高職院校文書檔案收集歸檔中存在的問題與對策分析

王麗

摘 要： 學校文書檔案是記載學校發(fā)展歷史及確定未來發(fā)展戰(zhàn)略的重要資料，也是學校檔案管理工作的重要組成部分。隨著我國現(xiàn)代教育的不斷發(fā)展，學校文書檔案資料的內(nèi)容和形式都發(fā)生了較大的變化，對文書檔案管理工作的開展提出了更高的要求。本文以高職院校為例，對高職院校文書檔案管理中存在的問題進行分析，并且提出改進建議，以期促進高職院校文書檔案管理工作持續(xù)、有效地開展。

關鍵詞： 高職院校 文書檔案 檔案管理

近些年來，隨著我國職業(yè)教育體系的不斷發(fā)展與完善，高職教育受到了社會和教育部門越來越多的關注，關于高職院校文書檔案管理工作的開展也面臨一些新的形勢。同時，科學技術的不斷發(fā)展推動了高職院校文書檔案管理工作技術的不間斷更新，這為傳統(tǒng)的文書檔案收集歸檔工作帶來了更大的挑戰(zhàn)，高校院?，F(xiàn)有的文書檔案管理工作不斷呈現(xiàn)出一些新的問題，對檔案管理的質(zhì)量及檔案資源的開發(fā)和利用都產(chǎn)生了較大的影響，因此對高職院校文書檔案的收集與歸檔工作進行客觀的分析，是十分必要的。

一、高職院校文書檔案管理工作的特征

職業(yè)教育是我國教育體系的重要組成部分，在教育體制及課程管理方面都具有一定的特殊性，從高職院校的角度來看，其文書檔案管理工作具有一些明顯的特征，主要體現(xiàn)在：

1.綜合性。高職院校以培養(yǎng)應用型人才為主要的教育目標，工學結合及校企合作是其教育活動開展的重要形式，因此高職院校的文書檔案中包含的內(nèi)容十分繁瑣，如教學檔案、教師業(yè)務檔案、財會檔案、人事檔案、學生學籍檔案等，這些內(nèi)容體現(xiàn)了高職院校文書檔案的綜合性。

2.共通性。高職院校與普通高校雖然在教育模式及課程體系方面存在一定的差異，但是在教學目標、教學觀念及人人才培養(yǎng)觀念等方面都與普通高等教育存在很大的共通性，這使得高職院校的文書檔案與普通高校的文書檔案管理工作仍然是共通的，而且可以與普通高校進行必要的資源共享與交流，相互學習和借鑒，促進文書檔案管理效率的提升。

3.社會性。高職院校是技能型人才的培養(yǎng)基地，為了實現(xiàn)學生技能的強化，通常需要在學校與社會之間為學生建立起學習的渠道，因此增強了高職教育的社會性，在這個基礎上形成的高職院校的文書檔案，具有更強的實際性，除了學生基本的學籍檔案以外，還包括學生的技能、品行及綜合素質(zhì)等方面的體現(xiàn)，只有這樣的文書檔案才能充分發(fā)揮文書檔案的重要性，增強了高職院校文書檔案的社會性特征。

二、高職院校文書檔案管理存在的問題

1.檔案管理意識薄弱。檔案管理是高職院校管理工作的一部分，其本身不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，也不能為學校的管理部門帶來管理效率，所以很多管理人員都不愿將過多的精力放在檔案管理工作方面，現(xiàn)有的檔案管理人員大多數(shù)由其他部門的管理人員兼任，具有很大的流動性，所以對于文書檔案的管理工作無法有效保證。同時，各個部門之間缺乏有效的溝通，各自為政，缺乏專業(yè)的檔案管理程序，很多資源和信息無法及時共享，這在一定程度上影響了檔案管理的效率。

2.學校文書檔案資料管理制度不健全。由于思想上缺乏足夠的認知和重視，檔案管理工作的開展顯得十分混亂。高職院校現(xiàn)有的管理制度中，缺乏專門針對文書檔案管理的規(guī)章制度，現(xiàn)有的制度中沒有對文書檔案管理工作開展有針對性的制度建設，所以使得檔案管理工作顯得無章可循、無人監(jiān)管，很多管理政策和方針都無法得到執(zhí)行，檔案資源的開發(fā)和利用都受到極大的影響。

