信息化視閾下檔案管理工作存在問(wèn)題及改進(jìn)措施研討

石麗靜

摘 要：檔案管理工作是否能達(dá)到良好的管理成效和目標(biāo)，關(guān)鍵決定于檔案管理中的現(xiàn)有技術(shù)手段。現(xiàn)階段的檔案管理工作，需要依靠信息化的管理平臺(tái)作為必要支撐，充分體現(xiàn)了信息化轉(zhuǎn)型對(duì)于提升檔案管理質(zhì)量的必要性。檔案管理工作具有流程煩瑣的顯著特征，決定了檔案管理的信息化實(shí)施過(guò)程應(yīng)當(dāng)?shù)玫饺娴恼模晟茩n案信息化管理的規(guī)范保障制度。文章探討了檔案管理工作在信息化視閾下的實(shí)踐缺陷，并提出改進(jìn)措施，以期能促進(jìn)檔案管理的工作效率的提高。

關(guān)鍵詞：信息化視閾；檔案管理工作；現(xiàn)存問(wèn)題；改進(jìn)措施要點(diǎn)

引言

目前，信息技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各領(lǐng)域得到了普遍應(yīng)用，檔案管理工作與信息技術(shù)的聯(lián)系也非常緊密。檔案管理工作的內(nèi)涵存在廣泛性，檔案管理的現(xiàn)有缺陷亟待得到全面整改與優(yōu)化。從目前的情況來(lái)看，檔案管理中的信息化系統(tǒng)平臺(tái)需要實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，確保做到全面鞏固并夯實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施體系。檔案管理工作的人才資源保障力度有待強(qiáng)化，通過(guò)提供檔案管理中的信息化人才，保障檔案資源的完整性和安全性，降低檔案數(shù)據(jù)資料的安全風(fēng)險(xiǎn)。

一、檔案管理信息化的基本內(nèi)涵

在信息化的視閾下，檔案管理的內(nèi)涵在于采取信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)和硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案資料的采集、檔案匯總與存儲(chǔ)、檔案數(shù)據(jù)共享等各項(xiàng)管理措施，確保實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的智能化轉(zhuǎn)型目標(biāo)。檔案管理與信息的技術(shù)融合，集中表現(xiàn)在調(diào)整了檔案管理的原有技術(shù)實(shí)現(xiàn)思路，采取無(wú)紙檔案的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)完整保存事業(yè)單位的檔案資源，促進(jìn)檔案資源形成更大規(guī)模的數(shù)據(jù)共享。并且，信息化視閾下的檔案管理，還應(yīng)體現(xiàn)在管理資源的集約利用與科學(xué)分配，提升檔案管理的人員素養(yǎng)與能力。

檔案信息化管理的側(cè)重點(diǎn)在于轉(zhuǎn)變檔案資料的采集與存儲(chǔ)技術(shù)手段，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促進(jìn)檔案資料在事業(yè)單位內(nèi)部的共享。檔案信息化能夠達(dá)到支撐事業(yè)單位制定科學(xué)的決策，降低事業(yè)單位檔案的管理實(shí)踐成本以及提升檔案管理的實(shí)施成效等目標(biāo)。目前，檔案信息化的總體發(fā)展趨勢(shì)已經(jīng)在事業(yè)單位表現(xiàn)得日益突出，充分展現(xiàn)了檔案信息化融入事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要價(jià)值。近年來(lái)，事業(yè)單位的檔案資料已經(jīng)呈現(xiàn)了日益增多的發(fā)展特征，檔案管理人員將會(huì)面臨明顯的工作壓力，人工實(shí)施的檔案資料存儲(chǔ)與采集過(guò)程還容易出現(xiàn)資料收集不完整、保管不當(dāng)?shù)热毕荨Ｊ聵I(yè)單位數(shù)字化檔案管理機(jī)制保障了檔案資料的良好完整程度，保證事業(yè)單位檔案資料能夠得到及時(shí)匯總與采集。信息化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)顯著提高了事業(yè)單位檔案的共享效率，突破了事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理實(shí)踐方法。

二、信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的重要作用

1.提高檔案管理的質(zhì)量

信息化視閾下，事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量需要得到顯著的提高，不同層面的管理實(shí)踐因素決定了檔案的管理質(zhì)量。在事業(yè)單位全面信息化技術(shù)方案支撐下，無(wú)紙化的檔案資料將會(huì)獲得更加全面的保存，確保檔案資源的不被丟失與盜用。目前，事業(yè)單位檔案資料具有規(guī)模龐大、種類(lèi)復(fù)雜的基本特征，檔案管理的原有技術(shù)方案已經(jīng)不再具備良好的適應(yīng)性。由此可見(jiàn)，檔案管理工作的整體質(zhì)量只有依靠信息技術(shù)轉(zhuǎn)型，才能得以非常顯著的提升。

