關于高校學籍檔案管理的問題分析與對策探討

摘要：本文對高校學籍檔案管理中存在的問題進行簡單闡述，說明問題存在的原因并提出了相關的改進建議，希望能夠為高校學籍檔案管理工作的發(fā)展提供幫助。

關鍵詞：高校檔案 學籍檔案 管理問題 對策

學籍檔案是記錄學生學習經(jīng)歷的重要資料，是學生在進入社會之前，能夠展示自己的受教育過程的唯一的有效文件。但是在高校檔案管理中，學籍檔案管理工作是發(fā)展最慢、存在問題最多的，這直接影響了學籍檔案資料的應用，值得我們進行思考和探索。

一、高校學籍檔案管理存在的問題

（一）學籍檔案不受重視

在高校檔案管理工作中，學籍檔案工作僅限于收集學生的學籍資料，歸檔保存，在學生離校時加入個人檔案轉(zhuǎn)移走。檔案工作內(nèi)容非常簡單，有些學生的學籍檔案存在歸檔不及時，導致學籍檔案缺失，但是檔案管理并不將這部分檔案問題視為嚴重問題。

（二）學籍檔案缺乏嚴謹?shù)墓芾碇贫?/p>

高校學生的學籍檔案管理基本上沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，學生來自于不同省市，不同學校，每個地區(qū)的學籍檔案記錄的內(nèi)容以及詳細程度不一樣，高校在應用檔案過程中存在困難。但是，由于學籍檔案利用率低，管理制度不嚴謹造成的使用困難也并不突出。

（三）學籍檔案管理方法陳舊

高校學生的學籍檔案能夠作為高校生源變化研究的根本資料，也可以用來分析我國不同地區(qū)教育質(zhì)量的變化，為高校教育以及高中、初中教育提供引導。但是，這些價值并沒有表現(xiàn)出來。學籍檔案管理仍處于“保管——轉(zhuǎn)移”的管理狀態(tài)，人工管理是主要的管理方法。管理方法陳舊，成為制約檔案應用的主要問題。

二、高校學籍檔案管理問題產(chǎn)生的原因

（一）管理觀念沒更新

檔案管理工作常常出現(xiàn)“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉的現(xiàn)象”，認為檔案管理不能給高校帶來直接的社會影響、經(jīng)濟效益，教學、科研工作是學校的主要工作和首要任務，把學生檔案管理工作與學生培養(yǎng)規(guī)劃分開來看，導致檔案管理工作缺乏應有的支持。

（二）管理制度建制不完善

學籍檔案管理需要相關的制度支持，這個制度包括檔案資料的基本內(nèi)容統(tǒng)一、檔案收集時間統(tǒng)一、檔案流通的基本路徑以及檔案應用的基本狀況規(guī)定等。但是，目前高校沒有對這方面進行管理建制，學籍檔案管理制度不完善，成為管理效率低的主要因素。

（三）缺乏管理人才

現(xiàn)代檔案管理研究為檔案管理工作的發(fā)展提供了大量的管理指導，包括檔案應用的可能性以及檔案管理的先進方法等。但是，這些先進的管理策略需要相應的檔案管理工作者來實施，高校學籍檔案管理工作者多是年齡較大或者臨近退休的工作人員，這部分管理工作者創(chuàng)新能力不足，對新的檔案管理方法的接受程度和應用性都比較差，致使學習檔案的使用價值難以發(fā)揮。

三、高校學籍檔案管理問題的對策

（一）提高對學籍檔案管理的重視

高校應該對學籍檔案管理予以重視，從高校管理層到學生培養(yǎng)、再到學生的檔案資料保管和應用，都應該樹立先進的檔案管理意識，認識到檔案資料的使用價值，并注意開發(fā)這些價值，使學籍檔案成為高校學生的身份證明和學業(yè)記錄資料，能夠通過檔案管理工作發(fā)現(xiàn)高校學生管理中的問題等。建議高校檔案管理部門牽頭在全校范圍內(nèi)開展學生學習檔案管理工作的學習和創(chuàng)新管理實踐活動，以檔案資料應用的積極價值展現(xiàn)為途徑，使高校各部門加強對學籍檔案的重視，為學籍檔案管理工作的發(fā)展打下基礎。

（二）建立完善的檔案管理制度

科學、完善的學籍檔案管理制度是確保高校學籍檔案管理工作順利開展的重要保障，為了解決學籍檔案多渠道管理的問題，相關部門應及時向?qū)W生的學習檔案轉(zhuǎn)交給學校檔案管理部門進行統(tǒng)一管理；同時，學校管理部門應結合學校學生的基本特點以及學校當前發(fā)展的實際需要，建立一套健全的管理規(guī)章制度，明確規(guī)定學籍檔案收集、整理、審核、歸檔、保存工作標準；其次，應做好部門的協(xié)調(diào)、配合工作，確保高校學籍檔案管理工作的規(guī)范化、有序化、盡量提高學籍檔案管理的效率。

（三）引進人才實現(xiàn)信息化管理

學籍檔案管理的發(fā)展需要現(xiàn)代化檔案管理人才的參與，建議高校從檔案管理工作者的職業(yè)能力發(fā)展出發(fā)，對現(xiàn)有的檔案管理人員和進行職業(yè)技能培訓，從檔案管理專業(yè)畢業(yè)生中發(fā)掘人才，通過人才引進，引發(fā)管理方法的改革，使人工管理逐漸轉(zhuǎn)為信息化管理，使學籍檔案從死的資料轉(zhuǎn)為活的數(shù)據(jù)，提升學籍檔案的服務價值。

四、結語

綜上所述，高校學籍檔案管理工作存在著管理觀念、管理制度和管理方法方面的問題，高校需要對這部分檔案管理工作進行全面的改革，提升對學籍檔案管理的重視程度、進行管理制度建制并引進管理人才，以提升學籍檔案管理的實用價值。

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（作者簡介：謝衛(wèi)平，碩士研究生，畢業(yè)院校：西安理工大學，單位：中原工學院教務處，職稱：助理管員，研究方向：檔案管理。）