新形勢下的事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式改革實踐

摘 要：進入社會主義新時代，事業(yè)單位檔案管理面臨著新的發(fā)展機遇。信息技術(shù)在我國應(yīng)用廣泛，尤其在檔案管理中融入信息技術(shù)，能提升檔案管理的效率，改變傳統(tǒng)的服務(wù)模式，使檔案管理向著高質(zhì)量的方向發(fā)展。因此，在檔案管理中，事業(yè)單位應(yīng)積極作為，加強創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理流程，創(chuàng)新檔案管理模式，加快檔案工作的改革。

關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)模式；改革實踐

事業(yè)單位發(fā)揮著公共職能的作用，能夠提升我國的行政效率，在事業(yè)單位中有著較多的檔案資料，這些檔案資料涵蓋了事業(yè)單位多方面的內(nèi)容，能為事業(yè)單位的發(fā)展、管理決策等提供依據(jù)和參考，并提升事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)效率。當前，我國不少的事業(yè)單位都開始重視檔案管理，但依舊存在一些問題，這些問題制約了事業(yè)單位的發(fā)展。本文結(jié)合一些實例，就新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式的改善展開闡述，并提出一些有效的策略，希望能帶來幫助。

一、事業(yè)單位檔案管理的性質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理至關(guān)重要，在一定意義上能影響到檔案資料的儲存、開發(fā)和利用程度，因此，必須采取完善的措施加強檔案管理創(chuàng)新，并改善服務(wù)模式，使檔案管理向著高質(zhì)量方向發(fā)展。

一般來看，事業(yè)單位的檔案管理包含檔案的儲存和收集以及開發(fā)和利用兩大板塊內(nèi)容。具有以下幾個方面的性質(zhì)：一是事業(yè)單位檔案管理廣泛性強，單位內(nèi)部的檔案覆蓋廣泛，需要涵蓋多個領(lǐng)域、多個部門，需要能夠收集事業(yè)單位的全部信息資料；二是事業(yè)單位檔案管理便捷性強，單位一旦建立檔案資料，需要集中歸類來自各個方面的信息，分類建檔、專門登記和專門管理，這樣能夠便于查詢和利用，也有利于后期維護，實現(xiàn)各種檔案的信息共享；三是事業(yè)單位檔案管理儲存性強。在事業(yè)單位中，能夠存儲很多形式的檔案，需要建立專門的存儲機制，對各種類別的檔案集中存儲或?qū)ｉT存儲，保證檔案的安全，加強管理；四是事業(yè)單位檔案管理具有較高的價值屬性。很多檔案資料價值較高，一些檔案還涉及機密，在管理中應(yīng)根據(jù)不同種類檔案的價值屬性分類管理，對價值較高的檔案資料加強安全防護，防止出現(xiàn)被盜風險。此外，還應(yīng)加強甄別檔案資料的數(shù)據(jù)價值，避免收集一些無用的檔案文件和檔案信息；五是事業(yè)單位檔案管理保密性強。事業(yè)單位性質(zhì)特殊，承擔著一些公共責任，履行著維護公共職能的責任。因此，在管理中應(yīng)加強保密工作；六是事業(yè)單位的檔案具有歷史傳承性，在一些民族地區(qū)中，事業(yè)單位檔案具有一定的歷史傳承，一般會涉及民族地區(qū)的歷史和文化，從利用開發(fā)的角度講，應(yīng)當二次開發(fā)檔案，使其發(fā)揮出最大化的職能作用。

二、新形勢下加強事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新、提升服務(wù)效率的意義

事業(yè)單位在我國是一種公共性的服務(wù)組織，具有一定的公益性，且履行著公共職權(quán)，能夠幫助政府部門承擔一定的行政責任。事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作是一項關(guān)鍵的工作，其通過整合單位內(nèi)部各種檔案信息，并整合成檔案資料，分類存儲、利用和開發(fā)，能為事業(yè)單位的工作提供必要的保證。因此，加強檔案管理創(chuàng)新，提升整體服務(wù)效率，具有以下幾個方面的意義：一是整理各種信息資料，省去不少中間環(huán)節(jié)，提升事業(yè)單位的決策效率。在事業(yè)單位內(nèi)部，由于工作比較復(fù)雜，會形成各種資料文件，這些資料文件比較雜亂，需要整合成檔案集中管理，成為重要的憑證。當涉及某領(lǐng)域工作時，只需查詢該領(lǐng)域的檔案資料即可，方便、快捷，有利于事業(yè)單位作出科學(xué)、合理的決策；二是能為事業(yè)單位的改革提供方向。當前，事業(yè)單位的不少檔案資料價值較高，蘊含著豐富的信息，事業(yè)單位能挖掘出各種檔案的潛在價值，將其融入日常管理和改革的方方面面，促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展；三是能優(yōu)化資源配置，提升事業(yè)單位內(nèi)部運轉(zhuǎn)能力。當前，事業(yè)單位加強檔案管理，能有效調(diào)配內(nèi)部各項資源，檔案資料文件一般能總結(jié)出單位各項事務(wù)的歷史資料和歷史數(shù)據(jù)，單位在當下運營時會需要用到這些資料，通過檔案集中整理，能夠提升事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)效率。

