信息技術(shù)在縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理日趨規(guī)范化，逐漸形成檔案收集、管理、利用一體化的管理模式。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，有助于提高檔案管理質(zhì)量、效率，為檔案利用提供了支持?，F(xiàn)階段，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理應(yīng)將重點放在檔案數(shù)字化建設(shè)和深化檔案價值的利用，分類整合疾病預(yù)防相關(guān)業(yè)務(wù)檔案資源，為縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)各項管理工作的開展和決策提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；疾病預(yù)防；檔案管理；開發(fā)利用

現(xiàn)階段，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理工作內(nèi)容越來越豐富，特別是后疫情時代，國家對于疾病預(yù)防工作更為重視，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)在工作中更應(yīng)該認(rèn)清形勢，對國家和上級主管部門關(guān)于檔案管理的各項政策加以落實，按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，分類管理各種檔案，并做好利用開發(fā)工作。但目前，在具體工作開展過程中，部分縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)對于檔案管理重視程度不足，并沒有圍繞檔案管理實際主動引進先進信息技術(shù)，也沒有與其他單位開展密切合作，實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的相互銜接，在一定程度上影響了檔案信息資源的共享共建，只是將檔案管理工作作為常規(guī)工作來抓，沒有突出檔案管理的特點和重要性。新時期，應(yīng)圍繞縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理工作實際，將檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)作為主導(dǎo)方向，通過信息技術(shù)，提升檔案管理整體水平。

一、縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀及特殊價值

縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理范圍涵蓋業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、人事檔案等內(nèi)容，除了基礎(chǔ)檔案管理以外，還包括對檔案的檢索與利用等?！断捎慰h2023年基本公共衛(wèi)生服務(wù)項目實施方案》明確指出，要將基本公共服務(wù)與基本醫(yī)療有機結(jié)合，充分發(fā)揮縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)在基本公共服務(wù)項目開展中的指導(dǎo)責(zé)任和監(jiān)督作用，充分發(fā)揮其在人員培訓(xùn)、效果評估等方面的優(yōu)勢。同時，做好檔案管理工作，總結(jié)基本公共衛(wèi)生服務(wù)項目相關(guān)經(jīng)驗，確保居民電子健康檔案建檔率達(dá)到75%以上。按照這一要求，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)在檔案管理工作中既要落實好上級部門關(guān)于公共衛(wèi)生服務(wù)的相關(guān)要求，也要從內(nèi)部入手認(rèn)真梳理檔案管理現(xiàn)狀，按照疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理的相關(guān)要求形成相應(yīng)的制度機制，為檔案管理工作開展提供依據(jù)。目前，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的檔案管理工作已經(jīng)取得了階段性成果，為支持公共衛(wèi)生服務(wù)項目實施以及基本業(yè)務(wù)工作開展提供了扎實的檔案依據(jù)，但也存在一些亟待解決的問題。

一是檔案名目種類繁多，在歸檔過程中程序過于復(fù)雜。隨著縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)業(yè)務(wù)越來越多，其涵蓋檔案內(nèi)容也越來越豐富，除了常規(guī)的財務(wù)、人事、行政檔案之外，與疫情相關(guān)的包含地方病、職業(yè)病、傳染病等調(diào)查報告以及傳染病預(yù)防措施、監(jiān)控數(shù)據(jù)、實施方案等各種檔案都需要統(tǒng)計。特別是近幾年新冠肺炎疫情肆虐，形成的傳染病檔案種類繁多，這些檔案對于疫情防控工作開展起著關(guān)鍵性作用，涉及相關(guān)內(nèi)容的檔案信息都需要收集歸檔，進一步增加了檔案歸檔難度。二是檔案管理設(shè)備設(shè)施陳舊。縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)在檔案管理方面能夠獲得的政策支持和資金支持十分有限，檔案管理條件相對較差。檔案設(shè)備設(shè)施相對陳舊，在濕度控制、靜電處理、溫度控制等方面沒有相應(yīng)的配套設(shè)備設(shè)施，計算機管理系統(tǒng)也相對落后，現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)滯后，在一定程度上影響了檔案管理工作正常開展。三是現(xiàn)存檔案亟待數(shù)字化處理。當(dāng)前，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)還存在著大量的紙質(zhì)檔案，由于沒有完善的硬件設(shè)備設(shè)施作為保障，容易受到蟲蝕和受潮威脅。一旦這些寶貴的紙質(zhì)檔案發(fā)霉變質(zhì)受到損害，不能得到及時搶救，勢必會影響檔案信息的完整性和真實性。

