強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，構(gòu)建現(xiàn)代醫(yī)院檔案服務(wù)新發(fā)展

摘 要：醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)是社會(huì)最基本和最重要的服務(wù)，在我國醫(yī)療事業(yè)和信息科技發(fā)展的驅(qū)動(dòng)下，醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容。進(jìn)入信息化時(shí)代，醫(yī)院作為提供社會(huì)醫(yī)療保障服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，在日常診療與運(yùn)營管理中產(chǎn)生了諸多數(shù)據(jù)信息，海量病歷信息和運(yùn)營資料數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院今后的高質(zhì)量發(fā)展具有重要的參考意義。因此，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)的醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，為醫(yī)院檔案信息價(jià)值開發(fā)、檔案服務(wù)創(chuàng)新提供了條件。各醫(yī)院應(yīng)當(dāng)關(guān)注國家衛(wèi)生醫(yī)療政策與檔案數(shù)據(jù)管理新技術(shù)，提升檔案管理、檔案服務(wù)與檔案安全意識(shí)，完善醫(yī)院檔案管理與開發(fā)機(jī)制，提升檔案管理效率，促進(jìn)各科室之間的協(xié)調(diào)溝通，提高醫(yī)療服務(wù)水平。本文將論述現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的目的，分析當(dāng)前醫(yī)院在檔案管理中存在的問題，并提出檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理；檔案管理；檔案服務(wù)；創(chuàng)新策略

醫(yī)院檔案內(nèi)容包括醫(yī)務(wù)、科教、人事、設(shè)備以及后勤等日常運(yùn)營管理資料和病歷檔案資料，記錄了醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)與運(yùn)營管理的過程。通過對(duì)醫(yī)院檔案資料的有效收集、管理與開發(fā)，醫(yī)院不同科室之間的檔案資料能夠自由流轉(zhuǎn)，簡(jiǎn)化不同科室調(diào)取檔案的流程，提高臨床治療效率和職能辦事效率。信息時(shí)代給人們帶來現(xiàn)代化信息技術(shù)，改變?nèi)藗兩畹耐瑫r(shí)，也挖掘和賦予了信息更多價(jià)值。因此，醫(yī)院檔案信息收集與分析能力得到了極大提升。醫(yī)院收集的海量檔案信息內(nèi)含極大的應(yīng)用價(jià)值，這就要求醫(yī)院工作人員改變傳統(tǒng)的檔案管理模式與方法，融合大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的實(shí)時(shí)收集與歸檔處理，更快速地提取其中有價(jià)值的信息，供決策者參考。

一、強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的意義與目標(biāo)

1.提升檔案信息檢索的速度

首先，與傳統(tǒng)人工收集、歸檔和查詢檔案信息的模式相比，信息化管理系統(tǒng)可多項(xiàng)目、自動(dòng)化運(yùn)行，在極短的時(shí)間內(nèi)同時(shí)處理多個(gè)數(shù)據(jù)，響應(yīng)不同的信息處理需求，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)存儲(chǔ)、自動(dòng)歸檔和關(guān)鍵詞查詢，能夠縮短工作人員檔案管理的時(shí)間，加快數(shù)據(jù)信息處理的速度，避免人為失誤的發(fā)生，提升檔案信息的可靠性與完整性。其次，高效的檔案管理系統(tǒng)可以將日常運(yùn)營服務(wù)中產(chǎn)生的信息以電子檔案形式存儲(chǔ)，并通過關(guān)鍵字詞分類管理，工作人員只需要根據(jù)關(guān)鍵詞或信息類別搜索即可獲取相關(guān)檔案信息，縮短了信息檢索所需的時(shí)間，提高了醫(yī)院檔案信息管理的效率。傳統(tǒng)的檔案信息管理工作大多由人工負(fù)責(zé)，在信息存儲(chǔ)以及信息查詢過程中遇到許多困難。在信息技術(shù)支持下的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)快速的信息查找與管理，同時(shí)，還能夠擴(kuò)大信息共享的范圍，納入更多信息開發(fā)的主體，滿足不同科室工作人員對(duì)檔案信息的需求，體現(xiàn)出極大的便捷性特征。隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，如今的檔案管理可通過云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)云部署，進(jìn)一步擴(kuò)張檔案信息存儲(chǔ)的容量，更加符合現(xiàn)代化檔案開發(fā)與管理的需求，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化檔案服務(wù)，提升醫(yī)院檔案管理的服務(wù)水平，并改善了檔案管理的便捷度與實(shí)用性。

