淺談電力企業(yè)文書(shū)檔案的保密管理

劉洋+張嵩+侯喆瑞+劉麗

摘 要：企業(yè)文書(shū)檔案管理的保密性非常強(qiáng)，在進(jìn)行文書(shū)檔案管理的時(shí)候，要根據(jù)文書(shū)檔案蘊(yùn)含的特點(diǎn)進(jìn)行，還必須重視保密。管理人員必須真正的認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性，真正的做好文書(shū)檔案管理的工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文書(shū)檔案;保密管理

中圖分類(lèi)號(hào)： F426.61;G271 ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)： 1673-1069（2017）01-19-2

1 ?文書(shū)檔案保密管理的原則和內(nèi)容

文書(shū)檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)的重要部分，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)決策起到支撐作用。文書(shū)檔案具有穩(wěn)定的傳承性，為企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展和自主創(chuàng)新提供可靠的數(shù)據(jù)來(lái)源，是推動(dòng)電力企業(yè)發(fā)展的重要資源與企業(yè)實(shí)現(xiàn)商業(yè)管理的有效途徑。一些重要的文書(shū)檔案承載了企業(yè)的核心價(jià)值，對(duì)企業(yè)發(fā)展起到?jīng)Q定性作用，因其特殊性而需按照涉密級(jí)別進(jìn)行管理，因此，做好電力企業(yè)文書(shū)檔案的保密管理工作至關(guān)重要。為適應(yīng)電力市場(chǎng)發(fā)展和信息化潮流，規(guī)范電力企業(yè)文書(shū)檔案的保密管理機(jī)制已成為一種必然的現(xiàn)實(shí)需求。

1.1 文書(shū)檔案保密管理要堅(jiān)持全過(guò)程控制原則

對(duì)文書(shū)檔案實(shí)行前端控制和全過(guò)程的保密管理，是要從文書(shū)檔案形成的全過(guò)程考慮，包括定密、印文、收發(fā)文、登記、投送、借文、歸檔與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，都要進(jìn)行管控，確保檔案管理的安全、規(guī)范。

1.2 文書(shū)檔案保密管理要堅(jiān)持分級(jí)管理原則

電力企業(yè)以安全穩(wěn)定作為企業(yè)發(fā)展的前提，所以電力企業(yè)文書(shū)檔案管理必須從維護(hù)企業(yè)的根本利益出發(fā)，嚴(yán)格劃分保密等級(jí)，該保密的堅(jiān)持保密化原則，將保密責(zé)任制落實(shí)到人，確保檔案安全;該放開(kāi)的部分要放開(kāi)，使其獲得最大化地推廣利用，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。

1.3 文書(shū)檔案保密管理要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則

既要遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》，又要遵循電力系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)管理制度，實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，便于應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高管理質(zhì)量和利用價(jià)值，促進(jìn)機(jī)要文書(shū)檔案管理扎實(shí)有序開(kāi)展。

2 ?文書(shū)檔案保密管理存在的問(wèn)題

隨著電力體制改革和企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的不斷深入，企業(yè)檔案工作者積極開(kāi)展工作，取得了一定的成績(jī)，同時(shí)還存在一些問(wèn)題。

2.1 文書(shū)檔案保密管理制度建設(shè)不到位

一些電力企業(yè)檔案意識(shí)淡薄，既缺乏對(duì)文書(shū)檔案保密管理原則、方式的制度性頂層設(shè)計(jì)，又沒(méi)有做出文檔管理的收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的細(xì)化方案，缺乏健全的業(yè)務(wù)流程，文檔保密工作規(guī)范化程度低。

