重構(gòu)信息化采購的需求與評(píng)審邏輯

信息化項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)，項(xiàng)目中會(huì)涉及復(fù)雜的技術(shù)架構(gòu)與業(yè)務(wù)流程，如硬件設(shè)備、耗材、信息系統(tǒng)測試評(píng)估和運(yùn)維管理等。同時(shí)，它的采購范疇廣泛，具體可分為貨物采購和服務(wù)采購兩類。采購的難度較大，而且采購效果很容易受到多種因素的影響。企業(yè)想要保證信息化項(xiàng)目的采購質(zhì)量，就得明確采購需求，優(yōu)化評(píng)審因素，這樣才能保證企業(yè)的信息化建設(shè)水平有較大提升。

信息化項(xiàng)目采購和評(píng)審中存在的問題

無法明確信息化項(xiàng)目的采購需求。近年來，信息化項(xiàng)目的投訴率居高不下，其中部分投訴事件是由于采購需求難以實(shí)現(xiàn)所引起的，這也就暴露出了信息化項(xiàng)目采購工作中有很多問題。信息化項(xiàng)目的采購需求十分復(fù)雜，采購標(biāo)的包括硬件設(shè)備、軟件、系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)維管理等。但隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，采購人員更加看重模塊化機(jī)房、硬件虛擬化、云平臺(tái)等高精尖產(chǎn)品，采購需求趨向于個(gè)性化。受限于專業(yè)水平，采購人在提供產(chǎn)品清單時(shí)容易出現(xiàn)漏項(xiàng)，這為供應(yīng)商準(zhǔn)確估算項(xiàng)目成本、編制信息化項(xiàng)目預(yù)算方案帶來了困難。與此同時(shí)，信息化項(xiàng)目采購需求缺乏硬性標(biāo)準(zhǔn)，硬件設(shè)備價(jià)格波動(dòng)較大，軟件開發(fā)成本更是難以評(píng)估，這也是信息化項(xiàng)目采購工作難以順利推進(jìn)的原因之 。

信息化項(xiàng)目產(chǎn)品費(fèi)用評(píng)審難度較高。信息化項(xiàng)目的采購成本包括產(chǎn)品購置費(fèi)用和服務(wù)費(fèi)用，其中最大的難度就在于，評(píng)審時(shí)對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用正確地界定、詢價(jià)和估算。信息化項(xiàng)目的產(chǎn)品價(jià)格變化快，有些新型產(chǎn)品詢價(jià)較難，也無法及時(shí)獲取價(jià)格信息。此外，采購人要是專門定制有特定功能的軟件，從產(chǎn)品設(shè)計(jì)、構(gòu)建到維護(hù)需要很大工程量，評(píng)審時(shí)想準(zhǔn)確算出這類產(chǎn)品的價(jià)格也不容易。加上信息化項(xiàng)目包含的費(fèi)用類型較多，有些產(chǎn)品的計(jì)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不明確，項(xiàng)目預(yù)算編制得也不夠規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)，這些都會(huì)嚴(yán)重影響信息化項(xiàng)目評(píng)審的公平和公正。

明確信息化項(xiàng)目采購需求的策略

明確技術(shù)和服務(wù)需求。信息化項(xiàng)目屬于技術(shù)和服務(wù)高密集型項(xiàng)目，確定采購需求這一步極為關(guān)鍵，這將影響到信息化項(xiàng)目采購的效果。公司若想把采購需求定得準(zhǔn)，采購人要做好整體規(guī)劃，立足技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、服務(wù)等多角度做深入分析。采購人得準(zhǔn)確判斷供應(yīng)商的技術(shù)開發(fā)能力和持續(xù)服務(wù)能力，尤其是模塊化機(jī)房、硬件虛擬化、多系統(tǒng)共享聯(lián)動(dòng)這些核心技術(shù)。具體來看，信息化項(xiàng)目的采購需求包括硬件設(shè)備、耗材等。采購人在確定這些需求時(shí)，需要嚴(yán)格按照行業(yè)相關(guān)管理?xiàng)l例，充分考慮信息化項(xiàng)目產(chǎn)品的功能、價(jià)格、可靠性和可擴(kuò)展性，以滿足采購人個(gè)性化的采購需求。