當(dāng)前，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)在檔案管理方面雖然取得了階段性成就，但也存在著具體問題。新時期，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)理應(yīng)從服務(wù)人民群眾角度出發(fā)，從檔案管理的現(xiàn)實訴求出發(fā)，從檔案信息資源的利用開發(fā)角度出發(fā)，充分認(rèn)識到檔案管理信息化的價值和意義，主動引入先進信息技術(shù)，為機構(gòu)檔案管理提供全面的技術(shù)支撐，提升檔案管理質(zhì)量，更好地分享和利用檔案信息資源。檔案信息化管理的價值在于：一是實現(xiàn)疾病預(yù)防控制檔案信息資源的共建共享。《檔案法》第41條規(guī)定，要重視檔案信息資源共享，推進數(shù)字檔案信息資源跨部門、跨區(qū)域共享利用，通過搭建服務(wù)平臺的方式，進一步提升檔案信息資源的利用效果。而要想實現(xiàn)這個目標(biāo)，就需要積極推進檔案信息化建設(shè)，解決在檔案信息共享過程中的技術(shù)壁壘和制度壁壘，實現(xiàn)檔案信息共享目標(biāo)，為疾病防控工作開展提供扎實的檔案信息支持。縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)在檔案管理中應(yīng)主動向上級部門爭取政策和資金支持，為單位檔案信息化建設(shè)提供扎實的資金支持，實現(xiàn)橫向與縱向的檔案信息資源共享，進一步提升檔案信息資源利用效率，更好地發(fā)揮檔案在疾病預(yù)防控制工作方面的支持性作用；二是實現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理和長久保存。從疾病預(yù)防工作角度看，縣級疾病預(yù)防控制相關(guān)檔案最早可追溯到20世紀(jì)50年代，這些紙質(zhì)檔案由于年代久遠(yuǎn)，已經(jīng)出現(xiàn)紙張發(fā)黃發(fā)脆、字跡模糊等問題，還有一些光盤、磁盤檔案也出現(xiàn)了被氧化和磁化問題，這些檔案需要通過數(shù)字化的形式轉(zhuǎn)換載體，實現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理，延長檔案的保存時效。

二、信息技術(shù)在縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)管理中的應(yīng)用體現(xiàn)

縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)作為公共衛(wèi)生服務(wù)的重要主體，在工作過程中產(chǎn)生了大量與人民群眾生命健康息息相關(guān)的檔案信息資源，通過對這些檔案信息資源合理開發(fā)利用，有利于落實“健康中國”戰(zhàn)略，有利于提升國民素質(zhì)，有利于開展公共衛(wèi)生活動。因此，在推動縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理工作的過程中，有必要將信息技術(shù)作為重要方面加以落實和應(yīng)用。

1.建立檔案資源數(shù)據(jù)庫

信息技術(shù)作為檔案管理的重要手段，國家針對檔案管理信息化建設(shè)出臺了宏觀政策，并通過細(xì)化各項標(biāo)準(zhǔn)，為信息技術(shù)在檔案管理的廣泛應(yīng)用提供了政策支持和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。各實施單位圍繞內(nèi)部檔案、業(yè)務(wù)檔案開展檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，形成了豐富的檔案信息資源，這些都是信息技術(shù)在檔案管理中具體的應(yīng)用體現(xiàn)。目前，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)在檔案管理工作中，借助上級政策支持和本級檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，形成了業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、疾病預(yù)防等多種檔案類型，通過分門別類的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)了縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)與醫(yī)療主管部門、各衛(wèi)生院所的檔案數(shù)據(jù)對接，為檔案信息收集、檔案科學(xué)化管理創(chuàng)造了有利條件。此外，隨著檔案資源數(shù)據(jù)庫規(guī)模不斷擴大，能夠利用的檔案信息資源也越來越豐富。特別是隨著大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的運用，能夠從海量的檔案信息中整合出更有價值的檔案數(shù)據(jù)。同時，在檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中也將檔案數(shù)據(jù)安全作為重要方面，通過與外網(wǎng)物理隔離方式確保重要的檔案信息資源不被黑客攻擊。在內(nèi)部還建立檔案管理客戶端，設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，確保重要檔案不會被刪除、修改，還通過數(shù)據(jù)備份的方式，防止因數(shù)據(jù)庫損壞造成數(shù)據(jù)丟失。

2.加強電子檔案建設(shè)