2.2 文書(shū)檔案保密管理信息化建設(shè)滯后

紙質(zhì)方式查閱檔案資料能夠看到整卷檔案內(nèi)容，不符合文檔管理的保密要求[1]，具備完整防御能力的信息化建設(shè)和系統(tǒng)管理，有利于文檔資料的保密管理，然而在電力企業(yè)的應(yīng)用中，存在信息化建設(shè)滯后問(wèn)題，缺乏具體的制度標(biāo)準(zhǔn)與完善的檔案數(shù)字化設(shè)施，文書(shū)檔案的信息化管理不能很好地發(fā)揮作用。

2.3 管理人員隊(duì)伍建設(shè)亟待加強(qiáng)

企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，管理人員存在經(jīng)常變更或缺位情況，一些管理人員身兼數(shù)職，根本沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代電力企業(yè)制度下檔案管理工作發(fā)展的需要[2]，造成文書(shū)檔案資料的準(zhǔn)確性偏低;檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，職業(yè)道德教育不足，缺乏專(zhuān)門(mén)的高素質(zhì)管理人才，嚴(yán)重制約了電力企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展。

2.4 各部門(mén)對(duì)檔案管理工作的配合不夠

各部門(mén)對(duì)檔案管理工作的配合不夠，例如在工程檔案方面，建設(shè)部門(mén)、技經(jīng)部門(mén)以及資料管理等部門(mén)之間缺乏一定的協(xié)調(diào)度，模糊了文書(shū)檔案的保管權(quán)限，建設(shè)部門(mén)的職責(zé)在于提供工程施工管理相關(guān)資料，技經(jīng)部門(mén)的職責(zé)在于提供工程施工工作量、造價(jià)等相關(guān)的檔案資料，而資料管理部門(mén)應(yīng)該與各部門(mén)之間保持及時(shí)準(zhǔn)確的信息溝通，從而有效整合相關(guān)資料，在使用和歸檔過(guò)程中，避免造成一些保密資料因得不到及時(shí)歸檔保存而遺失，制約檔案管理水平的提高。

2.5 文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)力度不足

文書(shū)檔案的保密管理并不意味著將涉密資料束之高閣，相反，具有較高的開(kāi)發(fā)價(jià)值和傳承意義，形成寶貴的資料庫(kù)。電力企業(yè)在管理中存在重管理、輕利用的誤區(qū)，在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理決策時(shí)，缺乏對(duì)文檔資料的分析開(kāi)發(fā)，造成損失。

3 ?如何改進(jìn)電力企業(yè)文書(shū)檔案管理

3.1 健全文書(shū)檔案保密管理工作機(jī)制

根據(jù)國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理辦法，結(jié)合單位實(shí)際情況，健全檔案工作機(jī)制，明確原則和管理方式，完善收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等各環(huán)節(jié)的工作要求。規(guī)定文書(shū)檔案的收集、編制的范圍，界定文件形成、歸檔職責(zé)，確保涉密檔案保證文書(shū)檔案歸檔率、完整性和準(zhǔn)確性，為管理人員做好文書(shū)檔案保密管理工作做出指導(dǎo)。

3.2 優(yōu)化文書(shū)檔案保密管理業(yè)務(wù)流程

文書(shū)檔案的保密管理涉及收發(fā)、登記、送批、傳閱、歸檔、銷(xiāo)毀等工作環(huán)節(jié)，工作程序性強(qiáng)，在保密管理制度中，各單位應(yīng)制定工作標(biāo)準(zhǔn)化程序，形成操作性強(qiáng)的工作規(guī)范，細(xì)化各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)，為崗位人員提出指導(dǎo)，以便嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，完善各項(xiàng)檔案管理制度，制定科學(xué)的運(yùn)作程序，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)化、規(guī)范化。

