淺談如何做好財政局檔案管理工作

齊建輝

摘 要：在財政局等事業(yè)單位中進行檔案管理工作的目的在于，遵循并且落實《檔案法》中的相關規(guī)定，完善對財政局的各項管理工作，從而為人民與社會提供更優(yōu)質的服務。但是，現(xiàn)階段財政局在檔案管理方面仍然存在一些不足，因此，本文簡單分析了檔案管理工作中存在的問題，并且深入探討了完善檔案管理工作的有效措施，僅供參考。

關鍵詞：財政局；檔案；管理

財政局的檔案資料屬于重要的文件材料。檔案管理人員應該有效的管理檔案資料，為使用者和相關單位提供可靠的參考文件，這也是檔案管理人員的責任。然而，在財政局的檔案管理過程中，還存在一些問題，在一定程度上限制了檔案管理工作。本文主要針對檔案管理工作中存在的問題，詳細分析完善檔案管理工作的對策，具體內容如下。

1 財政局檔案管理工作中存在的問題

1.1 保存條件不完善

隨著經(jīng)濟社會的逐漸發(fā)展，大部分的財政單位中的辦公場所都有限，沒有設置集中的檔案室。部分單位中會將辦公室和檔案室合并，在辦公室內擺放幾個資料柜，以此作為檔案室；還有一些單位對檔案室沒有清晰的概念，與倉庫混淆，將一些檔案資料存放在倉庫內。還有些單位中沒有健全的基礎設施，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)檔案霉變、蟲蛀等情況，而且搜索過程困難。

1.2 檔案管理不集中

某些財政單位中的不同部門中都會安排一些兼職人員，對檔案資料進行分散化的管理。大部分的兼職人員都有很多工作任務，也不重視協(xié)調配合，而且在檔案管理工作中投入的時間、精力也不夠。同時，這些兼職人員的專業(yè)能力不夠強，業(yè)務技巧也不夠熟練，對于管理檔案沒有高校、合理的方法，導致檔案文件不夠完整，而且財政單位中的檔案管理工作無法達到科學化、規(guī)范化的目標。

1.3 管理水平不高

一方面，檔案管理缺乏制度保障。有的財政局檔案管理制度不健全，管理混亂；少數(shù)有制度的，也缺乏針對性和可操作性；還有的沒有相關配套實施辦法和檢查考核措施，制度成為一紙空文，純屬紙上談兵。另一方面，檔案管理缺乏現(xiàn)代化手段。隨著計算機的普及，不少財政局單位開始運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案，相當一部分檔案管理人員還實行手工收集、手中操作、手工檢索，利用現(xiàn)代化技術設備的水平不高、范圍不廣，不利于檔案的收集、編研、開發(fā)利用和檔案技術支撐作用的充分發(fā)揮。

2 出現(xiàn)問題的原因

2.1 對檔案管理工作認識不足

檔案工作在一些領域尚沒有得到足夠重視。主要表現(xiàn)為，領導階層對檔案工作的重要性認識不足，認為檔案管理不是單位的主要工作，對創(chuàng)造經(jīng)濟社會效益、完成工作目標任務幫助不大。因此，執(zhí)行檔案管理的相關法律法規(guī)不認真，導致財政局檔案管理人浮于事，檔案資料收集、整理、歸檔工作滯后，檔案管理工作的作用得不到充分發(fā)揮。

2.2 檔案管理人員素質不強

檔案業(yè)務具有很強的專業(yè)性、技術性、連續(xù)性，需要相對固定的工作人員。檔案管理人員不穩(wěn)定，專職少、兼職多，工作缺乏積極性。一是工作不安心。缺乏長遠計劃和打算，對檔案工作的責任心不強。二是學習業(yè)務不專心。檔案管理人員的素質提升和繼續(xù)教育沒有納入培訓計劃和要求。三是工作不用心。大部分兼職人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓，對檔案的重要性和管理要求掌握不全面，對檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務不熟悉，檔案收集意識淡薄，檔案管理缺乏連續(xù)性。

