淺議“以人為本”理念在醫(yī)院人事檔案管理中運用的策略

摘 要：在社會經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的同時，醫(yī)改工作也在持續(xù)并深入開展。在新的發(fā)展形勢下，雖然醫(yī)院迎來更多的發(fā)展機會，但也帶來了更大的市場競爭。醫(yī)院必須做好人事檔案管理工作，支持醫(yī)院的經(jīng)營與發(fā)展。目前，部分醫(yī)療機構(gòu)在人事檔案工作中缺少“以人為本”的理念，在某種意義上限制了其工作成效。文章從“以人為本”的角度，分析在醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的對策，從而使人力資源管理工作更好地服務(wù)于醫(yī)院。

關(guān)鍵詞：“以人為本”；醫(yī)院人事；檔案管理

在新時期，醫(yī)院除了要重視提升醫(yī)療服務(wù)外，更要重視人事檔案管理工作。在醫(yī)院運營過程中，使用科學(xué)、合理的人事檔案管理方法，不僅能夠改善醫(yī)院的經(jīng)營狀況，還能夠提升醫(yī)院的總體運營效率，具有十分重大的意義。在新形勢下，傳統(tǒng)的人力資源管理方式已不能適應(yīng)新形勢下的需要，也不能有效地提升醫(yī)院的綜合競爭能力，必須深入剖析“以人為本”理念在醫(yī)院的應(yīng)用方式，進(jìn)而完善醫(yī)院人力管理方案，保證醫(yī)院人力資源的合理利用，提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

一、“以人為本”在醫(yī)院人事檔案管理中的意義

1.醫(yī)院人事檔案的概念

人事檔案是人力資源部在人事任用、培訓(xùn)以及選拔等工作中使用的人事信息。醫(yī)院人事檔案主要包含人員的工作和生活經(jīng)歷。人事檔案管理不僅有助于提高醫(yī)院的人力資源管理水平，還為醫(yī)院制定相關(guān)的考核和激勵措施提供了依據(jù)。人力資源管理水平與醫(yī)院的人才發(fā)展有著密切的聯(lián)系，所以，要加大對人力資源的管理力度，要將新的管理技術(shù)、管理理念和管理方法融入人力資源管理工作中，充分發(fā)揮“以人為本”的作用，做到公開、公正和人性化的管理，從而使醫(yī)院可以更好實行人員任用制度。

2.醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容

與其他的檔案相比，醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容有很大的不同，其主要特點是：首先，人事檔案記錄的是職工在醫(yī)院的工作經(jīng)歷、成長信息，能夠詳細(xì)、完整地反映職工在醫(yī)院工作期間的道德品質(zhì)、個人經(jīng)歷和工作績效。人事檔案為醫(yī)院工作人員的晉升、崗位調(diào)整及工資調(diào)整等決策提供了有力的依據(jù)，使醫(yī)院的工資調(diào)整更為科學(xué)化、合理化。其次，醫(yī)院員工的個人資料，如政治面貌、學(xué)歷等信息都要經(jīng)過人事部門的驗證和審查，并加蓋印章和簽名。將“以人為本”的思想貫徹到醫(yī)院的管理中，并將其與人力資源的利用相聯(lián)系，使其更好地發(fā)揮作用，能夠促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

3.“以人為本”管理理念的內(nèi)涵

“以人為本”，說白了就是把“人”放在第一位，其本質(zhì)特征就是“發(fā)展人，尊重人，為了人，依靠人”。醫(yī)院要想發(fā)展，就必須有足夠的人力資源，在經(jīng)營過程中要堅持以人為本，以推動醫(yī)院人力資源的發(fā)展，達(dá)到醫(yī)院發(fā)展的目標(biāo)?！耙匀藶楸尽钡乃枷胝J(rèn)為，醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)療機構(gòu)的重要組成部分，醫(yī)療機構(gòu)的管理既要管理醫(yī)務(wù)人員，又要為其提供服務(wù)，進(jìn)而實現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)的持續(xù)發(fā)展。因此，必須使醫(yī)務(wù)人員意識到，醫(yī)療機構(gòu)的經(jīng)營目的是推動自己的發(fā)展，提高經(jīng)營效益，從而增強醫(yī)院工作人員的工作積極性，提高醫(yī)院工作人員的工作效率。