2.節(jié)約紙質(zhì)檔案管理資源，更具環(huán)保

在智能化與信息化轉(zhuǎn)型作用促進(jìn)下，檔案資源已經(jīng)得到了利用?？茖W(xué)、高效的檔案管理資源利用，能夠明顯提升檔案智能化管理的總體成效，并且，節(jié)約了紙質(zhì)檔案的管理資源。無(wú)紙化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理，對(duì)于高效配置以及科學(xué)利用現(xiàn)有的檔案資源將會(huì)形成顯著影響，能夠明顯節(jié)約檔案管理的成本。從以上角度來(lái)講，想要節(jié)約檔案管理資源，利用檔案信息技術(shù)是必要的措施。

3.轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)思路

在事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理思路下，檔案管理人員收集紙質(zhì)檔案資料，并通過(guò)人工整理、匯總和歸檔保存。但從現(xiàn)狀來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理方案較為滯后，無(wú)法確保事業(yè)單位檔案無(wú)紙化轉(zhuǎn)型以及檔案管理規(guī)模快速擴(kuò)大的實(shí)踐需求。與之相比，采取現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理思路，將會(huì)更加有益于檔案資料的完整保存，最大化控制和降低了檔案資源的損失風(fēng)險(xiǎn)。因此，事業(yè)單位應(yīng)持續(xù)推行檔案管理信息化工作模式。

三、檔案管理工作的實(shí)施問(wèn)題

檔案管理工作是確保事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的重要保障前提，檔案管理工作的現(xiàn)有實(shí)踐內(nèi)涵較為廣泛。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)盡快整改、優(yōu)化檔案管理技術(shù)保障平臺(tái)，確保形成規(guī)范化的管理制度流程，促進(jìn)電子檔案實(shí)現(xiàn)安全收集和保存。從總體角度來(lái)講，檔案管理工作的現(xiàn)有實(shí)施缺陷仍然較為突出，關(guān)鍵體現(xiàn)在檔案管理的規(guī)范保障缺失、人才隊(duì)伍缺失以及物質(zhì)資源的供給缺失等。為了促進(jìn)檔案管理與信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)更加緊密的融合，解決檔案管理中的技術(shù)實(shí)踐難題，可以采取相應(yīng)的舉措。

1.檔案管理制度問(wèn)題

檔案管理缺失制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)隨意性與主觀性，嚴(yán)重阻礙檔案管理的質(zhì)量提升。檔案管理的整體質(zhì)量能否得到平穩(wěn)提升，對(duì)于事業(yè)單位的綜合效益以及科學(xué)決策將會(huì)產(chǎn)生非常明顯的影響。在當(dāng)前的實(shí)施情況下，檔案管理信息化的規(guī)范制度還不夠完善，不利于保障檔案管理的良好質(zhì)量。檔案管理質(zhì)量的實(shí)踐影響要素涉及管理人才隊(duì)伍、管理技術(shù)方法與管理規(guī)范體系。事業(yè)單位未能將檔案管理納入單位的內(nèi)控規(guī)范，對(duì)于檔案管理的各個(gè)實(shí)施環(huán)節(jié)欠缺必要的約束，忽視了檔案管理與事業(yè)單位智能化手段之間的融合。

事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)有制度如果長(zhǎng)期不能得到完善和更新，那么事業(yè)單位檔案資源的良好安全性就會(huì)失去保障?，F(xiàn)階段，應(yīng)事業(yè)單位的內(nèi)控管理規(guī)范中，未能完整包含檔案信息化管理機(jī)制，造成了事業(yè)單位檔案管理全過(guò)程的隨意性與盲目性。數(shù)字化的事業(yè)單位檔案沒(méi)有經(jīng)過(guò)全面的信息收集歸納，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案資料容易發(fā)生缺損或信息錯(cuò)誤。檔案管理人員沒(méi)有得到規(guī)范化的管理制度約束，使其忽視了檔案數(shù)字化管理的重要性。事業(yè)單位數(shù)字化檔案的良好利用效率應(yīng)當(dāng)建立在檔案資料充分共享的前提下，但是，沒(méi)有相應(yīng)制度的制約和規(guī)范，事業(yè)單位檔案資料也就未能得到規(guī)范化的管理和利用，導(dǎo)致檔案資料的利用率低下。

