淺析文書檔案管理中常出現(xiàn)的問題及解決措施

王衍營

摘要：文書檔案管理的好壞可以直接反應(yīng)一個單位檔案管理的水平，也直接影響整個單位的決策與管理。企事業(yè)單位一定要有文書檔案管理的歷史感，一定要增強文書檔案保存的意識，提高檔案管理人員的素質(zhì)與水平，建立有效的檔案管理制度，除文書檔案管理中的弊端，使文書檔案管理規(guī)范化與標準化。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理；弊端；規(guī)范化；標準化

文書檔案，能夠直接反應(yīng)一個單位的歷史傳承，有助于幫助單位更好地保持決策的歷史性與傳承性，具有極高的實用價值與史料價值。文書檔案管理的好壞可以直接反應(yīng)一個單位檔案管理的水平，也直接影響整個單位的決策與管理。隨著時代的不斷發(fā)展，尤其是信息化時代的到來，文書檔案管理在現(xiàn)代企事業(yè)單位、政府機關(guān)中的作用也越來越大。據(jù)調(diào)研，現(xiàn)在某些單位的文書檔案管理還存在著很多的問題，這樣對這些單位的管理會產(chǎn)生一定的不良影響。筆者認為，建立完善的文書檔案管理機制，消除文書檔案管理中的弊端對于單位的管理與長遠發(fā)展有著很重要的作用。

一、文書檔案管理中存在的弊端

（一）文書檔案管理意識淡薄，缺乏相應(yīng)的管理制度

在很多企事業(yè)單位，主管領(lǐng)導(dǎo)缺乏文書檔案管理意識，導(dǎo)致文書檔案管理人員對其工作不重視，出現(xiàn)文件管理混亂，甚至是文書文件到處亂堆、亂放，缺乏統(tǒng)一管理，更談不上分類、分卷管理。這些單位往往是由于沒有文書檔案管理的意識，以致長期也沒有制定相應(yīng)的管理制度，這是文書檔案管理中較為常見的現(xiàn)象之一。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)偏低

在一些企事業(yè)單位，文書檔案管理人員素質(zhì)偏低，并不具備檔案管理資質(zhì)或檔案管理文憑，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)就直接負責管理文書檔案。結(jié)果，他們對于檔案的分類、立卷、編制等專業(yè)檔案管理一知半解，最終導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。有些單位為了應(yīng)付上級檢查，也加強了對檔案管理人員的培訓(xùn)，但是這些培訓(xùn)多數(shù)是流于形式，很少有人真正參加檔案培訓(xùn)的深造教育，這些人員只是對檔案管理工作有基本的了解和認識，對于現(xiàn)代化檔案管理的理念，尤其是現(xiàn)代化檔案管理的認知則不免空缺與不足，與現(xiàn)代單位的文書檔案管理的步伐不能夠亦步亦趨，同步發(fā)展。

（三）文書工作與檔案管理出現(xiàn)錯位

文書工作是企事業(yè)單位重要的工作之一，也是文書檔案管理的主要負責人之一。文書工作與檔案管理工作有著不可分割的聯(lián)系，但又有不同的分工。理論上，文書工作與檔案管理工作應(yīng)該是相互配合，形成一個完整的管理體系。而在現(xiàn)實工作中，文書工作往往和檔案管理分塊管理，這就形成了文書人員很少參與檔案的管理工作，導(dǎo)致了文書人員檔案管理意識淡薄，加之由于文書人員的工作較為繁忙，也忽視了檔案的管理工作，從而直接導(dǎo)致了文書工作與檔案管理脫節(jié)。這就導(dǎo)致了文書檔案管理的混亂與不規(guī)范現(xiàn)象。

二、提高文書檔案管理水平的相應(yīng)對策

（一）增強檔案管理意識，建立規(guī)范的文書檔案管理制度

一個單位文書檔案管理意識的強弱往往取決于單位領(lǐng)導(dǎo)對此項工作的重視程度，這是做好這項工作的前提與基礎(chǔ)。因此，企事業(yè)單位要想做好文書檔案管理工作，首先是單位領(lǐng)導(dǎo)要重視此項工作，要意識到文書檔案管理的重要性與價值。其次，做好文書檔案管理，還要建立規(guī)范的文書檔案管理制度，以制度約束人，用制度管理人。文書檔案管理制度與規(guī)定要明細化，操作要簡單、明確；要高效化，文件管理要令行禁止，要嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴格文件審核、簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)無效文件與無用文件。文件管理要做好分門別類，要按照嚴格的檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)，做好文書工作與檔案管理工作的銜接

正如上文所述，檔案管理人員的素質(zhì)的高度直接決定著本單位檔案管理工作的高度。要想切實地做好檔案管理工作，除了建立規(guī)范、嚴謹?shù)墓芾碇贫韧?，還有提高管理人員的素質(zhì)，畢竟再好的制度也需要人去執(zhí)行。筆者認為，可以從以下兩個方面來提高檔案管理的質(zhì)量：一是，對本單位檔案管理人員定期進行檔案管理培訓(xùn)，可以報名參加檔案管理培訓(xùn)班或培訓(xùn)課程，考取檔案管理資格證書，以提高檔案管理人員的素養(yǎng)；二是，可以通過引進檔案管理專業(yè)的高學(xué)歷人才來提高本單位檔案管理人員的層次與質(zhì)量。

再者，文書檔案，顧名思義，是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在日常的行政管理工作中產(chǎn)生的由各種通用文件檔案，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等?？梢哉f，文件是文書檔案的前身，文件的質(zhì)量直接決定著檔案的質(zhì)量；高質(zhì)量的檔案管理是以規(guī)范的文件處理為基礎(chǔ)的。因此，文書人員要有較強的檔案意識，處理文件時一定要按照文件規(guī)范制度執(zhí)行，收文與發(fā)文要及時、規(guī)范、準確。文書工作與檔案管理一體化時，文書人員要做好檔案的分類、分卷等歸檔工作，以便于后期查找與管理。文書工作與檔案管理分塊管理時，文書人員要與檔案管理人員做好溝通工作，檔案管理人員一定要及時把文書人員所處理的材料收歸檔案管理，及時歸檔，特別是單位所發(fā)的紅頭文件，如決定、通知、命令等。

三、結(jié)束語

文書檔案管理是企事業(yè)單位重要的工作之一，文書檔案可以記錄單位發(fā)展的歷程與重要節(jié)點，對單位的管理有著重要的史料價值與現(xiàn)實價值。文書檔案管理水平的高低也直接影響其檔案資料質(zhì)量與價值。因此，企事業(yè)單位一定要有文書檔案管理的歷史感與責任感，一定要增強文書檔案保存的意識，提高檔案管理人員的素質(zhì)與水平，建立有效的檔案管理制度，使文書檔案管理規(guī)范化與標準化，這樣，才有利于單位的長遠發(fā)展。