淺析無紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略

張曼瑩

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，科學(xué)技術(shù)在人們的日常工作中得到廣泛的普及，并且扮演了越來越重要的角色。然而資源整合過程中，這一項(xiàng)十分艱巨的工作又為人們提出了更高的要求，本文主要從這一背景出發(fā)，提出無紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的具體策略。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公；檔案資源；整合構(gòu)件

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，我國社會(huì)得到長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，并且信息化的水平不斷提高。而在整個(gè)信息化的過程中，我國辦公室工作也呈現(xiàn)出一種無紙化的辦公狀態(tài)，并且在不同的信息資源的帶動(dòng)下呈現(xiàn)出一種新的發(fā)展趨勢(shì)。然而在整個(gè)趨勢(shì)發(fā)展之中，存在著許多問題，并且這些問題成為我國檔案資源整合道路上的一種阻礙，這就要求相關(guān)部門針對(duì)這一問題采取一些必要的改革措施，尤其是推動(dòng)著我國管理措施朝著更加有效的方向發(fā)展。只有在對(duì)檔案信息進(jìn)行新一步的整合加工，并且推動(dòng)著其朝著信息化數(shù)字化的方向進(jìn)一步發(fā)展，才能最終是縣檔案資源的完美整合，才能構(gòu)建出更加適合方案資源管理的重要制度。筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面展開：

1 實(shí)現(xiàn)檔案資料內(nèi)容的信息化

所謂檔案資料信息化主要是指利用高新技術(shù)手段將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的信息資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息內(nèi)容建立電子檔案加以保存，保存在受到統(tǒng)一監(jiān)督管理的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫中。也就是說，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息無紙化，主要是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，將各種資源內(nèi)容重新進(jìn)行整合，并且對(duì)其進(jìn)行重新的分類整理，從而形成一種數(shù)字整合方式，從而改變從傳統(tǒng)檔案信息資源存儲(chǔ)的主要方式。因此，數(shù)字檔案信息化不僅能夠提高整個(gè)檔案資源管理工作的效率，更能夠提高整個(gè)檔案資料的使用工作的便利性，改變了傳統(tǒng)保守的工作飯吃，并且還能夠反映出整個(gè)事件領(lǐng)域的對(duì)象工作的具體情況和基本內(nèi)容。

2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

檔案數(shù)字信息化的資源整合是以整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)作為基礎(chǔ)展開的，主要是通過各種高新技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)所有檔案資源具體內(nèi)容的各種整合。只有利用互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，才能將各種信息內(nèi)容結(jié)合為一體，才能提高具體的檔案管理工作的工作效率和工作的準(zhǔn)確性程度。

在具體的網(wǎng)絡(luò)中要強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)具有分散性，必須要加強(qiáng)分散性網(wǎng)絡(luò)的凝聚性，才能進(jìn)一步提高整個(gè)檔案資源的整合性。首先，需要在檔案管理內(nèi)部建立網(wǎng)絡(luò)，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)不同信息資源之間的共享特性。其次，要圍繞著檔案管理工作建立起合適的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，只有這樣才能加強(qiáng)檔案管理部門同外界世界的緊密聯(lián)系，這樣不僅提高了整個(gè)檔案資料與世界的聯(lián)系，還加強(qiáng)過了共享特性的實(shí)現(xiàn)。

3 檔案資源整合的標(biāo)準(zhǔn)性措施

檔案屬于一種特殊的信息資源，是對(duì)整個(gè)社會(huì)發(fā)展過程中所經(jīng)歷的各種具體信息內(nèi)容的記載，是對(duì)我國未來發(fā)展過程中能夠提供各種參考建議的重要內(nèi)容，它不僅包括這我國政治經(jīng)濟(jì)文化各個(gè)方面發(fā)展的進(jìn)程，還包括著我國各種教育事業(yè)以及整個(gè)社會(huì)進(jìn)展的具體記錄。所以檔案在我國歷史發(fā)展過程中起著十分重要的作用，并且在漫長(zhǎng)的歷史發(fā)展過程中，將會(huì)成為社會(huì)整體所依賴的獨(dú)特財(cái)富。但是卻因?yàn)樵谡麄€(gè)歷史發(fā)展進(jìn)程中，我國檔案信息管理的方式不太科學(xué)，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)督管理方式，無論是在檔案信息管理的各種軟件還是整個(gè)檔案信息所保存的數(shù)據(jù)庫，都缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)督管理體制，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一化的各種管理制度。從而對(duì)于整個(gè)檔案數(shù)字化信息的實(shí)現(xiàn)起著嚴(yán)重的阻礙作用。因此，這就要求我們針對(duì)現(xiàn)存這一問題建立一些的計(jì)算機(jī)監(jiān)督管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并且標(biāo)準(zhǔn)要從檔案管理具體工作的實(shí)際內(nèi)容出發(fā)，要建立一些切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督管理體系，實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案的信息化。

