事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略分析

摘 要：事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理具有不可替代的重要性。在信息技術(shù)的發(fā)展下，電子檔案在檔案管理工作中被廣泛應(yīng)用。本文從處理檔案、存儲(chǔ)檔案、利用檔案三方面闡述了電子檔案管理的優(yōu)勢，并分析了管理過程面臨的制度、人員、檔案信息等方面存在的問題，進(jìn)而提出相應(yīng)的管理策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案；管理策略

在事業(yè)單位中，檔案管理是重點(diǎn)工作，電子檔案屬于此工作中的重要方式之一，具有高效便捷等優(yōu)勢，特別是各種信息技術(shù)的應(yīng)用下，促使檔案的存儲(chǔ)、調(diào)取、查閱、利用等過程更加便捷。但是實(shí)際的管理過程中還存在不同程度的問題，對(duì)此探究出電子檔案管理的有效策略具有重要意義。

1 事業(yè)單位中電子檔案的管理的重要意義

1.1 高效處理檔案信息

電子檔案是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將事業(yè)單位中的重要檔案信息，如：文字和圖片等進(jìn)行識(shí)別，然后將其錄入到管理系統(tǒng)當(dāng)中，能快速實(shí)現(xiàn)檔案信息的處理，按照不同類別展開分析和匯總，對(duì)比于人工錄入的方式具有更高的準(zhǔn)確率和高效率。

1.2 便于保存和查閱

當(dāng)電子檔案形成之后，可在計(jì)算機(jī)中生成檢索鏈接以及信息目錄，使用者可通過關(guān)鍵詞對(duì)信息展開搜索，快速獲取所需信息。對(duì)比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存方式，電子檔案可使用移動(dòng)硬盤存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，既可節(jié)約存儲(chǔ)空間，還能實(shí)現(xiàn)長期保存。

1.3 實(shí)現(xiàn)檔案高效利用

檔案信息實(shí)現(xiàn)電子化管理能在信息技術(shù)的應(yīng)用下展開檔案資源共享。只需相關(guān)用戶擁有信息查閱權(quán)限，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)信息遠(yuǎn)程操作，在檔案資源的利用方面更加便捷。除此之外，使用電子檔案便于檔案信息補(bǔ)錄工作，將檔案信息加以完善，使用電子檔案可解決傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端，實(shí)現(xiàn)在線補(bǔ)錄，既快速又方便[1]。

2 事業(yè)單位電子檔案管理的問題和策略

2.1 健全管理制度

目前我國事業(yè)單位中，電子檔案在管理方面還存在制度缺乏完善性的問題。同時(shí)，部分事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理人員缺乏對(duì)電子檔案管理的重視，未能對(duì)相關(guān)人員的責(zé)任加以明確，使得人員在實(shí)際管理電子檔案過程態(tài)度不認(rèn)真。由于人員對(duì)自身工作責(zé)任和義務(wù)理解不深入，導(dǎo)致工作質(zhì)量以及效率嚴(yán)重下降。除此之外，部分事業(yè)單位中未能將電子檔案的分類做好管理，導(dǎo)致管理者工作任務(wù)繁重，出現(xiàn)電子檔案管理秩序混亂的現(xiàn)象，長期下去不利于事業(yè)單位中檔案工作的順利開展。

針對(duì)事業(yè)單位中的電子檔案管理存在的制度問題，首先要制定出全面的管理制度。同時(shí)提高單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員的電子檔案管理意識(shí)，并明確其在工作過程應(yīng)擔(dān)負(fù)的責(zé)任和義務(wù)，促使其高效展開電子檔案的管理工作。同時(shí)制定出獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于工作質(zhì)量好、效率高的管理者給予獎(jiǎng)勵(lì)，同樣對(duì)于工作效率低、質(zhì)量差的人員予以處罰，將電子檔案的管理納入到人員的績效當(dāng)中，促使管理員以積極的心態(tài)面對(duì)此項(xiàng)工作。只有具備完善的制度，才能促使電子檔案的管理向規(guī)范化方向發(fā)展，促進(jìn)事業(yè)單位中檔案管理信息化的建設(shè)，落實(shí)電子檔案的系統(tǒng)化管理，形成集檔案錄入、核實(shí)、傳輸、歸檔等為一體的管理流程。既實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子檔案的高效管理，又實(shí)現(xiàn)了對(duì)人員的監(jiān)督，保障事業(yè)單位中的檔案管理工作有序開展。

