企業(yè)文書(shū)檔案管理滯后性探討

馮蘭

摘要：隨著我國(guó)的企業(yè)的管理制度與管理模式的日益發(fā)展，我國(guó)企業(yè)在各方面的功能方面都獲得很大的發(fā)展，但是，企業(yè)在文書(shū)的檔案的管理的方面仍然具有一定的滯后性。文書(shū)管理的滯后性不僅僅影響企業(yè)的科學(xué)的管理并且從很大的程度上會(huì)影響管理者進(jìn)行具體的決策。本文主要針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，主要討論企業(yè)產(chǎn)生文書(shū)管理滯后性的原因與具體的解決的措施。希望能通過(guò)文書(shū)的合理的管理，提高企業(yè)的整體的工作的效率。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理滯后；原因；解決方案

一、前言

企業(yè)的文書(shū)檔案方面的管理往往是容易被企業(yè)的管理者忽視以及忽略的重要的部分。雖然企業(yè)的文書(shū)檔案的管理對(duì)企業(yè)并不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)利益上的流入，但是，卻可以間接地體現(xiàn)到企業(yè)的管理的科學(xué)性以及企業(yè)的管理的體系是否完善。并且，企業(yè)的保管完好的文書(shū)非常有利于企業(yè)的管理者根據(jù)以往的文書(shū)上記載的文獻(xiàn)對(duì)企業(yè)重大的決定做出及時(shí)的合理的決策。

二、我國(guó)現(xiàn)有文書(shū)管理制度的現(xiàn)狀

隨著科技的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)在企業(yè)中越來(lái)越得到廣泛的應(yīng)用，現(xiàn)有的企業(yè)好多都已經(jīng)形成了以電子計(jì)算機(jī)為核心的企業(yè)的檔案管理的模式，電子計(jì)算機(jī)在企業(yè)的具體的管理的模式中發(fā)揮著重要的作用。但是，我國(guó)的文檔的管理制度目前仍然存在著許多的缺陷以及不足，現(xiàn)今我國(guó)企業(yè)的管理制度存在以下的幾點(diǎn)不足：

（一）收集制度落后

檔案的收集的工作是企業(yè)進(jìn)行日后一系列的管理的基礎(chǔ)，所以文書(shū)檔案的管理是企業(yè)進(jìn)行文書(shū)檔案管理的重中之重，只有進(jìn)行好檔案的最初的收集工作，日后的工作才能合理并且有效的進(jìn)行。但是，由于現(xiàn)在每個(gè)企業(yè)對(duì)于檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)不同，并且文書(shū)的收集范圍比較難以收集，散落在企業(yè)的各個(gè)部門，并且還要對(duì)每個(gè)部門進(jìn)行分類的管理，這些因素也無(wú)疑使得企業(yè)的文書(shū)檔案的初始的收集變得困難。并且在同一個(gè)企業(yè)中，企業(yè)的各個(gè)部門由于工作性質(zhì)的不同以及對(duì)具體的信息的要求的完善程度不同，這些企業(yè)的各個(gè)部門之間的不同無(wú)疑也會(huì)加大文檔初始的收集的難度。

（二）應(yīng)用質(zhì)素落后

對(duì)文案信息的具體的應(yīng)用是一個(gè)企業(yè)進(jìn)行檔案管理的最終目的，檔案的一系列的管理本來(lái)就是為了供企業(yè)的相關(guān)的管理者進(jìn)行信息的收集與查閱，從而做出對(duì)企業(yè)有利的決策。但是，我國(guó)很多企業(yè)在這一部分管理的現(xiàn)狀是只進(jìn)行相關(guān)的文案的信息的收集與整理，然后就將這些文案存放在具體的相關(guān)的部門了，企業(yè)的相關(guān)的管理者并不會(huì)對(duì)文檔進(jìn)行相關(guān)的查閱，這就造成了文檔資源的浪費(fèi)。