2.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施問(wèn)題

基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施對(duì)檔案管理的預(yù)期效果產(chǎn)生有決定性作用，事業(yè)單位如果缺少實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，就無(wú)法順利開(kāi)展檔案管理工作，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)影響?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施配備不足，管理者不重視檔案管理的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，即便設(shè)計(jì)出檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，由于長(zhǎng)期未能配備必要的設(shè)備設(shè)施，無(wú)法控制網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)以及網(wǎng)絡(luò)病毒查殺等專(zhuān)業(yè)技術(shù)操作，增加了檔案管理的安全隱患。

3.檔案管理的人員素養(yǎng)問(wèn)題

檔案管理的人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)直接關(guān)系到管理實(shí)踐效率，檔案管理的現(xiàn)有人員隊(duì)伍存在綜合素養(yǎng)不高的問(wèn)題。事業(yè)單位檔案管理的人才隊(duì)伍沒(méi)有得到專(zhuān)業(yè)化的訓(xùn)練，造成檔案管理人員無(wú)法正確采用信息技術(shù)收集檔案資料、歸檔整理以及檔案分類(lèi)保存等，并忽視了數(shù)字檔案管理的安全性。檔案管理人員在收集數(shù)字檔案時(shí)，沒(méi)有實(shí)施妥善的檔案資料加密管理，造成檔案數(shù)據(jù)信息存在重大的遺失安全隱患。

4.檔案資料信息的安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

檔案資料的安全程度與完整度都會(huì)直接關(guān)系到檔案管理的總體效果，檔案管理人員要重點(diǎn)關(guān)注檔案資料信息的安全管控。現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案資料本身存在較為突出的安全隱患，主要是因?yàn)闄n案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)長(zhǎng)期未能更新，或者缺少了檔案管理網(wǎng)絡(luò)的殺毒措施或訪問(wèn)審查措施等，檔案資料如果遭到違法盜用，就會(huì)存在被泄露的安全隱患。檔案管理部門(mén)沒(méi)有關(guān)注檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的日常更新與系統(tǒng)管理措施，忽視了提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)資料庫(kù)的完整度。在此種情況下，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)有可能就會(huì)頻繁受到非法攻擊，增加了檔案資料的安全風(fēng)險(xiǎn)。

現(xiàn)階段，檔案利用率對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理成效會(huì)產(chǎn)生非常顯著的影響，體現(xiàn)了事業(yè)單位規(guī)范檔案收集、存儲(chǔ)以及共享的必要性。事業(yè)單位的管理人員在制定單位決策的環(huán)節(jié)中，未能充分利用單位的檔案資料，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案資源共享保障體系沒(méi)有得到構(gòu)建。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)長(zhǎng)期未能得到必要的維護(hù)，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)信息安全的保護(hù)漏洞，缺少了檔案安全保護(hù)的規(guī)范制度支撐，現(xiàn)有檔案資料就可能會(huì)發(fā)生嚴(yán)重的缺損，還會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失。

四、信息化視閾下的檔案管理工作改進(jìn)路徑要點(diǎn)

1.完善檔案管理法律法規(guī)和制度體系

必須建立健全檔案管理的規(guī)范體系，采取檔案智能化管理與自動(dòng)化收集、存儲(chǔ)的創(chuàng)新技術(shù)手段，才能保證事業(yè)單位珍貴的檔案數(shù)據(jù)資料不會(huì)發(fā)生丟失。在此基礎(chǔ)上，針對(duì)完善檔案管理信息化規(guī)范體系，應(yīng)當(dāng)側(cè)重保證檔案的完整性與真實(shí)性，制定各項(xiàng)相關(guān)制度。涉及檔案管理業(yè)務(wù)的相關(guān)部門(mén)之間，要強(qiáng)化信息互動(dòng)與交流，從而切實(shí)保證檔案資料能夠得到更為妥善的存儲(chǔ)和利用。檔案信息資料在詳細(xì)的類(lèi)型劃分下，事業(yè)單位有必要建立檔案數(shù)字化收集系統(tǒng)保障機(jī)制，拓寬現(xiàn)有收集檔案資料的種類(lèi)。檔案管理工作需要納入事業(yè)單位的內(nèi)控管理范圍，確保檔案管理與事業(yè)單位信息化之間能夠?qū)崿F(xiàn)緊密的融合。

2.健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案應(yīng)當(dāng)共同發(fā)揮出應(yīng)有的作用，事業(yè)單位必須加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)。及時(shí)優(yōu)化檔案智能化存儲(chǔ)的技術(shù)手段，從而達(dá)到健全檔案智能化管理平臺(tái)的目標(biāo)。同時(shí)，構(gòu)建事業(yè)單位檔案資源共享保障機(jī)制，確保事業(yè)單位的各個(gè)部門(mén)能夠?qū)崟r(shí)獲取并共享檔案資源。此外，管理人員對(duì)于檔案資料庫(kù)應(yīng)當(dāng)定期升級(jí)與更新，切實(shí)做好檔案資料庫(kù)的日常維護(hù)工作。