2.檔案信息下載形式更豐富

原始的醫(yī)院檔案管理工作只能夠提供傳統(tǒng)的存儲(chǔ)與查看形式，如紙質(zhì)文件、照片等，形式單一、表現(xiàn)力差，一些年代久遠(yuǎn)的重要檔案材料出現(xiàn)老化、模糊的現(xiàn)象，這也是導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)失真、丟失的主要原因。但是，在信息科技支持下的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)能夠提供更加豐富的下載形式，改變信息存儲(chǔ)的載體，完整保管音頻、視頻、數(shù)據(jù)文件以及圖片等各門類檔案，并能夠利用硬盤、光盤和云盤等新數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)實(shí)現(xiàn)長時(shí)間存儲(chǔ)。以上多元化檔案管理與存儲(chǔ)載體可擴(kuò)大和延伸檔案管理的邊界，開發(fā)醫(yī)院各門類檔案的應(yīng)用價(jià)值。

3.促進(jìn)不同科室交流

在信息化時(shí)代背景下，數(shù)字化檔案管理將帶來相對(duì)開放的檔案環(huán)境，這就意味著檔案管理的主體范圍將逐漸擴(kuò)大，體現(xiàn)出使用主體廣泛性的特征。醫(yī)院檔案管理的開放性將隨著數(shù)字化管理技術(shù)以及信息安全管理技術(shù)的發(fā)展而不斷提升，醫(yī)院人事、紀(jì)檢、醫(yī)務(wù)、科教、設(shè)備設(shè)施、財(cái)務(wù)以及后勤等部門都將成為檔案使用的主體。在此基礎(chǔ)上，檔案信息共享主體之間的信息交流關(guān)系將會(huì)更加密切。

同時(shí)，還能夠提升檔案服務(wù)的互動(dòng)性，構(gòu)建良好的檔案交流與服務(wù)環(huán)境。在檔案數(shù)字化發(fā)展環(huán)境中，檔案服務(wù)與使用的主體將會(huì)更加廣泛，體現(xiàn)強(qiáng)烈的個(gè)性化特征與需求，需要技術(shù)人員提升檔案管理服務(wù)的針對(duì)性，滿足不同主體的應(yīng)用需求。

4.提升檔案管理效率

現(xiàn)代化檔案管理與開發(fā)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)療服務(wù)信息、運(yùn)營管理信息的全面收集與整理，自動(dòng)構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，為醫(yī)院工作人員提供快捷、個(gè)性化的檔案服務(wù)。無論是醫(yī)院管理部門還是業(yè)務(wù)科室，工作人員均可根據(jù)自己的需求查詢相關(guān)檔案信息，為工作決策提供支持。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理模式更加符合醫(yī)院的發(fā)展要求，體現(xiàn)出信息高度集成化、檔案形式多樣化等特征，能夠快速響應(yīng)醫(yī)院工作人員多種檔案服務(wù)需求，有效提高醫(yī)院檔案管理工作效率，助力醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理與服務(wù)工作存在的問題

1.檔案管理意識(shí)不足

醫(yī)院檔案管理并不是一項(xiàng)新的工作，而是各醫(yī)院建立運(yùn)營以來就在開展的工作，但受到檔案管理、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)的限制，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方法并不能夠挖掘更多的信息價(jià)值，導(dǎo)致很多醫(yī)院管理人員并不重視檔案管理與開發(fā)工作。即使進(jìn)入信息化與科技化時(shí)代，很多醫(yī)院依舊缺乏檔案管理意識(shí)，不夠重視檔案收集與歸檔管理工作，在檔案管理方面投入較少，檔案管理工作效率落后。醫(yī)院管理層的態(tài)度亦會(huì)影響各科室人員的工作態(tài)度。部分科室工作人員對(duì)業(yè)務(wù)檔案缺乏重視，導(dǎo)致應(yīng)歸檔的文件資料缺失。這不只是文件資料不全的小問題，還為今后其他科室人員調(diào)用和查詢相關(guān)檔案材料帶來諸多困難。

