新時期如何加強檔案資源的現(xiàn)代化管理

卓淑平

摘 要 檔案是經(jīng)濟和社會發(fā)展的歷史記錄，反映一個單位各項工作的成就。針對目前所面臨的檔案意識普遍性淡薄，不注重檔案的形成，缺乏系統(tǒng)整理和保管條件差的現(xiàn)狀，提出解決檔案管理工作現(xiàn)狀的措施。

關(guān)鍵詞 新時期 檔案資源 管理原則

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

1檔案資源管理的原則

（1）共有共享原則。實現(xiàn)資源共有共享是資源整合的目的，沒有共有共享的目的，就沒有必要整合檔案資源。另外，實現(xiàn)資源共有共享也是推動資源整合的最大動力，沒有共有共享，很難獲得各資源持有單位的支持和配合。檔案人要有不求所有、但求所在的全局意識和長遠觀念，保證資源歸全社會共有，信息由最大多數(shù)人共享。

（2）“上窄下寬”原則。從需要整合的檔案實體來說，其覆蓋面應(yīng)呈現(xiàn)“上窄下寬”狀態(tài)，即中央一級綜合檔案館資源整合的面最窄，省一級綜合檔案館資源整合的面稍寬一些，市一級相對較寬，縣一級整合面是最寬的。

（3）“上虛下實”原則。這和“上窄下寬”原則是一致的。從需要整合的檔案信息詳實程度來說，上面要虛一點，下面要實一些。上面整合的是檔案的目錄及部分信息，下面整合的才是檔案實體及全部信息。有些檔案信息上面只整合一個目錄，知道這些檔案在哪一級存放就可以了，通過網(wǎng)絡(luò)平臺絲毫不影響資源共享。

（4）分級管理、效率優(yōu)先原則。檔案保管要分級分類，哪一級檔案館該存放哪一級檔案要經(jīng)過認真地思考。不是說越集中越好，也不是說越分散越好，一定要有合理的度。衡量這個“度”的標準是，檔案應(yīng)放到它最能發(fā)揮作用的地方，這就是效率優(yōu)先原則。比如說在河南，宋朝的檔案放到開封市檔案館最好，焦裕祿的檔案放到蘭考縣檔案館最好，紅旗渠的檔案放到林州紅旗渠紀念館最好。放到它的發(fā)生地，最能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

2加強檔案現(xiàn)代化管理

2.1檔案資源信息化

在信息時代，檔案資源信息化是通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，即檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

2.2檔案保護現(xiàn)代化

傳統(tǒng)意義上檔案保護現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內(nèi)容，不僅要研究有效保護和保管檔案載貨的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的案例性、真實性與完整性。

2.3管理手段現(xiàn)代化

檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及 先進的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先，檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論于實踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次，先進技術(shù)手段的應(yīng)用。要不斷將現(xiàn)代先進的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

2.4檔案管理標準化

通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有統(tǒng)一的科學(xué)準則和依據(jù)，保證各項檔案工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立種類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。

2.5檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)化

（1）優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)。要適應(yīng)經(jīng)濟社會多元化發(fā)展的要求，在“多元化”資源上做文章，在“綜合”二字上下功夫，大幅度增加新型載體檔案門類，豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，建設(shè)內(nèi)涵豐富、門類齊全的綜合檔案館。這是檔案資源體系建設(shè)的當務(wù)之急。

（2）優(yōu)化空間布局。要科學(xué)劃分綜合檔案館、專業(yè)檔案館和部門檔案館、室的職能，完善檔案的形成機制和運轉(zhuǎn)程序，建立嚴格的所有檔案最終都要進入綜合檔案館的體制；要科學(xué)劃分各級綜合檔案館的職能，明確各級綜合檔案館的任務(wù)及相互關(guān)系，使各級綜合檔案館成為反映本地區(qū)歷史全貌的名副其實的綜合檔案館。這是檔案資源體系建設(shè)的根本之策。

（3）建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，需要大刀闊斧地整合檔案資源。綜觀我國近期兩次大的宏觀經(jīng)濟改革，第一次改革的主線是體制轉(zhuǎn)軌，目標是建立市場經(jīng)濟體制和提高經(jīng)濟總量；第二次改革的主線是發(fā)展方式轉(zhuǎn)型，目標是形成公平與可持續(xù)發(fā)展的體制機制和實現(xiàn)民富國強。在這個重大轉(zhuǎn)變過程中，檔案工作應(yīng)當怎么轉(zhuǎn)變？通過資源整合，建設(shè)有中國特色的檔案資源體系和管理體制是必然的選擇。只有通過對現(xiàn)有檔案資源空間布局和內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整，實現(xiàn)檔案資源和效益的最大化，實現(xiàn)檔案資源的社會共享，才能真正構(gòu)建更加科學(xué)完善的檔案資源體系。