位等問題。并且，隨著無紙化辦公的增加和檔案來源多元化趨勢的發(fā)展，檔案管理人員需要在實際工作中積極轉變自身管理思維和管理方式，促使檔案管理人員在電子政務背景下，實現各種類型檔案資源的整合及共享，摒棄傳統落后的檔案管理理念及方式。與此同時，由于檔案資源整合與共享工作具有層次豐富及種類繁多的特點，需要檔案管理人員將電子數據作為載體儲存起來，并利用網絡傳輸的方式，提升檔案資源的利用率，確保檔案資源整合與共享能夠符合當前社會經濟發(fā)展和文化建設的多樣化需求。

第二，加強檔案資源整合與共享數字化處理。要想實現電子政務環(huán)境背景下檔案資源整合與共享，就需要加強信息技術和互聯網發(fā)展，創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理工作，確保檔案資源整合與共享能夠隨著社會經濟提升，獲得更加全面的規(guī)劃和發(fā)展，充分滿足各單位和人民群眾對檔案信息資料的多樣化需求。確保檔案資源整合與共享的數字化處理，能夠滿足現代化檔案管理工作開展過程中對專業(yè)數據庫、綜合數據庫、信息管理系統和信息服務平臺的建設發(fā)展。并且，電子政務作為當前檔案資源整合與共享主要推動力，需要加強檔案館、圖書館以及行政機構檔案室等單位的積極配合與友好交流，做好檔案資源整合與共享，進而按照國家檔案管理部門提出的“存量數字化”“增量數字化”等相關需求，逐漸優(yōu)化整合各項檔案資源，避免檔案用戶無法使用開放式的檔案資料共享和利用。

第三，創(chuàng)新并優(yōu)化檔案資源網絡信息服務。檔案館和博物館是一種屬于國外的信息服務創(chuàng)新機制，國外在開展檔案管理工作的過程中，主要將重點放在檔案管理技術和服務平臺建設上，對不同機構數字資源與服務的融合制度和管理機制熟悉度比較低，需要明確檔案資源網絡信息服務，在檔案館及行政機關檔案室等公立性質組織中的應用優(yōu)勢。例如，在檔案資源網絡信息服務優(yōu)化期間，行政機關的文件及文書等內容具有權威性及保密性優(yōu)勢，再加上這些信息數據的應用價值比較大，涉及社會經濟以及民生建設等各種類型的服務，使得檔案資源信息具有非常大的再利用價值。因此，在創(chuàng)新并優(yōu)化檔案資源網絡信息服務后，行政機構檔案部門相關人員在實際工作中需要積極整合并歸納所有不涉及機密的檔案數據信息，并通過規(guī)范性的網絡信息服務平臺，對這些檔案信息采用開放式的共享或者是有償形式的共享。此外，檔案管理人員還需要在保障專業(yè)技術和安全管理的基礎上，為檔案用戶提供規(guī)范性更強的一體化檔案信息服務，保障檔案資源網絡信息服務，推動我國社會經濟良性發(fā)展及政治文化的進步。

六、結語

綜上所述，開展檔案資源整合共享工作，在電子政務大環(huán)境下非常關鍵，而電子政務作為一項復雜的系統工程，要想確保穩(wěn)定正常運行，需要加強各類社會信息的整合與共享。因此，檔案管理人員需要積極轉變檔案管理觀念，加強檔案資源整合與共享數字化處理，將檔案資源整合與共享融入電子政務發(fā)展中。在此背景下，檔案管理機構才能將檔案資源迅速集中起來，加強檔案資源的整合與共享，確保其能夠有效支持電子政務建設，更好地適應新環(huán)境對檔案資源管理工作整合與共享的需求。

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（作者單位：福建省三明市清流縣綜治中心）

作者簡介：賴永聰（1976—），男，漢族，福建泉州人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。