電子檔案建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要方面。目前，仙游縣在電子檔案建設(shè)過程中嚴(yán)格按照國家出臺的《電子文件管理暫行辦法》對檔案生成、辦理、傳輸、存儲等環(huán)節(jié)制定了相應(yīng)規(guī)范，明確了不同部門的管理責(zé)任，進一步提升了檔案管理規(guī)范水平，確保了電子檔案的真實性、可靠性。一是數(shù)字化檔案管理?？h級疾病預(yù)防控制機構(gòu)通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)存儲和檢索大量疾病數(shù)據(jù)、患者信息和疫苗接種記錄等。不僅減少了傳統(tǒng)檔案管理中的人力和紙張消耗，還提高了數(shù)據(jù)的安全性，降低了丟失或損壞的風(fēng)險。二是實時數(shù)據(jù)更新與分析。信息技術(shù)使機構(gòu)能夠?qū)崟r更新和分析數(shù)據(jù)，有助于快速響應(yīng)疫情?？h級疾病預(yù)防控制機構(gòu)可以利用信息技術(shù)跟蹤疾病傳播趨勢、監(jiān)測疫苗接種覆蓋率、分析流行病學(xué)數(shù)據(jù)等，以便及時制定干預(yù)措施。此外，信息技術(shù)還能夠支持?jǐn)?shù)據(jù)挖掘和機器學(xué)習(xí)，從而更好地總結(jié)疾病的傳播規(guī)律和風(fēng)險因素。

3.深化信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

目前，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理包含財務(wù)檔案、人事檔案，也包含疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案和聲像檔案。因此，信息技術(shù)在不同類型檔案管理中的具體運用也呈現(xiàn)出不同特點。從財務(wù)檔案和人事檔案管理角度看，通過信息技術(shù)使財務(wù)檔案管理和人力檔案管理變得更為清晰明了，可以數(shù)字化處理財務(wù)信息和人事信息，形成便捷的財務(wù)檔案管理系統(tǒng)和人事檔案管理系統(tǒng)，提升了工作效率，實現(xiàn)了資金、人力、財力的合理利用；從疾病預(yù)防控制檔案管理角度看，信息技術(shù)的運用大幅提升了對重要檔案信息的利用效率，甚至可以通過疾控監(jiān)測業(yè)務(wù)檔案管理，利用可視化技術(shù)實現(xiàn)對疫情信息數(shù)據(jù)的實時收集，包括疾病病例、傳播趨勢和流行病學(xué)信息等。在線報告系統(tǒng)還能夠提供數(shù)據(jù)可視化工具，使管理人員更容易理解和分析數(shù)據(jù)；從聲像檔案管理應(yīng)用角度看，當(dāng)前隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)碼攝影、攝像已經(jīng)成為記錄人類社會發(fā)展的重要手段，對于與業(yè)務(wù)相關(guān)的聲像檔案要全面收集，無論是在檔案管理手段，還是在檔案管理制度方面也要與時俱進，利用更信息化、現(xiàn)代化的手段管理、利用聲像檔案，充分發(fā)揮聲像檔案立體性、形象性的優(yōu)勢和特點。

三、信息技術(shù)在縣級疾病預(yù)防控制檔案管理中的應(yīng)用保障

在新形勢下，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)在檔案管理中要想更好地發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢和特點，一方面，需要主管領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，給予檔案管理工作更大的支持，積極推進檔案信息化建設(shè)；另一方面，檔案管理人員也要主動轉(zhuǎn)變觀念，解放思想，要有組織、有計劃、有安排地數(shù)字化轉(zhuǎn)型現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案。同時，要積極向單位申請財政預(yù)算，為引進技術(shù)設(shè)備設(shè)施提供資金保障。通過夯實技術(shù)設(shè)施建設(shè)，積極推進檔案數(shù)字化、自動化，實現(xiàn)信息技術(shù)與縣級疾病預(yù)防控制檔案管理深度融合。

1.夯實檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施保障

基礎(chǔ)越牢，承載能力就越強，在推進縣級疾病控制中心檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為重要方面。在檔案信息化建設(shè)過程中要充分考量網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、存儲設(shè)施、空間設(shè)施、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、操作系統(tǒng)的不同作用。只有建立扎實的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和操作系統(tǒng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)對各類檔案信息的收集和整理；只有不斷地完善安全系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)，才能夠確保檔案信息安全。為此，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，特別是在硬件建設(shè)方面不能追求“高、精、尖”，而應(yīng)與縣級疾病控制中心檔案管理實際相符合，可以邀請專家學(xué)者對檔案系統(tǒng)、檔案信息化和檔案數(shù)據(jù)化等相關(guān)問題開展科學(xué)論證，既要符合當(dāng)前檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實訴求，也要留一定的升級空間。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，要重視與上級部門的溝通，重視與同級檔案管理部門協(xié)調(diào)，爭取得到更大支持和配合。通過一系列的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將有限的財力用在刀刃上，既能夠避免資金浪費，也能夠提升縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理質(zhì)量。

