事業(yè)單位電子檔案管理探析

摘 要：社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新，也促進(jìn)信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)是信息時(shí)代發(fā)展的重要產(chǎn)物也是信息時(shí)代的重要標(biāo)志。其以靈活、快捷和方便的優(yōu)勢(shì)與人們的生產(chǎn)生活聯(lián)系在一起，并推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。然而，網(wǎng)絡(luò)信息在給人們帶來(lái)便利的同時(shí)，也帶來(lái)了一些安全隱患。事業(yè)單位電子檔案管理是依托于網(wǎng)絡(luò)信息為基礎(chǔ)，探究電子檔案管理對(duì)于保障事業(yè)單位電子檔案的安全有著重要價(jià)值和意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案；智能化

檔案關(guān)系著人們的工作和生活，以往的檔案管理會(huì)在真實(shí)性方面出現(xiàn)偏差，且其完整性和規(guī)范性也會(huì)受到人為干擾。推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變，直接關(guān)系到事業(yè)單位公共服務(wù)的質(zhì)量和效率。因此，事業(yè)單位需要重視電子檔案管理工作。事業(yè)單位在開(kāi)展電子檔案管理工作期間要確保電子檔案的安全性，這樣才能提高電子檔案管理工作的質(zhì)量和效率，充分體現(xiàn)電子檔案信息的價(jià)值和作用，滿(mǎn)足相關(guān)人員的需求，提高事業(yè)單位的公共服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)其健康穩(wěn)定發(fā)展。

一、事業(yè)單位電子檔案管理的基本特點(diǎn)

1.電子檔案的信息采集更加智能化

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案主要是以紙質(zhì)版檔案為主，檔案的采集也是依靠人工來(lái)完成的，開(kāi)展檔案管理工作效率和質(zhì)量水平并不高。而隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)+充分結(jié)合，不僅改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理模式，還對(duì)原來(lái)紙質(zhì)檔案重新整理，將其整理成數(shù)字化的電子文檔，并對(duì)其統(tǒng)一管理。電子檔案的形態(tài)主要包括電子版的視頻、音頻和文檔等，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用更好地搜集和挖掘各種信息數(shù)據(jù)，同時(shí)，對(duì)檔案信息開(kāi)展深度分析和處理，進(jìn)一步提高了電子檔案信息采集的智能化水平。

2.電子檔案的管理更加智能化

事業(yè)單位電子檔案管理模式的實(shí)施和發(fā)展主要是以電子檔案管理平臺(tái)為基礎(chǔ)，這種方式的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在信息采集方面，可以利用電子平臺(tái)對(duì)所有的電子檔案信息搜集、整理分析、錄入系統(tǒng)、盤(pán)點(diǎn)分析和統(tǒng)計(jì)處理。另外，查閱檔案時(shí)可以結(jié)合該檔案在平臺(tái)中的類(lèi)別展開(kāi)快速搜尋和查閱，提高了檔案管理人員的工作效率。還可以對(duì)各個(gè)電子檔案信息充分分析挖掘，提高檔案的利用率，并通過(guò)電子檔案平臺(tái)對(duì)這些檔案長(zhǎng)久保存。

3.電子檔案的管理服務(wù)更加智能化

電子檔案管理工作的開(kāi)展是以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的，為檔案管理工作提供很大的便利性，也使得檔案管理服務(wù)效率和質(zhì)量更高，在實(shí)現(xiàn)信息化的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了智能化服務(wù)。例如，電子檔案管理模式使得檔案的內(nèi)容更加豐富，并且在檔案對(duì)接共享時(shí)更加方便地滿(mǎn)足客戶(hù)高效溝通交流的需求。另外，電子檔案管理也可以最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的反饋功能，可以對(duì)新的檔案信息及時(shí)搜集整理，在發(fā)生檔案需求時(shí)更好地開(kāi)展相關(guān)服務(wù)，讓電子檔案管理服務(wù)更加智能化。