二、醫(yī)院開展人事檔案管理的作用

第一，能夠篩選出優(yōu)秀的人才。利用人事檔案管理，能夠?qū)︶t(yī)院工作人員的工作質(zhì)量、能力高低以及學(xué)歷狀況等內(nèi)容有較為完整的認(rèn)識，并根據(jù)這些內(nèi)容，更好地培訓(xùn)和選擇員工，不僅能夠增強員工選擇工作的公平性和合理性，還能夠符合醫(yī)院的發(fā)展需求。第二，能夠改善醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。利用人事檔案信息能夠讓醫(yī)院人事部門更好地掌握工作人員的總體素質(zhì)。與此同時，在與醫(yī)院其他部門和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)交流，并確定醫(yī)院對各部門的人才需求后，就能夠根據(jù)人員素質(zhì)來安排適當(dāng)?shù)膷徫?，從而提升整個醫(yī)院的工作質(zhì)量。第三，推動醫(yī)院經(jīng)營機制的變革。通過人事檔案管理，可以確保各專業(yè)的人才得到適當(dāng)安排，使其發(fā)揮最大的作用，不斷提高其工作質(zhì)量和工作效率，使其更好地滿足各部門的工作需要，進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院的管理體制改革，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。第四，提高員工的福利水平。利用人事檔案信息可以全面認(rèn)識相同職位工作人員的工作壓力和工作價值，為其設(shè)定相應(yīng)的福利標(biāo)準(zhǔn)，以激發(fā)員工的工作熱情?？紤]不同的人員在工作中的時間付出、能力高低和工作貢獻(xiàn)不同的情況下，分別設(shè)定福利待遇就顯得非常有意義，值得醫(yī)院重視。

三、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)存問題

1.缺乏對人事檔案管理工作的重視

當(dāng)前在醫(yī)院經(jīng)營過程中，部分領(lǐng)導(dǎo)只注重提升醫(yī)院的總體效益，而忽略了人事檔案工作，沒有充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理工作的作用，導(dǎo)致在人員培養(yǎng)和選拔方面沒有充分發(fā)揮人才的作用。另外，受到傳統(tǒng)管理理念的制約，醫(yī)院管理者、人事檔案管理部門及其相關(guān)工作人員仍然僅僅把檔案管理看成檔案數(shù)據(jù)的搜集、存儲和保管，對檔案的利用并未給予足夠的關(guān)注，未能充分發(fā)揮檔案管理的作用，從某種意義上說，這對人事檔案管理工作的開展極為不利。

2.人事檔案資料利用率低

目前，在醫(yī)院人事檔案管理過程中，醫(yī)院對人事檔案的利用率很低，因為醫(yī)院的人事檔案管理一直是一種消極的管理方式，在檔案使用過程中，用戶必須向檔案管理部門提出相關(guān)的要求，程序煩瑣，工作效率低下，沒有做好人事檔案信息的利用工作。并且，工作人員缺少檔案管理意識和使用意識，不能讓檔案材料的使用符合醫(yī)院發(fā)展的需求。

3.缺乏檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院在資金有限時，就不能為人事檔案管理工作提供更多的資金支撐，因為沒有先進(jìn)的管理技術(shù)，也沒有完善的檔案管理設(shè)備設(shè)施，導(dǎo)致提升人事檔案管理工作的質(zhì)效受到限制。目前，由于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)條件有限，對人事檔案管理工作缺乏足夠的關(guān)注，導(dǎo)致檔案工作的軟硬件設(shè)備設(shè)施配備不足。

4.缺乏檔案管理人才

從目前的發(fā)展來看，醫(yī)院總體上處于“人力資源緊缺”的狀態(tài)，不但各科室的醫(yī)務(wù)人力資源緊缺，而且人事檔案工作相關(guān)人員數(shù)量也不足。

第一，在醫(yī)院的檔案文件管理工作中，存在管理職位分配不均衡的問題。醫(yī)院缺乏對檔案管理的關(guān)注，不能借助職位的合理安排來實現(xiàn)對人事檔案的有效管理。 第二，在我國醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作中，工作崗位與個人能力的契合程度較低，有些檔案管理工作人員無法勝任特定的工作，或者其職業(yè)技能與工作內(nèi)容不相匹配，不但影響了醫(yī)療機構(gòu)檔案管理工作的質(zhì)量，也影響了其他工作人員的工作熱情和整體工作水平。第三，由于醫(yī)院的人力資源嚴(yán)重短缺，有的工作人員一人兼任幾個職位，有的還經(jīng)常是臨時“加班”，加上有的工作人員缺乏責(zé)任感，缺乏敬業(yè)精神，對提高醫(yī)院人力資源管理水平是不利的。