做好采購需求調(diào)查工作。企業(yè)要想把信息化項(xiàng)目的采購需求定得準(zhǔn)，就得做好采購需求調(diào)查工作。采購人可以使用咨詢、論證、問卷調(diào)查、產(chǎn)品測試比對(duì)等多種方式，調(diào)查內(nèi)容包括同類項(xiàng)目的歷史成交信息、市場價(jià)格、信息化產(chǎn)品研發(fā)成果等。在這期間，要保證調(diào)查對(duì)象在3個(gè)以上，才能使調(diào)查結(jié)果具有準(zhǔn)確性和全面性。在此基礎(chǔ)上，采購人要分析這些采購需求，參考項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)方案等資料。這樣能準(zhǔn)確評(píng)估供應(yīng)商的綜合實(shí)力、技術(shù)水平和服務(wù)能力，讓采購人在采購時(shí)掌握主動(dòng)權(quán)，選到真正符合自己需求的供應(yīng)商，保證采購效果能達(dá)到預(yù)想的樣子。

結(jié)合采購需求編制采購實(shí)施計(jì)劃。采購需求能否落地，取決于采購實(shí)施計(jì)劃的編制和執(zhí)行情況。這個(gè)計(jì)劃應(yīng)貫穿預(yù)算編制、采購組織、項(xiàng)目驗(yàn)收整個(gè)流程，把信息化項(xiàng)目的全過程管理做細(xì)做實(shí)。采購人可以與第三方機(jī)構(gòu)合作編制采購實(shí)施計(jì)劃，以保證采購實(shí)施計(jì)劃能夠全面、精準(zhǔn)地體現(xiàn)出信息化項(xiàng)目的采購需求。在采購組織階段，采購人可以讓供應(yīng)商多報(bào)幾個(gè)方案，對(duì)比他們給出的項(xiàng)目設(shè)計(jì)、搭建和運(yùn)維方案，采購人選擇經(jīng)濟(jì)合理的予以執(zhí)行。而在項(xiàng)目驗(yàn)收階段，采購人要與第三方機(jī)構(gòu)和行業(yè)專家共同開展驗(yàn)收工作，分析供應(yīng)商是否嚴(yán)格履約，發(fā)現(xiàn)有不符合采購需求的地方，責(zé)令供應(yīng)商及時(shí)整改，以保障信息化項(xiàng)目采購工作的高質(zhì)量開展。

信息化項(xiàng)目評(píng)審工作的優(yōu)化路徑

引導(dǎo)多方參與評(píng)審工作。有些采購人對(duì)新興的信息化技術(shù)產(chǎn)品了解不多，專業(yè)知識(shí)不夠，對(duì)需求也抓不準(zhǔn)。這就導(dǎo)致他們在信息化項(xiàng)目采購時(shí)，常出現(xiàn)采購方案和實(shí)際需求對(duì)不上、技術(shù)參數(shù)設(shè)置不合理、選的供應(yīng)商不匹配等問題。所以，信息化項(xiàng)目評(píng)審得讓多方一起參與，由采購人、第三方機(jī)構(gòu)和專家共同審查?？梢韵冉o采購人做業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)教他們信息化、造價(jià)方面的知識(shí)，還有財(cái)政評(píng)審的能力，全面提高他們的綜合素質(zhì)。同時(shí)，要按政策來規(guī)范評(píng)審機(jī)構(gòu)的做法，給第三方機(jī)構(gòu)做業(yè)務(wù)指導(dǎo)。另外，還可以把設(shè)備供應(yīng)商、系統(tǒng)集成商、軟件開發(fā)公司的人員和大學(xué)教授等請(qǐng)進(jìn)來當(dāng)專家，建一個(gè)評(píng)審“外腦”庫。讓這些人從不同角度參與評(píng)審，保證工作能公平、公正、公開地進(jìn)行。