三、事業(yè)單位檔案管理服務(wù)創(chuàng)新應(yīng)遵循的原則

在事業(yè)單位檔案管理中，不但應(yīng)當創(chuàng)新管理模式，在開展檔案服務(wù)時還應(yīng)遵循一定的原則，保證服務(wù)質(zhì)量。一是事業(yè)單位檔案服務(wù)應(yīng)當遵循完整性原則。事業(yè)單位檔案信息種類繁多，各類檔案資料往往堆積如山，且每一類檔案都有很多內(nèi)容。因此，在檔案儲存管理、開發(fā)使用時，一定要保證全部信息的完整性，不能出現(xiàn)缺失和遺漏的現(xiàn)象；二是檔案服務(wù)應(yīng)當遵循真實性原則。檔案資料的最重要特征是真實性強，檔案信息一旦被記錄在檔，就應(yīng)具備較強的依據(jù)，具備較強的實效性。事業(yè)單位應(yīng)當將真實性融入整個檔案服務(wù)流程中，在整理各種檔案內(nèi)容時，應(yīng)詳細比對、仔細考核；三是在檔案服務(wù)過程中應(yīng)遵循以人為本的原則。不管是前期的管理還是后期的服務(wù)，都應(yīng)當以人為本，將“人”放到第一位，滿足不同檔案使用者的需求。還應(yīng)當健全檔案服務(wù)機制，完善服務(wù)流程，根據(jù)使用者的使用習慣改善服務(wù)模式，使檔案服務(wù)能夠融入整個檔案管理流程中，提升服務(wù)質(zhì)量。

四、新形勢下的事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式改革實踐

1.樹立先進的管理理念

檔案人員應(yīng)意識到檔案管理是事業(yè)單位開展各項工作的基礎(chǔ)，加強檔案管理能為事業(yè)單位提供重要的材料和憑證，并為其提供必要的管理素材。因此，檔案管理人員應(yīng)將檔案管理工作放到重要位置，加大創(chuàng)新力度，為其出謀劃策。一是在檔案管理中管理人員應(yīng)與時俱進，結(jié)合當下的管理現(xiàn)狀，融入新的管理思想，循序漸進地改進當下的檔案工作，一步一個腳印；二是事業(yè)單位應(yīng)投入足夠的資金。在新形勢下，事業(yè)單位檔案管理進入新的階段，傳統(tǒng)檔案模式不再發(fā)揮作用，新型的檔案管理信息化模式已經(jīng)融入全程中，事業(yè)單位應(yīng)用足夠的資金引入現(xiàn)代化的檔案設(shè)備，為檔案管理打下基礎(chǔ)；三是應(yīng)當更新檔案服務(wù)理念。在新時期，事業(yè)單位管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，根據(jù)新時期檔案管理的潮流，優(yōu)化服務(wù)流程，貫徹信息化、多元化的服務(wù)原則，提供完善的檔案服務(wù)。