5.檔案材料收集不完整

在醫(yī)院的人事檔案工作中，存在著檔案信息收集不完整的現(xiàn)象，從而限制了檔案信息的作用，造成這些現(xiàn)象的主要因素是：第一，在醫(yī)院中缺少相應(yīng)的工作人員，并且，所收集的檔案資料沒有得到及時整理；第二，受當(dāng)前社會的“求職壓力”，有些離職的人員不愿意在原單位保留自己的個人信息，但又對個人檔案不夠重視，導(dǎo)致其在新的工作崗位上沒有相應(yīng)的個人信息，新單位就無法收集到完整的檔案信息，給醫(yī)院的人事檔案管理帶來很大的阻礙。沒有完整的、真實的和有針對性的檔案資料，就不能清楚地反映工作人員的工作能力和工作熱情，從而影響醫(yī)院的工作效率。

四、“以人為本”理念在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用措施

1.提高對醫(yī)院人事檔案管理的重視

要使檔案管理工作真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，除了要提高對其的關(guān)注外，還要大力推廣和貫徹“以人為本”思想，使其真正的作用得到充分發(fā)揮。首先，醫(yī)院要提高對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識，對其給予足夠的重視，使其最大限度地發(fā)揮作用；其次，要想讓所有職工都能更好地理解并關(guān)注人事檔案管理工作，就必須加大宣傳力度，尤其是利用公眾號、院區(qū)公告牌等，讓職工對人事檔案管理工作的重要性有更多了解。只有加強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和宣傳力度，才能加深職工對人事檔案管理的了解，才能更好地推進(jìn)醫(yī)院人力資源管理的工作，更好地適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的要求。

2.加強檔案材料的應(yīng)用

要真正實現(xiàn)“以人為本”管理，就必須做好檔案信息的搜集、整理以及檔案信息的運用和分析等工作。（1）醫(yī)院必須重視建立信息化體系，加強各科室和部門之間的溝通和聯(lián)絡(luò)，使相應(yīng)的工作人員能夠快速、有效地找到檔案數(shù)據(jù)，確保收集到的檔案信息具備真實性和完整性，更好地為檔案管理者和使用人員服務(wù)，加強檔案數(shù)據(jù)的利用價值；（2）增強檔案文件使用的安全性。應(yīng)充分認(rèn)識到利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所產(chǎn)生的潛在安全風(fēng)險。可以利用人力資源的分級管理系統(tǒng)，將檔案分類管理，并設(shè)置不同的權(quán)限瀏覽方式，從而提升其使用效率。此外，還需要注意建立防火墻，增強其使用的安全性。

3.加強人事檔案管理設(shè)備設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，以適應(yīng)新形勢下開展檔案管理工作的要求。首先，在基礎(chǔ)建設(shè)上，應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理辦公室、檔案存放室，以改善檔案保存的品質(zhì)；其次，要加大先進(jìn)信息技術(shù)的運用力度，在醫(yī)院人事檔案管理工作中引入各種信息技術(shù)，如互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和云存儲等，進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案管理工作的先進(jìn)性。確保檔案管理流程簡潔、透明以及高效。醫(yī)院可以引入信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的建立、存儲和查詢，以提高檔案處理的速度和準(zhǔn)確性，減少人為錯誤和煩瑣的手工操作。

4.加強人事檔案管理隊伍的培養(yǎng)

要將“以人為本”的思想貫徹于人事檔案管理工作中，就必須強化人才隊伍建設(shè)，醫(yī)院可以開展專題講座、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)以及現(xiàn)場交流研討等形式，以此提高醫(yī)院檔案管理人才隊伍的整體素質(zhì)。

