電子辦公環(huán)境下文書檔案管理體會(huì)

莫艷君

摘 要：在信息時(shí)代不斷發(fā)展的今天，電子辦公變得越來越常見，這就給文書檔案管理帶來了許多便利。不管是在檔案的收集、管理，還是使用、開發(fā)，都降低了工作難度，提高了工作效率，將有限的資源利用到最大化，并且可以有效的保證檔案資料的管理和使用是十分安全的。但是，電子辦公環(huán)境下文書檔案管理在當(dāng)下仍存在一些不足需要完善。本文就該問題結(jié)合實(shí)際情況做了深入研究，分析了電子辦公環(huán)境下文書檔案管理中存在的問題，并有針對(duì)性的提出了解決措施。希望可以對(duì)之后相關(guān)工作提供借鑒，正確發(fā)揮出電子辦公的優(yōu)勢(shì)，以充分展現(xiàn)出辦公效果。

關(guān)鍵詞：電子辦公；文書檔案；管理體會(huì)

與傳統(tǒng)的工作模式相比，使用電子辦公的方式對(duì)文書檔案進(jìn)行管理才更加符合當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展。在電子辦公的環(huán)境下，對(duì)文書檔案進(jìn)行管理的主要說的是運(yùn)用電子化管理手段，包括通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，來對(duì)檔案的建設(shè)、管理、開發(fā)、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行提升，將傳統(tǒng)的信息資源管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐惑w式的一種管理方式。這樣的轉(zhuǎn)變方式就可以很好的將文書檔案管理轉(zhuǎn)變成服務(wù)形式。信息發(fā)展迅速的今天，文書檔案管理的轉(zhuǎn)變讓工作效率得到了進(jìn)一步的提升，也最大程度的提高了工作質(zhì)量。

1 電子辦公環(huán)境下文書檔案管理存在的問題

1.1 受傳統(tǒng)觀念的束縛

這些年來，我們國(guó)家在文書檔案管理方面已經(jīng)開始普及電子化管理，但是因?yàn)樵谙嚓P(guān)領(lǐng)域的發(fā)展相對(duì)比較緩慢，這就導(dǎo)致在我國(guó)圖書管理人員在進(jìn)行管理的時(shí)候，從認(rèn)識(shí)上和發(fā)達(dá)國(guó)家還有一段距離。在文書檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化之前，我們國(guó)家對(duì)大部分文件的管理，采取的是封閉或半封閉式的管理辦法。現(xiàn)在，文書檔案管理實(shí)現(xiàn)了電子化管理。在文書檔案逐漸落實(shí)了電子辦公后，相比于傳統(tǒng)管理方式工作效率有了一定的提高，但是因?yàn)橛泻芏喙芾砉ぷ魅藛T還沒有擺脫傳統(tǒng)的管理觀念，受傳統(tǒng)管理觀念的影響，使我國(guó)電子辦公環(huán)境下文書檔案管理意識(shí)還不能夠深入到管理人員的思想中，并且沒有一定的電子化管理技巧和經(jīng)驗(yàn)作為支撐，同時(shí)，國(guó)家在這方面電子化辦公投入的資金有限，就導(dǎo)致文書檔案管理技術(shù)發(fā)展緩慢，對(duì)于文書檔案的管理還不能滿足人們的要求。因此對(duì)文書檔案管理產(chǎn)生了一定的不利影

響[1]。

1.2 專業(yè)技術(shù)水平較低

文書檔案電子化管理要想在實(shí)踐當(dāng)中有好的效果，那就需要對(duì)電子信息技術(shù)有更加深入的了解和更加靈活的運(yùn)用。面對(duì)日子增多的各種文件、資料，要保證有較高的工作效率，那就需要有對(duì)電子信息技術(shù)熟練運(yùn)用作支撐。但是，因?yàn)樵陔娮踊h(huán)境下辦公會(huì)涉及到不同領(lǐng)域和不同技術(shù)當(dāng)中的概念，這就給相關(guān)的管理人員帶來了困擾，因?yàn)樗麄円谳^短的時(shí)間中盡可能的掌握與電子化檔案管理的所有內(nèi)容，是十分困難的。除了這些，在電子化的辦公環(huán)境下，對(duì)檔案進(jìn)行管理不僅要保證檔案的內(nèi)容是真實(shí)，還要具有較高的可靠性。這就要求以具有權(quán)威性的法律法規(guī)進(jìn)一步改進(jìn)和完善檔案管理過程中的相關(guān)事宜。這兩點(diǎn)對(duì)于保證檔案的真實(shí)性和安全性有著十分重要的作用?？墒?，要讓我們國(guó)家在信息安全技術(shù)方面的開發(fā)滿足企業(yè)單位的要求，這對(duì)于相關(guān)技術(shù)人員來說還是比較困難的。

1.3 電子文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不能與時(shí)俱進(jìn)