2.檔案管理技術(shù)落后

進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣不僅能夠保障檔案的完整，還能夠減輕管理人員的工作量，提高檔案整理、查詢的效率。但很多醫(yī)院并不重視信息化建設(shè)，甚至存在將檔案管理剔除在醫(yī)院信息化建設(shè)范疇之外的情況，即便是有檔案管理模塊，但操作性差、檔案信息提取困難，歸根結(jié)底是管理層對(duì)檔案信息化建設(shè)工作不重視，加劇了檔案管理的混亂問題。在信息化檔案管理背景下，檔案管理不僅對(duì)管理人員的專業(yè)能力有要求，還對(duì)其信息素養(yǎng)提出更高的要求。但目前，很多醫(yī)院并不重視檔案管理工作，在人才引進(jìn)與任用時(shí)存在隨意性問題，有的還存在業(yè)務(wù)部門、管理部門人員直接轉(zhuǎn)崗的情況，讓不具備檔案管理能力的人開展工作，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3.信息安全管理不足

現(xiàn)代化檔案管理離不開信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)對(duì)任何行業(yè)都是一把雙刃劍。一方面，能夠提供更多信息傳遞、共享和分析渠道，為醫(yī)院診療與經(jīng)營管理提供方便；另一方面，也因網(wǎng)絡(luò)技術(shù)出現(xiàn)諸多檔案信息安全問題，如信息被泄露、信息丟失和信息被篡改等，均會(huì)對(duì)醫(yī)院與患者造成困擾，嚴(yán)重的還會(huì)引發(fā)犯罪事件。在醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)著病歷檔案、醫(yī)保信息、藥品信息以及財(cái)務(wù)信息等，如果系統(tǒng)安全管理功能不足則會(huì)導(dǎo)致以上各種信息被泄露，輕則影響網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，造成醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)癱瘓，重則出現(xiàn)信息盜用，導(dǎo)致患者與醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)損失。因此，醫(yī)院在開展檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)工作時(shí)應(yīng)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全問題，避免發(fā)生信息被泄露事件，預(yù)防各類醫(yī)療安全事故。

三、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展的策略

1.提升檔案管理意識(shí)

現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)是醫(yī)院開展檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新工作的重要指導(dǎo)，醫(yī)院應(yīng)上下一心，貫徹檔案管理改革理念，重視檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)，在相關(guān)領(lǐng)域給予充分的支持和理解。（1）醫(yī)院管理層與基層員工均應(yīng)明確檔案信息化管理與檔案資源開發(fā)在醫(yī)院發(fā)展、資源配置等方面的重要意義，主動(dòng)參與宣傳工作，讓工作人員主動(dòng)了解檔案管理的意義，提升各科室工作人員的檔案留存和整理意識(shí)。（2）在醫(yī)院內(nèi)部召開專業(yè)講座，給不同科室、管理部門人員普及手中的資料如何分類保管及建立臺(tái)賬的知識(shí)，將檔案意識(shí)融入日常工作，落實(shí)最終資料的歸檔保管。（3）組織參觀和學(xué)習(xí)其他醫(yī)院檔案管理的優(yōu)秀成果，結(jié)合本醫(yī)院檔案管理問題，汲取優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，形成檔案管理與創(chuàng)新服務(wù)的理念，明確檔案管理對(duì)醫(yī)院運(yùn)營的意義，進(jìn)一步提升重視程度，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，給予更多資金與資源支持，為檔案管理工作提供技術(shù)保障。

2.構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)

