大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式變化探究

陳瑩琳

摘 要： 隨著信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，人們的生產(chǎn)生活均出現(xiàn)了較大的變化，尤其是檔案管理工作受到大數(shù)據(jù)的影響較大，管理模式也因此出現(xiàn)了變化。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)的沖擊下，必須實(shí)現(xiàn)對(duì)復(fù)雜數(shù)據(jù)的高效管理，因而管理難度明顯增加，但同時(shí)也給檔案管理帶來(lái)了巨大的改變機(jī)遇，不斷實(shí)現(xiàn)多樣化、高效化、個(gè)性化等管理模式。本文主要闡述了大數(shù)據(jù)的概念，并針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式的變化進(jìn)行了研究和探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代 檔案管理模式 檔案資源

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）09-0079-01

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)逐漸成為人們生產(chǎn)生活中的重要名詞，尤其是引起了信息科技相關(guān)行業(yè)的高度重視[1]。檔案管理工作主要是對(duì)社會(huì)檔案起到保管保存的作用，并為相應(yīng)群體和部門提供服務(wù)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，人們生產(chǎn)生活中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)越來(lái)越多，逐漸形成龐大的數(shù)據(jù)信息，繼而給檔案管理工作帶來(lái)較大的難度，但同時(shí)也是促進(jìn)檔案管理提高效率和實(shí)現(xiàn)多樣化管理的重要機(jī)遇，即檔案管理人員需要針對(duì)大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理模式的變化采取相應(yīng)措施。

一、大數(shù)據(jù)的概述

大數(shù)據(jù)又稱為巨量資料，主要是指其包含了數(shù)量龐大的數(shù)據(jù)，且具有種類繁多的特征[2]。根據(jù)相關(guān)調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，如今大數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透到每一個(gè)行業(yè)和每一個(gè)業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域中，屬于非常重要的生產(chǎn)因素。目前針對(duì)大數(shù)據(jù)沒有明確的定義，各專業(yè)機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)給出的大數(shù)據(jù)定義，主要將其作為一種信息資產(chǎn)，且需要在合理時(shí)間內(nèi)完成對(duì)數(shù)據(jù)的處理，確保數(shù)據(jù)能夠依據(jù)決策依據(jù)。簡(jiǎn)單而言，大數(shù)據(jù)以其整體分析方法逐漸取代了傳統(tǒng)抽樣分析方法，其能夠?qū)⑺械臄?shù)據(jù)進(jìn)行分析，提高結(jié)構(gòu)的精確性。大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)類型主要存在三種明確的差異，包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。其中結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)主要是指存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，可以利用二維表結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)邏輯表達(dá)；非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)主要是指難以用數(shù)據(jù)庫(kù)二維邏輯表達(dá)，如辦公文檔、圖片、音頻、視頻等；半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是指介于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化屬于之間的數(shù)據(jù)，如HTML文檔[3]。

大數(shù)據(jù)主要具有數(shù)據(jù)規(guī)模大、數(shù)據(jù)種類多、價(jià)值密度低和處理速度快等特征，大數(shù)據(jù)的關(guān)鍵技術(shù)主要有數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、挖掘和數(shù)據(jù)分析等，即利用傳感器、運(yùn)動(dòng)設(shè)備等獲取和采集數(shù)據(jù)，并通過(guò)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)虛擬化方式存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，隨后針對(duì)全部信息進(jìn)行有用信息的挖掘，進(jìn)而深入分析。大數(shù)據(jù)分析主要分為技術(shù)分析和方法分析，最后得出分析結(jié)果，體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)分析的價(jià)值。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的變化

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理理論體系的變化

隨著大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)的影響，給人們的工作帶來(lái)了巨大的改變，尤其是在檔案管理方面，由于大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，會(huì)產(chǎn)生全新的管理理論和管理方式。在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境中，人們的工作、生活、娛樂等均可以形成數(shù)據(jù)，即檔案數(shù)據(jù)量非常龐雜，檔案管理工作人員不能夠在依據(jù)傳統(tǒng)檔案管理理論的基礎(chǔ)上開展管理工作。大數(shù)據(jù)還具有數(shù)據(jù)量龐大的特征，該數(shù)據(jù)量無(wú)法采用常規(guī)的計(jì)算方法和技術(shù)進(jìn)行分析和計(jì)算。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，逐漸向著社會(huì)化、多元化方向發(fā)展，且如今檔案管理工作逐漸向服務(wù)模式傾斜[4]。各領(lǐng)域檔案管理工作也開始利用信息技術(shù)進(jìn)行大戶數(shù)分析，如射擊射箭運(yùn)動(dòng)中心可以對(duì)用戶的習(xí)慣和興趣趨向進(jìn)行量化分析，提升射擊射箭運(yùn)動(dòng)中心檔案管理工作的服務(wù)主動(dòng)性，且可以向用戶推動(dòng)定制服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的合理利用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，如今各行各業(yè)都在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)管理大平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)提高檔案管理效率的目的。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理資源體系的變化