3 完善檔案管理工作的有效措施

3.1 財政局的領導階層應該加強重視

保證財政單位檔案管理工作順利進行的核心在于領導階層的重視。因此，相關的管理人員應該提高自身的綜合能力，促進各項工作的協(xié)調，以此獲取領導階層的認可與支持。首先，管理人員應該樹立積極的工作觀念，熱愛檔案管理工作，加強專業(yè)知識，提高管理效率與質量，保證完成自己的工作職責，以出色的表現(xiàn)來引起領導的重視與支持。其次，管理人員應該重視宣傳工作，運用多種方法，大力宣傳《檔案法》與其他法律規(guī)定，幫助單位的全體人員都能夠意識到檔案管理的重要性。并且，管理人員如果有新的想法，應該向領導提出建議，將檔案設備完善、檔案文件的維護、人員建設等方面納入單位發(fā)展方案中，同時按照工作內容提供資金。最后，管理人員應該堅持為單位服務的原則，保證為領導階層、其他部門提供有效、及時的檔案服務，增強檔案管理的影響作用，以此促進檔案管理工作的順利進行。

3.2 建立健全的機構體制

財政局應該建立健全的機構體制，以此完善檔案管理工作。在設置業(yè)務科室的過程中，應該考慮固定一些兼職管理人員，在更換工作人員時，也應該保證檔案文件的交接。同時，還應該完善檔案管理制度，包括保存、鑒別、使用等規(guī)定，推行崗位責任制，這樣可以保證檔案管理工作的規(guī)范性；并且，財政局還應該處理好與檔案部門的關系，將分散化的檔案管理工作轉變成集中管理模式；加強對檔案管理的重視，同等看待檔案工作與其他工作內容，并且與業(yè)務工作同計劃、同布置、同檢查、同落實，充分調動檔案管理人員的工作積極性。

3.3 必須提高從業(yè)人員素質

提高檔案人員素質是搞好財政局檔案管理工作的基礎，必須在提升檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊伍的戰(zhàn)斗力上動腦筋、下功夫。一是加強財政局檔案人才隊伍建設。拓寬人才培養(yǎng)渠道，有針對性地選擇綜合素質好、發(fā)展?jié)摿Υ蟆⒇熑涡膹姷娜藛T進行教育培養(yǎng)，引導他們從事檔案管理工作，關心他們的工作和生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。同時，要抓好智力引進工作，注重引進檔案專業(yè)人才或公開招錄檔案學、歷史學、計算機等專業(yè)人才從事財政局檔案工作，壯大財政局檔案人才隊伍。二是加強檔案管理人員業(yè)務培訓。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求從業(yè)人員既要有高度的責任感，又要具有一定的專業(yè)水平，尤其是具有運用現(xiàn)代科技手段管理檔案的基本技能。要經(jīng)常組織檔案管理人員學習《檔案法》等法律法規(guī)；要強化信息技術、縮微技術、數(shù)碼復印新技術、相關標準規(guī)范和檔案基礎業(yè)務知識培訓，優(yōu)化知識結構，實現(xiàn)理論和實踐有機結合；要堅持走出去，學習先進工作經(jīng)驗，增長見識，開闊視野，拓寬思路。三是注重自我提高。檔案工作人員要積極探索管理新模式，掌握管理新方法，自覺提升專業(yè)水平，實現(xiàn)財政局檔案管理的規(guī)范化、標準化、科學化。

結束語

綜上所述，實際上，所有的事業(yè)單位都應該重視檔案的管理工作，也包括從財政局。同時，嚴格按照與檔案相關的法律，并且根據(jù)財政局的具體情況，完善檔案管理制度，推行崗位責任制，管理人員自身應該更新工作觀念，不斷提升自身的綜合能力與業(yè)務技能，完善檔案管理工作，有效開發(fā)各類檔案資源，促使檔案管理工作發(fā)揮其應用價值，從而為人民與社會提供更優(yōu)質的服務。

參考文獻

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