構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)是現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必經(jīng)道路，具體可從以下幾方面著手：（1）建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。數(shù)字化檔案管理平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化管理，并通過數(shù)字平臺(tái)提供檔案服務(wù)，利用數(shù)字化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)管理，直接驗(yàn)證患者獨(dú)立身份信息，在醫(yī)保卡系統(tǒng)中記錄患者就診信息與時(shí)間，為醫(yī)院查詢患者醫(yī)保、病歷信息提供方便，大幅提升醫(yī)療服務(wù)的效率。（2）建立專門的人事檔案系統(tǒng)，為每位員工建立人事檔案，內(nèi)容包括職業(yè)信譽(yù)、職業(yè)能力和績效考核成果等，使用系統(tǒng)算法匯總與統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)資料，供各科室、職能部門以及院領(lǐng)導(dǎo)查詢，并將其作為人事變動(dòng)、績效考核和薪酬調(diào)整的主要依據(jù)。醫(yī)院在建立人事檔案系統(tǒng)、購置相關(guān)硬軟件的同時(shí)，還要積極引進(jìn)高端技術(shù)人才與檔案管理人才，提升自身檔案管理水平。根據(jù)人事管理工作的需求，信息化檔案管理系統(tǒng)還能夠自動(dòng)生成多種表格，為決策者提供更多層次的信息，構(gòu)建多層次決策指標(biāo)，進(jìn)一步提升管理決策的科學(xué)性與有效性。（3）著眼于醫(yī)院檔案信息范圍的擴(kuò)張，推進(jìn)醫(yī)院檔案服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展。指導(dǎo)各科室開展立卷整理工作，實(shí)現(xiàn)日常醫(yī)療信息數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)錄入，定期跟蹤整理醫(yī)院重點(diǎn)項(xiàng)目，保存重要數(shù)據(jù)信息。實(shí)現(xiàn)多種資源的收集與整合，如醫(yī)院財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、電子病案、健康檔案以及醫(yī)學(xué)影像數(shù)據(jù)庫等，根據(jù)各檔案資料的類別設(shè)置不同的系統(tǒng)權(quán)限，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的高效管理與共享，還能夠保障數(shù)據(jù)信息的安全性。（4）強(qiáng)化檔案信息管理平臺(tái)的查詢功能，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程、網(wǎng)絡(luò)查詢，將實(shí)物檔案室轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M檔案室，提高查詢效率，節(jié)省空間資源。醫(yī)院的聲像檔案也加入醫(yī)院虛擬檔案室中，規(guī)范聲像信息的存儲(chǔ)工作，建立統(tǒng)一的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，使用同一種數(shù)字化技術(shù)展開聲像檔案的處理與存儲(chǔ)，不斷豐富醫(yī)院聲像檔案庫，實(shí)現(xiàn)不同科室之間聲像檔案資料的共享，支持在網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)下的遠(yuǎn)程查詢與管理，能夠?yàn)獒t(yī)療服務(wù)提供準(zhǔn)確的依據(jù)，縮短醫(yī)療決策的時(shí)間，延長聲像檔案的使用壽命。

3.完善檔案管理制度

醫(yī)院在日常管理與醫(yī)療服務(wù)過程中不斷產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息，若缺乏完善、可行和科學(xué)的工作制度，就容易出現(xiàn)信息遺漏或錯(cuò)亂的問題。檔案管理制度應(yīng)隨著醫(yī)院診療機(jī)制的變化而變化，因此，檔案管理部門應(yīng)時(shí)常反思和調(diào)整，主動(dòng)配合醫(yī)院業(yè)務(wù)工作以及信息化管理系統(tǒng)建設(shè)工作，提高檔案管理機(jī)制與醫(yī)院真實(shí)發(fā)展情況的適配度，開發(fā)醫(yī)院各門類檔案的價(jià)值。檔案管理機(jī)制與規(guī)范可約束和監(jiān)督工作人員開展檔案記錄、收集、管理以及查詢等行為，有效提高了檔案服務(wù)水平。

4.加強(qiáng)檔案信息安全管理

一是應(yīng)重視系統(tǒng)軟件防護(hù)管理。殺毒軟件不僅需要日常檢查與消殺，還要參與信息系統(tǒng)功能開發(fā)與建設(shè)的全過程中，查殺并檢測(cè)系統(tǒng)中的所有文件，及時(shí)清除安全風(fēng)險(xiǎn)，將病毒扼殺在萌芽時(shí)期。二是重視檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理工作。根據(jù)自身實(shí)際工作情況制定完善的信息安全管理制度，總結(jié)和分析在日常管理中出現(xiàn)的安全問題，并將針對(duì)性策略納入安全管理?xiàng)l例，最終形成有章可依的信息安全管理機(jī)制，保障醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)安全運(yùn)行。三是關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，明確責(zé)任，將網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)職責(zé)落實(shí)到人，激勵(lì)技術(shù)人員與業(yè)務(wù)人員的工作責(zé)任心，提升個(gè)人數(shù)據(jù)安全防護(hù)意識(shí)，保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全。四是應(yīng)關(guān)注信息化管理系統(tǒng)的后期更新與維護(hù)工作，合理制訂管理維護(hù)計(jì)劃，為檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。

四、結(jié)束語

綜上，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案管理宣傳，強(qiáng)化業(yè)務(wù)人員檔案管理意識(shí)，將檔案管理納入醫(yī)院信息化建設(shè)工作體系中，實(shí)現(xiàn)檔案信息開發(fā)、共享與互動(dòng)，提高臨床救治率和職能辦事效率，提升管理決策的科學(xué)性與有效性，促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

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（作者單位：江門市人民醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：勞依敏（1971—），女，漢族，廣東江門人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。