檔案管理部門的主要優(yōu)勢(shì)是擁有大量的資源，且保管的資源越多，該檔案管理部門的價(jià)值越明顯，因此各領(lǐng)域檔案管理部門想要提高服務(wù)質(zhì)量和館藏價(jià)值，必須做好豐富資源的工作。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代下，幾乎任何資源都可以形成數(shù)據(jù)，即信息資源增長(zhǎng)速度非常迅猛，檔案管理部門數(shù)據(jù)資源的來(lái)源更加廣泛。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，各領(lǐng)域信息資源的來(lái)源主要是以互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)為主，且中國(guó)作為全球網(wǎng)民數(shù)量做多的國(guó)家，我國(guó)網(wǎng)上信息增長(zhǎng)數(shù)量較快。信息資源作為檔案管理部門工作主體，如今檔案管理內(nèi)容更加豐富，因而相關(guān)管理部門加強(qiáng)了存量數(shù)字化、增量電子化的改造，管理內(nèi)容已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)海量規(guī)模。傳統(tǒng)檔案管理主要是針對(duì)紙質(zhì)、實(shí)物等保管，而隨著信息化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的滲透，幾乎用戶的任何信息都需要保存，換言之、檔案數(shù)據(jù)類型不斷增多。而且同樣的數(shù)據(jù)也可以表達(dá)出不同的內(nèi)容和價(jià)值。很多檔案在進(jìn)入檔案管理部門保存后，便長(zhǎng)期處于休眠狀態(tài)，即檔案的實(shí)際利用率非常低，所起到的作用也較低。而檔案作為真實(shí)記錄的數(shù)據(jù)和信息，應(yīng)當(dāng)具有非常高的價(jià)值，然而事實(shí)卻截然相反。另外在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案數(shù)據(jù)不斷縱向增加，致使檔案的整體利用率不斷下降[5]。

如今檔案管理部門加強(qiáng)了檔案信息管理的建設(shè)，有效提高了檔案管理工作的效率。實(shí)現(xiàn)檔案信息管理能夠及時(shí)抓取稍縱即逝的有用信息，還能夠快速?gòu)暮Ａ繖n案中找到有用的信息，即檔案管理人員可以利用云計(jì)算技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件等提升檔案資源處理速度。另外檔案管理部門還可以采用檔案數(shù)據(jù)強(qiáng)制收集和實(shí)施捕捉等方式進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集，確保檔案數(shù)據(jù)歸檔[6]。

3.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理服務(wù)體系的變化

檔案管理部門針對(duì)檔案開展管理工作，主要是提取歷史記錄的價(jià)值，為國(guó)家、人民提供服務(wù)。如今檔案管理工作受到大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，其服務(wù)體系逐漸向著社會(huì)化和多元化方向發(fā)展，即大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式等均出現(xiàn)了較大的變化。與傳統(tǒng)檔案管理工作向政府部門和企事業(yè)單位服務(wù)不同，如今檔案管理更加傾向于為人們?nèi)罕姺?wù)，為用戶服務(wù)。而且如今檔案管理工作用戶服務(wù)也逐漸實(shí)現(xiàn)從線下服務(wù)延伸到線上服務(wù)，服務(wù)效率明顯提升，可以為用戶提供更多的服務(wù)，同時(shí)還能夠挖掘出一些潛在客戶。傳統(tǒng)檔案服務(wù)主要采用被動(dòng)式服務(wù)模式，而當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理資源延伸到館外，因此檔案管理可以延伸至館外，繼而實(shí)現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)模式，即傳統(tǒng)的根據(jù)用戶需求提供服務(wù)的模式逐漸被淘汰，而通過(guò)開展身份登記、查閱記錄和數(shù)據(jù)分析等，可以了解到用戶需求和習(xí)慣，繼而為用戶提供主動(dòng)服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量。另外大數(shù)據(jù)時(shí)代還促進(jìn)了檔案管理工作開啟個(gè)性化和智能化服務(wù)模式，通過(guò)數(shù)據(jù)分析了解用戶需求趨勢(shì)，智能推送用戶所需和感興趣的服務(wù)。

檔案服務(wù)的主要目的是為人們提供信息需求，檔案管理部門需要以用戶需求為出發(fā)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理和服務(wù)雙贏的局面。

4.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案安全保障體系的變化

檔案管理工作除了需要做好檔案歸檔外，還需要保障檔案的安全，尤其是大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)數(shù)量大、種類形式多、處理速度快等，均對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理主要指針對(duì)紙質(zhì)檔案、音像檔案等進(jìn)行管理，而如今采用電子管理和數(shù)碼管理管理方式，管理人員需要確保檔案遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，尤其是硬盤需要做好防震措施。另外檔案管理部門還需要做好應(yīng)急管理措施，因?yàn)闄n案本身具有較高的價(jià)值，但在面對(duì)自然重大事故和社會(huì)重大突發(fā)事件時(shí)，依然會(huì)給周密的檔案防護(hù)造成漏洞，繼而造成檔案丟失和損毀。檔案管理部門需要針對(duì)各類事件制定精細(xì)化管理模式和應(yīng)急方案，減少檔案出現(xiàn)的不可預(yù)知損失。另外檔案管理人員還需要利用技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，加強(qiáng)身份認(rèn)證，避免操作控制和數(shù)據(jù)泄密等情況，保證檔案的安全。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，給檔案管理工作帶來(lái)了巨大的影響，各領(lǐng)域檔案管理機(jī)構(gòu)需要針對(duì)大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的檔案管理模式變化，改進(jìn)管理方法和管理理念，實(shí)現(xiàn)提高管理效率的作用，推動(dòng)檔案管理工作健康穩(wěn)定發(fā)展。

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