3.增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的信息化培訓(xùn)力度

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)需要得到持續(xù)提升。事業(yè)單位的檔案管理人員不僅需要掌握檔案信息化與數(shù)字化管理的基本常識(shí)，還要注重自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)的提高。在此過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)給檔案管理人員提供檔案管理信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使其積極參與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和使用過(guò)程。同時(shí)，培養(yǎng)檔案管理工作人員良好的綜合實(shí)踐能力，使其業(yè)務(wù)素養(yǎng)得到不斷的鞏固提高。

4.確保檔案資料的安全性

檔案資料的安全性需要得到切實(shí)的保證，數(shù)字化檔案如果無(wú)法嚴(yán)格保證其符合信息安全的基本實(shí)踐要求，那么，檔案資源的真實(shí)價(jià)值就會(huì)很難得到充分體現(xiàn)。因此，在事業(yè)單位構(gòu)建檔案資料網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，最為關(guān)鍵的措施是要確保檔案資料的網(wǎng)絡(luò)信息安全。具體在事業(yè)單位的工作中，應(yīng)當(dāng)同步增強(qiáng)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的安全管理，利用監(jiān)測(cè)平臺(tái)做到不間斷的信息跟蹤，確保檔案存儲(chǔ)和利用達(dá)到安全管理的基本標(biāo)準(zhǔn)。此外，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間的濕度與溫度需要符合規(guī)定要求。

五、信息化視域下檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展展望

1.數(shù)字化

信息化技術(shù)的高速發(fā)展促使檔案管理工作逐漸從傳統(tǒng)手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化整理，以此提高管理工作效率。同時(shí)在未來(lái)信息化技術(shù)持續(xù)深入應(yīng)用的背景下，檔案管理工作也將朝向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型發(fā)展，即是在管理紙質(zhì)檔案的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)對(duì)數(shù)字檔案的管理。因此，在今后的檔案部門(mén)工作中，將會(huì)越來(lái)越重視對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，如構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字化信息管理平臺(tái)，采用云端服務(wù)器展開(kāi)檔案信息的儲(chǔ)存、共享、加密等，實(shí)現(xiàn)檔案采集、整理、歸檔、調(diào)用等呈現(xiàn)全程數(shù)字化的特點(diǎn)，進(jìn)一步提高檔案資源的利用效率。

2.智能化

檔案資源作為開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的一項(xiàng)基礎(chǔ)保障，在利用資源時(shí)往往需要較高的時(shí)效性，且需保障資源完整性，以此指導(dǎo)活動(dòng)的實(shí)施。在信息化技術(shù)的支持下，檔案管理工作也將隨著資源利用的需求增多而逐漸向智能化方向演變，即是利用人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，為各項(xiàng)活動(dòng)的需求提供個(gè)性化服務(wù)。例如，在未來(lái)可實(shí)現(xiàn)智能檢索、智能調(diào)取等功能，降低管理人員的日常工作壓力和負(fù)擔(dān)，僅需借助專(zhuān)業(yè)化的管理系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的管控和利用，為檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

3.共享化

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，為支持高質(zhì)量建設(shè)活動(dòng)的有序開(kāi)展，則需要利用多種檔案資源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)有效指導(dǎo)，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)和低效發(fā)展的狀況。由此在今后階段中，對(duì)于檔案管理將趨向共享化，改善傳統(tǒng)封閉式的管理，對(duì)大多數(shù)非高密性檔案可實(shí)現(xiàn)社會(huì)化共享，以此支持各項(xiàng)社會(huì)發(fā)展活動(dòng)的高效開(kāi)展，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，發(fā)揮引領(lǐng)作用，切實(shí)提高檔案資源的利用效率。

五、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)上述分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作在信息化視閾下必須得到全面的整改完善，集中表現(xiàn)在應(yīng)提高檔案管理現(xiàn)有人才隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)，使檔案管理的質(zhì)量和效率獲得更多保障。近些年，檔案信息化管理的實(shí)踐措施正在得到穩(wěn)步推行。因此，針對(duì)檔案管理與信息技術(shù)的融合發(fā)展，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的信息化培訓(xùn)，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，并完善檔案管理的法律法規(guī)和管理制度體系。

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（作者單位：山東省濟(jì)寧市公路事業(yè)發(fā)展中心）