櫛風(fēng)沐雨啟征程，奔赴蘭臺(tái)譜新篇

摘 要：檔案工作是良心活，有的檔案可能你存不存其他人也不會(huì)知道。檔案是幫助人們了解過(guò)去、論述現(xiàn)在、準(zhǔn)備未來(lái)的珍貴文獻(xiàn)。既然在這個(gè)崗位上，我們就要承擔(dān)起對(duì)這份工作的職責(zé)。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；學(xué)籍檔案；基建檔案

在山東水利技師學(xué)院活躍著這樣一群人，他們每年都會(huì)把所屬部門(mén)所有檔案的收集、分類(lèi)、編頁(yè)碼、掃描、裝訂、蓋歸檔章及裝盒等上傳檔案系統(tǒng)，雖然他們不是專(zhuān)業(yè)的檔案員，但在綜合檔案室專(zhuān)職老師的悉心指導(dǎo)和嚴(yán)格要求下，在自己的崗位上做得有聲有色。檔案室的老師經(jīng)常說(shuō)：“檔案工作可能是別人看不到、感受不到的，有的檔案可能你存不存其他人也不會(huì)知道，它是良心活。檔案是幫助人們了解過(guò)去、論述現(xiàn)在、準(zhǔn)備未來(lái)的珍貴文獻(xiàn)。既然在這個(gè)崗位上，就要承擔(dān)起這份工作的職責(zé)，現(xiàn)在存的檔案不是為了自己，而是為了10年或者20年以后，學(xué)校需要時(shí)，畢業(yè)的學(xué)生需要時(shí)，能查到所需的資料，做好部門(mén)檔案工作是我們的責(zé)任，也是作為一名檔案員應(yīng)該做的事情。”樸實(shí)的話語(yǔ)彰顯著檔案員的淡泊名利、默默奉獻(xiàn)的態(tài)度與精神，這就是蘭臺(tái)精神。

在蘭臺(tái)精神的感召下，學(xué)院各部門(mén)涌現(xiàn)出一批勤勤懇懇為檔案工作無(wú)私奉獻(xiàn)的兼職檔案員，有行政部門(mén)的老師，也有教學(xué)一線的老師。他們是學(xué)校工作的見(jiàn)證者，也是學(xué)校歷史的記錄者。

一、文書(shū)檔案員

文書(shū)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，作為學(xué)院辦公室的一員，文書(shū)檔案員更重要的工作是將每年辦公室的收文、發(fā)文等文件整理成檔案，一個(gè)能夠?qū)⒎彪s的工作重復(fù)做好的人，是一個(gè)平凡卻不平庸的人。一份看似簡(jiǎn)單卻滲透著工作者諸多汗水和辛勞的工作，也是獨(dú)特而有價(jià)值的工作。要想將檔案工作做得出色，檔案工作者必須擁有“真心”“耐心”和“細(xì)心”。2022年疫情期間，她雖然懷孕8個(gè)月，仍然堅(jiān)持完成了辦公室檔案分類(lèi)、標(biāo)頁(yè)碼等工作，體現(xiàn)了她的“真心”。在平時(shí)的存檔工作中，梁力文秉著“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”等原則，在每一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，遵循檔案自然形成的規(guī)律，保持文件材料之間的聯(lián)系，整理好各類(lèi)文件材料，認(rèn)真檢查文件材料的標(biāo)題、內(nèi)容、書(shū)寫(xiě)格式、墨水、紙張、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)以及行文程序等，如有不符合規(guī)范要求的要及時(shí)修正完善，以保證文件材料的質(zhì)量，并按照有關(guān)規(guī)定和手續(xù)，及時(shí)督促和協(xié)助做好歸檔和移交工作，體現(xiàn)了她的“細(xì)心”和“耐心”。