建立價(jià)格信息數(shù)據(jù)庫。信息化項(xiàng)目評(píng)審的時(shí)候，要照著采購方案里的產(chǎn)品參數(shù)找合適的產(chǎn)品，盡量選國內(nèi)的供應(yīng)商和國產(chǎn)產(chǎn)品。這樣既能保證技術(shù)可靠、經(jīng)濟(jì)節(jié)約，也能降低采購成本。采購人要拓展產(chǎn)品價(jià)格信息的來源渠道，建立標(biāo)準(zhǔn)化的價(jià)格信息數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新產(chǎn)品價(jià)格信息，提高價(jià)格信息在信息化項(xiàng)目評(píng)審工作中的參考價(jià)值。對(duì)于價(jià)格信息數(shù)據(jù)庫中未收錄的產(chǎn)品，在評(píng)審時(shí)既要考慮供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)，又要依據(jù)信息化項(xiàng)目采購需求尋找功能、結(jié)構(gòu)、外觀相似的產(chǎn)品，采用分解測算法來確定單價(jià)，確保產(chǎn)品價(jià)格符合市場實(shí)際水平。

加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目預(yù)算的評(píng)審。建立健全的信息化項(xiàng)目評(píng)審工作制度，創(chuàng)造良好的制度環(huán)境，保證信息化項(xiàng)目評(píng)審工作規(guī)范有序開展。采購人要明確項(xiàng)目預(yù)算評(píng)審要求，確定信息化項(xiàng)目設(shè)計(jì)、開發(fā)、運(yùn)維等費(fèi)用。對(duì)于定制軟件開發(fā)部分，采購人應(yīng)研究本地軟件開發(fā)行業(yè)成本構(gòu)成，構(gòu)建軟件開發(fā)費(fèi)用測算規(guī)范，引入功能點(diǎn)、工作量、系統(tǒng)復(fù)雜性等參數(shù)，對(duì)軟件開發(fā)定制進(jìn)行測算評(píng)審。此外，項(xiàng)目預(yù)算應(yīng)包括安裝調(diào)試費(fèi)用、使用期間能源管理、廢棄處置等全生命周期成本，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化項(xiàng)目產(chǎn)品成本的準(zhǔn)確評(píng)估，提高采購工作的科學(xué)性。

構(gòu)建動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。信息化項(xiàng)目技術(shù)發(fā)展速度快，需求變更頻繁，傳統(tǒng)評(píng)審模式容易忽視潛在的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致項(xiàng)目后期成本失控或技術(shù)方案失效。因此，企業(yè)要構(gòu)建動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，將風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判納入評(píng)審核心環(huán)節(jié)。在采購需求確定階段，利用歷史項(xiàng)目數(shù)據(jù)和行業(yè)報(bào)告，識(shí)別技術(shù)的兼容性、供應(yīng)商履約能力以及數(shù)據(jù)安全等潛在風(fēng)險(xiǎn)。在評(píng)審過程中，可以構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)量化評(píng)估模型，對(duì)技術(shù)方案的可行性和供應(yīng)商的抗風(fēng)險(xiǎn)能力進(jìn)行評(píng)估打分，優(yōu)先選擇風(fēng)險(xiǎn)可控的方案。同時(shí)，建立評(píng)審后跟蹤機(jī)制，針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中的技術(shù)變更和需求調(diào)整等情況，組織專家對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行重新評(píng)估，及時(shí)優(yōu)化采購方案，降低信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，提升采購決策的前瞻性和可靠性。

信息化項(xiàng)目采購需求的確認(rèn)及評(píng)審工作的優(yōu)化是提高采購效率的重要方法。企業(yè)需要明確信息化項(xiàng)目的技術(shù)和服務(wù)需求，做好采購需求調(diào)查工作，再結(jié)合這些需求編制采購實(shí)施計(jì)劃。同時(shí)，邀請(qǐng)多方參與評(píng)審工作，建立價(jià)格信息數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目預(yù)算的評(píng)審。這樣做才能提高采購能力，提升采購效果。