試論如何做好文書檔案的管理

李清榮

摘 要：在企業(yè)發(fā)展過程中，文書檔案管理工作占據(jù)著非常重要的作用，文書檔案管理工作的好壞關(guān)系著企業(yè)發(fā)展的好壞，因此，必須要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文書檔案管理水平的提升。下面本文就結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何做好文書檔案的管理進(jìn)行了詳細(xì)的論述。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;措施

近年來，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的管理體系也在逐漸完善，而與此同時(shí)，企業(yè)對(duì)文書檔案的管理也逐漸重視起來。文書檔案對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷程、管理水平的發(fā)展起到著重要的依據(jù)，有著很高的保存參考價(jià)值。如何做好文書檔案的管理工作，也成為擺在企業(yè)面前的一個(gè)重要問題。下面文中從文書檔案的收集、整理入手，就提升文書檔案管理水平的措施進(jìn)行了分析論述。

一、文書檔案管理工作的重要性分析

文書檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，對(duì)于企業(yè)文書檔案來說，它有著很強(qiáng)的憑證作用。當(dāng)企業(yè)在發(fā)展過程中，需要查閱相關(guān)的以往的歷史記錄時(shí)，文書檔案就是一個(gè)最為有效、也是最為重要的歷史憑證，也因此，企業(yè)文書檔案管理工作進(jìn)行的好壞，對(duì)于企業(yè)戰(zhàn)略的發(fā)展有著非常重要的作用。第二，企業(yè)文書檔案有著很強(qiáng)的參考性。文書檔案記載著企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的各項(xiàng)重大活動(dòng)與各項(xiàng)改革措施，當(dāng)企業(yè)在進(jìn)行重大舉措時(shí)，可以通過文書檔案來對(duì)這項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的正確與否進(jìn)行驗(yàn)證，從而根據(jù)文書檔案中所記載的內(nèi)容對(duì)當(dāng)前所要實(shí)踐的活動(dòng)、重大舉措來進(jìn)行合理的改進(jìn)，從而使得企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略更加合理化，提高企業(yè)實(shí)踐活動(dòng)的正確性。

二、提升文書檔案管理水平的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)文書檔案的收集與整理工作的開展

對(duì)于文書檔案工作來說，收集是它的起點(diǎn)，更是做好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)。如果文書檔案的收集工作不能做到位，那么文件的歸檔就不可能齊全、完整，就不會(huì)利用企業(yè)發(fā)展的利用，不能起到文書檔案應(yīng)起的作用。因此，在進(jìn)行文書檔案的收集與整理時(shí)，必須要規(guī)范化，對(duì)于所收集到的檔案必須是完整的，真實(shí)的，這樣更能更好地對(duì)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的歷史面貌進(jìn)行良好的反映。另外，在對(duì)檔案進(jìn)行收集時(shí)，要確保這些檔案的歷史意義與現(xiàn)實(shí)價(jià)值的共存，這些檔案必須要在企業(yè)發(fā)展過程中所自然形成的、真實(shí)的情況，不能對(duì)這些檔案進(jìn)行撰改或是刪減，文書檔案所收集的內(nèi)容必須是真實(shí)發(fā)生的、客觀的事實(shí)。同時(shí)，對(duì)于文書檔案的收集與整理要規(guī)范化。不同文書內(nèi)容所用的紙張大小、卷宗的薄厚、卷內(nèi)記錄的形式等等，都必須要嚴(yán)格按照要求來完成，從而使得文書檔案的查閱更加方便，也使得文書檔案管理工作的開展更加順利。

（二）加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視

要想加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理水平的提升，那么就必須要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視，從而根本上為文書檔案管理工作提供一個(gè)有力的保障。在文書檔案管理工作中，要不斷加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工對(duì)文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，從而從根本上消除傳統(tǒng)的重建輕檔案、重使用輕管理的思想。不斷加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，使得文書檔案管理工作快速地向企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)這一中心靠攏，加強(qiáng)文書檔案工作以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的出發(fā)點(diǎn)。另外，也要不斷加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文書檔案管理工作的精力投入力度，從而使得文書檔案管理工作者在實(shí)際工作中更好地做好檔案管理工作。

（三）不斷加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作管理制度的完善

對(duì)于文書檔案來說，就是要把企業(yè)各個(gè)部門比較分散而獨(dú)立的文件進(jìn)行統(tǒng)一的分類管理，從而使得這些文件形成一個(gè)有機(jī)的整體，并進(jìn)行合理、統(tǒng)一的管理。而要想做好文書檔案管理工作，那么就必須要有一個(gè)合理、完善的管理制度為后盾，從而確保企業(yè)各個(gè)部門所上交的資料的真實(shí)性，最終確保文書檔案的參考價(jià)值。文書檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，通過對(duì)文書檔案管理制度的完善，可以促進(jìn)文書檔案收集與整理的成為，從而在企業(yè)內(nèi)部自上而下形成一個(gè)多層次的文書檔案管理模式，進(jìn)而提升文書檔案管理水平。

（四）在文書檔案管理工作中要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的運(yùn)用與發(fā)展，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用可以大大提升工作效率與準(zhǔn)確性，因此，在企業(yè)文書檔案管理工作中，我們要不斷加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，從而使得文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。在文書檔案管理工作中，通過計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，只需要借助計(jì)算設(shè)備來對(duì)電子版的檔案信息進(jìn)行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。另外，利用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)整理技術(shù)，可以更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的自動(dòng)編號(hào)，從而在檢索時(shí)更加方便與快速，而且計(jì)算機(jī)以其精確的精準(zhǔn)度，可以對(duì)文書檔案中的一些數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，從而使得文書檔案的整理更加迅速，而保管也更加方便。

另外，在文書檔案工作中，工作人員的素質(zhì)對(duì)檔案的真實(shí)性、精確性有著非常重要的影響，因此，在文書檔案管理工作中，要不斷加強(qiáng)對(duì)其工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)的提升，從而為文書檔案管理工作打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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