二、事業(yè)單位電子檔案管理工作開(kāi)展的重要意義

1.提高事業(yè)單位行政運(yùn)轉(zhuǎn)效率

事業(yè)單位電子檔案管理工作打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限，將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和檔案管理結(jié)合，創(chuàng)新運(yùn)營(yíng)和管理的思維模式，提高事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量，也為事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供完善的技術(shù)支撐，降低了運(yùn)轉(zhuǎn)投入和成本。另外，通過(guò)電子檔案管理模式，最大限度地將各項(xiàng)公共資源合理分配使用，提升了公共資源的利用率，各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)資源在處理上更加快捷方便，全面性和精準(zhǔn)性更高，減少了人工管理操作中的失誤，也使得社會(huì)資源的流轉(zhuǎn)性更快，人力資源得到大幅節(jié)約。

2.提高事業(yè)單位信息共享水平

在以往的紙質(zhì)檔案管理中最大的問(wèn)題就是傳輸不方便，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案信息利用率不充分。而電子檔案管理的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息實(shí)時(shí)、遠(yuǎn)程和無(wú)障礙地流通、傳輸與共享，并且也能避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在共享中丟失和運(yùn)輸不便等問(wèn)題。電子檔案管理中的檔案信息傳輸和共享是以先進(jìn)科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)的，電子檔案管理的智能化水平也得到提升。比如，電子檔案可以多次使用，還可以同時(shí)傳遞給多人，滿(mǎn)足了多人共同閱覽的需求。此外，電子檔案管理也可以實(shí)現(xiàn)多檔案信息合并，提升社會(huì)資源利用率和質(zhì)量，為檔案信息的全面共享提供技術(shù)支撐，使得一些信息實(shí)現(xiàn)公開(kāi)，有利于事業(yè)單位樹(shù)立更好的服務(wù)形象，對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到很好的促進(jìn)作用。

3.有利于事業(yè)單位檔案信息的存儲(chǔ)

電子檔案最為明顯的一個(gè)特點(diǎn)就是避免傳統(tǒng)人工檔案管理中低效和易錯(cuò)的問(wèn)題。按照我國(guó)相關(guān)部門(mén)制定頒布實(shí)施的管理制度和要求對(duì)電子檔案管理，將信息技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來(lái)，并通過(guò)軟件系統(tǒng)的應(yīng)用管理和控制電子檔案，使電子檔案中的信息存儲(chǔ)更加方便。同時(shí)，還能提高檔案信息的存儲(chǔ)量，豐富檔案管理內(nèi)容，讓更多的檔案更全面地呈現(xiàn)在有需求的人員面前。另外，通過(guò)不同形式的電子檔案，如圖片、文字和音頻等形式，使工作更加形象直觀地體現(xiàn)出來(lái)，便于事業(yè)單位日常工作的開(kāi)展。

三、事業(yè)單位電子檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

1.缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)人才

事業(yè)單位電子檔案管理對(duì)于專(zhuān)業(yè)人才的需求量比較大，對(duì)其專(zhuān)業(yè)要求也比較高，但是，一些電子檔案管理人員長(zhǎng)期采用傳統(tǒng)管理模式，思想觀念仍是傳統(tǒng)管理觀念，現(xiàn)有管理部門(mén)中高素質(zhì)人才和復(fù)合型人才欠缺，導(dǎo)致一些管理人員在處理檔案信息時(shí)專(zhuān)業(yè)性和創(chuàng)新性不足，嚴(yán)重影響電子檔案管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。還有一些檔案管理人員是從其他部門(mén)借調(diào)過(guò)來(lái)的兼職人員，他們不具備相關(guān)的檔案管理知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)也不足。

2.電子檔案管理方法落后，缺乏創(chuàng)新性

目前，很多事業(yè)單位已經(jīng)引入電子檔案管理體系，并在整個(gè)事業(yè)單位檔案管理中實(shí)現(xiàn)了全面性運(yùn)用，相關(guān)的軟硬件設(shè)備設(shè)施也在逐漸完善。然而，形式化、固定化和單一化的問(wèn)題仍然存在，如沒(méi)有關(guān)注管理方式的選擇，也未曾關(guān)注管理方式的創(chuàng)新，管理人員在技能培養(yǎng)方面存在欠缺，沒(méi)能合理應(yīng)用檔案管理新系統(tǒng)，導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)利用率不足。另外，在電子檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員常常會(huì)采用紙質(zhì)檔案管理的模式來(lái)管理電子檔案，這樣不僅發(fā)揮不出電子檔案的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，對(duì)電子檔案管理效率和質(zhì)量也無(wú)法保障。檔案管理人員對(duì)新系統(tǒng)的管理方式學(xué)習(xí)不足，電子檔案工作開(kāi)展中人員和新系統(tǒng)沒(méi)有得到高效利用。此外，綜合性的電子檔案管理平臺(tái)及信息庫(kù)建設(shè)還不完善。

