中職院校檔案管理工作存在的問(wèn)題及措施

【摘要】當(dāng)前，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平處于迅速發(fā)展和提高的過(guò)程中，信息化建設(shè)的速度也越來(lái)越快，基本上覆蓋了各行各業(yè)的工作。給中職院校的檔案管理工作造成了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，本文針對(duì)中職院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題和矛盾，有針對(duì)性的提出改善建議。

【關(guān)鍵詞】中職院校;檔案管理工作;檔案信息化

Abstract：At present，the economic level of our country is in the process of rapid development and improvement，and the speed of information construction is faster and faster，basically covering the work of all walks of life. The paper puts forward some suggestions for improving the problems and contradictions in the archives management of secondary vocational schools.

Key words：vocational schools;archives management;archives informationization

當(dāng)前很多中職院校在檔案管理工作方面取得了重要的成就，但是也存在很多的問(wèn)題和不足之處，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和信息化的普及，面臨的壓力日益嚴(yán)重，如何在當(dāng)前檔案管理工作中尋找問(wèn)題產(chǎn)生的原因，并有針對(duì)性的提出改善措施，是當(dāng)前面臨的重要問(wèn)題。綜合來(lái)分析，當(dāng)前很多中職院校的檔案管理工作都存在很多的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一、中職院校檔案管理工作中的問(wèn)題分析

1、檔案管理工作者專(zhuān)業(yè)素質(zhì)偏低

結(jié)合當(dāng)前發(fā)展情況來(lái)說(shuō)，雖然在各大中職院校中都建立了固定和持續(xù)發(fā)展的檔案管理團(tuán)隊(duì)，但是進(jìn)入新時(shí)期之后，對(duì)于檔案管理工作也提出了很多新的要求，因此目前的管理隊(duì)伍無(wú)論是在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平方面，還是在文化水平方面都存在很多不足之處。

2、檔案檢索效率偏低

當(dāng)前一些中職院校中，檔案檢索工作主要包括兩種形式，一種是計(jì)算機(jī)檢索，另一種是人工檢索，結(jié)合當(dāng)前中職院校的發(fā)展情況進(jìn)行分析，最重要的檢索方式就是通過(guò)人工進(jìn)行檢索。雖然在這方面得到了檔案管理部門(mén)的重視，但是在檢索工具的形式上暫時(shí)沒(méi)有進(jìn)行更多的創(chuàng)新，因此檢索工作的細(xì)致性很難保障，只是適當(dāng)提高了工作量，檢索工作無(wú)法再高程度上依賴(lài)于計(jì)算機(jī)，因此很少有運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)工作進(jìn)行檢索的。

3、編研水平不高

部門(mén)檔案管理者在選擇人員方面，通產(chǎn)只是為了應(yīng)付檢查，追求表面上的省級(jí)，因此選擇的人員比較隨意，因此很難保障編研產(chǎn)品的質(zhì)量和層次，而且其實(shí)用性和利用價(jià)值也比較低。在加上檔案管理的規(guī)范性和內(nèi)部管理水平都比較低，中職院校在這方面的不足之處主要表現(xiàn)為：卷內(nèi)目錄不規(guī)范，檔號(hào)缺乏規(guī)范，組卷混亂，案卷標(biāo)題不合理，以及紙張規(guī)格問(wèn)題等等。

二、提升檔案管理效率的相關(guān)對(duì)策

1、提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平

中職院校提高檔案管理工作的效率，有一個(gè)重要因素就是人才，因此在檔案管理工作中，要大量引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平比較高的人才。當(dāng)前中職院校的檔案管理工作中，工作人員隊(duì)伍的知識(shí)儲(chǔ)備比較單一，因此加大團(tuán)隊(duì)建設(shè)的力度具有重要的意義，要全面提高檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷水平，進(jìn)一步優(yōu)化工作人員的年齡層次，不斷補(bǔ)充年輕的，知識(shí)水平比較高的新鮮血液。同時(shí)，中職院校還應(yīng)該定期對(duì)工作人員開(kāi)展檔案管理教育培訓(xùn)措施，根據(jù)檔案管理工作的變革的相關(guān)要求，對(duì)工作人員開(kāi)展有針對(duì)性的培訓(xùn)，不斷提高他們的綜合技能水平和綜合素質(zhì)水平，加強(qiáng)對(duì)檔案管理理論的理解程度，不斷完善工作。

