探索現(xiàn)代文書檔案管理新路徑的重要作用

周玉敏

【摘要】文書檔案是一個單位發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平的重要憑據(jù)，具有很高的保存或參考價值，它能很好地反映一個單位在各個歷史時期的工作和活動情況，在單位工作中起著承前啟后的重要作用。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；檔案管理；重要作用

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面的過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題。文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。

一、當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

目前我國企事業(yè)單位中的文書檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的復(fù)合型專業(yè)人才十分匱乏。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)不明確。目前文書檔案工作在單位中的地位還沒有達(dá)到應(yīng)有的高度，有的甚至還停留在“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的地步。在機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置中，不少檔案管理機(jī)構(gòu)的地位被削弱，甚至被裁掉，其職責(zé)功能嚴(yán)重被弱化。

（三）檔案管理不夠規(guī)范。在一些大的企事業(yè)單位或是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三，大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四，組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

二、提高檔案管理效率的對策

針對目前文書檔案管理工作狀況，提高文書檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、健康化發(fā)展，本人認(rèn)為需從如下幾個方面做起。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提。文書檔案是展示一個單位發(fā)展軌跡和建設(shè)成果的重要載體。目前，很多企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作不夠重視，要真正做好文書檔案管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)必須立足于單位事業(yè)發(fā)展的全局，把檔案管理工作納入單位事業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)規(guī)劃中，讓職工充分認(rèn)識到檔案工作的重要地位和作用，形成人人重視檔案工作的良好風(fēng)氣。

（二）制度健全是做好文書檔案工作的保障。完善的檔案管理工作制度，是做好文書檔案工作的有力措施和可靠保障。針對當(dāng)前檔案管理機(jī)構(gòu)的地位和職責(zé)功能嚴(yán)重被弱化的現(xiàn)象，各企事業(yè)單位要專門設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，添購檔案管理設(shè)施設(shè)備，成立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，相關(guān)負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一定數(shù)量的專兼職檔案管理人員。制訂制度，促使職工都來重視檔案工作，并認(rèn)真研究落實(shí)本部門的文書檔案工作任務(wù)，使文書檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)是做好文書檔案工作的關(guān)鍵。文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識，開闊的視野、優(yōu)化的知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，就要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，努力提高文書檔案管理人員知識水平和管理能力。一是可通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認(rèn)識搞好文檔管理工作是自已應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)。二是要把住人才入口關(guān)，注意招聘一些有檔案專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)技能的人才充實(shí)文書檔案隊伍。同時加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，積極組織文書檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高其管理水平，使文書檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

（四）牢記服務(wù)是做好文書檔案工作的根本。文書檔案工作的根本目的在于服務(wù)利用，在于通過認(rèn)真收集保存好第一手資料，為單位做好翔實(shí)的歷史記錄，積極開發(fā)利用檔案資源，為單位各項工作提供更加便捷的服務(wù)。這就要求我們強(qiáng)化服務(wù)功能，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。使得文書檔案工作更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為單位事業(yè)服務(wù)。

三、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高辦公效率，降低檔案管理成本。以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時，又費(fèi)力。在應(yīng)用了辦公自動化后，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統(tǒng)一歸檔，這樣既節(jié)省時間，檔案管理部門也不必花費(fèi)大量人力、物力來進(jìn)行紙制文件的歸檔。同時電子文檔保存空間小，調(diào)用時方便快捷，只要通過檢索查詢就可以將相關(guān)文件查閱出來。

（二）提高文件信息交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。而今實(shí)現(xiàn)了文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化以后，就不再需要查閱檔案的人到檔案保管部門查了。法令性的文件，不需要設(shè)密碼，建立一個共享網(wǎng)站，任何人任何時候都可以點(diǎn)擊、查閱。有密級的文書檔案，在符合查閱條件范圍的人通過聯(lián)系后，以核對密碼的形式由檔案管理部門對其授權(quán)查閱，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率。

（三）依賴成熟載體，實(shí)現(xiàn)長期保存。電于文件保存的穩(wěn)定性與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易遭受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

四、針對在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題提出幾點(diǎn)方法

（一）辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

（二）提高檔案人員的綜合素質(zhì)。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明，只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通信等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

（三）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。

總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書管理工作的地位，切實(shí)做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強(qiáng)化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善的管理機(jī)制和工作程序，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而根本上切實(shí)提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳逸輝.試論文書檔案管理的特點(diǎn)和趨勢.中國科技博覽，2010 （ 2 1 ）.