組織人事處高度重視文書(shū)檔案管理工作，將文書(shū)檔案管理工作納入工作日程，加強(qiáng)對(duì)檔案收集整理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。組織人事處的老師作為兼職檔案員秉承一貫認(rèn)真細(xì)致的作風(fēng)，為做好檔案收集整理工作，對(duì)部門(mén)收到的文件做了“二建立四收集”。一是建立“上級(jí)來(lái)文”文件夾，所有上級(jí)來(lái)文經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，電子版上傳至部門(mén)群“上級(jí)來(lái)”文文件夾中，根據(jù)登記文件隨時(shí)補(bǔ)充文件處理結(jié)果，避免文件結(jié)果脫節(jié)現(xiàn)象；二是建立分類(lèi)別檔案盒，根據(jù)文件類(lèi)別分類(lèi)收集，做到分主次、有條理。在檔案材料的收集上，根據(jù)檔案內(nèi)容和時(shí)限的要求，做到經(jīng)常性收集、定期收集、集中收集和專(zhuān)門(mén)收集相結(jié)合方式，對(duì)需要?dú)w檔的材料，主動(dòng)與部門(mén)其他人員聯(lián)系、索要，做到收集整理經(jīng)?；?，不拖延、不積壓，確保檔案材料完整。

二、學(xué)生類(lèi)檔案員

培訓(xùn)處的職責(zé)是開(kāi)展學(xué)歷和非學(xué)歷繼續(xù)教育，兼職檔案員老師耐心負(fù)責(zé)，從學(xué)歷繼續(xù)教育招生、錄取、學(xué)籍管理，到畢業(yè)手續(xù)辦理各方面都做到細(xì)致周到。作為一名學(xué)歷提升工作的親歷者，她尤其懂得檔案的重要性，從錄取開(kāi)始，保留好學(xué)員每一份材料。學(xué)員入學(xué)時(shí)，耐心指導(dǎo)每一位學(xué)員建檔，學(xué)員在校期間，注重收集學(xué)員一切與學(xué)籍變更有關(guān)的資料并及時(shí)歸檔；學(xué)員畢業(yè)前一個(gè)月，匯總?cè)繉W(xué)員繼續(xù)教育的檔案材料并封裝。雖然畢業(yè)時(shí)間為1月份，但對(duì)于需留校保存的檔案，畢業(yè)時(shí)即整理好，待來(lái)年按學(xué)院統(tǒng)一要求完整上交。學(xué)院每年舉辦幾十期培訓(xùn)班，培訓(xùn)人次均在2000人以上。從培訓(xùn)班立項(xiàng)開(kāi)始，她緊盯每個(gè)環(huán)節(jié)，從招投標(biāo)資料到合同簽訂，從培訓(xùn)指南到開(kāi)班儀式，從培訓(xùn)課程到考核成績(jī)，所有的培訓(xùn)材料及時(shí)收集，培訓(xùn)結(jié)束時(shí)培訓(xùn)檔案必定完整、準(zhǔn)確。近幾年，職工大學(xué)畢業(yè)的學(xué)生查檔越來(lái)越多，好多學(xué)生考取事業(yè)編制需要電子檔案，初老師就去省教育廳考試學(xué)院，把從2005年開(kāi)始招生的學(xué)生電子檔案全部拷來(lái)，近期又把2002年到2014年畢業(yè)生的花名冊(cè)補(bǔ)全歸檔，既完善了畢業(yè)生的電子檔案，又完善了紙質(zhì)檔案，給畢業(yè)生留下了寶貴的資料。

學(xué)生檔案是學(xué)校檔案重要的組成部分，尤其是近幾年來(lái)，各單位、組織機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案比較重視，要求補(bǔ)全個(gè)人檔案，特別是晉升干部的檔案。很多往屆畢業(yè)生有畢業(yè)證，但有些學(xué)生因畢業(yè)時(shí)間長(zhǎng)導(dǎo)致檔案找不到，這就需要到原畢業(yè)學(xué)校查找自己的入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片和畢業(yè)生登記表等材料以補(bǔ)全檔案。學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的老師自從接手歸檔工作以來(lái)，做到應(yīng)收盡收。涉及畢業(yè)生資料存檔一個(gè)很重要的工作，畢業(yè)生學(xué)籍卡片上是需要填寫(xiě)每一位學(xué)生的畢業(yè)證編號(hào)，而這個(gè)編號(hào)是學(xué)生在畢業(yè)前要保密的，只有在向各系部收集、檢查、整理后才能一個(gè)一個(gè)填寫(xiě)，工作量巨大。她本著對(duì)畢業(yè)生高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，不厭其煩、有條不紊地完成此項(xiàng)工作。