管理標(biāo)準(zhǔn)在制定以后就會(huì)使檔案管理的整個(gè)過程更加規(guī)范和統(tǒng)一。在電子文書檔案管理方面，我們國(guó)家已經(jīng)制定了相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。但是隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，有些標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的進(jìn)步，這就導(dǎo)致電子信息文件在管理方面還存在著不足和缺陷。在還未對(duì)檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的情況下，就使檔案管理質(zhì)量出現(xiàn)了各種狀況。電子文書檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)要涉及管理當(dāng)中的方方面面，包括檔案的書寫、錄入和保存等。根據(jù)文書檔案管理在實(shí)際工作當(dāng)中的具體特點(diǎn)和要求，以滿足實(shí)際需求為目標(biāo)，制定出有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)，讓文書檔案資料在收集、管理和使用等多個(gè)方面的管理都有章可循，進(jìn)而保障檔案管理工作更加具有科學(xué)和合理。因?yàn)閷?duì)文書檔案進(jìn)行電子化管理離不開計(jì)算機(jī)的使用，所以說對(duì)于軟件應(yīng)用等方面也要制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，為有效實(shí)現(xiàn)電子辦公提供制度保障。

2 實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的措施

2.1 樹立數(shù)字化文書檔案管理觀念

與傳統(tǒng)管理方式相比較，最常見的管理就是紙質(zhì)化，具體表現(xiàn)在對(duì)文書和檔案上的紙質(zhì)管理。當(dāng)下，信息技術(shù)已經(jīng)深入到各行各業(yè)，在各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中都發(fā)揮出了獨(dú)有的作用，文書檔案在進(jìn)行管理的過程中，也在一步步的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，并更趨于信息化，同時(shí)還能夠把一些圖片視頻等不同類型的資料實(shí)行統(tǒng)一的管理。在這個(gè)過程中，要有數(shù)字化管理的意識(shí)，用數(shù)字化管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理。同時(shí)，要最大程度上的掌握檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，了解先進(jìn)的前沿的技術(shù)信息，同時(shí)學(xué)習(xí)有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。進(jìn)而為真正實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理提供技術(shù)保障[2]。

2.2 建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

建立電子文書檔案主要就是為了實(shí)現(xiàn)信息共享，這也是建立電子文書檔案的本質(zhì)要求。這就要求對(duì)現(xiàn)有的技術(shù)水平進(jìn)行不斷的改進(jìn)，并且以此為基礎(chǔ)，建立起電子化文書網(wǎng)絡(luò)模式。在這個(gè)過程中，要制定統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)信息格式、軟件程序的一體化。因此，相關(guān)部門之間要互相交流，并且要共同完成檔案管理相關(guān)規(guī)定制定，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是管理文書檔案的唯一標(biāo)準(zhǔn)。以此來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，從而充分體現(xiàn)出信息網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能。不僅如此，信息的傳輸技術(shù)也要實(shí)現(xiàn)，這樣就可以在最短的時(shí)間里，讓有效的信息充分發(fā)揮作用。各個(gè)部門在對(duì)文書檔案的電子化進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)當(dāng)從自身工作特點(diǎn)出發(fā)，在管理上不斷創(chuàng)新，讓管理變得更加有特色，從而為人民群眾提供更加便捷的服務(wù)。

2.3 制定文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度

由于信息時(shí)代的到來，這些年我們國(guó)家對(duì)與文書檔案管理相關(guān)方面制定了相應(yīng)的法規(guī)，為檔案管理提供了制度保障。信息管理模式隨著時(shí)代變化不斷進(jìn)行完善，其它相關(guān)規(guī)范也應(yīng)隨著時(shí)代的變化予以更新。同時(shí)，也要將相關(guān)的法律制度根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和完善，對(duì)以往的制度當(dāng)中存在的缺陷。電子文書檔案的建立階段是十分重要的，必須要保證在這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中操作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，建立好電子文書檔案后，要根據(jù)社會(huì)的發(fā)展對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)和調(diào)整。這樣才可以讓文書檔案管理順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)文書檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

文書檔案電子化管理可以根據(jù)自己現(xiàn)在已經(jīng)有的信息技術(shù)手段，結(jié)合發(fā)達(dá)國(guó)家先進(jìn)的有關(guān)文書檔案的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，借鑒到我國(guó)管理當(dāng)中，更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化。除了這些，還要將政府各部門的之間的聯(lián)系不斷加強(qiáng)。這樣一來，不僅可以更好地收集相關(guān)檔案資料，還可以實(shí)現(xiàn)資源信息共享[3]。文書檔案管理系統(tǒng)在建立之后，要以此為基礎(chǔ)完善其他相關(guān)的設(shè)施建設(shè)。在這個(gè)過程中，對(duì)于軟件的更新和管理是十分重要的，運(yùn)用高效率的檔案管理方式，可以讓信息管理的效率和質(zhì)量在很大程度上得以提升。

3 結(jié)語

在電子辦公的大環(huán)境下，文書檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理是勢(shì)在必行的。與傳統(tǒng)的管理模式相比，電子化信息管理讓工作更高效和便利。辦公自動(dòng)化為檔案管理既帶來了挑戰(zhàn)，也帶來了機(jī)遇，所以，檔案管理工作人員不僅要看到挑戰(zhàn)，還要抓住機(jī)遇，在實(shí)際工作中不斷分析研究，積攢工作經(jīng)驗(yàn)，探索出更加有效的檔案管理方式，為檔案管理打造新的發(fā)展模式，并借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家已有的管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)電子辦公環(huán)境下文書檔案管理提供有力保障。

參考文獻(xiàn)

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[2]于鳳珍.電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（3）：77-82.

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