2.完善檔案管理服務(wù)體系

在事業(yè)單位檔案管理服務(wù)的過程中，應(yīng)當完善服務(wù)體系，為檔案使用者提供必要的保障。第一，應(yīng)當充分發(fā)揮檔案管理的實際作用，加強創(chuàng)新，將更新檔案服務(wù)體系作為一項長久內(nèi)容去落實。事業(yè)單位應(yīng)當確定檔案管理的整體服務(wù)思路，單位管理層應(yīng)意識到要達到一種什么樣的服務(wù)效果，并圍繞整個目標優(yōu)化各個服務(wù)流程。目前，應(yīng)當加強信息化服務(wù)模式，從事業(yè)單位的內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)入手，借助先進的網(wǎng)絡(luò)測試技術(shù)，展現(xiàn)數(shù)字化檔案功能，并開發(fā)新型的數(shù)字化服務(wù)手段，完善整個服務(wù)系統(tǒng)。第二，應(yīng)當及時更新信息化系統(tǒng)，運用信息化系統(tǒng)，將整個檔案管理服務(wù)流程連接起來，包括檔案的收集、開發(fā)、整理、儲存、利用和共享，這樣整個檔案服務(wù)工作就會更加方便快捷，能不斷提升服務(wù)效率。第三，應(yīng)當完善事業(yè)單位檔案管理部門的職能，檔案部門是檔案服務(wù)的總部，是開展各項服務(wù)工作的中樞，因此，檔案部門應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)形式，可以使用在線服務(wù)等方法辦理檔案業(yè)務(wù)，為用戶帶來便捷的體驗。

3.優(yōu)化整個檔案管理流程

要做好檔案管理工作，就應(yīng)優(yōu)化整個檔案管理流程，加強創(chuàng)新目標，不斷提升檔案管理的質(zhì)量。首先，應(yīng)當明確檔案管理目標，如果目標不清晰就會使檔案工作偏離軌道，不少事業(yè)單位檔案管理的整體目標是整理單位中存在的各種信息并統(tǒng)一歸檔，為單位的未來發(fā)展提供信息材料。因此，應(yīng)圍繞這個整體目標做好統(tǒng)籌工作。但同時也應(yīng)看到，不同的事業(yè)單位業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，工作內(nèi)容不同，各個事業(yè)單位應(yīng)當建立自己的檔案工作目標，在建立目標時，一定要與自身的實際工作內(nèi)容相結(jié)合，應(yīng)具有較強的執(zhí)行性，如事業(yè)單位人事檔案管理中就應(yīng)與人事工作結(jié)合在一起制定目標；其次，應(yīng)當完善整個檔案管理流程，檔案流程包含檔案整理與收集、檔案標記與檢索、檔案利用和共享等各個部分。在收集階段，應(yīng)當?shù)绞聵I(yè)單位各個部門收集檔案，傳統(tǒng)的模式是人工收集，比較煩瑣。新形勢下，應(yīng)當實現(xiàn)自動化收集，運用先進的信息技術(shù)，如利用檔案掃描技術(shù)收集，更加方便快捷，能減少出錯率。在收集完后，應(yīng)當將檔案分為紙質(zhì)和電子兩部分，避免丟失。在檔案整理的過程中，也應(yīng)利用好信息技術(shù)，使用信息系統(tǒng)建立不同的檔案模塊，將不同的檔案整合到對應(yīng)的模塊中，以實現(xiàn)集中整合，并在檔案模塊中建立更多的小模塊，區(qū)分同一類型檔案的不同型號，實現(xiàn)由上到下的高效整合，使每一份檔案都能歸類到其對應(yīng)的區(qū)域，便于查詢以及開展后續(xù)工作；再次，應(yīng)使用信息技術(shù)建立先進的檢索程序。在傳統(tǒng)檔案管理中，檢索依賴于人工，比較麻煩，且容易出錯。在新形勢下，應(yīng)當在對應(yīng)的檔案模塊中檢索，只需輸入關(guān)鍵詞，就能檢索到對應(yīng)的檔案。此外，事業(yè)單位還應(yīng)開發(fā)與檔案檢索有關(guān)的小程序，使用先進技術(shù)，連接到檔案信息化系統(tǒng)中，讓檢索人員能通過多種渠道檢索。在檔案檢索中，為了檢索便利，應(yīng)當簡化處理各個檔案的編號和名稱，可以用英文字母代替，也可以設(shè)置多個特殊檢索符號；最后，完善檔案利用和檔案共享機制，這一階段是最后的階段，事業(yè)單位應(yīng)加強重視，在檔案利用和共享中，原有的檔案會從檔案歸檔處分離出來，應(yīng)當及時建立備份。事業(yè)單位可以建立檔案資料備份系統(tǒng)，備份記錄使用的檔案，防止檔案在使用過程中由于各種原因出現(xiàn)信息丟失等情況。此外，事業(yè)單位還應(yīng)建立檔案共享中心，與其他單位加強互動交流，探索檔案管理與服務(wù)的經(jīng)驗，及時共享對方先進的信息，提升各自的檔案管理效率。