2.以檔案信息化推動檔案管理自動化

信息技術(shù)的一大特點就是通過技術(shù)手段解放了檔案管理人員的雙手，進一步提升了檔案管理的自動化水平。通過建立電子檔案系統(tǒng)，可以實現(xiàn)自動化的數(shù)據(jù)錄入、更新和備份，不僅降低了人為錯誤的風(fēng)險，還提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時，通過自動化的提醒和通知系統(tǒng)，可以及時更新疫苗接種記錄、疾病報告等信息，確保數(shù)據(jù)的及時性和可信度。信息技術(shù)的應(yīng)用還促進了檔案管理的智能化發(fā)展。機器學(xué)習(xí)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以分析檔案數(shù)據(jù)中的模式和趨勢，智能算法可以提供數(shù)據(jù)分析建議，為疾病預(yù)防和控制提供了更科學(xué)的支持。通過信息化推動了檔案管理的自動化和智能化發(fā)展，不僅提高了管理效率，還加強了數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性，為公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展作出了重要貢獻。檔案信息化還引入了智能搜索和檢索功能，使用戶能夠快速、精確地找到需要的信息。通過信息技術(shù)，可以實現(xiàn)全文搜索、關(guān)鍵詞標(biāo)引、數(shù)據(jù)分類等高級搜索技術(shù)，從而加速了數(shù)據(jù)檢索過程，對于疾病監(jiān)測、流行病學(xué)研究和政策決策具有重要意義，能夠迅速獲取所需的數(shù)據(jù)和信息。

3.持續(xù)推進檔案數(shù)字化技術(shù)更新

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，要求檔案管理工作要與時俱進，不斷更新數(shù)字化技術(shù)，持續(xù)為檔案數(shù)字化建設(shè)提供技術(shù)支持。一是數(shù)據(jù)存儲技術(shù)更新。隨著存儲技術(shù)的不斷進步，云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)和分布式存儲系統(tǒng)為檔案數(shù)字化提供了更多可能性，包括高分辨率圖像、音頻和視頻等，而不必?fù)?dān)心存儲空間的限制。同時，高性能計算和分布式處理技術(shù)可以加速數(shù)據(jù)的處理和分析，提高了檔案數(shù)字化的效率。二是數(shù)據(jù)安全與隱私保護的技術(shù)創(chuàng)新。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)安全和隱私保護變得越來越重要。新興的加密技術(shù)、身份驗證方法和數(shù)據(jù)脫敏技術(shù)使得檔案數(shù)字化更加安全可靠。這些技術(shù)可以確保敏感信息在傳輸和存儲過程中不被惡意訪問或泄露。同時，隱私法規(guī)和倫理準(zhǔn)則的不斷更新也推動了檔案數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，以確保合規(guī)性和數(shù)據(jù)使用的合法性。三是人工智能和自動化技術(shù)更新。人工智能（AI）和自動化技術(shù)對檔案數(shù)字化產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。機器學(xué)習(xí)算法和自然語言處理技術(shù)可以用于自動化數(shù)據(jù)分類、索引和標(biāo)注。OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)可以將手寫文件轉(zhuǎn)化為可搜索的數(shù)字文本，自動化流程還包括自動數(shù)據(jù)清洗、校正和歸檔，使數(shù)字檔案更加準(zhǔn)確和可信。

檔案管理工作是縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)重要的業(yè)務(wù)工作之一。目前，隨著人民群眾對于疾病預(yù)防關(guān)注度不斷提升，要求縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)在檔案管理工作過程中也要與時俱進，充分發(fā)揮在居民健康教育、公共衛(wèi)生業(yè)務(wù)指導(dǎo)等方面的具體作用。信息化時代背景下，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理工作也應(yīng)該將信息化、智能化和自動化作為重要發(fā)展趨勢，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，增強互聯(lián)網(wǎng)信息化意識，優(yōu)化和完善現(xiàn)有的檔案管理工作制度機制，進一步夯實檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，與其他單位溝通互動，通過取長補短的方式，形成多元化檔案管理思路，持續(xù)提升檔案管理質(zhì)量。

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（單位：仙游縣疾病預(yù)防控制中心）

作者簡介：林燕萍（1975—），女，漢族，福建仙游人，大專，館員，研究方向：檔案管理。