她休產(chǎn)假期間，學(xué)生處檔案歸檔工作暫時(shí)由另一位老師接替。這位老師一人身兼數(shù)職，原本兩人的活都?jí)涸谒蝗松砩稀Ｔ跈n案工作上她雖然是新手，但學(xué)起來(lái)卻非?？?，干起活來(lái)一點(diǎn)也不遜色老檔案員。尤其是學(xué)生處的招投標(biāo)資料，現(xiàn)收現(xiàn)存，她一遍一遍地跑檔案室，不會(huì)的就及時(shí)問(wèn)，資料不全就向老師們要，最終將收集好的資料裝訂、蓋章、掃描和移交，按時(shí)把學(xué)生處2021年需歸檔的紙質(zhì)件整理歸檔，電子件上傳到檔案系統(tǒng)。在畢業(yè)生查檔中她積極配合綜合檔案室的工作，特別是遇到因職稱(chēng)評(píng)審、戶口遷移等緊急情況時(shí)，她都是加班加點(diǎn)為畢業(yè)生開(kāi)具證明，整理檔案材料，真正做到全心全意為學(xué)生服務(wù)。

教務(wù)科研處的兼職檔案員老師按要求把各系部畢業(yè)班成績(jī)做成統(tǒng)一格式的匯總表，每個(gè)系部一年有幾個(gè)畢業(yè)班級(jí)在表格上一目了然，做到收集檔案時(shí)有據(jù)可查；招生處的兼職檔案員老師除了把每年應(yīng)歸盡歸的資料收集齊全后，2022年又接手了高職+技師的學(xué)生電子檔案歸檔工作，這些資料通過(guò)招生處從水利職業(yè)學(xué)院移來(lái)后，為了怕轉(zhuǎn)到其他系部后找不到資料，就由招生處歸檔，她不怕辛苦，認(rèn)真完成工作，為學(xué)生以后能查到電子檔案提供了保障。

三、教學(xué)檔案員

近幾年，學(xué)院的競(jìng)賽如雨后春筍般地發(fā)展起來(lái)，參加競(jìng)賽、獲獎(jiǎng)的老師也逐年增多，接收的文件類(lèi)型形式多樣，接收文件的渠道不再局限于上級(jí)來(lái)文的紙質(zhì)件，還有參加競(jìng)賽的微信群、QQ群或者網(wǎng)上下載的電子文件，這些無(wú)形增加了兼職檔案員收集資料的難度。交通工程系兼職檔案員老師的做法值得各系部借鑒學(xué)習(xí)，自從她擔(dān)任兼職檔案員以來(lái)，只要系里有報(bào)賬的文件資料都要經(jīng)她審查后，再?zèng)Q定哪些文件需要原件歸檔后才能報(bào)賬，這無(wú)形中給系部老師增加了很多工作量。她不僅是專(zhuān)職任課老師、競(jìng)訓(xùn)工作室負(fù)責(zé)人，還要負(fù)責(zé)收集本系的檔案資料，即使這樣還能高質(zhì)量地完成檔案收集工作，為學(xué)校和老師們能查到需要的資料提供保障，雖然累，但她卻一如既往地堅(jiān)持著。在競(jìng)賽項(xiàng)目歸檔中，她不僅把歸檔要求的師生獲獎(jiǎng)文件收集起來(lái)，還把未要求歸檔的學(xué)生獲獎(jiǎng)證書(shū)都整理成電子件收集起來(lái)。她說(shuō)，學(xué)生畢業(yè)走了，如果學(xué)校以后要用到這些證書(shū)，我們也可以查閱利用。

水利工程系的兼職檔案員老師平時(shí)上課多，沒(méi)有完整的時(shí)間來(lái)整理檔案，她就利用午休等其他碎片化時(shí)間，甚至周末帶著兩個(gè)孩子來(lái)學(xué)校加班。從檔案的收集、分類(lèi)、檢查資料的完整性，到登記、掃描和裝訂等都需要仔仔細(xì)細(xì)。近幾年，正趕上系部實(shí)訓(xùn)室建設(shè)，大量?jī)x器設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收資料都要存檔。儀器的存檔相當(dāng)煩瑣，型號(hào)、廠家、放置位置、儀器說(shuō)明書(shū)和合格證都不能疏忽，都要按照正規(guī)程序開(kāi)展。不管是教學(xué)檔案，還是設(shè)備設(shè)施檔案，每次存檔都按要求整理完成，每一個(gè)存檔項(xiàng)目都需要檔案人的辛勤付出。