3.管理制度缺乏靈活性

事業(yè)單位的管理規(guī)章制度是按照國(guó)家相關(guān)要求制定，并結(jié)合事業(yè)單位自身的發(fā)展情況適當(dāng)調(diào)整。單一的管理方式是無(wú)法適用每一個(gè)發(fā)展的事業(yè)單位，尤其在檔案管理工作開(kāi)展中更是如此，這就需要事業(yè)單位在電子檔案管理制度方面結(jié)合自身的情況優(yōu)化，尋找更為科學(xué)、完善的管理制度和規(guī)范要求，確保電子檔案管理工作順利開(kāi)展。然而，在實(shí)際工作開(kāi)展中，事業(yè)單位更加關(guān)注社會(huì)功能，卻忽視了電子檔案管理系統(tǒng)的重要性，相關(guān)制度缺乏完善性和靈活性。在不完善的電子檔案管理系統(tǒng)和制度之下，會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)收集不完善、管理制度不健全和信息記錄不完整的情況，這些問(wèn)題對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理順利開(kāi)展產(chǎn)生了很大影響，無(wú)法保障電子檔案管理的質(zhì)量。

4.電子檔案管理設(shè)備設(shè)施應(yīng)用不足

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，各種先進(jìn)技術(shù)得到了應(yīng)用和普及，電子檔案管理工作模式也在事業(yè)單位中應(yīng)用，相關(guān)設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用率逐漸提高。但是，很多部門(mén)中現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施的運(yùn)用仍然不足，相關(guān)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的滲透性不足，管理配套設(shè)施也存在滯后性，無(wú)法將電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

四、事業(yè)單位電子檔案管理完善路徑和方法

1.提高事業(yè)單位電子檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和水平

事業(yè)單位電子檔案管理仍然離不開(kāi)人，必須提高事業(yè)單位電子檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和水平。同時(shí)，還要培養(yǎng)電子檔案管理人員的職業(yè)精神，提升專(zhuān)業(yè)管理水平以及對(duì)電子檔案平臺(tái)的維護(hù)能力，確保檔案管理中收集、歸檔等一系列工作的開(kāi)展。另外，電子檔案管理人員還要調(diào)整自己的心態(tài)和情緒，在日常工作開(kāi)展中，要以謙卑的態(tài)度學(xué)習(xí)更多創(chuàng)新性的管理理念和方法，掌握新的管理技能和知識(shí)，通過(guò)不斷豐富自身的知識(shí)體系，提升自身電子檔案專(zhuān)業(yè)管理能力和水平，并在工作中保持積極向上的心態(tài)和進(jìn)取意識(shí)，實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展。此外，事業(yè)單位還需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)，可以通過(guò)定期或不定期的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，提高其綜合素質(zhì)。

2.創(chuàng)新事業(yè)單位電子檔案管理方式和方法

事業(yè)單位電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理工作方式和方法有著非常大的區(qū)別，在選擇電子檔案管理方法和方式的過(guò)程中，需要區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)版的電子檔案管理方式，還要重視提升電子檔案管理質(zhì)量和水平。事業(yè)單位電子檔案管理工作人員要以新的電子檔案管理方法理念為主導(dǎo)，規(guī)范電子檔案管理。另外，在電子檔案管理工作中，可能會(huì)出現(xiàn)一些檔案被更改或者丟失的問(wèn)題，要特別注意原始檔案的真實(shí)性，如果同時(shí)存有紙質(zhì)版的檔案和電子檔案，可以采用雙軌制的檔案管理方式，將原始的紙質(zhì)版檔案存檔，確保電子檔案的原始參考依據(jù)，提高其安全性。