同時(shí)，檔案的信息整合工作也需要各種各樣的標(biāo)準(zhǔn)，一般來說這些標(biāo)準(zhǔn)可以分為四個(gè)方面：檔案資源整合的標(biāo)準(zhǔn)、檔案資源整合的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案資環(huán)整合的管理標(biāo)準(zhǔn)以及檔案資源整合過程中的工作標(biāo)準(zhǔn)。檔案資源整合的總體標(biāo)準(zhǔn)，包括術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)和其他綜合標(biāo)準(zhǔn)。檔案資源整合的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)字對(duì)象標(biāo)識(shí)、通信標(biāo)準(zhǔn)、字符集標(biāo)準(zhǔn)、置標(biāo)語言標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)、檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)等。檔案資源整合的管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案資源整合的工作標(biāo)準(zhǔn)，包括接入系統(tǒng)的各個(gè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的日常工作與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、工作流程等。

4 以法律法規(guī)的建設(shè)為保障

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合，首先要制定、整合和建設(shè)相關(guān)的各種專業(yè)法律、法規(guī)、條例，因?yàn)椋挥型ㄟ^立法，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的法律化，以法律來約定整合進(jìn)程中可能出現(xiàn)的一些新問題，為整合建設(shè)創(chuàng)造良好的法制政策環(huán)境，才能有效并最大限度的促使檔案信息資源整合進(jìn)程的順利發(fā)展。在制定整合建設(shè)的專業(yè)法律時(shí)，應(yīng)對(duì)目前我國檔案信息資源管理中存在的問題做深入的研究，同時(shí)尋求多方面的努力，合理開發(fā)多條渠道，學(xué)習(xí)其他國家在這方面的現(xiàn)金經(jīng)驗(yàn)，抓住成熟時(shí)機(jī)來進(jìn)行。從而確保制定出來的法律法規(guī)能夠較好地解決實(shí)際問題，可以化解尖銳矛盾，同時(shí)要符合整合建設(shè)的客觀規(guī)律。在我國法律、法規(guī)中規(guī)定的原則性比較明確，實(shí)施細(xì)則不夠細(xì)化，缺乏適合的實(shí)時(shí)操作性的條例。所以積極開展檔案信息資源整合法律法規(guī)中既要有理原則規(guī)定，又有實(shí)踐操作規(guī)定。

在信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案信息資源的整合，信息安全也是整合共享必須考慮的核心問題。檔案信息的安全保護(hù)，除了技術(shù)和管理手段，更重要的是建立健全法律法規(guī)，以法制來強(qiáng)化信息與網(wǎng)絡(luò)安全。

5 人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案資源整合與共享是一項(xiàng)技術(shù)含量很高的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在這個(gè)過程中，所有工序包括檔案數(shù)字化、管理手段的現(xiàn)代化、信息傳播的網(wǎng)絡(luò)化等，都需要各個(gè)領(lǐng)域的高層次專業(yè)人才才能操作和實(shí)現(xiàn)。但是，我國現(xiàn)階段的檔案資源整合與共享方面的工作人員與要求相差甚遠(yuǎn)。我們必須認(rèn)識(shí)到，只有不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案信息資源整合研究與建設(shè)工作更優(yōu)質(zhì)、高效地開展。

為此，檔案部門要重視培養(yǎng)和造就一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍，更好的為各行各業(yè)服務(wù)。首先，培養(yǎng)檔案從業(yè)者具有良好的知識(shí)素養(yǎng)。因?yàn)闄n案人員要廣泛的接觸各行各業(yè)的利用者，才能了解利用需求，擴(kuò)展和延伸檔案資源整合的范圍，這就要求檔案人員能夠具備了解各個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)的能力。其次，檔案從業(yè)人員要掌握熟練地信息處理能力。

結(jié)束語

檔案信息資源整合工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，它對(duì)檔案信息的收集、分類、編目、分析、整合等環(huán)節(jié)都有非常嚴(yán)格的要求，因此檔案部門要對(duì)工作人員進(jìn)行定期和不定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案人員掌握扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力。

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