通識(shí)部的兼職檔案員老師因?yàn)樯眢w原因?qū)е率直鄄惶`活，在穿針引線縫制檔案上存在困難，但她并沒(méi)有因此而耽誤系部檔案歸檔工作，為了能把系部檔案及時(shí)整理歸檔，她提前去檔案室學(xué)習(xí)怎么收集、整理，每年都能很好地完成歸檔工作?，F(xiàn)代管理系的兼職檔案員是新手，今年剛接手系部檔案歸檔工作，為了把檔案工作做好，她就提前學(xué)習(xí)檔案資料的收集、整理，從文件的分類(lèi)、歸檔目錄的編寫(xiě)、文件資料編頁(yè)都一一學(xué)會(huì)。

四、財(cái)務(wù)、基建類(lèi)檔案員

財(cái)務(wù)處高度重視學(xué)校檔案資料的收集歸檔，對(duì)每一份報(bào)賬的合同資料都要仔細(xì)詢問(wèn)是否歸檔，檢查是否有檔案移交表，對(duì)學(xué)校各部門(mén)需歸檔的合同資料嚴(yán)把關(guān)。每年歸檔的財(cái)會(huì)類(lèi)檔案更是做得仔細(xì)認(rèn)真，2022年歸檔的財(cái)會(huì)類(lèi)檔案為了檔案室查閱方便，財(cái)務(wù)處的老師們把每個(gè)檔案盒上都編寫(xiě)了憑證號(hào)，根據(jù)檔案室要求編制財(cái)會(huì)類(lèi)的歸檔目錄。財(cái)務(wù)處的兼職檔案員不僅負(fù)責(zé)收集學(xué)院所有合同資料的歸檔工作，還要掃描、匯總收到的合同件，并把財(cái)務(wù)處收到的上級(jí)來(lái)文及時(shí)歸檔。

基建檔案是基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的工作。綜合檔案室現(xiàn)存的部分基建檔案，為審計(jì)工作以及解決學(xué)院歷史遺留問(wèn)題等提供堅(jiān)實(shí)的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的根本目的。在整理基建檔案過(guò)程中，花費(fèi)時(shí)間最多的就是設(shè)計(jì)圖紙的折疊，總務(wù)處兼職檔案員老師反復(fù)觀看視頻自學(xué)，把一張張不同尺寸的圖紙折疊成A4大小，僅僅一個(gè)工程的設(shè)計(jì)圖紙近300張，疊起來(lái)多達(dá)20盒。2022年暑假前后，她在緊盯項(xiàng)目施工的同時(shí)，及時(shí)著手各類(lèi)項(xiàng)目的材料歸檔，通過(guò)收集、整理、掃描、裝訂及蓋章等多個(gè)環(huán)節(jié)，有效落實(shí)了各類(lèi)檔案“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收、早收早歸”，僅2022年已整理移交檔案資料107盒，共計(jì)280多件。

總務(wù)處檔案類(lèi)別廣，文件數(shù)量多，資料特別重，兼職檔案員可謂身肩重任，不管是體力活還是技術(shù)活，她都能游刃有余，干起活來(lái)毫不含糊，整理匯總了一大批一手材料。這些材料既反映了學(xué)院全貌，也對(duì)未來(lái)是有重要的借鑒和參考價(jià)值。她在工作中樹(shù)立“萬(wàn)無(wú)一失、一失萬(wàn)無(wú)”理念，把責(zé)任落實(shí)在重細(xì)節(jié)、抓小事等環(huán)節(jié)，并從紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，確保歸檔文件材料齊全。