首先，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。部分檔案人員由于只做收集和裝訂等簡單的工作，缺乏對該行業(yè)最新動態(tài)的認(rèn)識。通過培訓(xùn)，提升其思想認(rèn)識，使其能與業(yè)界發(fā)展同步；二是加強對檔案管理先進(jìn)技術(shù)的認(rèn)識與運用。在新媒體環(huán)境下，醫(yī)院的人力資源管理信息化是必然的發(fā)展趨勢，檔案管理人員必須掌握相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用技能，能夠做到熟練操作各種技能，并實現(xiàn)檔案資源的共享。三是提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)定做好檔案的整理、備份等工作，耐心細(xì)致，保證檔案的真實性和完整性，要有較強的安全意識，保證檔案的安全性和隱私性。更關(guān)鍵的是要具備創(chuàng)造性的思維，能夠跟隨行業(yè)的發(fā)展潮流，在醫(yī)院人事檔案管理工作上持續(xù)嘗試新的模式和方法，充分利用人事檔案信息，提高醫(yī)院人力資源的利用效率。在制定醫(yī)院人事檔案管理策略時，應(yīng)充分考慮員工的需求和意見。通過廣泛征求員工的建議和參與，建立一個符合員工期望和實際需求的檔案管理系統(tǒng)。這樣可以提高員工對檔案管理流程的接受度和參與程度。針對醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的使用，提供培訓(xùn)和技術(shù)支持。培訓(xùn)可以包括系統(tǒng)操作指導(dǎo)、檔案分類和管理的標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)等。同時，醫(yī)院可以設(shè)立專門的技術(shù)支持團(tuán)隊，負(fù)責(zé)解答員工在使用檔案管理系統(tǒng)中遇到的問題，及時提供幫助。醫(yī)院可以通過檔案管理來發(fā)揮員工的價值和潛力。例如，建立員工培訓(xùn)記錄和職業(yè)發(fā)展檔案，幫助員工規(guī)劃職業(yè)路徑，提供晉升和培訓(xùn)機會，激勵員工的發(fā)展和提高工作積極性。

5.注重人事檔案材料的收集

要真正實現(xiàn)“以人為本”的思想，使其更好地發(fā)揮作用，就必須從三方面著手：一是要建立相應(yīng)的人力資源管理團(tuán)隊，有效地收集和歸檔人員信息，以適應(yīng)人力資源的需求；二是在收集人員信息資料的過程中，要拓寬收集信息資料的種類，將醫(yī)院人力資源的不足和優(yōu)勢在檔案中體現(xiàn)出來，從而提升檔案信息的實用性，以適應(yīng)醫(yī)院 HR工作的需求，從而推動醫(yī)院的良性發(fā)展。

6.做好檔案管理制度的改革

在“以人為本”的醫(yī)療檔案改革過程中，應(yīng)在上級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，主動優(yōu)化相關(guān)的工作機制，起到指導(dǎo)職工工作的效果。同時，也能更好地約束職工的行為，促進(jìn)職工在各自的崗位上得到更大的發(fā)展。首先，根據(jù)新醫(yī)改的要求，在醫(yī)院發(fā)展的實際情況下，改進(jìn)和完善人事檔案管理系統(tǒng)，使醫(yī)院的內(nèi)部管理更加規(guī)范化。其次，要根據(jù)檔案工作的具體情況，補充和改進(jìn)相關(guān)的激勵機制，使“以人為本”的管理思想得到真正貫徹。在對相關(guān)制度優(yōu)化時，應(yīng)確定人事檔案材料的存檔時機、存檔范圍，將重點放在員工的能力與績效上，做好與員工有關(guān)的數(shù)據(jù)審核，提高人事檔案的管理效率。

五、結(jié)束語

綜上所述，要充分發(fā)揮人事檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的作用，必須根據(jù)新醫(yī)改要求，結(jié)合當(dāng)前形勢，貫徹“以人為本”的思想，調(diào)動檔案工作人員的工作熱情，才能更好地服務(wù)醫(yī)院發(fā)展。目前，部分醫(yī)院存在對檔案管理工作不夠重視、檔案資料利用率不高、硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)不完善、檔案管理人才匱乏、檔案資料收集不全、檔案管理體制滯后等問題，但是，只有正確認(rèn)識“以人為本”的含義，并采取相應(yīng)措施加以改善，才能真正適應(yīng)醫(yī)院的需求，推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：煙臺市萊陽中心醫(yī)院）

作者簡介：韓瑩（1982—），女，漢族，山東龍口人，本科，館員，研究方向：檔案管理。