2、提升檔案管理工作者的積極性

學(xué)校檔案能否發(fā)揮應(yīng)有的作用，關(guān)鍵在人，管理學(xué)校檔案的人。一個(gè)素質(zhì)優(yōu)良、工作積極性高的檔案管理人員，可以推動(dòng)學(xué)校檔案工作的順利開(kāi)展。雖然說(shuō)三百六十行，行行要人干，行行出狀元，但由于目前實(shí)際存在著的一些世俗偏見(jiàn)、工作繁雜、待遇不公平等原因，造成一些學(xué)校檔案管理人員不安心工作，存在心理壓抑，產(chǎn)生工作阻力，制約著積極性的發(fā)揮。如何提升檔案管理人員的積極性，讓他們化解心理障礙，各盡其責(zé)并開(kāi)發(fā)潛能，努力管好用好學(xué)校各類(lèi)檔案，主動(dòng)做好檔案管理工作，也是學(xué)校及相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)重視的問(wèn)題。在長(zhǎng)期的管理過(guò)程中，工作方式和工作方法比較單一，嚴(yán)重挫傷了中職院校檔案管理工作人員的積極性，在工作內(nèi)容方面知識(shí)被動(dòng)的收集材料。要想充分做好檔案服務(wù)管理工作，除了在當(dāng)前工作模式方面不斷完善意外，還要注重提高檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，更好的為檔案管理工作提供服務(wù)。

3、更新檔案管理觀念，充分實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值

結(jié)合當(dāng)前的情況進(jìn)行分析，中職院校檔案管理人員中，還有一部門(mén)工作人員不能了解到檔案管理工作對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要作用。這就需要相關(guān)人員加大在教育和宣傳方面的力度。加強(qiáng)檔案管理工作人員重視檔案管理工作，提高他們對(duì)于工作的了解程度，樹(shù)立自信心和自豪感。而且檔案管理工作人員需要及時(shí)更新觀念，從改革和發(fā)展的角度認(rèn)識(shí)檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到作為信息來(lái)源的重要性，提高檔案資源的利用率，最大限度的發(fā)揮檔案建設(shè)的作用。

4、加強(qiáng)檔案信息化水平建設(shè)

進(jìn)入信息時(shí)代以后，檔案部門(mén)管理工作發(fā)生了重大變革，需要在檔案管理工作中加大引進(jìn)信息化建設(shè)的力度。筆者認(rèn)為，中職院?？梢砸M(jìn)電子檔案管理方式，妥善保管電子文件，在健全和完善檔案管理信息化的期間，需要不斷加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的優(yōu)化和完善，特別是資源管理和信息管理系統(tǒng)等方面。因此學(xué)校檔案管理部門(mén)要不但深入學(xué)習(xí)和研究，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，這樣才能夠符合現(xiàn)代化檔案管理的相關(guān)要求，將企業(yè)信息化和檔案現(xiàn)代化相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)全面的發(fā)展。

5、強(qiáng)化檔案安全管理

加強(qiáng)檔案安全管理，保障檔案安全利用是新形勢(shì)下檔案管理人員的神圣職責(zé)。我們應(yīng)增強(qiáng)檔案管理人員的安全保密意識(shí)，依靠科學(xué)的手段建立檔案保障體系和管理制度，正確處理安全管理與積極利用檔案的關(guān)系。中職院校必須要具有自身的特色，在此基礎(chǔ)上設(shè)置專(zhuān)業(yè)，并注意要重點(diǎn)培養(yǎng)應(yīng)用型人才。因此，中職院校要建立和健全本校的精品課程和終點(diǎn)專(zhuān)業(yè)檔案工作，此外，由于檔案管理工作還具有很高的保密性特點(diǎn)，同時(shí)還有使用權(quán)限方面的限制，以及網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊和信息化建設(shè)過(guò)程中存在很多技術(shù)方面的不足之處，因此建立信息化檔案的安全保障系統(tǒng)顯得至關(guān)重要。

三、結(jié)語(yǔ)

在中職院校檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，要及時(shí)總結(jié)存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性的提出改善建議，確保檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展和實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。此外，對(duì)于檔案管理工作中采取的方法，存在不合理之處，要通過(guò)學(xué)習(xí)和總結(jié)，不斷改革和完善，不斷健全檔案管理工作。

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【作者簡(jiǎn)介】

覃小助（1980—），女，廣西東蘭人，本科學(xué)歷，單位：河池市衛(wèi)生學(xué)校，主要研究方向：檔案管理。