3.缺少學校文書檔案專業(yè)技術人員。高職院?，F(xiàn)有的檔案管理部門的設置，通常是從其他管理部門中分離出來的，而且檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓，主要由一些后勤人員組成，所以在專業(yè)素質(zhì)和技術能力等方面都無法與專業(yè)的檔案管理人員相比。同時，由于文書檔案的收集與歸檔工作中涉及很多不同類型的檔案信息，檔案管理人員對業(yè)務不熟練，很容易將不同的信息內(nèi)容混淆，不僅影響了文書檔案的規(guī)范性，還給文書檔案信息的使用者帶來了很大的麻煩，無法為學校管理者提供及時、準確的信息依據(jù)。

4.缺乏完善的文書檔案資料管理設施。高職院校現(xiàn)有的文書檔案管理部門在基礎設施的建設方面存在一些不足之處，如資料的收集與歸檔仍然以人工操作為主，計算機信息技術的應用十分有限，這也拖慢了檔案管理的信息化進程。另外，由于檔案管理技術手段的滯后，使得很多檔案信息都不能及時進行評估和歸檔，時常發(fā)生文書檔案資料丟失的現(xiàn)象，無法保證檔案信息的完整性與真實性，這些問題都對高職院校的檔案管理工作造成很大影響。

三、高職院校文書檔案管理工作的改進建議

1.強化檔案管理人員的意識培養(yǎng)。檔案管理工作是高職院校管理工作的重要組成部分，學校的管理者和檔案管理人員都要給予足夠的重視，認識檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作滲透到各項管理工作中，并且加強檔案管理部門與其他管理部門之間的有效銜接，明確檔案管理部門及檔案管理人員的工作范圍和職責，只有每個參與人員都充分重視檔案管理的重要性，才能促進檔案管理的有效進行。

2.促進檔案管理制度的完善。完善的管理制度可以為檔案管理工作的有效開展提供依據(jù)和保障，首先將檔案管理納入學校的管理制度中，對其工作職責和范圍進行明確；其次應規(guī)定文書檔案的范圍，按照黨政資料、教學資料、學籍檔案等不同的內(nèi)容進行分類歸檔，保證檔案資源的完整性與準確性；最后對檔案管理工作內(nèi)容進行明確，按照文字、圖形、視像等不同的形式進行歸檔，可以為學校管理者的決策提供準確的依據(jù)。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。高職院校檔案管理工作的持續(xù)開展要求檔案管理人員不斷提高自身的綜合技能，一方面要強化檔案管理人員的理論知識和技能的學習，不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要將其運用到工作實踐中，才能獲得良好的效果。另一方面要加強檔案管理人員的思想意識培養(yǎng)，正視并且重視檔案管理工作在高職院校管理工作中的重要性，強化自身的責任感，既要做好文書檔案收集與整理等基礎工作，又要強化自身管理能力的增強，提高檔案信息資源的開發(fā)和利用效率。

4.加強檔案管理基礎設施建設。基礎設施的建設與完善是提高檔案管理效率的重要途徑，通過引進先進的信息技術，可以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，促進檔案管理效率的提升。同時，高職院校需要為檔案管理部門工作的有效開展提供必要的設施，包括管理技術、管理設備等，要對檔案管理工作的順利開展提供足夠的支持和配合，各個管理部門要配合檔案管理工作的需要，構建檔案管理信息的共享平臺，促進檔案管理效率的提升。

四、結語

高職院校的文書檔案收集歸檔工作具有明顯的綜合性、共通性和社會性特征，當前的高職院校文書檔案管理工作中，還存在著檔案管理意識薄弱、學校文書檔案資料管理制度不健全、缺少學校文書檔案專業(yè)技術人員、缺乏完善的文書檔案資料管理設施等方面的問題，需要采取強化檔案管理人員的意識培養(yǎng)、促進檔案管理制度的完善、提高檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)、加強檔案管理基礎設施建設等有效措施，促進高職院校文書檔案管理工作的有效開展，提高檔案管理的效率。

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