3.3 強(qiáng)化文書(shū)檔案的信息化管理

檔案信息化是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實(shí)際運(yùn)用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為主導(dǎo)，在制度范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享為目的推動(dòng)檔案工作發(fā)展的進(jìn)步過(guò)程[3]。根據(jù)文書(shū)檔案管理的要求，加強(qiáng)研究，加大科技投入，引進(jìn)文書(shū)檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，對(duì)各種不同類(lèi)型載體的檔案（紙質(zhì)、錄音、錄像等）進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換;嚴(yán)格按照制度規(guī)定，制定信息化檔案管理辦法，明確檔案級(jí)別，形成數(shù)據(jù)化檔案;必須做到檔案管理軟件的慎重選擇、推廣，提高保密防范能力和技術(shù)水平，加快推進(jìn)信息系統(tǒng)防護(hù)體系建設(shè)，既確保推廣性，又保證保密管理的安全性。

3.4 加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力，是做好檔案工作的根本保證。一方面，從人才引進(jìn)的角度，甄選優(yōu)秀的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才加入企業(yè)，提升專(zhuān)業(yè)化人才當(dāng)量;另一方面，從人員培訓(xùn)的角度，組織崗位人員參加國(guó)家檔案局等專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的理論業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，堅(jiān)持把文書(shū)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化知識(shí)和應(yīng)用技能作為崗位人員培訓(xùn)的重要內(nèi)容，提升業(yè)務(wù)能力，做好對(duì)重點(diǎn)人員的資格審查，形成穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變;此外，以文書(shū)檔案管理為載體，以同業(yè)對(duì)標(biāo)為抓手，與兄弟單位進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，開(kāi)展調(diào)研，不斷促進(jìn)業(yè)務(wù)能力提升。

3.5 建立相關(guān)部門(mén)間的溝通聯(lián)系機(jī)制

建立一個(gè)完善的責(zé)任保證體系和監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)，其中檔案管理部門(mén)起到中樞和主導(dǎo)作用，全過(guò)程參與管理，即管理坐標(biāo)的原點(diǎn);橫向由崗位責(zé)任制來(lái)約束各部門(mén)其相關(guān)人員的行為，保證所經(jīng)辦文件責(zé)任落實(shí)到人，保密工作有據(jù)可循;縱向由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)牽頭，協(xié)調(diào)規(guī)范各部門(mén)人員行為，確保嚴(yán)格按照制度規(guī)定，完善資源整合，落實(shí)文書(shū)檔案保密管理工作。

3.6 深化文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用

對(duì)于具有較高的開(kāi)發(fā)價(jià)值和傳承意義的文書(shū)檔案，應(yīng)按照其保密定級(jí)，在一定范圍內(nèi)建設(shè)資料庫(kù)，在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理決策時(shí)，結(jié)合對(duì)文檔資料的分析開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)其使用價(jià)值。對(duì)于重要的專(zhuān)題性檔案，如在國(guó)家重要活動(dòng)（奧運(yùn)會(huì)、APEC會(huì)議等）期間形成的專(zhuān)題檔案，應(yīng)根據(jù)利用者的需要，有針對(duì)性地進(jìn)行編研，合理保存開(kāi)發(fā)利用，在保密制度框架內(nèi)，在企業(yè)內(nèi)部合理范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)工作經(jīng)驗(yàn)的積累與共享;對(duì)于向企業(yè)公布開(kāi)放的專(zhuān)題檔案，使專(zhuān)題檔案發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值，提升檔案文化品牌。

文書(shū)檔案的保密管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性工作，明確機(jī)制、流程是實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化的第一步，重點(diǎn)是以標(biāo)準(zhǔn)明確管理目標(biāo)，以流程固化管理程序，以人員作為規(guī)范保證，以部門(mén)間的協(xié)同配合提升管理效率，推動(dòng)文書(shū)檔案保密工作管理水平再上新臺(tái)階。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 魯麗娟.關(guān)于文書(shū)檔案信息化管理問(wèn)題探究[J].東方企業(yè)文化，2012（1）.

[2] 邱懷紅.淺談電力企業(yè)文書(shū)檔案的管理及利用[J].中國(guó)科技博覽，2011（26）.

[3] 孟世恩，王穎，何芳.對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].檔案學(xué)研究，2004（5）.