4.優(yōu)化檔案人員配置

在事業(yè)單位的檔案管理中，檔案管理工作人員發(fā)揮至關(guān)重要的作用，檔案人員綜合能力的高低將直接關(guān)系著檔案管理的質(zhì)量，因此，應(yīng)優(yōu)化檔案人員配置。一是應(yīng)調(diào)整檔案人員結(jié)構(gòu)比例，在事業(yè)單位內(nèi)部，不僅應(yīng)包含一些經(jīng)驗豐富的檔案人員，還應(yīng)包含一些新的檔案人員，實現(xiàn)以老帶新，使檔案人員結(jié)構(gòu)隊伍穩(wěn)定，一旦老檔案人員退休，就有新鮮的血液及時補充；二是應(yīng)加大招聘門檻，多引進一些復(fù)合型的檔案人才。進入信息化時代，事業(yè)單位檔案管理將向著信息化方向發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理人才不僅應(yīng)擁有先進的檔案管理技術(shù)，還應(yīng)擁有嫻熟的信息技術(shù)，這樣才能滿足事業(yè)單位的檔案管理需要。因此，在招聘人才時，應(yīng)更加注意多招聘復(fù)合型人才；三是應(yīng)當加強對檔案人員的培訓(xùn)，在培訓(xùn)時可以選擇使用集體培訓(xùn)或?qū)ｉT培訓(xùn)的方法，全面提升檔案人員的綜合素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)當注重培訓(xùn)檔案人員的檔案技能和信息技術(shù)能力，將信息技術(shù)能力與檔案技能融合，衍生出一套新的技術(shù)體系，使檔案人員快速掌握。此外，應(yīng)當將培訓(xùn)覆蓋檔案人員的整個職業(yè)生涯，使其能受到崗前培訓(xùn)、崗中培訓(xùn)。必要時，還應(yīng)當邀請知名的檔案管理專家到單位開展講座，為檔案人員講解最前沿的檔案技術(shù)，還可以派遣檔案人員到其他的事業(yè)單位開展學(xué)習交流，學(xué)習外單位先進的技術(shù)和檔案管理經(jīng)驗，并取長補短，融入自身的檔案管理中，不斷提升檔案管理質(zhì)量。

5.完善檔案管理部門的職能

事業(yè)單位還應(yīng)完善檔案管理部門的職能，運用一系列先進的政策，打好組合拳，整體優(yōu)化檔案管理部門，加強組織建設(shè)，優(yōu)化崗位設(shè)置等，發(fā)揮出檔案部門的最佳作用。第一，應(yīng)當明確檔案管理部門的具體工作目標和工作任務(wù)，及時設(shè)置檔案規(guī)劃，制定檔案管理制度。尤其在制定檔案管理制度時，應(yīng)與實際工作相符，具有較強的執(zhí)行性，能為實際工作的運轉(zhuǎn)提供依據(jù)和標準，使實際檔案工作有一個明確的方向；第二，應(yīng)當優(yōu)化檔案管理部門各個崗位的配置。各個崗位應(yīng)當設(shè)置合理，能在不同的檔案環(huán)節(jié)發(fā)揮不同的作用，各個崗位之間應(yīng)當分工合理，既能互補又能開展合作，共同完成檔案工作。此外，應(yīng)當將合適的人員安排到合適的崗位，做到人盡其才。第三，應(yīng)當建立完善的考核機制、激勵機制和薪酬體系全方位衡量檔案人員，做到公平公正。在建立考核體系時，應(yīng)使用多種考核指標和考核方法，對檔案人員的工作作出正確的評價，在建立激勵機制時，應(yīng)當注重精神激勵和物質(zhì)激勵并重，提升檔案人員的積極性，并根據(jù)檔案人員的業(yè)務(wù)完成情況，建立完善的薪酬體系。

五、總結(jié)

我國正加快行政體制改革，事業(yè)單位改革也正在開展中，為了提升事業(yè)單位的行政效率，加快事業(yè)單位的發(fā)展，應(yīng)當重視檔案管理工作。事業(yè)單位應(yīng)加強檔案管理的創(chuàng)新，突破原有檔案管理模式的阻礙，健全新型的檔案管理體系，不斷提升檔案管理質(zhì)量，還應(yīng)改善原有的檔案服務(wù)模式，在信息技術(shù)的指導(dǎo)下健全新型檔案服務(wù)體系，將檔案服務(wù)融入每一個流程和環(huán)節(jié)中，提升工作效率。

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（作者單位：山東省菏澤市廣播電視臺）

作者簡介：單芳（1979—），女，漢族，山東菏澤人，本科，副研究館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。