3.完善事業(yè)單位電子檔案管理制度

首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層人員要以國(guó)家制定的事業(yè)單位管理制度和政策要求為基礎(chǔ)，結(jié)合事業(yè)單位自身的發(fā)展情況，重視完善檔案管理的信息化建設(shè)，此過(guò)程要關(guān)注電子檔案搜集整理的真實(shí)性、完整性和安全性，將電子檔案管理工作室設(shè)置在安全系數(shù)比較高的位置，以此來(lái)避免出現(xiàn)檔案被竊取的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，事業(yè)單位還要加大對(duì)電子檔案管理人員身份和權(quán)限的監(jiān)督管理力度，要對(duì)每一名檔案管理人員的身份核實(shí)登記，并詳細(xì)記錄管理人員的工作崗位和工作時(shí)間等，實(shí)施崗位責(zé)任制，采取“誰(shuí)在崗，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的管理制度，利用這種方式來(lái)保障電子檔案管理的安全性。其次，事業(yè)單位在制定電子檔案管理制度和規(guī)范要求時(shí)，要避免生搬硬套和固化模式，要選擇靈活可變通的規(guī)章制度，以指導(dǎo)事業(yè)單位電子檔案管理工作高效開(kāi)展。

4.制定科學(xué)、完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在事業(yè)單位開(kāi)展電子檔案管理工作中，還要制定完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及完善各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施。首先，事業(yè)單位需要完善電子檔案管理工作開(kāi)展的依托技術(shù)，組建信息化管理設(shè)備設(shè)施，形成完善的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)。同時(shí)，還要完善電子檔案的采集和整理工作等，并形成統(tǒng)一的管理格式和標(biāo)準(zhǔn)。其次，調(diào)查了解事業(yè)單位實(shí)際電子檔案管理的情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和分析問(wèn)題，并找出解決辦法。同時(shí)依托電子檔案數(shù)字化管理平臺(tái)開(kāi)展檔案的錄入、調(diào)取、完善和使用，保證電子檔案管理服務(wù)的流暢性和安全性。另外，事業(yè)單位要適當(dāng)增加電子檔案管理相關(guān)設(shè)備設(shè)施的資金投入，在確保事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，增加電子檔案管理先進(jìn)設(shè)備設(shè)施的購(gòu)買(mǎi)，確保電子檔案管理工作能夠高效開(kāi)展。

5.強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案文件管理

首先，事業(yè)單位在開(kāi)展電子檔案管理工作中要將“四性”檢測(cè)落到實(shí)處。四性主要是指電子文件要保障可用性、真實(shí)性、完整性和安全性。四性的實(shí)現(xiàn)需要利用元數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，元數(shù)據(jù)指的是對(duì)電子文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)以及管理中形成的各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)稱(chēng)，在元數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，電子文件的管理工作更加方便和快捷。目前，我國(guó)對(duì)元數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)主要參考《照片類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》和《錄音像類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案》等。在這些文件的指導(dǎo)下，事業(yè)單位還需要結(jié)合自身電子檔案文件的特點(diǎn)，明確分類(lèi)不同的元數(shù)據(jù)，以提高元數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量。

其次，提升管理技術(shù)水平。對(duì)電子檔案前期的電子文件管理，主要是依托于各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，如元數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、加密技術(shù)以及電子簽名技術(shù)等。在電子檔案管理工作中，可以將這些技術(shù)引入管理中，開(kāi)發(fā)出更高的系統(tǒng)軟件，以此流轉(zhuǎn)和審批電子文件，提高線上管理的效率和質(zhì)量。同時(shí)，也可以減少檔案管理人員的工作內(nèi)容，減輕其工作負(fù)擔(dān)。

五、結(jié)語(yǔ)

在互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等各種先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用普及下，事業(yè)單位檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)了信息化、電子化，并成為未來(lái)事業(yè)單位檔案管理的主要方向。在此環(huán)境下，電子檔案管理模式的出現(xiàn)，在確保了事業(yè)單位檔案管理水平的基礎(chǔ)上提高了檔案利用率，將檔案的價(jià)值和作用充分地發(fā)揮出來(lái)。當(dāng)前，事業(yè)單位要利用各種先進(jìn)的信息化技術(shù)，推動(dòng)電子檔案管理工作高效開(kāi)展，立足本單位的實(shí)際情況，結(jié)合國(guó)家相關(guān)政策、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等來(lái)實(shí)施管理，以更好地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：?jiǎn)慰h人力資源和社會(huì)保障局）

作者簡(jiǎn)介：李根（1988—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。