五、照片類(lèi)檔案員

宣傳部檔案存檔工作，不僅要保存紙質(zhì)資料，如外媒報(bào)紙、院報(bào)，還有實(shí)物檔案，如?；铡⑿Ｅ埔约皩W(xué)校的活動(dòng)存檔，這些活動(dòng)有些會(huì)做成視頻保存起來(lái)，有些以照片的形式存起來(lái)。學(xué)校每年大大小小活動(dòng)下來(lái)需要存檔的照片檔案大約1500張。2018年以前學(xué)院都是存銀鹽照片，通過(guò)省檔案局培訓(xùn)學(xué)習(xí)，知道數(shù)碼照片可以按要求直接存檔。宣傳部兼職檔案員與綜合檔案室老師結(jié)合上級(jí)要求，不斷研究、調(diào)整，最終制定出統(tǒng)一的數(shù)碼照片存儲(chǔ)模式，在上傳檔案系統(tǒng)時(shí)既省時(shí)快捷，又方便利用查找。檔案系統(tǒng)對(duì)照片編排要求特別嚴(yán)格，既要達(dá)到照片檔案要求的像素，每張照片都有名字，還要對(duì)每個(gè)活動(dòng)展開(kāi)分組，這非?？简?yàn)人的細(xì)致和耐心，每一張照片都有自己特定的名字——檔號(hào)，完成一張照片的檔號(hào)、備注整理至少要5分鐘，全年下來(lái)1500張照片必須按照檔號(hào)排序，只要有一個(gè)號(hào)碼錯(cuò)誤，剩下的全都需要改，剛開(kāi)始時(shí)經(jīng)常會(huì)因?yàn)橐粡堈掌e(cuò)誤而要從頭開(kāi)始，在檔案室老師的耐心幫助和指導(dǎo)下，經(jīng)過(guò)不斷實(shí)踐，現(xiàn)在對(duì)于數(shù)碼照片存檔已有了比較系統(tǒng)及完整的方式。

六、男檔案員們

誰(shuí)說(shuō)男老師不會(huì)針線活，咱們的男檔案員們可不甘示弱。監(jiān)察室的副主任擔(dān)任著兼職檔案員工作，他的檔案資料每年都是第一個(gè)收集齊全，親自掃描、裝訂和蓋章，從不麻煩別人，即使有同樣的掃描件，也要做到紙質(zhì)資料與掃描件一致。智能制造系的老師和信息技術(shù)系的老師、安全管理處的老師以及數(shù)字化校園建設(shè)辦公室的老師，都是男老師，但他們?cè)谘b訂檔案資料時(shí)一點(diǎn)也不遜色女同志，一針一線縫得像模像樣，并將歸檔章的填寫(xiě)、檔案縫制牢記于心，把檔案工作做成了一項(xiàng)重要工作。

在實(shí)際工作中，不只是文書(shū)檔案、學(xué)生類(lèi)檔案、教學(xué)檔案要收集齊全，基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案等每年都會(huì)按時(shí)間節(jié)點(diǎn)收集齊全，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。各部門(mén)兼職檔案員們完成前期的工作后，后期繁雜的整理、編目、上架都由綜合檔案室專(zhuān)職檔案員老師來(lái)完成。她把收集好的檔案資料鑒定后統(tǒng)一編號(hào)裝盒入庫(kù)，審核上傳到檔案系統(tǒng)的資料。部分當(dāng)年需歸檔的資料，如招投標(biāo)資料、需報(bào)賬的合同資料需現(xiàn)收現(xiàn)歸，收集不全，再收，再要，一遍遍編頁(yè)碼、掃描、裝訂、蓋歸檔章和編歸檔目錄，直到收集齊全，看到綜合檔案室里規(guī)整有序的檔案，所有的檔案了然于心，一種滿滿的成就感油然而生。2022年，她參加了的“技能興魯”“守正創(chuàng)新杯”檔案修裱競(jìng)賽，與來(lái)自各市地檔案局的專(zhuān)業(yè)檔案員同臺(tái)競(jìng)技，最終獲得三等獎(jiǎng)。

檔案工作枯燥繁雜，沒(méi)有耀眼的光芒，其價(jià)值更多的時(shí)候體現(xiàn)在幕后。正是由于這些老師們的默默支持和奉獻(xiàn)才使得我院的檔案工作得到更好的發(fā)展，新征程中，他們正以昂揚(yáng)的斗志，用勤勞的雙手，繼續(xù)發(fā)揚(yáng)勇往直前的精神，不斷創(chuàng)新和進(jìn)步，為學(xué)院發(fā)展中重要的文獻(xiàn)資料留下驚鴻一瞥。

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（作者單位：山東水利技師學(xué)院）

作者簡(jiǎn)介：劉偉（1978—），女，漢族，山東濱州人，本科，館員，研究方向：檔案