三、企業(yè)檔案管理滯后性的原因

在客觀的角度上說(shuō)，因?yàn)槠髽I(yè)進(jìn)行文檔的具體的收集與整理的過(guò)程中需要經(jīng)過(guò)一定時(shí)間的復(fù)雜的相關(guān)的工作，并且由于檔案管理的成效比較低所以這一過(guò)程在很多的企業(yè)也就被無(wú)限的拉長(zhǎng)，但是，在很多的企業(yè)的實(shí)際的工作發(fā)展的現(xiàn)狀中，除了時(shí)間的問(wèn)題，還存在很多的其他的問(wèn)題。

四、采取的措施

根據(jù)我國(guó)現(xiàn)有的企業(yè)的文檔管理制度，我們?cè)诳偨Y(jié)了現(xiàn)有的文檔管理的現(xiàn)狀并且分析了造成這種管理的現(xiàn)狀的具體的原因之后，我們有必要對(duì)現(xiàn)存的文檔管理的制度進(jìn)行一系列的整改措施，并且制定相關(guān)的整改的方案，這些方案具體包括：

（一）加強(qiáng)重視

一個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者一定要意識(shí)到企業(yè)的文書(shū)的管理的重要性并且提高對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案的管理，意識(shí)到企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的重要性是一個(gè)企業(yè)的文書(shū)的相關(guān)檔案的管理工作能夠順利進(jìn)行與發(fā)展的重要的前提與保障。只有領(lǐng)導(dǎo)者提高了這方面的意識(shí)，企業(yè)的其他的員工才有可能進(jìn)行效仿并且提起足夠的重視。

（二）協(xié)調(diào)文書(shū)與檔案的關(guān)系

因?yàn)樵谶M(jìn)行具體的文檔的管理的工作中，常常會(huì)因?yàn)槲臅?shū)的工作不符合具體的操作流程造成企業(yè)的檔案的管理的困難。企業(yè)的相關(guān)的負(fù)責(zé)人員一定要對(duì)這一方面的矛盾提起足夠的重視，協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)文書(shū)的人員與相關(guān)的檔案的管理者之間的關(guān)系，在企業(yè)的內(nèi)部要注意強(qiáng)調(diào)一個(gè)觀念，文書(shū)的相關(guān)的負(fù)責(zé)的人員是為檔案的管理工作進(jìn)行工作的。

（三）健全檔案的管理

檔案的相關(guān)的管理是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者需要進(jìn)行企業(yè)制度上的改革與改進(jìn)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者要對(duì)檔案的管理對(duì)每個(gè)相關(guān)的部門劃分具體的應(yīng)該負(fù)責(zé)的責(zé)任。并且設(shè)立一系列的獎(jiǎng)罰的制度。

（四）提高相關(guān)的負(fù)責(zé)人員的素質(zhì)

相關(guān)人員的專業(yè)方面的素質(zhì)直接關(guān)系到企業(yè)的檔案管理的質(zhì)量，所以，一定要對(duì)企業(yè)相關(guān)的檔案的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行一系列的專門的指導(dǎo)與培訓(xùn)，進(jìn)行培訓(xùn)的具體的范圍不僅僅要包括全職人員，還要包括相關(guān)的兼職的人員，做到涉及企業(yè)的管理的各個(gè)方面。

五、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)本篇文章的探討與分析，我們具體的了解了企業(yè)的文檔的管理工作的現(xiàn)狀，以及企業(yè)文檔管理工作的重要性。并且對(duì)企業(yè)的文檔管理的現(xiàn)存的一系列的問(wèn)題進(jìn)行了原因的分析，針對(duì)這些原因，筆者提出了以上的幾個(gè)提高企業(yè)的文檔管理的水平的方法，提高企業(yè)的文檔的管理除了要做到以上的幾點(diǎn)，還有許多的需要注意的部分，在日常進(jìn)行實(shí)際的文檔的管理的工作中，需要引起我們足夠的重視。