2.2 提升管理者素質(zhì)

部分機(jī)構(gòu)檔案管理者的專業(yè)能力不高，缺乏對(duì)電子檔案的管理工作的重視。在事業(yè)單位中，此種現(xiàn)象也屢見不鮮。部分單位認(rèn)為電子檔案管理不屬于單位中的重點(diǎn)內(nèi)容，所以在實(shí)際工作中難以認(rèn)真對(duì)待，導(dǎo)致檔案管理工作效果不好。此外，還有部分單位的檔案管理人員屬于兼職人員，不但無法對(duì)其展開高效管理，而且管理人員的專業(yè)知識(shí)缺乏，使得實(shí)際的電子檔案管理工作水平不高。

針對(duì)事業(yè)單位中，檔案管理者素質(zhì)問題，可通過多種途徑提升其工作水平。因?yàn)楣ぷ髡叩膶I(yè)能力是高效展開檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，所以事業(yè)單位在電子檔案的管理者招聘過程中，要選擇具有豐富專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)的人員，同時(shí)還要具備電子檔案管理的能力，才能從本質(zhì)上提升內(nèi)部的檔案管理水平。針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人才，可邀請(qǐng)電子檔案管理的專家，到事業(yè)單位中為其展開培訓(xùn)，促使檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)有所提升，重點(diǎn)培訓(xùn)其使用信息化手段，展開電子檔案的管理工作。除此之外，還可增加資金投入，從社會(huì)中吸納優(yōu)秀檔案管理人才，豐富事業(yè)單位人才組成結(jié)構(gòu)，提高電子檔案管理水平。

2.3 加大安全管理力度

信息安全屬于電子檔案在管理時(shí)存在的重點(diǎn)問題。在事業(yè)單位的檔案管理時(shí)，如果信息安全存在問題，就會(huì)造成重要信息遭到泄露。嚴(yán)重時(shí)還會(huì)泄露國家機(jī)密信息，導(dǎo)致社會(huì)的穩(wěn)定受到影響。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新?lián)Q代速度日益加快，網(wǎng)絡(luò)中存在各種安全隱患，對(duì)電子檔案的管理工作提出了更高挑戰(zhàn)。在實(shí)際管理時(shí)收集檔案信息，傳輸檔案數(shù)據(jù)以及檔案的歸檔等工作都需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中完成，因此為不法分子提供了機(jī)會(huì)。一旦網(wǎng)絡(luò)中存在安全隱患，黑客就會(huì)在檔案發(fā)送和接受時(shí)將事業(yè)單位檔案信息截取。

針對(duì)事業(yè)單位中電子檔案的安全問題，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息的安全管理。由于電子檔案在管理時(shí)可能會(huì)受到單位網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響，使信息面臨著丟失的危險(xiǎn)，產(chǎn)生較大損失，嚴(yán)重時(shí)還能威脅我國社會(huì)的穩(wěn)定以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。對(duì)此，可在電子檔案的管理過程中，引入網(wǎng)絡(luò)安全管理人才，加大力度建設(shè)電子檔案的信息化系統(tǒng)，提升事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，防止電子檔案遭到泄露。除此之外，還可加大力度引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，同時(shí)使用各種加密技術(shù)、殺毒軟件、防火墻等方式提高網(wǎng)絡(luò)安全，降低電子檔案出現(xiàn)問題的概率[2]。

3 結(jié)論

總而言之，事業(yè)單位中檔案信息的管理無論是對(duì)單位本身，還是對(duì)國家來講都具有重要意義。電子檔案的管理利于更加高效地開展事業(yè)單位的各項(xiàng)檔案管理活動(dòng)。因此，事業(yè)單位應(yīng)制定出健全的電子檔案管理制度，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升電子檔案的安全性，充分發(fā)揮電子檔案的管理優(yōu)勢，保障事業(yè)單位工作的有效進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]孫青.探究電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2018（31）：195-196.

[2]柴美匯.電子化在事業(yè)單位人事檔案管理中的發(fā)展趨勢[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（07）：63.

作者簡介

何婧（1987-），女，湖南新化人，本科，檔案館員，研究方向：檔案方向。